Suvestinė redakcija nuo 2016-06-28 iki 2017-01-02
Įsakymas paskelbtas: TAR 2014-10-09, i. k. 2014-13942
valstybinės teritorijų planavimo ir statybos inspekcijos
prie aplinkos ministerijos viršininkas
ĮSAKYMAS
DĖL VALSTYBINĖS TERITORIJŲ PLANAVIMO IR STATYBOS INSPEKCIJOS PRIE APLINKOS MINISTERIJOS VEIKLOS IR STATYBOS VALSTYBINĖS PRIEŽIŪROS RIZIKOS VADOVO PATVIRTINIMO IR VALSTYBINĖS TERITORIJŲ PLANAVIMO IR STATYBOS INSPEKCIJOS PRIE APLINKOS MINISTERIJOS VEIKLOS IR STATYBOS VALSTYBINĖS PRIEŽIŪROS RIZIKOS VALDYMO KOMITETO SUDARYMO
2014 m. spalio 7 d. Nr. 1V-134
Vilnius
Vadovaudamasi Valstybinės teritorijų planavimo ir statybos inspekcijos prie Aplinkos ministerijos nuostatų, patvirtintų Lietuvos Respublikos aplinkos ministro 2003 m. liepos 9 d. įsakymu Nr. 349 „Dėl Valstybinės teritorijų planavimo ir statybos inspekcijos prie Aplinkos ministerijos nuostatų patvirtinimo“, 19.1, 19.13 ir 19.15 punktais:
1. T v i r t i n u Valstybinės teritorijų planavimo ir statybos inspekcijos prie Aplinkos ministerijos veiklos ir statybos valstybinės priežiūros rizikos valdymo vadovą (toliau – Vadovas) (pridedama).
2. S u d a r a u šios sudėties Valstybinės teritorijų planavimo ir statybos inspekcijos prie Aplinkos ministerijos veiklos ir statybos valstybinės priežiūros rizikos valdymo komitetą:
Laura Nalivaikienė – Valstybinės teritorijų planavimo ir statybos inspekcijos prie Aplinkos ministerijos (toliau – Inspekcija) viršininkė, komiteto pirmininkė;
Eglė Kuklierienė – Inspekcijos viršininko pavaduotoja;
Aidas Valys – l. e. Inspekcijos viršininko pavaduotojo pareigas;
Rimgaudas Ališauskas – Statybos valstybinės priežiūros skyriaus vedėjas;
Remedija Juknevičienė – Teritorijų planavimo valstybinės priežiūros skyriaus vedėja;
Irina Burakinskaja – l. e. Strategijos ir analizės skyriaus vedėjo pavaduotojo pareigas;
Renata Planutienė – Teisės ir bendrųjų reikalų departamento Teisės ir personalo skyriaus vedėja;
Toma Kondrotaitė – Strategijos ir analizės skyriaus vyriausioji specialistė, komiteto sekretorė.
Į šio komiteto posėdžius gali būti kviečiami ir / ar į jo sudėtį įtraukiami kitų Inspekcijos administracijos padalinių atstovai.
3. P a v e d u pagal Vadove nustatytas funkcijas:
3.1. Strategijos ir analizės skyriaus vyriausiajai specialistei Tomai Kondrotaitei vykdyti Inspekcijos veiklos ir statybos valstybinės priežiūros rizikos valdymo proceso organizavimą ir koordinavimą;
4. P r i p a ž į s t u netekusiais galios:
4.1. Inspekcijos viršininko 2011 m. rugpjūčio 22 d. įsakymą Nr. 1V-134 „Dėl Rizikos valdymo Valstybinėje teritorijų planavimo ir statybos inspekcijoje prie Aplinkos ministerijos vadovo patvirtinimo ir Rizikos valdymo Valstybinėje teritorijų planavimo ir statybos inspekcijoje prie Aplinkos ministerijos komiteto sudarymo“ su visais pakeitimais;
4.2. Valstybinės teritorijų planavimo ir statybos inspekcijos prie Aplinkos ministerijos viršininko 2014 m. vasario 10 d. pavedimą Nr. PA-17 „Dėl atsakingo asmens paskyrimo vykdyti Valstybinės teritorijų planavimo ir statybos inspekcijos prie Aplinkos ministerijos veiklos rizikos ir statybos valstybinės priežiūros rizikos valdymo procesą“.
PATVIRTINTA
Valstybinės teritorijų planavimo ir statybos
inspekcijos prie Aplinkos ministerijos viršininko
2014 m. spalio 7 d. įsakymu Nr. 134
VALSTYBINĖS TERITORIJŲ PLANAVIMO IR STATYBOS INSPEKCIJOS
PRIE APLINKOS MINISTERIJOS VEIKLOS IR STATYBOS VALSTYBINĖS PRIEŽIŪROS RIZIKOS VALDYMO VADOVAS
BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Valstybinės teritorijų planavimo ir statybos inspekcijos prie Aplinkos ministerijos veiklos ir statybos valstybinės priežiūros rizikos valdymo vadovo (toliau – Vadovas) tikslas – aprašyti pagrindinius veiklos ir statybos valstybinės priežiūros (toliau – SVP) rizikų valdymo Valstybinėje teritorijų planavimo ir statybos inspekcijoje prie Aplinkos ministerijos (toliau – Inspekcija) principus, procedūras ir priemones.
2. Vadovo parengimo pagrindas:
2.1. Lietuvos Respublikos vidaus kontrolės ir vidaus audito įstatymo 3 straipsnio 3 dalyje įtvirtinta nuostata, kad viešojo juridinio asmens vadovas privalo nustatyti vidaus kontrolės procedūras, atsižvelgdamas į vidaus kontrolės tikslą, veiklos riziką, vidaus kontrolės pastovumą bei jos atlikimo sąnaudas, apskaitos ir informacinę sistemą, turto apsaugos būklę ir kitus vidaus kontrolės kriterijus;
3. Vadovas reglamentuoja praktinius veiklos ir SVP rizikų (toliau bendrai – Rizikos) registravimo, vertinimo ir valdymo priemonių nustatymo, planavimo bei įgyvendinimo žingsnius, Rizikų valdymo organizavimo principus, struktūrą, procesą ir procedūras. Vadovas skirtas naudoti Inspekcijos viršininkui, viršininko pavaduotojams (toliau – Inspekcijos vadovybė), valstybės tarnautojams ir darbuotojams, dirbantiems pagal darbo sutartis (toliau bendrai – darbuotojai), dalyvaujantiems Rizikų valdymo procese, taip pat asmenims, siekiantiems susipažinti su pagrindinėmis Rizikų valdymo Inspekcijoje nuostatomis, tikslais, principais ir metodais.
1.1. Vadovo struktūra ir turinys
4. Vadovas nustato:
4.1. Rizikų sampratą ir pagrindinius Rizikų valdymo principus (Rizikų valdymo pagrindinių terminų, sąvokų ir principų apžvalga skirta susipažinti su Rizikų valdymu);
4.2. Rizikų valdymo politiką (pateikiami pagrindiniai Rizikų valdymo Inspekcijoje principai ir nuostatos, požiūris į Rizikas ir Rizikų valdymą, principai ir priemonės operacinio lygmens Rizikoms valdyti);
4.3. Rizikų registravimo, vertinimo ir valdymo procesus ir procedūras (išsamiai aprašomas Rizikų registravimo, vertinimo ir valdymo procesas, pagrindinės jo metu atliekamos procedūros, Rizikų valdymo struktūra, vaidmenys ir atsakomybė);
4.4. Rizikų vertinimo ir valdymo metodiką (vadovaujantis Rizikų vertinimo ir valdymo metodika nustatomi Rizikų veiksniai ir jų tikimybė bei poveikis);
5. Vadovo prieduose pateikiami Vadove naudojami procesų ir procedūrų schemų sutartiniai žymėjimai, veiklos rizikos veiksnių (faktorių) pavyzdžiai bei tikimybės ir poveikio vertinimo skalių aprašymai.
6. Vadovas – tai metodinio pobūdžio dokumentas, todėl pagrindinių Rizikų veiksnių, su kuriais savo veikloje susiduria Inspekcija, pavyzdžiai ir galimų Rizikų valdymo priemonių aprašymai pateikiami siekiant dalyko aiškumo ir neturėtų būti laikomi baigtiniu visų galimų Rizikų veiksnių sąrašu. Rizikos, nustatomos Rizikų valdymo proceso metu, priklausys nuo atitinkamo laikotarpio Inspekcijos tikslų, prioritetų, organizacinės ir procesų struktūros, vidaus kontrolės priemonių, išorės aplinkos, kontroliuojamų objektų veiksmų ir kitų veiksnių.
1.2. Sąvokos ir terminai
7. Vadove vartojamos sąvokos ir terminai:
7.1. prigimtinė rizika – rizika (rizikos laipsnis), su kuria Inspekcija neišvengiamai susiduria dėl savo veiklos pobūdžio ir kuri neišvengiamai pasireikštų, jeigu Inspekcijos vadovybė nesiimtų jokių priemonių rizikos tikimybei ar galimam jos poveikiui sumažinti;
7.2. įvykis – atsitikimas ar reiškinys (vidinis ar išorinis veiksnys), darantis įtaką Inspekcijos tikslų siekimui;
7.3. liekamoji rizika – rizikos dalis, kuri lieka po to, kai įgyvendinamos Inspekcijos vadovybės numatytos priemonės rizikos pasireiškimo tikimybei ir / ar jos poveikiui sumažinti;
7.4. neapibrėžtumas – ribota galimybė iš anksto numatyti ar žinoti tikslią būsimų įvykių tikimybę ar įvertinti jų poveikį;
7.5. politika – Inspekcijos vadovybės valdomas vienas ar kitas procesas pagal Inspekcijos viršininko patvirtintų teisės aktų, Lietuvos Respublikos įstatymų ir kitų teisės aktų nuostatas;
7.6. poveikis – įvykio rezultatas. Su konkrečiu įvykiu gali būti siejami keli poveikio atvejai, kurių teigiamas arba neigiamas vertinimas priklauso nuo Inspekcijos tikslų;
7.8. ribotos apimties užtikrinimas – negalima absoliučiai užtikrinti, kad Inspekcijos tikslai bus pasiekti nepriklausomai nuo to, ar rizikos valdymo sistema yra tobula;
7.9. veiklos rizika – grėsmė, kad įvykis ar veiksmas neigiamai paveiks Inspekcijos tikslų, susijusių su vidaus kontrolės ir veiklos procedūromis, pasiekimą;
7.10. kontroliuojami objektai – Inspekcijos prižiūrimi objektai, kurių rizikas, susijusias su veiklos teisėtumu ir / ar galimai objektų sukelta žala visuomenei, aplinkai, infrastruktūrai, siekiama vertinti ir valdyti, pavyzdžiui, savivaldybių administracijos ir jų išduoti statybą leidžiantys dokumentai, statybos ir statybos dalyviai: ekspertizės rangovai, statybos rangovai, techniniai prižiūrėtojai;
7.11. Komitetas – Rizikų valdymo komitetas, kurį sudaro Inspekcijos vadovybė, Strategijos ir analizės skyriaus (toliau – SAS), Statybos valstybinės priežiūros skyriaus (toliau – SVPS), Teritorijų planavimo valstybinės priežiūros skyriaus (toliau – TPVPS), Teisės skyriaus, Bendrųjų reikalų skyriaus ir Personalo skyriaus atstovai. Esant būtinybei, į Komiteto posėdžius gali būti kviečiami ir/ar į Komiteto sudėtį įtraukiami kitų administracijos padalinių atstovai;
Punkto pakeitimai:
Nr. 1V-80, 2016-06-22, paskelbta TAR 2016-06-23, i. k. 2016-17480
7.12. SVP rizika – grėsmė, kad išorės aplinkos įvykis, susijęs su kontroliuojamais objektais, neigiamai paveiks Inspekcijos tikslų, susijusių su SVP, pasiekimą arba neigiamai paveiks aplinką, visuomenę ir (ar) infrastruktūrą;
7.13. Rizikos veiksnys – šiame dokumente sąvoka „Rizikos veiksnys“ vartojama kaip sąvokų „Veiklos rizika“ ir/ar „SVP rizika“ sinonimas;
7.14. Rizikų prioritetai – Rizikos, kurios potencialiai gali turėti didžiausią neigiamą įtaką Inspekcijos tikslų pasiekimui. Rizikų prioritetų sąrašas sudaromas atlikus rizikos veiksnių tikimybės ir poveikio įvertinimą;
7.15. Rizikos veiksnių portfelis – Rizikos veiksnių, su kuriais Inspekcija susiduria savo veikloje, visuma;
7.16. rizikos tolerancija – Inspekcijos vadovybės nustatyta reikšmingumo riba, skirianti riziką, kurią Inspekcija pasirengusi prisiimti be papildomų rizikos valdymo priemonių nuo rizikos, kurios galimoms pasekmėms sumažinti turi būti imtasi atitinkamų rizikos valdymo priemonių;
7.19. ūkio subjektas – šiame dokumente tai savivaldybių administracijos ir statybos dalyviai, kurių veiklos priežiūrą vykdo Inspekcija;
7.20. ūkio subjektų veiklos priežiūra – teisės aktų nustatyta tvarka įgaliotų viešojo administravimo subjektų veikla, skirta teikti metodinę pagalbą ūkio subjektams, prižiūrėti, kaip ūkio subjektai laikosi įstatymuose ir kituose teisės aktuose nustatytų reikalavimų, kontroliuoti, ar tinkamai tuos reikalavimus vykdo, ir įgyvendinti kitas priemones, užtikrinančias tinkamą teisės aktų reikalavimų laikymąsi ir mažinančias galimų pažeidimų skaičių;
7.21. vidaus kontrolė – priemonės ir procesai, skirti užtikrinti, kad:
7.22. Rizikų valdymo informacinė sistema (toliau – RVIS) – informacinė sistema, kurios tikslas yra padėti Inspekcijai nustatyti ir valdyti Rizikas, vertinti kontroliuojamų objektų rizikingumą bei vykdyti jų atranką pasirinktoms prevencijos bei kontrolės priemonėms, pavyzdžiui, informavimui, patikrinimams.
RIZIKOS SAMPRATA IR PAGRINDINIAI RIZIKOS VALDYMO PRINCIPAI
2.1. Rizikos apibrėžimas
8. Veiklos ir SVP rizikas galima apibrėžti kaip bet kokius įvykius, kurie gali turėti neigiamos įtakos siekiant Inspekcijos tikslų arba gali kelti žalą aplinkai, visuomenei ir (ar) infrastruktūrai. Įvykiai, kurie gali turėti teigiamos įtakos siekiant Inspekcijos tikslų, laikomi galimybėmis.
9. Inspekcijos tikslai turėtų būti suprantami pakankamai plačiai ir apimti tiek bendro pobūdžio tikslus, susijusius su Inspekcijos vizija, misija, vertybėmis, tiek ir konkrečius tikslus, susijusius su Inspekcijos, atskirų jos administracijos padalinių (departamentų, skyrių, poskyrių) funkcijų ir priemonių įgyvendinimu. Inspekcijos tikslai taip pat apima tikslus, susijusius su kontroliuojamų objektų priežiūra, siekiant išvengti ar sumažinti neigiamą poveikį aplinkai, visuomenei ir (ar) infrastruktūrai.
2.2. Rizikų valdymo procesas
10. Rizikų valdymo proceso metu nustatomi įvykiai, galintys turėti tiek neigiamos (rizikos), tiek teigiamos (galimybės) įtakos siekiant Inspekcijos tikslų, siekiant užtikrinti visuomenės ir aplinkos saugumą ir gerovę bei tinkamą infrastruktūros naudojimą. Nustatyti Rizikų veiksniai vertinami, atsižvelgiant į jų pasireiškimo tikimybę ir galimą poveikį. Tokiu būdu įvertintiems Rizikų veiksniams, kurių kompleksinis tikimybės ir poveikio įvertinimas viršija Inspekcijai priimtiną ribą, parenkamos rizikos valdymo priemonės. Rizikų valdymo priemonės pagal poveikį valdomoms Rizikoms gali būti santykinai skirstomos į Rizikų išvengimą, sumažinimą, perdavimą, prisiėmimą ir kt. Efektyviai veikiančioje Rizikų valdymo sistemoje užtikrinama rizikos valdymo priemonių efektyvumo stebėsena, siekiant sukurti atgalinį ryšį.
11. Toliau pateikiamas trumpas pagrindinių Rizikų valdymo komponentų apibūdinimas:
11.1. vidinė aplinka – Inspekcijos struktūra, veiklos procesai, požiūris į Rizikas, kultūrinės ir etinės vertybės, vadovavimo stilius;
11.2. išorinė aplinka – su Inspekcijos kontroliuojamais objektais susiję veiksniai ir kiti aplinkos veiksniai, darantys arba galintys daryti įtaką kontroliuojamų objektų veiksmams, būsenai ir pan.;
11.3. tikslų nustatymas – Inspekcijos veiklos planavimas (metiniai veiklos planai, administracijos padalinių darbo planai ir kt.);
11.4. Rizikų nustatymas – Inspekcijos tikslų pasiekimui ir aplinkai, visuomenei ir (ar) infrastruktūrai įtaką darančių vidaus ir išorės procesų (Rizikų) grupavimas ir vertinimas pagal Rizikų veiksnius, nustatytus rodiklius;
11.5. Rizikų įvertinimas – nustatyti neigiamą poveikį galintys turėti įvykiai (rizikos veiksniai) vertinami pagal jų tikėtinumą ir poveikio dydį;
11.6. Rizikų valdymo priemonės – Rizikų valdymo veiksmų planas sudaromas tikslingai pasirenkant Rizikų valdymo priemones;
11.7. kontrolės procedūros – politika ir procedūros, skirtos Rizikų valdymo priemonėms įdiegti ir įgyvendinti;
11.8. kontroliuojamų objektų rizikingumo vertinimas ir atranka – rizikingiausių kontroliuojamų objektų nustatymas, vadovaujantis apibrėžtais rizikingumo kriterijais, ir priežiūros veiksmų (prevencinių priemonių) parinkimas šiems kontroliuojamiems objektams;
11.9. vidinis informavimas ir komunikavimas – Inspekcija turi disponuoti sprendimams priimti ir priemonėms atlikti reikalinga informacija, kuri turi būti efektyviai perduodama visiems Inspekcijos administracijos padaliniams;
12. Nuosekliai įgyvendinus kiekvienam komponentui keliamus reikalavimus, pasiekiamas bendras efektyviai veikiančios ir pirmaujančią praktiką atitinkančios Rizikų valdymo sistemos rezultatas. Visi komponentai glaudžiai susiję tarpusavyje, todėl bendrą Rizikų valdymo sistemos kokybę lemia visų komponentų atitiktis teisės aktų ir kitų dokumentų reikalavimams ir komponentų sujungimo į bendrą Rizikų valdymo sistemą principai. Svarbus vaidmuo tenka formalizuotam Rizikų valdymo procesui ir procedūroms, taip pat informavimo ir komunikavimo priemonėms.
2.3. Rizikų dydžio nustatymas
13. Absoliutus Rizikų dydis priklauso nuo:
13.1. tikimybės, kad neigiamas pasekmes Inspekcijos veiklai, visuomenei, aplinkai ir (ar) infrastruktūrai sukeliantis įvykis įvyks;
2.4. Rizikų komponentai
15. Išskiriami trys Rizikų komponentai:
15.1. prigimtinė rizika (angl. inherent risk) – rizika atitinka absoliučią rizikos, su kuria Inspekcija susiduria savo veikloje ir vykdydama SVP dėl jos specifikos, reikšmę, neįvertinant jokių jau numatytų ir įdiegtų kontrolės ir / ar rizikos valdymo priemonių. Pavyzdžiui, Inspekcija dėl savo veiklos pobūdžio praktikoje visada susiduria su netikslios pradinės informacijos, susijusios su statybą leidžiančių dokumentų išdavimu, pateikimo Lietuvos Respublikos statybos leidimų ir statybos valstybinės priežiūros informacinėje sistemoje „Infostatyba“ rizika. Taigi savivaldybių administracijų netikslios informacijos pateikimo rizika Inspekcijai yra prigimtinė;
15.2. liekamoji rizika (angl. residual risk) – esamas rizikos lygis (tikimybės ir poveikio atžvilgiu), įvertinus visas kontrolės, rizikos sumažinimo, apribojimo ir draudimo nuo rizikos priemones. Tuo atveju, jeigu dėl nustatytos rizikos nėra numatyta jokių kontrolės priemonių, liekamosios rizikos dydis yra toks pats, kaip ir prigimtinės rizikos;
2.5. Rizikų tolerancija
16. Liekamoji rizika priimtina tol, kol neturi reikšmingos įtakos Inspekcijos tikslų pasiekimui, todėl Rizikų tolerancija yra tiesiogiai susijusi su Inspekcijos tikslais. Inspekcijos vadovybė priima sprendimą dėl priimtino Rizikų lygio kiekvienam pagrindiniam veiklos, SVP procesui, kontroliuojamiems objektams ir apskritai visai Inspekcijai, atsižvelgiant į atitinkamo lygmens dokumentus (metinius veiklos planus, skyrių darbo planus ir kt.) ir procesus. Priimtinas Rizikų lygis gali kisti priklausomai nuo bendro Inspekcijos veiklos ir SVP konteksto, bendro nustatytų Rizikos veiksnių skaičiaus, Rizikos veiksnių portfelio struktūros ir pan.
2.6. Rizikų kontrolės lygis
18. Rizikų kontrolės lygis laikomas pakankamu, jeigu Inspekcijos vadovybės veiksmai ir kontrolės priemonės apriboja pasirinktų Rizikų veiksnių liekamosios rizikos lygį iki tikslinės rizikos (tikimybės ir poveikio atžvilgiu). Rizikų kontrolės lygis gali būti pakankamas, nepakankamas ir netgi perteklinis, jeigu kai kurios kontrolės priemonės yra pernelyg griežtos arba nepagrįstos veiklos efektyvumo, kokybės, sąnaudų ar kitu požiūriu.
2.7. Ūkio subjektų veiklos priežiūros principai
19. SVP rizikų atveju Inspekcijos kontroliuojami objektai yra ūkio subjektai, kurių priežiūrai yra taikomi teisės aktuose apibrėžti reikalavimai.
20. Ūkio subjektų veiklos priežiūros principai nustatyti Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatymo 362 straipsnyje:
20.1. minimalios ir proporcingos priežiūros naštos principas – šis principas reiškia, kad priežiūrą atliekančių subjektų priežiūros veiksmai privalo būti proporcingi ir tinkami siekiamam tikslui įgyvendinti, proporcingi ūkio subjektų dydžiui ir administraciniams gebėjimams, atliekami siekiant kuo mažiau trikdyti ūkio subjektų veiklą;
20.2. nediskriminavimo principas – šis principas reiškia, kad priežiūrą atliekantys subjektai negali vykdyti ūkio subjektų veiklos priežiūros, kuria būtų diskriminuojami ūkio subjektai dėl jų nuosavybės formos, pilietybės, gyvenamosios vietos ar valstybės, kurioje ūkio subjektas yra įsisteigęs, ar pagal kitus objektyvius šių subjektų požymius, jeigu kitos sąlygos, turinčios reikšmės ūkio subjekto veiklos rizikingumo laipsniui, iš esmės nesiskiria;
20.3. planavimo principas – šis principas reiškia, kad ūkio subjektų veiklos priežiūra turi būti planuojama. Planavimo reikalavimas taikytinas šioms veiklos rūšims:
20.3.1. ūkio subjektų konsultavimas priežiūrą atliekančio subjekto kompetencijos klausimais ir kitų prevencinių veiksmų, skirtų užkirsti kelią galimiems teisės aktų pažeidimams, atlikimas;
20.3.3. teisės aktų nustatyta tvarka gautos informacijos apie ūkio subjektų veiklą vertinimas.
Poveikio priemonių ūkio subjektams taikymas įstatymų ir jų pagrindu priimtų kitų teisės aktų nustatyta tvarka ir šios veiklos rodikliai (poveikio priemonių skaičius, dydis, vertė) negali būti planavimo objektas;
20.4. viešumo principas – šis principas reiškia, kad informacija apie ūkio subjektų veiklos priežiūros atlikimo principus, procedūras ir rezultatus, atskleidžiamus apibendrinta forma, yra vieša. Šis principas netaikomas, jeigu informacijos atskleidimas trukdo siekti ūkio subjektų veiklos priežiūros tikslų arba gali būti pažeisti kituose teisės aktuose nustatyti konfidencialumo reikalavimai;
20.5. metodinės pagalbos teikimo principas – šis principas reiškia, kad priežiūrą atliekantys subjektai bendradarbiauja su ūkio subjektais, konsultuoja ūkio subjektus priežiūrą atliekančio subjekto kompetencijos klausimais, įgyvendina kitas prevencinio pobūdžio priemones, padedančias ūkio subjektams laikytis teisės aktų reikalavimų, o poveikio priemones taiko kaip ultima ratio priemonę. Šis principas netaikomas ūkio subjektų veiklos patikrinimų metu, jeigu jo taikymas trukdo siekti ūkio subjektų veiklos priežiūros tikslų, susijusių su teisės aktų reikalavimų laikymosi priežiūra, laikytis specialiuosiuose priežiūrą reglamentuojančiuose įstatymuose ir jų įgyvendinamuosiuose teisės aktuose, Europos Sąjungos teisės aktuose ar Lietuvos Respublikos tarptautinėse sutartyse įtvirtintų atitinkamai priežiūrai keliamų reikalavimų;
20.6. funkcijų atskyrimo principas – šis principas reiškia, kad kai ūkio subjektų veiklos patikrinimus ir poveikio priemonių ūkio subjektams taikymą atlieka skirtingi priežiūrą atliekančio subjekto pareigūnai ar priežiūrą atliekančio subjekto padaliniai arba kad nurodytos funkcijos yra priskirtos skirtingiems viešojo administravimo subjektams. Šis principas netaikomas, jeigu kituose priežiūrą reglamentuojančiuose įstatymuose ir teisės aktuose patikrinimo ir poveikio priemonių taikymo funkcijos yra priskirtos vienam pareigūnui (padaliniui).
21. Priežiūros funkcijų optimizavimo gairių aprašas nustato, kad priežiūros veiksmai turi būti paremti rizikos vertinimu. Priežiūros institucijų atliekama priežiūra turi būti skirta visų pirma didžiausios rizikos atvejams šalinti, taip pat užtikrinti realią ūkinės veiklos atitiktį teisės aktų reikalavimams, o ne vertinti, kaip ūkio subjektai laikosi formalių reikalavimų. Priežiūros institucijos privalo nustatyti atliekamos priežiūros prioritetus (įdiegti rizikos nustatymo sistemas), rizikos vertinimu turi būti paremti planuojamų tikrinti ūkio subjektų sąrašų sudarymo kriterijai, neplaninių patikrinimų atlikimo pagrindai, ne pagal planą tikrinamų ūkio subjektų atrankos kriterijai.
RIZIKŲ VALDYMO POLITIKA
3.1. Rizikų valdymo sistemos paskirtis ir tikslai
23. Inspekcijos Rizikų valdymo politika orientuota taip, kad būtų pasiekti Inspekcijos tikslai, įvertinant ir optimaliomis priemonėmis valdant Rizikas. Bendrąja prasme Inspekcijos tikslai – užtikrinti, kad teritorijų planavimas ir statinių statyba būtų vykdoma teisėtai, administracinės paslaugos statybos srityje būtų teikiamos skaidriai. Siekdama šių tikslų, Inspekcija susiduria su įvairiais išoriniais ir vidiniais Rizikos veiksniais, todėl veiksmingas ir efektyvus jų įvertinimas bei valdymas yra esminė užsibrėžtų tikslų siekimo prielaida.
24. Siekdama sukurti veiksmingą ir efektyvų Rizikų valdymo procesą, Inspekcija diegia atitinkamus procesus ir procedūras, paremtas gera praktika, kurių paskirtis – nustatyti, įvertinti ir efektyviai valdyti su Inspekcijos tikslais susijusias Rizikas.
25. Pagrindinis tiek veiklos rizikos, tiek ir SVP rizikos valdymo sistemos tikslas – užtikrinti, kad Inspekcijos tikslų būtų siekiama optimaliomis priemonėmis. Tai tokios priemonės, kurių įgyvendinimas leidžia efektyviai sumažinti ar pašalinti Rizikas, jų tikimybę ir / ar poveikį ir kurių įgyvendinimo sąnaudos neviršija galimo neigiamo atitinkamų Rizikų poveikio.
26. Rizikų valdymo sistemos paskirtis:
26.1. padėti Inspekcijos vadovybei pasiekti Inspekcijos veiklos tikslus tobulinant Rizikos veiksnių nustatymo ir Rizikų valdymo sistemą;
26.2. užtikrinti Inspekcijos steigėjui ir kitoms interesų grupėms, kad Inspekcijos veiklos rizika yra valdoma;
3.2. Rizikų valdymo principai ir nuostatos
27. Rizikų valdymo principai ir nuostatos yra susijusios su Inspekcijos tikslais, kuriuos siekiama įgyvendinti pagal teisės aktų reikalavimus, efektyviai panaudojant Inspekcijai skiriamus asignavimus, kokybiškai atliekant pavestas funkcijas ir veiksmingai bendradarbiaujant su Lietuvos Respublikos aplinkos ministerija, kitomis valstybės valdymo ir vietos savivaldos institucijomis.
28. Rizikų valdymo principai ir nuostatos atspindi Inspekcijos vadovybės požiūrį į Rizikas ir Rizikų valdymą ir nustato bendras operacinio lygmens Rizikų valdymo gaires:
28.1. Inspekcija siekia nustatyti, įvertinti ir optimaliomis priemonėmis efektyviai valdyti visus su veiklos ir SVP vykdymu susijusius (išorinius ir vidinius) reikšmingus Rizikų veiksnius, kurių tikimybė ir poveikis atitinka vidutinės ir / ar didelės svarbos Rizikų įvertinimus. Siekiama valdyti visus kritinį poveikį Inspekcijos tikslams galinčius turėti Rizikų veiksnius nepriklausomai nuo jų tikimybės. Bendro Rizikų poveikio ir tikimybės poveikio vertinimo matrica pateikiama Vadovo VII skyriuje;
28.2. Rizikų tikimybė ir poveikis vertinami atsižvelgiant į Inspekcijos tikslus bei nustatytus su atitinkamais tikslais susietus vertinimo rodiklius. Rizikų tikimybė ir poveikis vertinami atsižvelgiant į esamas kontrolės ir rizikos valdymo priemones (t. y. vertinama liekamoji rizika);
28.3. Rizikų tikimybės ir poveikio vertinimo principai nurodyti Vadovo VII skyriuje. Bendruoju atveju atliekamas kokybinis Rizikų tikimybės ir poveikio įvertinimas, vadovaujantis ekspertų nuomone ir objektyvia turima informacija apie praėjusius įvykius ir numatomas tendencijas ateityje. Atskirais atvejais, siekiant didesnio tikslumo, gali būti atliekamas kiekybinis Rizikų poveikio įvertinimas;
28.4. Rizikų valdymo priemonės parenkamos atsižvelgiant į nustatytų Rizikų svarbą (tikimybės ir poveikio kompleksinį įvertinimą) ir pobūdį. Rizikų valdymo priemonės gali apimti Rizikų pašalinimą, sumažinimą, perdavimą ar toleravimą. Rizikų valdymo priemonių įgyvendinimo sąnaudos neturi būti didesnės nei galimas susijusių Rizikų poveikis, kai poveikio finansinė išraiška gali būti tinkamai nustatyta;
28.5. Inspekcijos Rizikų valdymo sistema yra neatsiejama Inspekcijos veiklos planavimo ir valdymo sistemos dalis (procesas), orientuota į Inspekcijos veiklos tikslų įgyvendinimą. Rizikų valdymo procesas yra susietas ir integruotas Inspekcijos veiklos planavimo ir valdymo sistemoje, taip sumažinamos sąnaudos ir padidinamas proceso efektyvumas;
28.6. planuojant veiklą ir priimant svarbius Inspekcijos veiklai sprendimus įvertinamos Rizikos ir numatomos atitinkamos Rizikų valdymo priemonės;
29. Rizikų valdymo principai ir nuostatos įtvirtinamos bei jų įgyvendinimas užtikrinamas sukuriant atitinkamus dokumentus ir procedūras (Rizikų valdymo politika ir procedūros, Rizikų veiksnių registras, Rizikų valdymo priemonės ir kt.) bei atliekant stebėsenos ir kontrolės veiksmus.
3.3. Rizikų valdymo etapai
3.4. Veiklos rizikos valdymo principų ir nuostatų taikymas
32. Veiklos rizikos valdymo tikslai nustatomi ir veiklos rizikos valdymo priemonės įgyvendinamos:
32.1. Inspekcijos lygmeniu, atsižvelgiant į metiniame veiklos plane numatytus Inspekcijos veiksmus, proceso ir / ar indėlio vertinimo kriterijus ir jų rodiklius;
32.2. kiekvieno Inspekcijos skyriaus lygmeniu, atsižvelgiant į jų darbo planuose nustatytus atlikti veiksmus, įvykdymo terminus, proceso ir / ar indėlio vertinimo kriterijus ir rodiklius;
33. Veiklos rizikos nustatymas ir vertinimas Inspekcijoje grindžiamas savarankišku veiklos rizikos įvertinimu, atliekamas skyrių lygmeniu. Periodinio rizikos vertinimo proceso metu kiekvienas skyrius turi nustatyti su jo veiklos sritimis susijusius vidinius ir išorinius rizikos veiksnius, nuo kurių priklauso galimi įvykiai, kurie gali nulemti įvykius, turėsiančius neigiamos įtakos Inspekcijos veiklos tikslams, ir atlikti jų tikimybės bei poveikio vertinimą vadovaujantis rizikos vertinimo ir valdymo metodika. Atlikus rizikos vertinimą, turi būti parinktos veiksmingos ir efektyvios rizikos valdymo priemonės, kurių įgyvendinimo veiksmai įtraukiami į skyrių darbo planus.
3.5. SVP rizikos valdymo principų ir nuostatų taikymas
35. SVP rizikos valdymo tikslai nustatomi ir SVP rizikos valdymo priemonės įgyvendinamos:
35.2. kiekvieno Inspekcijos skyriaus lygmeniu, atsižvelgiant į skyriui aktualias SVP rizikas, galimą poveikį ir jų paplitimo mastą;
36. SVP rizikos nustatymas ir vertinimas Inspekcijoje atliekamas skyrių, SVPS, SAS ir Inspekcijos lygmeniu. Periodinio SVP rizikos vertinimo proceso metu SAS turi atlikti skyrių lygmeniu užregistruotų SVP rizikų analizę ir nustatyti rizikos kritiškumą, pasireiškimo priežastis, kurios gali turėti neigiamas pasekmes Inspekcijos SVP tikslų pasiekimui, aplinkai, visuomenei ir (ar) infrastruktūrai. Atlikus SVP rizikos priežasčių analizę, Inspekcijos ir skyrių lygmeniu turi būti parinktos veiksmingos ir efektyvios SVP rizikos valdymo priemonės ir jų apimtys, kurių įgyvendinimo veiksmai esant poreikiui įtraukiami į Inspekcijos metinį veiklos planą ir / ar skyrių darbo planus.
3.6. Atsakomybė už Rizikų valdymą
38. Už Rizikų valdymo rezultatus atsakinga Inspekcijos vadovybė. Rizikų valdymo procesus koordinuoja SAS, o jį įgyvendinant dalyvauja visi skyriai (SVP rizikų atveju – aktyviai dalyvauja SVPS) atsižvelgus į jų funkcijas ir rizikų valdymo priemonių įgyvendinimo apimtis.
3.7. Rizikų valdymo stebėsena
40. Rizikų valdymo politikos taikymo efektyvumas įvertinamas vadovaujantis rizikos valdymo proceso rezultatais (nustatytų rizikos veiksnių pokytis per ataskaitinį laikotarpį), Inspekcijos metinių veiklos planų įgyvendinimo ir skyrių darbo planų įvykdymo ataskaitomis. Už Rizikų valdymo sistemos stebėseną atsakingas SAS.
Punkto pakeitimai:
Nr. 1V-80, 2016-06-22, paskelbta TAR 2016-06-23, i. k. 2016-17480
3.8. Rizikų valdymo sistemos ribotumai
41. Nepriklausomai nuo to, kokia veiksminga ir efektyvi būtų veiklos rizikos ir SVP rizikos valdymo sistema, ji gali tik iki tam tikro lygio užtikrinti, kad Inspekcijos tikslai bus pasiekti. Tikslų siekimas priklauso nuo daugybės veiksnių, būdingų bet kokiam procesui. Šie veiksniai apima žmogiškas klaidas ir su jomis susijusius proceso sutrikimus, kokybiškų duomenų trūkumą. Be to, kontrolės priemonės gali būti apeinamos, pavyzdžiui, susitarus dviem ar daugiau darbuotojų, o Inspekcijos vadovybė turi galimybę išvengti tam tikrų rizikos valdymo proceso žingsnių, įskaitant rizikos valdymo ar vidaus kontrolės priemonių įgyvendinimą. Kitas ribojantis veiksnys yra siekis užtikrinti su rizikos valdymo priemonių įgyvendinimu susijusių sąnaudų ir numatomos naudos palyginimą ir ekonominį pagrįstumą.
42. Rizikų valdymo sistemos ribotumas:
42.1. sprendimų priėmimo ribotumas – Rizikų valdymo sprendimai priimami vadovaujantis tuo metu turima informacija ir tam skirtu laiku, dažnai neturint visos optimaliam sprendimui priimti reikalingos informacijos. Dėl šios priežasties kai kurie sprendimai vėliau gali būti įvertinti kaip nepasiekę pageidaujamo rezultato ir todėl gali prireikti juos keisti;
42.2. sutrikimai dėl klaidų ar neapdairumo – Rizikų valdymo sistemos veikimas gali sutrikti dėl žmogiškųjų klaidų, duomenų trūkumo ar nepakankamos kokybės, taisyklių ir instrukcijų nesupratimo, netyčinio neapdairumo, subjektyvaus sprendimo ir daugelio kitų priežasčių;
42.3. tarpusavio susitarimai siekiant išvengti kontrolės priemonių – tarpusavyje susitarus galima išvengti daugelio vidaus kontrolės priemonių, kurios grindžiamos pareigų atskyrimo ir „keturių akių“ principais;
42.4. sąnaudų ir naudos analizė – Inspekcijos ištekliai visada yra riboti, todėl vertinant Rizikų valdymo priemones atsižvelgiama į jų teikiamą naudą ir sąnaudas. Dažnai sąnaudoms ir naudai įvertinti nepakanka informacijos, todėl gali būti sudėtinga pasiekti optimalų santykį neskiriant pernelyg daug dėmesio ir išteklių nereikšmingai rizikai valdyti ir išvengiant perteklinių ir brangių kontrolės ar svarbios rizikos valdymo priemonių.
VEIKLOS RIZIKOS VALDYMO PROCESAI IR PROCEDŪROS
4.1. Veiklos rizikos valdymo funkcijos ir atsakomybės
43. Už veiklos rizikos valdymo bendrą koordinavimą atsakingas SAS. Inspekcijos viršininkas paskiria SAS specialistą SAS vedėjo pasiūlymu, kuris organizuoja veiklos rizikos valdymo procesus ir koordinuoja susijusias veiklos sritis. Skyrių lygmeniu veiklos rizikos valdymo koordinavimą užtikrina rizikos valdymo koordinatoriaus funkciją atliekantys to skyriaus darbuotojai (rizikos valdymo koordinatoriaus funkciją gali atlikti ir skyriaus vedėjas).
44. Pagrindinės funkcijos, susijusios su veiklos rizikos valdymo procesais:
44.1. darbuotojų:
44.2. rizikos valdymo koordinatorių:
44.3. skyrių vedėjų:
44.3.4. stebėti ir analizuoti savo darbuotojų veiklos rizikos vertinimo metu nustatytus veiklos rizikos veiksnius, jų įvertinimus ir valdymo priemones;
44.3.5. siekti, kad būtų užtikrintas veiklos rizikos valdymo priemonių įgyvendinimas, ir apie jo rezultatus informuoti SAS;
44.4. SAS specialisto:
44.4.2. reguliariai atlikti veiklos rizikų registro vertinimą ir atranką (kas mėnesį arba kitą nustatytą laikotarpį), nustatyti veiklos rizikų kritiškumą;
44.4.3. atlikti veiklos rizikų tvarkymo veiksmus: priskirti rizikų sąrašui, nustatyti rizikų sąryšį, perkelti riziką į kitą registrą, pašalinti riziką;
44.4.7. siekti, kad būtų užtikrintas efektyvus veiklos rizikos valdymo sistemos funkcionavimas, skatinti rizikos supratimą ir valdymą;
44.4.8. inicijuoti, koordinuoti ir įgyvendinti metinės veiklos rizikų analizės ir metinio veiklos rizikų valdymo priemonių planavimo procesą;
44.4.10. prižiūrėti, kad suderintos veiklos rizikos valdymo priemonės būtų įtrauktos į Inspekcijos metinį veiklos planą ir / ar skyrių darbo planus;
44.4.12. rengti, periodiškai peržiūrėti ir atnaujinti Vadovą ir kitus su veiklos rizikos valdymu susijusius dokumentus;
44.5. Komiteto:
44.5.2. dalyvauti metinės veiklos rizikų analizės ir metinio veiklos rizikų valdymo priemonių planavimo procese;
44.5.3. peržiūrėti veiklos rizikų sąrašą, prioritetų sąrašą ir teikti pastabas dėl nustatytų veiklos rizikų, jų vertinimo ir numatytų valdymo priemonių;
44.5.4. tvirtinti veiklos rizikų sąrašą, prioritetų sąrašą, numatytų veiklos rizikų valdymo priemonių sąrašą;
44.6. Neteko galios nuo 2016-06-28
Punkto naikinimas:
Nr. 1V-80, 2016-06-22, paskelbta TAR 2016-06-23, i. k. 2016-17480
4.2. Veiklos rizikos valdymo procesai ir procedūros
45. Veiklos rizikos valdymas susideda iš dviejų procesų:
46. Visiems pagrindiniams veiklos procesams taikomas standartizuotas veiklos rizikos valdymas, nustatant su atitinkamu veiklos procesu susijusius jam būdingus rizikos veiksnius, tiesiogiai darančius įtaką analizuojamam veiklos procesui nustatytiems vertinimo rodikliams ir jų reikšmėms.
47. Žemiau esančiuose punktuose pateikiamos įvardintų procesų ir šiuos procesus sudarančių procedūrų schemos ir jų aprašymai. Procesų ir procedūrų schemos parengtos pagal Vadovo 1 priede nustatytą sutartinį žymėjimą.
48. Veiklos rizikų registravimo ir kritinių veiklos rizikų analizės procesas susideda iš 3 nuosekliai vykdomų procedūrų:
49. Veiklos rizikų nustatymo ir registravimo procedūra (2 schema):
49.1. (Žingsnis 1) veiklos rizikų nustatymas ir užregistravimas atliekamas savarankiškai Inspekcijos darbuotojų skyrių lygmeniu. Veiklos rizikos veiksniai nustatomi Vadovo VII skyriuje nustatyta tvarka, atsižvelgiant į Inspekcijos veiklos tikslus ir / ar skyrių darbo planus, kuriuose pateikiamos proceso ir / ar indėlio vertinimo kriterijų rodiklių reikšmės;
49.2. (Žingsnis 2) nustatyti veiklos rizikos veiksniai užregistruojami savarankiškai kiekvieno Inspekcijos darbuotojo (arba visus veiklos rizikos veiksnius bendrai užregistruoja rizikos valdymo koordinatorius) RVIS veiklos rizikų registre;
49.3. (Žingsnis 3) veiklos rizikos veiksnio registravimo metu RVIS veiklos rizikų registre Inspekcijos darbuotojas pateikia šią privalomą informaciją:
49.4. (Žingsniai 4-5) pasirinktinai RVIS veiklos rizikų registre Inspekcijos darbuotojas registruoja:
49.4.1. rizikos priežastis (darbuotojas gali nustatyti priežastis, dėl kurių pasireiškia nustatyta veiklos rizika);
49.4.2. efektyviausią rizikos nustatymo būdą (darbuotojas gali pasiūlyti, kokie yra požymiai / rodikliai, rodantys veiklos rizikos buvimą / pasireiškimą);
49.4.3. galimą / efektyviausią rizikos valdymo (prevencijos) priemonę. Darbuotojas gali pasiūlyti, kokios priemonės, atsižvelgiant į riziką ir rizikos nustatymo aplinkybes, potencialiai gali būti efektyvios, siekiant sumažinti ar panaikinti nustatytą riziką (pvz., darbuotojų mokymai, papildomų kontrolių įdiegimas, dokumentinių formų / klausimynų tobulinimas, funkcijų perskirstymas ir pan.);
50. Veiklos rizikų vertinimo ir prioritetų nustatymo procedūra (3 schema):
SAS specialistas reguliariai peržiūri veiklos rizikų registrą ir atlieka veiklos rizikų vertinimą, atranką bei prioritetų nustatymą. Vertindamas užregistruotas veiklos rizikas, SAS specialistas:
50.1. (Žingsnis 1) kai reikalinga, aptaria nustatytus veiklos rizikos veiksnius, patikslina jų formuluotes, apibendrina (sugrupuoja) vienodus atskirų darbuotojų nustatytus rizikos veiksnius. Jeigu užregistruota veiklos rizika yra neaktuali ar netinkama, pašalina šią riziką iš veiklos rizikų registro (rizikos aprašyme ir riziką užregistravusiam darbuotojui nurodydamas pašalinimo priežastį);
50.2. (Žingsnis 2) nustato, ar užregistruota veiklos rizika yra kritinė. Kritinė rizika yra rizika, kurios tikimybė ir poveikis yra labai dideli bei kuriai valdyti priemonės turi būti parenkamos nedelsiant, siekiant išvengti / sumažinti galimą neigiamą poveikį Inspekcijos tikslams;
50.3. (Žingsnis 3) analizuoja veiklos rizikos aplinką, siekia suprasti rizikos esmę: kokių Inspekcijos tikslų pasiekimui nustatyta veiklos rizika daro įtaką, ar tai išorinis rizikos veiksnys ar veiksnys, susijęs su Inspekcijos vidaus aplinka ir veiklos procesais, kokiuose procesuose pasireiškia nustatyta veiklos rizika, kokiems procesams ši veiklos rizika turi įtakos ir t.t.;
50.5. (Žingsnis 5) atsižvelgdamas į veiklos rizikos priežastis, įvertina galimą veiklos rizikos paplitimą kituose skyriuose, t. y. analizuodamas duomenis, bendraudamas su atsakingais darbuotojais skyriuose įvertina galimybę, jog tokia pati veiklos rizika gali pasireikšti kituose skyriuose;
50.6. (Žingsnis 6) įvertina apibendrintų (sugrupuotų) veiklos rizikos tikimybę bei poveikį, nustato veiklos rizikos prioritetą (esamą ir siektiną). Tikimybės ir poveikio įvertinimas atliekamas pagal Vadovo VII skyriuje nustatytus principus. Veiklos rizikos tikimybė ir poveikis vertinami atsižvelgiant į Inspekcijos veiklos tikslus. Šį vertinimą rekomenduojama atlikti atskirai nuo veiklos rizikos nustatymo, siekiant atsižvelgus į bendrą kontekstą visapusiškai įvertinti nustatytus veiklos rizikos veiksnius.
51. Kritinės veiklos rizikos valdymo priemonės parinkimo ir monitoringo procedūra (4 schema):
51.1. (Žingsnis 1) kritinės veiklos rizikos atveju, SAS specialistas nustato veiklos rizikos valdymo priemonę, atsižvelgiant į kompleksinį rizikos tikimybės ir poveikio įvertinimą, priemonės įgyvendinimo terminus, sąnaudas, sudėtingumą ir kt. Jeigu užregistruota veiklos rizika nėra kritinė, jos analizė, vertinimas ir valdymo priemonių parinkimas yra atidedamas iki metinio veiklos planavimo pradžios;
51.2. (Žingsnis 2) šią rizikos valdymo priemonę SAS specialistas suderina su kitais atsakingais Inspekcijos darbuotojais: skyrių vedėjais, Vadovybe;
51.3. (Žingsnis 3) SAS specialistas nustato rizikos valdymo priemonės įtaką Inspekcijos metiniam veiklos planui ir / ar skyrių darbų planams;
51.4. (Žingsnis 4) kai nėra reikalingas Inspekcijos metinio veiklos plano ir / ar skyrių darbų planų pakeitimas, SAS specialistas paruošia veiklos rizikos valdymo priemonę suderinimui su Inspekcijos viršininku, parengia Inspekcijos viršininko įsakymo ar pavedimo dėl veiklos rizikos valdymo priemonės įgyvendinimo projektą ir jį perduoda Inspekcijos viršininkui patvirtinti;
51.5. (Žingsnis 5) suderinta kritinės veiklos rizikos valdymo priemonė patvirtinama Inspekcijos viršininko įsakymu, pavedimu ar kitu būdu;
51.6. (Žingsnis 6) SAS specialistas, kai reikalinga, inicijuoja Inspekcijos metinio veiklos plano ir/ar Skyrių darbų planų pakeitimus;
51.7. (Žingsnis 7) SAS specialistas informuoja atsakingus ir susijusius asmenis apie Inspekcijos viršininko patvirtintas rizikos valdymo priemones ir, jei yra reikalinga, pakeistą metinį veiklos planą ir / ar skyrių darbų planus;
52. Metinio Inspekcijos veiklos rizikų vertinimo, valdymo priemonių planavimo ir monitoringo procesas (5 schema):
52.1. (Žingsniai 1-2) SAS specialistas atlieka užregistruotų (kritinių ir nekritinių) veiklos rizikų metinę analizę. Veiklos rizikų analizės metu SAS specialistas įvertina (kai nebuvo įvertinta prieš tai, metų eigoje, arba kai reikalingas pervertinimas) veiklos rizikos užregistravimo aplinkybes, rizikos priežastis, užregistruotos veiklos rizikos galimą poveikį Inspekcijos tikslams, rizikos pasireiškimo tikimybę ir pan. Veiklos rizikos veiksniai gali būti apibendrinami atsižvelgiant į bendrus požymius (Inspekcijos veiklos tikslus, veiklos sritis, pagrindinius veiklos procesus). Apibendrintų veiklos rizikos veiksnių tikimybės ir poveikio įvertinimas atliekamas atsižvelgiant į susijusių detalių rizikos veiksnių įvertinimus, kurie koreguojami tikimybės ir poveikio Inspekcijos veiklos tikslams atžvilgiu;
52.2. (Žingsnis 3) SAS specialistas, atsižvelgdamas į veiklos rizikos aktualumą, paplitimą ir kitus veiksnius, vadovaudamasis Vadovo VII skyriuje pateikta rizikų vertinimo ir valdymo metodika nustato veiklos rizikų prioritetus (esamus ir siektinus);
52.3. (Žingsnis 4) SAS specialistas (-ai) detalaus veiklos rizikos veiksnių registro pagrindu parengia apibendrintą veiklos rizikų ir prioritetų sąrašą, kuris perduodamas Komiteto sekretoriui. Į veiklos rizikų ir prioritetų sąrašą turi būti įtraukiamos tiek naujai nustatytos veiklos rizikos, tiek esamos Inspekcijos valdomos (dar nesuvaldytos) veiklos rizikos. Rekomenduojama, kad apibendrintame sąraše pateiktų rizikos veiksnių (rizikos veiksnių grupių) skaičius neviršytų 30 rizikos veiksnių;
52.4. (Žingsnis 5) SAS specialisto parengtas veiklos rizikų ir prioritetų sąrašas pateikiamas Komitetui peržiūrėti ir aptarti. Aptarimo metu Komitetas, kai reikalinga, atlieka korekcijas dėl veiklos rizikų ir prioritetų sąrašo turinio, formuluočių, rizikos tikimybės ir poveikio vertinimų, rizikų prioritetų ir kt. Raštvedybos darbus atlieka Komiteto sekretorius;
52.5. (Žingsniai 6-8) Komiteto sekretorius sąrašą perduoda skyrių vedėjams peržiūrėti ir pateikti pastabas bei siūlymus dėl šio sąrašo. Skyrių vedėjai teikia pasiūlymus dėl veiklos rizikų valdymo priemonių. Komiteto sekretorius apibendrinęs gautas pastabas ir pasiūlymus, juos pateikia Komitetui svarstyti;
52.6. (Žingsnis 9) skyrių pateikti pasiūlymai apsvarstomi Komitete, jei reikalinga koreguojamas rizikų ir prioritetų sąrašas. Rizikų ir prioritetų sąrašas yra tvirtinimas Komitete, tvirtinimo faktas užfiksuojamas Komiteto posėdžio protokole;
52.7. (Žingsnis 10) pagal pateiktus rizikų valdymo priemonių pasiūlymus Komitetas sudaro rizikų valdymo priemonių sąrašą, kurį taip pat tvirtina Komiteto posėdžio metu. Tvirtinimo faktas užfiksuojamas Komiteto posėdžio protokole. Vadovaujantis Komiteto patvirtintu veiklos rizikų ir prioritetų sąrašu, rizikų valdymo priemonių sąrašu bei Valstybinės teritorijų planavimo ir statybos inspekcijos prie Aplinkos ministerijos veiklos planavimo tvarkos apraše, patvirtintame Inspekcijos viršininko įsakymu, (toliau – Aprašas) nustatytais reikalavimais yra rengiami skyrių darbo planai ir Inspekcijos metinis veiklos planas;
52.8. (Žingsniai 11-12) SAS specialistas, vadovaudamasis skyrių pateiktomis ketvirtinėmis ataskaitomis, apibendrina rizikos valdymo priemonių įgyvendinimo rezultatus (įgyvendinimo faktą, rizikų svarbos / prioriteto pasikeitimus, rizikų suvaldymo tikslų pasiekimą) Inspekcijos lygmeniu ir apie tai informuoja Komitetą. Rizikų prioriteto / svarbos aktualumo ir suvaldymo stebėsena vykdoma pagal Vadovo VII skyriuje nustatytus principus. Komitetas priklausomai nuo numatytų rizikos valdymo priemonių įgyvendinimo rezultatų ir esamų rizikos veiksnių pokyčio įvertinimo priima sprendimą dėl tolesnio rizikos valdymo priemonių įgyvendinimo, papildomų rizikos valdymo priemonių poreikio ir kt. Sprendimai atspindimi kitų metų skyrių darbo planuose ir Inspekcijos metiniame veiklos plane.
V. STATYBOS VALSTYBINĖS PRIEŽIŪROS RIZIKOS VALDYMO PROCESAI IR PROCEDŪROS
5.1. SVP rizikos valdymo funkcijos ir atsakomybės
54. Inspekcijos viršininkas paskiria SAS specialistą SAS vedėjo pasiūlymu, kuris organizuoja SVP rizikos valdymo procesus. Už ekspertinį SVP rizikų vertinimą ir pagalbą SAS specialistui yra atsakingas SVPS specialistas. Skyrių lygmeniu SVP rizikos valdymo procesų koordinavimą užtikrina rizikos valdymo koordinatoriaus funkciją atliekantys to skyriaus darbuotojai (rizikos valdymo koordinatoriaus funkciją gali atlikti ir skyriaus vedėjas).
55. Pagrindinės funkcijos, susijusios su nekritinių SVP rizikų registravimo, analizės ir veiklos planavimo procesais:
55.1. darbuotojų:
55.2. rizikos valdymo koordinatorių:
55.3. skyrių vedėjų:
55.3.4. stebėti ir analizuoti savo darbuotojų SVP rizikos vertinimo metu nustatytus SVP rizikos veiksnius, jų įvertinimus ir valdymo priemones;
55.3.5. siekti, kad būtų užtikrintas SVP rizikos valdymo priemonių įgyvendinimas, ir apie jo rezultatus informuoti SAS;
55.4. SVPS specialisto:
55.4.2. reguliariai atlikti SVP rizikų registro vertinimą ir atranką (kas mėnesį arba kitą nustatytą laikotarpį), nustatyti SVP rizikų kritiškumą;
55.4.3. atlikti SVP rizikų tvarkymo veiksmus: priskirti rizikų sąrašui, nustatyti rizikų sąryšį, perkelti riziką į kitą registrą, pašalinti riziką;
55.4.7. inicijuoti, koordinuoti ir įgyvendinti kontroliuojamų objektų rizikingumo vertinimo ir atrankos procesą (žr. Valstybinės teritorijų planavimo ir statybos inspekcijos prie Aplinkos ministerijos kontroliuojamų objektų rizikingumo vertinimo ir atrankos modelio aprašą, patvirtintą Inspekcijos viršininko įsakymu);
55.5. SAS specialisto:
55.5.2. kai reikalinga, pasitarus su SVPS specialistu papildomai atlikti SVP rizikų tvarkymo veiksmus: priskirti rizikų sąrašui, nustatyti rizikų sąryšį, perkelti riziką į kitą registrą, pašalinti riziką;
55.5.6. siekti, kad būtų užtikrintas efektyvus SVP rizikos valdymo sistemos funkcionavimas, skatinti rizikos supratimą ir valdymą;
55.5.7. inicijuoti, koordinuoti ir įgyvendinti metinės veiklos rizikų analizės ir metinio veiklos rizikų valdymo priemonių planavimo procesą;
55.5.9. prižiūrėti, kad suderintos SVP rizikos valdymo priemonės būtų įtrauktos į Inspekcijos metinį veiklos planą ir / ar skyrių darbo planus;
55.5.10. stebėti SVP rizikų valdymo, kontroliuojamų objektų rizikingumo vertinimo ir atrankos procesų rezultatyvumą ir tinkamumą;
55.5.11. rengti, periodiškai peržiūrėti ir atnaujinti Vadovą ir kitus su SVP rizikos valdymu susijusius dokumentus;
55.6. Komiteto:
55.6.2. dalyvauti metinės SVP rizikų analizės ir metinio SVP rizikų valdymo priemonių planavimo procese;
55.6.3. peržiūrėti SVP rizikų ir prioritetų sąrašą ir teikti pastabas dėl nustatytų SVP rizikų, jų vertinimo ir numatytų valdymo priemonių, tvirtinti šį prioritetų sąrašą;
5.2. SVP rizikos valdymo procesai ir procedūros
56. SVP rizikos valdymas susideda iš dviejų procesų:
57. Žemiau esančiuose punktuose pateikiamos įvardintų procesų ir šiuos procesus sudarančių procedūrų schemos ir jų aprašymai. Procesų ir procedūrų schemos parengtos pagal Vadovo 1 priede nustatytą sutartinį žymėjimą.
58. SVP rizikų registravimo ir kritinių SVP rizikų analizės procesas susideda iš 3 nuosekliai vykdomų procedūrų:
59. SVP rizikų nustatymo ir registravimo procedūra (6 schema):
59.1. (Žingsnis 1) SVP rizikų nustatymas ir užregistravimas atliekamas savarankiškai Inspekcijos darbuotojų skyrių lygmeniu. Registruojamos turi būti tos SVP rizikos, kurios kyla iš pastebėtų bendrųjų, daugiau nei vieną kartą pasikartojusių reiškinių, tendencijų SVP srityje. Registruojama SVP rizika nėra faktas apie vienkartinę užfiksuotą konkretaus kontroliuojamo objekto neatitiktį teisės aktams;
59.2. (Žingsnis 2) nustatyti SVP rizikos veiksniai užregistruojami savarankiškai kiekvieno Inspekcijos darbuotojo (arba visus SVP rizikos veiksnius bendrai užregistruoja rizikos valdymo koordinatorius) RVIS SVP rizikų registre;
59.3. (Žingsnis 3) SVP rizikos registravimo metu RVIS Inspekcijos darbuotojas turi pateikti šią privalomą informaciją:
59.4. (Žingsniai 4-5) pasirinktinai RVIS SVP rizikų registre Inspekcijos darbuotojas registruoja:
59.4.1. rizikos priežastis. Darbuotojas gali nustatyti priežastis, dėl kurių kontroliuojami objektai ar kiti ūkio subjektai galimai nesilaiko nustatytų reikalavimų ar pasižymi registruojama rizika;
59.4.2. efektyviausią rizikos nustatymo būdą. Darbuotojas gali pasiūlyti, kaip nustatyti, jog kontroliuojami objektai pasižymi užregistruota SVP rizika arba kaip nustatyti, ar kituose skyriuose ši rizika yra aktuali (pvz., pagal išduotų tam tikro tipo per tam tikrą laikotarpį statybą leidžiančių dokumentų duomenis Lietuvos Respublikos statybos leidimų ir statybos valstybinės priežiūros informacinėje sistemoje „Infostatyba“, pagal skelbimus vietinėje spaudoje apie perkamus/parduodamus sklypus saugomose teritorijose ir pan.);
59.4.3. galimą / efektyviausią rizikos valdymo (prevencijos) priemonę. Darbuotojas gali pasiūlyti, kokios priemonės, atsižvelgiant į riziką ir rizikos nustatymo aplinkybes, potencialiai gali būti efektyvios, siekiant sumažinti ar panaikinti nustatytą riziką (pvz., viešųjų ryšių kampanija, visuomenės švietimas svarbia tema, interviu su statybos dalyviais dėl konkrečių klausimų, didesnis patikrinimų dažnis atsižvelgiant į metų laiką ar teritoriją, teisės aktų pakeitimai, patikrinimų tobulinimas pakeičiant/praplečiant kontrolinį klausimyną, naujo patikrinimo tipo įvedimas, kontroliuojamų objektų tipų aibės praplėtimas ir pan.).
60. SVP rizikų vertinimo ir prioritetų nustatymo procedūra (7 schema):
60.1. SVPS specialistas reguliariai peržiūri SVP rizikų registrą ir atlieka SVP rizikų vertinimą, atranką bei prioritetų nustatymą. Vertindamas užregistruotas SVP rizikas, SVPS specialistas:
60.1.1. (Žingsnis 1) apjungia užregistruotas SVP rizikas, jeigu yra užregistruota pasikartojančių / identiškų SVP rizikų. Jeigu yra poreikis, konsultuojasi su riziką užregistravusiu darbuotoju ir tikslina užregistruotas SVP rizikas. Jeigu užregistruota SVP rizika yra neaktuali ar netinkama, pašalina šią riziką iš SVP rizikų registro (rizikos aprašyme ir riziką užregistravusiam darbuotojui nurodydamas pašalinimo priežastį);
60.1.2. (Žingsnis 2) nustato, ar užregistruota SVP rizika yra kritinė. Kritinė rizika yra rizika, kurios tikimybė ir poveikis yra labai dideli bei kuriai valdyti priemonės turi būti parenkamos nedelsiant, siekiant išvengti / sumažinti galimą neigiamą poveikį Inspekcijos tikslams. Jeigu užregistruota SVP rizika yra kritinė, ją perduoda SAS specialistui, kuris atlieka kritinės SVP rizikos analizę ir nustato kritinės SVP rizikos priežastis;
60.2. SAS specialistas atlikdamas kritinių SVP rizikų analizę:
60.2.1. (Žingsnis 3) analizuoja SVP rizikos aplinką, siekia suprasti rizikos esmę: kokių Inspekcijos tikslų pasiekimui nustatyta SVP rizika daro įtaką, ar tai išorinis rizikos veiksnys ar veiksnys, susijęs su Inspekcijos vidaus aplinka ir veiklos procesais, kokiuose procesuose pasireiškia nustatyta SVP rizika, kokiems procesams ši SVP rizika turi įtakos ir t.t.;
60.2.3. (Žingsnis 5) atsižvelgdamas į kritines SVP rizikos priežastis, SAS specialistas įvertina galimą SVP rizikos paplitimą kituose skyriuose, t. y. analizuodamas duomenis, bendraudamas su atsakingais darbuotojais skyriuose įvertina galimybę, jog tokia pati SVP rizika gali pasireikšti kituose skyriuose;
60.2.4. (Žingsnis 6) įvertina SVP rizikos tikimybę bei poveikį, nustato SVP rizikos prioritetą (esamą ir siektiną). Tikimybės ir poveikio įvertinimas atliekamas pagal Vadovo VII skyriuje nustatytus principus. SVP rizikos tikimybė ir poveikis vertinami atsižvelgiant į Inspekcijos veiklos tikslus. Šį vertinimą rekomenduojama atlikti atskirai nuo SVP rizikos nustatymo, siekiant atsižvelgus į bendrą kontekstą visapusiškai įvertinti nustatytus SVP rizikos veiksnius.
61. Kritinės SVP rizikos valdymo priemonės parinkimo ir monitoringo procedūra (8 schema):
61.1. (Žingsnis 1) kritinės SVP rizikos atveju SAS specialistas parenka tinkamiausią SVP rizikos valdymo priemonę. Jeigu užregistruota SVP rizika nėra kritinė, jos analizė, vertinimas ir valdymo priemonių parinkimas yra atidedamas iki metinio veiklos planavimo pradžios;
61.3. (Žingsnis 3) SAS specialistas nustato rizikos valdymo priemonės įtaką Inspekcijos metiniam veiklos planui ir / ar skyrių darbų planams;
61.4. (Žingsnis 4) kai nėra reikalingas Inspekcijos metinio veiklos plano ir / ar skyrių darbų planų pakeitimas, SAS specialistas paruošia SVP rizikos valdymo priemonę suderinimui su Inspekcijos viršininku, parengia Inspekcijos viršininko įsakymo ar pavedimo dėl veiklos rizikos valdymo priemonės įgyvendinimo projektą ir jį perduoda Inspekcijos viršininkui patvirtinti;
61.5. (Žingsnis 5) suderinta kritinės SVP rizikos valdymo priemonė patvirtinama Inspekcijos viršininko įsakymu, pavedimu ar kitu būdu;
61.6. (Žingsnis 6) SAS specialistas, kai reikalinga, inicijuoja Inspekcijos metinio veiklos plano ir/ar skyrių darbų planų pakeitimus;
61.7. (Žingsnis 7) SAS specialistas informuoja atsakingus ir susijusius asmenis apie viršininko patvirtintas rizikos valdymo priemones bei, jei yra reikalinga, pakeistą metinį veiklos planą ir/ar skyrių darbų planus;
61.8. (Žingsnis 8) SVPS specialistas vykdo patvirtintos SVP rizikos valdymo priemonės įgyvendinimo stebėseną (t. y. ar priemonė įgyvendinama per nustatytą terminą ir pan.);
62. Metinio SVP rizikų vertinimo, valdymo priemonių planavimo ir monitoringo proceso aprašymas (9 schema):
62.1. (Žingsniai 1-2) SAS specialistas atlieka užregistruotų (kritinių ir nekritinių) SVP rizikų metinę analizę. SVP rizikų analizės metu SAS specialistas įvertina (kai nebuvo įvertinta prieš tai, metų eigoje, arba kai reikalingas pervertinimas) SVP rizikos užregistravimo aplinkybes, rizikos priežastis, užregistruotos SVP rizikos galimą poveikį Inspekcijos tikslams ir rizikos pasireiškimo tikimybę ir pan.;
62.2. (Žingsnis 3) SAS specialistas, atsižvelgdamas į SVP rizikos aktualumą, paplitimą ir kitus veiksnius, bei vadovaudamasis VII skyriuje pateikta rizikų vertinimo ir valdymo metodika nustato SVP rizikų prioritetus (esamus ir siektinus);
62.3. (Žingsnis 4) SAS specialistas parengia apibendrintą SVP rizikų ir prioritetų sąrašą, kuris perduodamas Komiteto sekretoriui. Į SVP rizikų ir prioritetų sąrašą turi būti įtraukiamos tiek naujai nustatytos SVP rizikos, tiek esamos Inspekcijos valdomos (dar nesuvaldytos) SVP rizikos;
62.4. (Žingsnis 5) SAS specialisto parengtas SVP rizikų ir prioritetų sąrašas pateikiamas Komitetui peržiūrėti ir aptarti. Aptarimo metu Komitetas, kai reikalinga, atlieka korekcijas dėl SVP rizikų ir prioritetų sąrašo turinio, formuluočių, rizikos tikimybės ir poveikio vertinimų, rizikų prioritetų ir kt. Raštvedybos darbus atlieka Komiteto sekretorius;
62.5. (Žingsniai 6-8) Komiteto sekretorius sąrašą perduoda skyrių vedėjams. Skyrių vedėjai peržiūri SVP rizikų ir prioritetų sąrašą, teikia pastabas bei siūlymus dėl šio sąrašo ir pasiūlymus dėl SVP rizikų valdymo priemonių. Komiteto sekretorius apibendrinęs gautas pastabas ir pasiūlymus, juos pateikia Komitetui svarstyti;
62.6. (Žingsnis 9) skyrių pateikti pasiūlymai apsvarstomi Komitete, jei reikalinga koreguojamas rizikų ir prioritetų sąrašas. Rizikų ir prioritetų sąrašas yra tvirtinimas Komitete, tvirtinimo faktas užfiksuojamas Komiteto posėdžio protokole.
62.7. (Žingsnis 10) Komitetas peržiūri, vertina, esant poreikiui tariasi su skyrių vedėjais, koreguoja siūlymus dėl SVP rizikų valdymo priemonių. Parengus galutinį SVP rizikų valdymo priemonių sąrašą, Komitetas šias priemones tvirtina, t. y. priima sprendimą dėl šių priemonių įtraukimo į Inspekcijos metinį veiklos planą. Tvirtinimo faktas užfiksuojamas Komiteto posėdžio protokole. Vadovaujantis Komiteto patvirtintu SVP rizikų ir prioritetų sąrašu, rizikos valdymo priemonių sąrašu bei Apraše nustatytais reikalavimais yra rengiami skyrių darbo planai ir Inspekcijos metinis veiklos planas;
62.8. (Žingsniai 11-12) SAS specialistas, vadovaudamasis skyrių pateiktomis ketvirtinėmis ataskaitomis, apibendrina rizikos valdymo priemonių įgyvendinimo rezultatus (įgyvendinimo faktą, rizikų svarbos / prioriteto pasikeitimus, rizikų valdymo tikslų pasiekimą) Inspekcijos lygmeniu ir apie tai informuoja Komitetą. Rizikų prioriteto / svarbos aktualumo ir valdymo stebėsena vykdoma pagal Vadovo 7.4.5 skyriuje nustatytus principus. Komitetas priklausomai nuo numatytų rizikos valdymo priemonių įgyvendinimo rezultatų ir esamų rizikos veiksnių pokyčio įvertinimo priima sprendimą dėl tolesnio rizikos valdymo priemonių įgyvendinimo, papildomų rizikos valdymo priemonių poreikio ir kt. Sprendimai atspindimi kitų metų skyrių darbo planuose ir Inspekcijos metiniame veiklos plane.
VI. RIZIKŲ VALDYMO PROCESŲ INTEGRAVIMAS Į INSPEKCIJOS VEIKLĄ IR RIZIKŲ VALDYMO SRIČIŲ GRAFIKAS
6.1 . Rizikų valdymo proceso integravimas į planavimo ir valdymo procesą
63. Veiklos rizikos valdymo procesai ir SVP rizikos valdymo procesai (toliau bendrai – Rizikų valdymo procesai) yra neatsiejama Inspekcijos veiklos planavimo ir valdymo sistemos dalis. Rizikų valdymo procesai derinami su metiniu Inspekcijos veiklos planavimo ciklu, siekiant nuosekliai įvertinti su veiklos tikslais susijusius rizikos veiksnius ir įtraukti į skyrių darbo planus atitinkamas rizikos valdymo priemones. Be to, Rizikų įvertinimas turi įtakos ir nustatomiems veiklos tikslams, kadangi jau šiame etape priimamas sprendimas dėl veiklos rizikos lygio.
Atskirų veiklos sričių terminus nustato SAS, atsižvelgdamas į pasirengimo metiniam veiklos planavimo ciklui eigą, atitinkamų teisės aktų reikalavimus ir kitus veiksnius. Prieš pradedant metinį Rizikų vertinimo, valdymo priemonių planavimo procesą SAS specialistas Inspekcijos darbuotojus elektroniniu paštu informuoja apie Rizikų valdymo proceso ciklo pradžią, etapus ir trukmę, proceso dalyvių vaidmenis, atsakomybę, laukiamus rezultatus ir priemonių įvykdymo terminus. Vadovaujantis Strateginio planavimo metodika, patvirtinta Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2002 m. birželio 6 d. nutarimu Nr. 827, ir Aprašu, ateinančių metų Rizikų valdymo proceso ciklo pradžia laikoma einamųjų metų kovo mėnuo, t. y. mėnesiu anksčiau, negu pagal Strateginio planavimo metodiką ministerijos ir Vyriausybės įstaigos pradeda rengti strateginių veiklos planų projektus, planuojamus rezultatus ir asignavimų poreikio skaičiavimus.
64. Rizikų valdymo procesai tiesiogiai susiję su Inspekcijos tikslais ir priemonėmis, padedančiomis jų siekti, todėl svarbu užtikrinti, kad nustatomi tikslai būtų nustatyti aiškiai apibrėžtų ir objektyvių veiklos vertinimo kriterijų pagrindu. Tokių kriterijų nustatymas daro tiesioginę įtaką tiek rizikos valdymui, tiek ir Inspekcijos veiklos planavimo bei valdymo procesų kokybei.
6.2 . Rizikų valdymo procesų grafikas
66. Toliau pateikiamas Rizikų valdymo proceso grafikas, sudarytas atsižvelgiant į Rizikų valdymo proceso metu atliekamų procedūrų terminus.
| Veikla |
Dalyviai |
Rezultatas |
Terminas |
|
| 1 |
2 |
3 |
4 |
|
| Veiklos rizika |
SVP rizika |
|||
| Nuolatinis rizikos valdymo procesas |
||||
| Rizikų registravimas, rizikų priežasčių, nustatymo būdų ir valdymo priemonių pasiūlymas |
Darbuotojai |
Darbuotojai |
Užregistruota ir vertinimui pateikta veiklos ar SVP rizika. |
Vyksta nuolat pagal poreikį |
| Rizikų registrų peržiūra/vertinimas, rizikų kritiškumo vertinimas, kritinių rizikų poveikio ir tikimybės vertinimas, priežasčių nustatymas, valdymo priemonių parinkimas |
SAS specialistas |
SVP, SAS specialistai |
Užregistruota ir vertinimui pateikta veiklos ar SVP rizika |
Kas mėnesį arba kitu pasirinktu periodiškumu |
| Metinis rizikos valdymo procesas |
||||
| Metinio Rizikų valdymo proceso inicijavimas |
SAS specialistas |
SAS specialistas |
Rizikos valdymo proceso metinio ciklo pradžia |
Kovo mėnuo |
| Rizikų registravimas, rizikų priežasčių, nustatymo būdų ir valdymo priemonių pasiūlymas |
Darbuotojai |
Darbuotojai |
Užregistruota ir vertinimui pateikta veiklos ar SVP rizika. |
|
| Rizikų registrų peržiūra/vertinimas, rizikų kritiškumo vertinimas, rizikų poveikio ir tikimybės vertinimas, rizikų priežasčių nustatymas, paplitimo vertinimas |
SAS specialistas |
SVP, SAS specialistai |
Veiklos rizikų registras ir SVP rizikų registras – įvertintos rizikos poveikio ir tikimybės atžvilgiu, nustatytos rizikų priežastys |
Rugsėjo 15 d. |
| Rizikų ir prioritetų sąrašo parengimas ir pateikimas Komitetui |
SAS specialistas |
SAS specialistas |
Apibendrintas veiklos rizikų ir SVP rizikų prioritetų sąrašas |
Spalio 1 d. |
| Rizikos valdymo priemonių nustatymas |
Skyrių vedėjai, Komitetas |
Skyrių vedėjai, Komitetas |
Nustatytos rizikų valdymo priemonės |
Lapkričio 15 d. |
| Inspekcijos metinio veiklos plano projekto parengimas
Skyrių darbo planų projektų parengimas |
SAS specialistas, skyrių vedėjai, Inspekcijos vadovybė |
SAS specialistas, skyrių vedėjai, Inspekcijos vadovybė |
Inspekcijos metinio veiklos plano projektas
Skyrių darbo planų projektai |
Gruodžio 1 d.
Sausio 15 d. |
| Rizikos valdymo sistemos stebėsena |
SAS specialistas |
SVPS specialistas |
Veiklos plano įgyvendinimo rezultatų ataskaitų peržiūra (rengiamos pagal Aprašą) |
Kiekvieną ketvirtį |
6.3 . Rizikų ir Rizikų valdymo sistemos stebėsena
67. Rizikų ir Rizikų valdymo sistemos stebėsena apima veiksmus, susijusius su Rizikų valdymo priemonių įgyvendinimo stebėsena ir kontrole, taip pat rizikų suvaldymo stebėsena. Šių procesų periodiškumas atitinka Inspekcijos metinio veiklos plano įgyvendinimo stebėsenos periodiškumą (nustatyta Apraše).
VII. RIZIKŲ VERTINIMO IR VALDYMO METODIKA
68. Šioje Vadovo dalyje aprašoma Rizikos veiksnių nustatymo, vertinimo ir valdymo metodika, kuria vadovaujamasi nustatant ir vertinant Rizikos veiksnius, taip pat nustatant Rizikų valdymo priemones.
7.1. Įvykių ir su jais susijusių Rizikos veiksnių nustatymas
69. Rizikų registravimo ir Rizikų analizės metu nustatomi galimi įvykiai, kurie gali turėti įtakos Inspekcijos ir / ar atskiro skyriaus nustatytų tikslų pasiekimui. Įvykiai, galintys turėti neigiamą poveikį tikslo siekimui (tikslas nepasiekiamas iš esmės, pasiekiamas ne laiku, nesilaikant tam tikrų nustatytų išorinių ir / ar vidinių reikalavimų ir pan.), laikomi Rizikos veiksniais, kuriuos būtina įvertinti ir taikyti valdymo priemones.
7.1.1. Įvykiai ir su jais susiję Rizikos veiksniai
71. Įvykis yra atsitikimas ar reiškinys, kurį lemia vidiniai ar išoriniai veiksniai, ir kuris gali paveikti Inspekcijos ir / ar atskiro skyriaus tikslų siekimą. Įvykiai gali turėti teigiamą poveikį, neigiamą poveikį arba tiek teigiamą, tiek ir neigiamą poveikį. Vadove pagrindinis dėmesys skiriamas neigiamą poveikį galintiems turėti įvykiams, t. y. Rizikos veiksniams.
72. Skyrių tikslai (priemonės, veiksmai, proceso ir / ar indėlio vertinimo kriterijai ir jų rodikliai ir kt.) nustatomi Inspekcijos metiniame veiklos plane, taip pat skyrių darbo planuose. Nustatant įvykius (Rizikos veiksnius) atsižvelgiama į šias pagrindines tikslų grupes:
72.1. veiklos tikslai – susiję su efektyviu ir veiksmingu Inspekcijos turimų išteklių panaudojimu pagal kompetenciją, siekiant Lietuvos Respublikos aplinkos ministerijos strateginių tikslų;
72.2. atskaitomybės tikslai – susiję su ataskaitose, kurias Inspekcija teikia suinteresuotoms šalims (Lietuvos Respublikos aplinkos ministerijai, kitoms valstybės institucijoms ir kt.), pateikiamos informacijos tikslumu ir patikimumu;
72.3. atitikties tikslai – susiję su atitiktimi Inspekcijai ir jos veiklai keliamiems reikalavimams (nustatytiems įstatymų, kitų teisės aktų, priežiūros institucijų, geros praktikos ir kt.). Panašiai kaip ir atskaitomybės tikslai, atitikties tikslai gali būti laikomi atskiru veiklos tikslų pogrupiu, kadangi Inspekcija savo veiklą organizuoja ir vykdo atsižvelgdama į ją reglamentuojančių teisės aktų, išorinių ir vidinių veiksnių reikalavimus;
7.1.2. Tikslų siekimui įtakos turintys veiksniai
73. Inspekcijos tikslų siekimui įtakos turi daug išorinių ir vidinių veiksnių. Šių veiksnių ir nuo jų priklausančių įvykių poveikis Inspekcijos tikslams yra esminė prielaida siekiant užtikrinti efektyvų Rizikų valdymą.
74. Pagrindiniai išoriniai rizikos veiksniai:
75. SVP rizikų veiksniai yra tiesiogiai susiję su kontroliuojamų objektų veikla ir veiksmais (pvz., tyčiniai teisės aktų pažeidimai, reikalavimų statyboms neišmanymas ir pan.).
76. Kita Rizikos veiksnių grupė yra susijusi su Inspekcijos vidaus aplinka ir veiklos procesais. Šiuos veiksnius galima suskirstyti į tokias grupes:
76.1. bendri veiksniai, darantys įtaką visos Inspekcijos veiklai nepriklausomai nuo veiklos procesų;
77. Galimos bendrų veiklos rizikų veiksnių grupės, susijusios su Inspekcijos:
77.1. personalu – vadovaujančio personalo ir darbuotojų kvalifikacija ir patirtimi, pareigybių nustatymu, funkcijomis ir atsakomybe, motyvacijos sistema, personalo kaita, mokymų sistema, kvalifikacijos kėlimo priemonėmis ir kt.;
77.2. procesais – galimais įvykiais, apimančiais veiklos procesų struktūrą, optimizavimą, galimus nukrypimus nuo procesų ir / ar procedūrų, vidaus kontrolės priemonėmis, komunikavimu, apsikeitimu geros praktikos pavyzdžiais, sprendimų priėmimo mechanizmais ir kt.;
77.3. technologijomis – galimais įvykiais, susijusiais su nepakankamai automatizuotais veiklos procesais (neautomatizuotas procesas arba nepakankamas palaikančių informacinių sistemų funkcionalumas), veiklos tęstinumo užtikrinimo priemonėmis, informacinių sistemų parinkimu, diegimu, palaikymu, saugumo valdymu, kitų išteklių panaudojimo efektyvumu ir kt.;
7.1.3. Rizikos veiksnių nustatymo metodika
78. Rizikos veiksnių, arba Rizikų, nustatymo metodikos paskirtis – nustatyti visus svarbius su Inspekcijos tikslais susijusius rizikos veiksnius, galinčius turėti neigiamos įtakos įgyvendinant Inspekcijos tikslus.
79. Įvykiai nustatomi stebint kasdienės veiklos rezultatus, jų tendencijas bei jas užfiksuojant savarankiškai RVIS ir / ar organizuojant struktūrišką grupinę diskusiją, kurios metu diskusijos dalyviai aptaria visos Inspekcijos ir / ar atitinkamo skyriaus ateinančių metų veiklos priemones ir jų įgyvendinimui galinčius turėti įtakos įvykius, atsižvelgiant į praeities įvykius ir prognozuojamas tendencijas. Bendruoju atveju vadovaujamasi diskusijos dalyvių supratimu ir žiniomis, naudojama turima statistinė informacija apie konkrečių tikslų įvykdymo rezultatus ir jiems įtakos turėjusius veiksnius. Rizikos nustatymo diskusijoje gali dalyvauti atitinkamo skyriaus rizikos valdymo koordinatoriai, kurie atlieka rizikos valdymo eksperto vaidmenį diskusijos metu.
80. Įvykių nustatymo metu pirmiausia apsvarstomi visi galimi įvykiai (kuriuos lemia vidinės ir išorinės aplinkos pokyčiai). Tai ir akivaizdūs, ir sunkiai pastebimi įvykiai, esant nežymiam ir itin reikšmingam poveikiui. Kad visi įvykiai būtų pastebėti, rekomenduojama rizikos veiksnius nustatyti atskirai nuo tikimybės ir poveikio įvertinimo, nes šie žingsniai tiesiogiai susiję su rizikos vertinimo tema. Vis dėlto praktikoje yra daug reiškinių, kai sunku atskirti rizikos nustatymą nuo vertinimo, tačiau pagrindinė šio žingsnio užduotis yra nustatyti visus galimus rizikos veiksnius, nesiekiant jų iš karto įvertinti, nes tuo pačiu metu atliekant ir vertinimo veiksmą dalis rizikos veiksnių gali būti nepagrįstai atmesta. Reikėtų atkreipti dėmesį į įvykius su santykinai maža pasireiškimo tikimybe, jeigu jie gali turėti didelį poveikį tikslų siekimui.
81. Jei pasirenkama Inspekcijoje / skyriuje organizuoti grupinę diskusiją rizikoms nustatyti, rekomenduojama laikytis šio diskusijos plano:
81.1. nustatomi pagrindiniai Inspekcijos ir / ar skyriaus veiklos tikslai (priemonės, veiksmai, proceso ir / ar indėlio vertinimo kriterijai ir jų rodikliai);
81.2. apibrėžiama, kaip skyriaus veikla siejasi su Inspekcijos veiklos tikslais (jei diskusija vyksta skyriuje);
81.4. aptariami rizikos veiksniai, galintys nulemti įvykius, kurie turėtų neigiamos įtakos skyriaus veiklai, Inspekcijos veiklos tikslų siekimui;
81.5. nustatomi įvykiai, galintys turėti neigiamą įtaką Inspekcijos / skyriaus veiklai (rizikos veiksniams);
81.6. aptariamas rizikos valdymo prioritetiškumas tikimybės ir poveikio atžvilgiu (gali būti atliekama rizikos vertinimo etapo metu);
81.7. nurodomi nenumatyti įvykiai per praėjusius 12 mėnesių, turėję neigiamos įtakos Inspekcijos / skyriaus veiklai, kurių Inspekcijos vadovybė, skyrių vedėjai ir darbuotojai nebuvo numatę;
82. Inspekcijos darbuotojai gali savarankiškai užpildyti Rizikos veiksnių (Rizikų) registrą ir jį pateikti SVPS (SVP rizikų registrui) arba SAS (veiklos rizikos registrui) specialistų vertinimui. Tokiu atveju grupinės diskusijos skyriaus lygmenyje gali būti nevykdomos.
83. Nustatytų rizikos veiksnių, registruojamų rizikos veiksnių (Rizikų) registre, skaičius nėra ribojamas ir rizikos vertinimą atliekantys darbuotojai skatinami paminėti visus jiems žinomus reikšmingus Rizikos veiksnius. Reikšmingumo lygis šiuo atveju įvertinamas individualiai, vadovaujantis protingumo kriterijumi.
84. Vadovo 2 priede pateikiami veiklos rizikos veiksnių pavyzdžiai, kurie galėtų būti naudojami nustatant skyrių veiklos rizikos veiksnius (pagal pagrindinius veiklos procesus). Šiame Vadovo priede pateikiami su pagrindiniais veiklos procesais susijusių kitų galimų įvykių ir rizikos veiksnių nustatymo, vertinimo ir valdymo metodikų pavyzdžiai. Valstybinės teritorijų planavimo ir statybos inspekcijos prie Aplinkos ministerijos kontroliuojamų objektų rizikingumo vertinimo ir atrankos modelio aprašo, patvirtinto Inspekcijos viršininko įsakymu, 2 priede pateikiami SVP rizikų pavyzdžiai. Visi rizikų pavyzdžiai nebūtinai ir ne visada bus taikytini kiekvienam skyriui ar veiklos procesui. Pateikti pavyzdžiai nėra išsamus visų galimų Rizikos veiksnių sąrašas.
7.2. Rizikų tikimybės ir poveikio vertinimas
85. Rizikos veiksnių vertinimo metu nustatoma, kokia apimtimi identifikuoti įvykiai ir susiję rizikos veiksniai gali daryti įtaką Inspekcijos tikslų siekimui. Rizikos vertinamos dviem atžvilgiais – tikimybės ir poveikio, naudojant kokybinių ir kiekybinių metodų kombinaciją. Vadovaujantis gauta informacija, parenkamos optimalios rizikos valdymo priemonės.
7.2.1. Rizikos veiksnių vertinimo kontekstas
86. Išoriniai ir vidiniai veiksniai nulemia įvykių, kurie daro įtaką Inspekcijos tikslų siekimui, pasireiškimo tikimybę. Nors visų viešojo sektoriaus organizacijų veiklai turi įtakos tie patys išoriniai rizikos veiksniai, vykstančių įvykių poveikiai konkrečiai organizacijai dažniausiai yra unikalus dėl skirtingų tikslų ir objektyvių aplinkybių. Rizikos įvertinimo metu apsvarstomi galimi įvykiai ir jų poveikis, susijęs su pačia organizacija, jos veikla, jos kontroliuojamų objektų specifika, atsižvelgiama į organizacijos veiklą, veiklos procesų ir operacijų, priežiūros sritį reglamentuojančių teisės aktų sudėtingumą ir kitas specifines aplinkybes.
87. Nors rizikos vertinimas dažnai apibūdinamas kaip vienkartinis veiksmas, rizikos valdymo proceso metu jis nuolat pasikartoja. Rizikos vertinimas, atliktas rizikos valdymo proceso pradžioje, gali būti patikslintas nepasibaigus metiniam rizikos valdymo ciklui, jeigu gaunama papildoma informacija ar paaiškėja naujos aplinkybės, dėl kurių būtina atlikti tikslesnį rizikos įvertinimą.
7.2.2. Kokybinių ir kiekybinių metodų taikymas vertinant riziką
89. Inspekcijoje Rizikos vertinamos naudojantis vertinimo kriterijais pagal nustatytą rizikos vertinimo skalę (skalė rizikoms vertinti pateikiama Vadovo 3 priede).
90. Kokybinis vertinimas taikomas tais atvejais, kai tikslus Rizikos veiksnių nustatymas yra beveik neįmanomas dėl sudėtingų procesų, didelio Rizikos veiksnių skaičiaus arba kai galimybės surinkti duomenis, reikalingus kiekybiniam vertinimui, yra ribotos, jų gavimas ir analizė pernelyg sudėtingi. Norint atlikti kiekybinį įvertinimą dažniausiai reikia didesnių pastangų, kartais panaudoti matematinius modelius. Be to, kiekybinio vertinimo metodai tiesiogiai priklausomi nuo naudojamų duomenų ir prielaidų kokybės ir geriausiai panaudojami vertinti įvykiams, kurių išsami istorija ir kurie dažnai pasikartoja, dėl to galima daryti patikimas prognozes bei aprašyti juos naudojantis matematiniais modeliais.
7.2.3. Įvykių ryšiai
91. Kai galimi įvykiai nėra susiję, jie vertinami individualiai. Tačiau kai ryšys tarp įvykių egzistuoja, sukuriant naujus tikėtinus poveikius bei tikimybes, jie turėtų būti vertinami kartu. Nors vieno įvykio poveikis gali būti nežymus, tam tikros įvykių kombinacijos ar sekos pasireiškimas gali turėti žymų poveikį.
7.2.4. Tikimybės (T) ir poveikio (P) įvertinimas
93. Rizikų tikimybė ir poveikis įgyvendinant Inspekcijos tikslus vertinami pagal kokybinius rodiklius. Bendruoju atveju kiekybiniai rodikliai gali būti naudojami tik tuo atveju, jeigu tikslas, dėl kurio atžvilgiu vertinamas rizikos poveikis, išreikštas objektyviai išmatuojamu kiekybiniu vertinimo kriterijumi.
7.2.5. Tikimybė (T)
94. Rizikos vertinimas:
94.1. tikimybė vertinama vadovaujantis vienu iš dviejų toliau nurodytų būdų, priklausomai nuo to, ar rizika pasikartojanti:
94.1.1. įvykio tikimybė per vienerius metus (tęstiniai rizikos veiksniai arba rizikos veiksniai, kurie pasireiškia kaip pavieniai įvykiai per ilgesnį nei vienerių metų laikotarpį);
95. Tikimybė įvertinama eksperimentiniu būdu, vadovaujantis istoriniais duomenimis (įvykę įvykiai panašūs) ir atsižvelgiant į naujų ar numatomų aplinkybių įtaką vertinamos rizikos pasireiškimo tikimybei. Naudojama 5 balų rizikos tikimybės vertinimo skalė (detaliau žr. Vadovo 3 priedą):
96. SVP rizikų tikimybės vertinimo skalė sutampa su veiklos rizikos (labai tikėtina tikimybė, gana tikėtina tikimybė, tikėtina tikimybė, nelabai tikėtina tikimybė, mažai tikėtina tikimybė). Tačiau apibrėžiant SVP rizikas (rizikos apibrėžime) turi būti nustatoma, kas Inspekcijoje yra laikoma nepageidaujamu įvykiu, t. y. minimalios netoleruotinos reiškinio pasireiškimo / pasikartojimo ribos (pvz., statybos techninių prižiūrėtojų rizika – daugiau nei 25% patikrintų techninių prižiūrėtojų daro reikšmingus pažeidimus vykdydami statybos priežiūrą).
7.2.6. Poveikis (P)
97. Siekiant kompleksiškai įvertinti Rizikų poveikį, būtina apsvarstyti įvairias poveikio sritis – poveikį Inspekcijos ištekliams, įsipareigojimams įvairioms suinteresuotoms šalims vykdyti, reputacijai, veiklos efektyvumui, procesų kokybei, informacijos, darbuotojų saugumui, aplinkai, visuomenei, infrastruktūrai ir kt. Bendruoju atveju turėtų būti apsvarstytos šios sritys:
97.1. poveikis personalui (motyvacija, moralė, etikos normų laikymasis, socialinis klimatas Inspekcijoje, saugumas, darbingumas ir kt.);
97.2. finansinis poveikis (padidėjusios veiklos sąnaudos, biudžeto nevykdymas, neefektyvus ar nepagrįstas lėšų panaudojimas);
97.3. poveikis įvaizdžiui ir reputacijai (neigiamas įvaizdis visuomenės akyse, žiniasklaidos atsiliepimai);
97.4. įsipareigojimų steigėjui ir kitoms suinteresuotoms šalims (pavyzdžiui, su institucijų bendradarbiavimu susiję įsipareigojimai) vykdymas;
97.5. veiklos nutraukimas ar nesugebėjimas teikti paslaugas, užtikrinti veiklos procesų funkcionavimą;
98. Rizikos poveikiui įvertinti skirta penkių balų skalė, kurios reikšmės gali būti pritaikomos kiekvienai iš poveikio sričių, nurodytų Vadovo 94 punkte. Naudojama 5 balų rizikos poveikio vertinimo skalė (detaliau žr. Vadovo 3 priedą):
7.3. Rizikos svarbos/prioriteto nustatymas
100. Rizikų svarba / prioritetai nustatomi sudedant Rizikų tikimybės (T) balą ir poveikio (P) balą ir gaunant bendrą rizikos balą. Taip įvertinti rizikos veiksniai priskiriami atitinkamai rizikos grupei (brėžinyje), kurios pagrindu atliekamas tolesnis rizikos veiksnių portfelio vertinimas nustatant prioritetus rizikos valdymo priemonėms įgyvendinti.
Rizikų tikimybės ir poveikio sudėtyje taikomi koeficientai (KP ir KT), žymintys daugiklių svarbą.
Bendras rizikos balas, arba rizikos svarba / prioritetas RP = (KP*P) + (KT*T), yra nustatytos tokios poveikio ir tikimybės koeficientų reikšmės: KP=1,50, KT=0,50.[1]
101. Rizikų grupės – tai kelių lygių rizikų prioritetų nustatymo būdas. Teorijoje ir praktikoje dažniausiai naudojamos 3 lygių rizikų prioritetizavimas: didelio prioriteto rizika (raudona), vidutinio prioriteto rizika (geltona), mažo prioriteto rizika (žalia).
Siekiant priskirti įvertintą riziką prie konkrečios rizikos grupes, reikalinga rizikų grupėms nustatyti rėžius, t. y. ribines bendro rizikos balo intervalų reikšmes.
Pagal rizikos svarbos/prioriteto skaičiavimo algoritmą bendro rizikos balo reikšmių aibė kinta nuo 2 iki 10 balų. Inspekcijoje yra nustatyti šie rizikų grupių rėžiai: virš 8 balų – didelio prioriteto rizika, tarp 4 ir 8 balų – vidutinio prioriteto rizika, žemiau 4 balų – mažo prioriteto rizika.
103. Planuojant Rizikų valdymo priemones daugiausia dėmesio skiriama Rizikos veiksniams, galintiems turėti kritinį poveikį Inspekcijos tikslams (nepriklausomai nuo tokių rizikos veiksnių tikimybės) bei tiems Rizikos veiksniams, kurių tikimybė yra gana tikėtina ir labai tikėtina. Be to, įvertinamos esamos vidaus kontrolės ir Rizikų valdymo priemonės, susijusios su atitinkama rizika.
7.4. Rizikų valdymo priemonės
104. Inspekcijoje taikomas Rizikų valdymo priemones galima sugrupuoti į šias apibendrintas grupes:
104.1. Rizikų pašalinimas – Rizikos pašalinamos reorganizuojant tam tikrą veiklos procesą, atsisakant (perduodant) arba įgyjant (perimant) atskiras (naujas) veiklos funkcijas, nustatant atitinkamas vidaus kontrolės priemones ar kitaip iki minimumo sumažinant esamus Rizikų veiksnius;
104.2. Rizikų sumažinimas – veiksmai Rizikų tikimybei (Rizikos veiksniams pašalinti, t. y. papildomos vidaus kontrolės procedūros, veiklos procesų patobulinimas ir kt.) ir / ar poveikiui sumažinti (rizikos pasekmių apribojimas, t. y. veiklos tęstinumo planavimas, rezervinis kopijavimas ir kt.);
104.3. Rizikų perkėlimas – siekiant sumažinti ar apriboti Rizikų poveikį, Rizikos sutartiniais pagrindais perkeliamos trečiajai šaliai. Ši priemonė taikoma sudarant sutartis, kuriose numatomas atitinkamas sutarties šalių pareigų ir atsakomybės pasiskirstymas;
105. Pasirinktos rizikų valdymo priemonės pagal realizavimo veiksmų pobūdį gali būti skirstomos į:
105.5. teisines (sutartiniai trečiosios šalies įsipareigojimai siekiant užtikrinti tam tikrą paslaugų kokybę);
106. Atskiriems rizikos veiksniams valdyti gali būti taikomos įvairios rizikos valdymo priemonės arba jų deriniai.
107. SVP rizikų valdymui taikomos inspektavimo, informavimo bei kitos alternatyvios priemonės, įvardijamos Valstybinės teritorijų planavimo ir statybos inspekcijos prie Aplinkos ministerijos kontroliuojamų objektų rizikingumo vertinimo ir atrankos modelio aprašo, patvirtinto Inspekcijos viršininko įsakymu, 2 priede.
108. Kritinių rizikų valdymo priemonės turi būti įgyvendinamos nedelsiant, dėl to jos gali būti:
108.1. operatyvinio pobūdžio, kurios nedaro įtakos ir nereikalauja pakeitimų Inspekcijos metiniame veiklos plane ir / ar skyrių darbo planuose;
108.2. ilgalaikės ir/ar didesnės apimties, kurios daro įtaką ir reikalauja pakeitimų Inspekcijos metiniame veiklos plane ir/ar skyrių darbo planuose. Esant būtinybei keisti parengtus Inspekcijos metinį veiklos planą ir / ar skyrių darbo planus, SAS specialistas inicijuoja Inspekcijos metinio veiklos plano ir / ar skyrių darbo planų keitimą / tikslinimą.
7.4.1. Rizikų valdymo priemonių pasirinkimo kriterijai
109. Rizikų valdymo priemonės pasirenkamos vadovaujantis tokiais kriterijais:
109.2. Rizikų valdymo priemonė turi padėti sumažinti / apriboti valdomų Rizikų pasireiškimo tikimybę ir / ar poveikį iki Inspekcijai priimtino lygmens;
109.3. Rizikų valdymo priemonės poveikis turi užtikrinti tęstinį problemos sprendimą, t. y. Rizikų valdymo priemonės turi būti orientuotos į vidutinę ar ilgalaikę perspektyvą. Tuo atveju, kai galimų Rizikų poveikis yra kritinis ir reikia veikti nedelsiant, gali būti pateisinamos ir trumpesnio laikotarpio priemonės. Bet kokiu atveju turėtų būti numatytos papildomos vidutinio laikotarpio Rizikų valdymo priemonės;
109.4. Rizikų valdymo priemonės įgyvendinimo terminai turi sudaryti prielaidas anksčiau užkirsti kelią numatomoms Rizikoms;
109.5. Rizikų valdymo priemonei įgyvendinti Inspekcija turi turėti pakankamus organizacinius, žmogiškuosius ir / ar finansinius išteklius;
7.4.2. SVP rizikų priežasčių nustatymas ir rizikos valdymo priemonių pasirinkimas
110. Siekiant parinkti veiksmingas SVP rizikų valdymo priemones, svarbu žinoti, kokios priežastys kontroliuojamus objektus motyvuoja nesilaikyti teisės aktų reikalavimų. Todėl labai svarbu analizuoti ir nustatyti pagrindines reikalavimų nesilaikymo priežastis, pagal kurias parenkamos SVP rizikos valdymo priemonės.
111. Nustatant reikalavimų nesilaikymo priežastis, svarbu atkreipti dėmesį, kad ne visi ūkio subjektai piktybiškai nesilaiko reikalavimų, dalis jų nesilaiko, pavyzdžiui, dėl nesuprantamų reikalavimų, per sudėtingų ir brangių reikalavimų laikymosi procesų ir kt. Tai įvertinus, parenkamos atitinkamos SVP rizikų valdymo priemonės, pavyzdžiui, konsultacijų centro stiprinimas, tam tikro ūkio subjektų segmento papildomas informavimas ir mokymai, procedūrų paprastinimas ir t.t.
Žemiau pateikiamas paveikslas, iliustruojantis gaires, pagal kurias parenkamos SVP rizikos valdymo priemonės.
7.4.3. Rizikų valdymo priemonių įgyvendinimo planavimas
112. Pasirinkus rizikos valdymo priemones, nustatomi jų įgyvendinimo terminai, atsakomybės ir laukiamas rezultatas, t. y. būsena, kuri būtų pasiekta įgyvendinus atitinkamas priemones. Atsakomybė už rizikos valdymo priemonių įgyvendinimą nustatoma atsižvelgiant į Inspekcijos struktūrą, skyrių atliekamas funkcijas bei atsakomybės sritis. Jeigu įgyvendinant Rizikų valdymo priemonę turi dalyvauti daugiau nei vienas skyrius, nurodoma, kokius konkrečius veiksmus kiekvienas skyrius turi atlikti įgyvendinant atitinkamą Rizikų valdymo priemonę (pavyzdžiui, pradinės informacijos surinkimas, galimybių studija, projekto inicijavimas, Inspekcijos teisės akto parengimas, aprobavimas, tvirtinimas ir pan.).
113. Rizikų valdymo priemonės įgyvendinimo terminai nustatomi atsižvelgiant į jos įgyvendinimo procese dalyvaujančių skyrių užimtumą ir turi būti suderinti su visais šiame procese dalyvaujančiais skyriais.
7.4.4. Kontroliuojamų objektų rizikingumo vertinimas ir atranka
115. Kontroliuojamų objektų rizikingumo atranka yra vykdoma vadovaujantis Valstybinės teritorijų planavimo ir statybos inspekcijos prie Aplinkos ministerijos kontroliuojamų objektų rizikingumo vertinimo ir atrankos modelio apraše, patvirtintame Inspekcijos viršininko įsakymu, apibrėžta metodika.
116. Valstybinės teritorijų planavimo ir statybos inspekcijos prie Aplinkos ministerijos kontroliuojamų objektų rizikingumo vertinimo ir atrankos modelio apraše, patvirtintame Inspekcijos viršininko įsakymu, pateiktas kontroliuojamų objektų rizikingumo atrankos modelis yra pagalbinė priemonė, skirta nustatyti rizikingiausius kontroliuojamus objektus, arba kontroliuojamus objektus, kurie pasižymi SVP rizika(-omis), siekiant šiems kontroliuojamiems objektams parinkti tinkamiausią SVP rizikos valdymo priemonę.
7.4.5. Rizikų valdymo stebėsena
117. Rizikų valdymo stebėsena apima visų nustatytų Rizikų svarbos / prioriteto aktualumo ir suvaldymo stebėseną. Rizikų valdymo stebėsena atliekama tokiu pačiu periodiškumu, kaip ir Inspekcijos metinio veiklos plano įgyvendinimo stebėsena (nustatyta Apraše).
118. Rizikų svarbos / prioriteto aktualumo stebėsenos metu yra pervertinami rizikos tikimybės ir poveikio parametrai. Pervertinimo metu turi būti atsižvelgiama į aplinkos faktorių (pvz., teisės aktų reikalavimų pasikeitimai, ekonominė situacija šalyje, vidinių sistemų diegimas ir kt.), pasikeitimus, kurie gali keisti arba iš viso padaryti negaliojančiu rizikos įvertinimą. Duomenys, reikalingi rizikos tikimybės ir poveikio pervertinimui, turi būti nustatyti ir surinkti.
119. Rizika laikoma suvaldyta, jeigu per nustatytą laikotarpį po Rizikų valdymo priemonių įgyvendinimo Rizika nepasireiškia arba Rizika pasireiškia ne didesniu nei nustatytu Inspekcijai priimtinu lygiu.
120. Vertinant Rizikos suvaldymą, turi būti atsižvelgiama į kitus veiksnius, galinčius lemti Rizikos nepasireiškimą (teisės aktų pasikeitimai ir pan.).
121. Rizikos suvaldymas, kuomet įvykis pasikartoja daugiau nei 12 kartų, stebimas šiuo rodikliu:
(X (rizikos tikimybė po suvaldymo) / Y (esama rizikos tikimybė)) * 100%.
X (rizikos tikimybė po suvaldymo) nustatoma įgyvendinus rizikos valdymo priemonę (-es). Y (esama rizikos tikimybė) nustatoma stebėsenos metinio veiklos planavimo metu.
| Tikimybės įvertinimas |
||||
| 5 |
4 |
3 |
2 |
1 |
| Įvykis, pasikartojantis daugiau nei 12 kartų per metus |
Įvykis, pasikartojantis 8-11 kartus per metus |
Įvykis, pasikartojantis 5-7 kartus per metus |
Įvykis, pasikartojantis 3-4 kartus per metus |
Įvykis, pasikartojantis 1-2 kartus per metus |
Jei rodiklis yra:
a) lygus arba mažesnis už 60 %, tai reiškia, kad rizikos valdymo priemonė (-ės) buvo efektyvi (-ios);
b) didesnis už 60 %, tai reiškia, kad rizikos valdymo priemonė (-ės) buvo neefektyvi (-ios) arba dalinai efektyvi (-ios) ir reikia priimti sprendimą, ar taikyti tą pačią (tas pačias) ar kitas priemonę (-es).
Punkto pakeitimai:
Nr. 1V-201, 2015-12-09, paskelbta TAR 2015-12-18, i. k. 2015-19987
122. Rizikų suvaldymo stebėsenos rezultatai pateikiami RVIS, nurodant rizikos valdymo priemonių įgyvendinimo / neįgyvendinimo faktą, rizikos suvaldymo tikslo pasiekimą / nepasiekimą. Rizikų suvaldymo rezultatus SAS specialistas pateikia veiklos rizikos registre, SVP rizikų suvaldymo rezultatus SVPS specialistas pateikia SVP rizikos registre.
VIII. RIZIKOS VALDYMO VADOVO ATNAUJINIMAS
123. Vadovas parengtas atsižvelgiant į Inspekcijos struktūrą, veiklos ir SVP procesus, nustatytus veiklos rizikos veiksnius. Vystantis rizikos valdymo procesui, Vadovas turi būti reguliariai peržiūrimas, patikslinamas ir atnaujinamas siekiant užtikrinti Vadovo aktualumą ir atitiktį Inspekcijos poreikiams.
124. Už Vadovo atnaujinimą atsakingas SAS specialistas. Vadovas atnaujinamas pagal poreikį, kasmetinio rizikos valdymo proceso ciklo metu nustatytų tobulintinų sričių pagrindu. Pasiūlymus ir rekomendacijas dėl Vadovo tobulinimo suformuluoja ir Komitetui svarstyti pateikia SAS specialistas. Komitetui išsakius savo pastabas dėl pateiktų pasiūlymų ir rekomendacijų, SAS specialistas atnaujina Vadovą ir dokumento projektą Komitetui galutinai peržiūrėti ir pritarti.
IX. BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS
Valstybinės teritorijų planavimo ir statybos inspekcijos prie Aplinkos ministerijos veiklos ir statybos valstybinės priežiūros rizikos valdymo vadovo
1 priedas
VADOVE NAUDOJAMI PROCESŲ IR PROCEDŪRŲ SCHEMŲ SUTARTINIAI ŽYMĖJIMAI
| Žymėjimas |
Žymėjimo apibūdinimas |
|
|
Rankiniu būdu (ne informacinėje sistemoje) atliekamas veiksmas |
|
|
Informacinėje sistemoje atliekamas veiksmas arba kompiuterizuotas veiksmas |
|
|
Sprendimas |
|
|
Nuoroda į kitą procesą |
|
|
Proceso pradžia, proceso pabaiga |
|
|
Proceso tęsinys iš 1.2. proceso, arba į 1.2. procesą |
|
|
Proceso žingsnio numeris |
|
|
Nuoroda į kitą proceso žingsnį |
Valstybinės teritorijų planavimo ir statybos inspekcijos
prie Aplinkos ministerijos veiklos ir statybos valstybinės priežiūros rizikos valdymo vadovo
2 priedas
VALSTYBINĖS TERITORIJŲ PLANAVIMO IR STATYBOS INSPEKCIJOS PRIE APLINKOS MINISTERIJOS
VEIKLOS RIZIKOS VEIKSNIŲ (FAKTORIŲ) PAVYZDŽIAI
27. Teisės aktų, reglamentuojančių organizacijos veiklą apskritai ir atskiras jos funkcijas, reikalavimų pažeidimas.
35. Avarijos, nelaimingi atsitikimai.
Toliau pateikiamas pavyzdys, pagal kurį reikėtų aprašyti nusistatytus rizikos veiksnius (faktorius):
| Mega procesas |
Pagrindiniai procesai |
Rizikos veiksniai (faktoriai) |
||
| 01. |
Teisinis reglamentavimas |
01.01.
01.02.
01.03.
|
Dalyvavimas rengiant Lietuvos Respublikos teisės aktus
Įstatymų aiškinimas
Inspekcijos kompetencijai priskirtų teisės aktų rengimas |
1. Nepakankamai reglamentuotas teisės aktų projektų (tiek rengiamų išorinių institucijų, tiek ir pačios Inspekcijos) derinimo procesas.
2. Neefektyvus teisės aktų parengimo ir derinimo procesas.
3. Nepakankamas kitų struktūrinių padalinių dalyvavimas teisės aktų rengimo procese ir jų informavimas apie naujus teisės aktus.
4. Neužtikrinama rengiamų teisės aktų kokybės kontrolė.
5. Neužtikrinama, kad padaliniai laiku apsikeistų duomenimis ir informacija.
6. Didelis įvairias sritis reglamentuojančių teisės aktų skaičius, neoptimali teisės aktų struktūra.
7. Nepakankamai reglamentuoti atskiri veiklos procesai ir / ar veiklos sritys.
8. Nepakankama teisės aktų kokybė, tarpusavio prieštaravimai.
9. Teritorijų planavimą ir statybos valstybinę priežiūrą reglamentuojančių teisės aktų reikalavimų pažeidimas.
10. Informacinių sistemų veiklos sutrikimai. |
| Mega procesas |
Pagrindiniai procesai |
Rizikos veiksniai (faktoriai) |
||
| 02. |
|
02.01. 02.02. 02.03. |
|
1. |
| Mega procesas |
Pagrindiniai procesai |
Rizikos veiksniai (faktoriai) |
||
| 03. |
|
03.01. 03.02. 03.03. |
|
1. |
| Mega procesas |
Pagrindiniai procesai |
Rizikos veiksniai (faktoriai) |
||
| 04. |
|
04.01. 04.02. 04.03. |
|
1. |
Valstybinės teritorijų planavimo ir statybos inspekcijos prie Aplinkos ministerijos veiklos ir statybos valstybinės priežiūros rizikos valdymo vadovo
3 priedas
RIZIKOS TIKIMYBĖS IR POVEIKIO VERTINIMO SKALĖS
| Tikimybės įvertinimas |
||||
| 5 |
4 |
3 |
2 |
1 |
| Labai tikėtina |
Gana tikėtina |
Tikėtina |
Nelabai tikėtina |
Mažai tikėtina |
| Yra (50–100%] tikimybė*, kad įvykis pasireikš per 1 metus |
Yra (20–50 %] tikimybė, kad įvykis pasireikš per 1 metus |
Yra (10–20 %] tikimybė, kad įvykis pasireikš per 1 metus |
Yra (1–10 %] tikimybė, kad įvykis pasireikš per 1 metus |
Yra <1 % tikimybė, kad įvykis pasireikš per 1 metus |
| Įvykis, pasikartojantis daugiau nei 12 kartų per metus |
Įvykis, pasikartojantis 8-11 kartus per metus |
Įvykis, pasikartojantis 5-7 kartus per metus |
Įvykis, pasikartojantis 3-4 kartus per metus |
Įvykis, pasikartojantis 1-2 kartus per metus |
| *Tikimybė yra apskaičiuojama tokiu būdu: (X/Y)*100%, čia X - atvejų, kai rizika pasireiškė, skaičius per Z metų, Y – metų skaičius Z, kuris buvo pasirinktas tikimybės dydžiui nustatyti. Kai X>Y, tuomet tikimybė lygi 100%. |
||||
| Poveikio įvertinimas |
||||
| 5 |
4 |
3 |
2 |
1 |
| Kritinis poveikis |
Reikšmingas poveikis |
Vidutinis poveikis |
Nežymus poveikis |
Nereikšmingas poveikis |
| Finansiniai nuostoliai: |
||||
| >7% nuo asignavimų plano metams |
3,5% – 7% nuo asignavimų plano metams |
0,7% – 3,5% nuo asignavimų plano metams |
0,07% –3,5% nuo asignavimų plano metams |
<0,07% nuo asignavimų plano metams |
| Atitiktis keliamiems išoriniams reikalavimams: |
||||
| Kritinių sistemų sutrikimas, reikšminga teisinė byla, turinti plataus masto neigiamą poveikį organizacijai, esminis išorinių reikalavimų pažeidimas, pakenkiantis reputacijai |
Reikšmingas išorinių reikalavimų pažeidimas ar svarbios informacinės sistemos darbo sutrikimas, kuris negali būti greitai ir nesudėtingai pašalintas |
Reikšmingas išorinių reikalavimų pažeidimas, kuris gali būti greitai ir nesudėtingai pašalintas |
Nereikšmingas išorinių reikalavimų pažeidimas, kuris negali būti greitai ir nesudėtingai pašalintas |
Nereikšmingas išorinių reikalavimų pažeidimas, kuris gali būti greitai ir nesudėtingai pašalintas |
| Strategijos, veiklos planų įgyvendinimas, nustatytų rodiklių pasiekimas : |
||||
| Nesugebėjimas įgyvendinti strateginių uždavinių, kitų institucijų nustatytų prioritetų ar svarbiausių funkcijų, organizacijos išlikimo klausimas, arba Nesugebėjimas pasiekti >20% nustatytų rodiklių (efekto, rezultato, produkto vertinimo kriterijų), arba Nesugebėjimas įgyvendinti >20% metinio veiklos plano (suplanuotų procesų/veiksmų) |
Reikšmingas poveikis organizacijos strategijai, kitų institucijų nustatytiems prioritetams , arba Nesugebėjimas pasiekti (10-20%] nustatytų rodiklių (efekto, rezultato, produkto vertinimo kriterijų), arba Nesugebėjimas įgyvendinti (10- 20%] metinio veiklos plano (suplanuotų procesų/veiksmų) |
Ribotas poveikis organizacijos veiklos strategijai, kitų institucijų nustatytiems prioritetams, arba Nesugebėjimas pasiekti (5-10%] nustatytų rodiklių (efekto, rezultato, produkto vertinimo kriterijų), arba Nesugebėjimas įgyvendinti daugiau nei (5-10%] metinio veiklos plano (suplanuotų procesų/veiksmų) |
Nežymus poveikis organizacijos strategijai, kitų institucijų nustatytiems prioritetams, arba Nesugebėjimas pasiekti (2-5%] nustatytų rodiklių (efekto, rezultato, produkto vertinimo kriterijų), arba Nesugebėjimas įgyvendinti (2-5%] metinio veiklos plano (suplanuotų procesų/veiksmų) |
Minimalus poveikis strategijai, kitų institucijų nustatytiems prioritetams, arba Nesugebėjimas pasiekti <2% nustatytų rodiklių (efekto, rezultato, produkto vertinimo kriterijų), arba Nesugebėjimas įgyvendinti <2% metinio veiklos plano (suplanuotų procesų/veiksmų) |
| Organizacijos reputacija: |
||||
| Neigiama viešoji nuomonė, žemas visuomenės pasitikėjimo institucija rodiklis, nuolatinė valstybės institucijų kritika, tarptautinės ir nacionalinės žiniasklaidos dėmesys |
Neigiama viešoji nuomonė, vidutinis visuomenės pasitikėjimo institucija rodiklis, valstybės institucijų kritika, nacionalinės žiniasklaidos dėmesys |
Pavieniai nacionalinės žiniasklaidos pranešimai |
Pavieniai regioninės žiniasklaidos pranešimai, epizodinis paminėjimas interneto svetainėse, kurios nėra naujienų portalai (pvz., skundai.lt ir kt.) |
Neaprašoma žiniasklaidoje, daugiausiai keletą kartų paminima socialiniuose tinkluose |
| Žmogiškieji ištekliai : |
||||
| > 5 vadovaujančios grandies darbuotojų išėjimas iš darbo per 1 metus |
3–4 vadovaujančios grandies darbuotojų išėjimas iš darbo per 1 metus, arba Didelė (20-40% per metus) visų darbuotojų kaita
|
2–3 vadovaujančios grandies darbuotojų išėjimas iš darbo per 1 metus, arba Esminės ir plačiai paplitusios darbuotojų moralės problemos, reikšmingas kolektyvo motyvacijos trūkumas, nuolatinis ir plačiai paplitęs labai neigiamas darbo organizacijoje įvertinimas |
1–2 vadovaujančios grandies darbuotojų išėjimas iš darbo per 1 metus, arba Bendras labiau neigiamas nei teigiamas darbo organizacijoje įvertinimas, arba Darbuotojų kaitos padidėjimas |
1 vadovaujančios grandies darbuotojų išėjimas iš darbo per 1 metus, arba Pavieniai darbuotojų nepasitenkinimo, motyvacijos trūkumo atvejai |
| Darbuotojų sauga ir sveikata |
||||
| Mirtinas nelaimingas atsitikimas darbe, arba Nustatytas profesinės ligos atvejis, arba Keletas sunkių nelaimingų atsitikimų darbe |
Sunkus nelaimingas atsitikimas darbe, arba Nuolatos pasikartojantys lengvi nelaimingi atsitikimai darbe
|
Keli, pavieniai lengvi nelaimingi atsitikimai darbe, arba Didelis darbuotojų sergamumo lygis (pvz., vidutiniškai 2 sav. per metus vienam darbuotojui) |
Vidutinis darbuotojų sergamumo lygis, arba Nuolatiniai darbuotojų nusiskundimai dėl darbo sąlygų saugumo ir darbo vietų ergonomikos |
Pavieniai darbuotojų nusiskundimai dėl darbo sąlygų saugumo ir darbo vietų ergonomikos |
Pakeitimai:
1.
Valstybinė teritorijų planavimo ir statybos inspekcija prie Aplinkos ministerijos, Įsakymas
Nr. 1V-201, 2015-12-09, paskelbta TAR 2015-12-18, i. k. 2015-19987
Dėl Valstybinės teritorijų planavimo ir statybos inspekcijos prie Aplinkos ministerijos viršininko 2014 m. spalio 7 d. įsakymo Nr. 1V-134 „Dėl Valstybinės teritorijų planavimo ir statybos inspekcijos prie Aplinkos ministerijos veiklos ir statybos valstybinės priežiūros rizikos vadovo patvirtinimo ir Valstybinės teritorijų planavimo ir statybos inspekcijos prie Aplinkos ministerijos veiklos ir statybos valstybinės priežiūros rizikos valdymo komiteto sudarymo“ pakeitimo
2.
Valstybinė teritorijų planavimo ir statybos inspekcija prie Aplinkos ministerijos, Įsakymas
Nr. 1V-80, 2016-06-22, paskelbta TAR 2016-06-23, i. k. 2016-17480
Dėl Valstybinės teritorijų planavimo ir statybos inspekcijos prie Aplinkos ministerijos viršininko 2014 m. spalio 7 d. įsakymo Nr. 1V-134 „Dėl Valstybinės teritorijų planavimo ir statybos inspekcijos prie Aplinkos ministerijos veiklos ir statybos valstybinės priežiūros rizikos vadovo patvirtinimo ir Valstybinės teritorijų planavimo ir statybos inspekcijos prie Aplinkos ministerijos veiklos ir statybos valstybinės priežiūros rizikos valdymo komiteto sudarymo“ pakeitimo