Suvestinė redakcija nuo 2023-11-17
Įsakymas paskelbtas: Žin. 2011, Nr. 35-1649, i. k. 1112080ISAK00ĮV-245
Nauja redakcija nuo 2019-11-09:
Nr. ĮV-722, 2019-11-07, paskelbta TAR 2019-11-08, i. k. 2019-17964
LIETUVOS RESPUBLIKOS KULTŪROS MINISTRAS
Į S A K Y M A S
DĖL Archyvų tarybos nuostatų patvirtinimo
2011 m. kovo 18 d. Nr. ĮV-245
Vilnius
PATVIRTINTA
Lietuvos Respublikos kultūros ministro
2011 m. kovo 18 d. įsakymu Nr. ĮV-245
(Lietuvos Respublikos kultūros ministro
2023 m. lapkričio 16 d. įsakymo
Nr. ĮV-893 redakcija)
ARCHYVŲ TARYBOS NUOSTATAI
I SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Archyvų tarybos nuostatai (toliau – Nuostatai) nustato Archyvų tarybos (toliau – Taryba) sudarymą ir veiklos organizavimą, uždavinius, funkcijas, Tarybos narių teises ir pareigas.
2. Taryba yra ekspertinė institucija, patarianti kultūros ministro kompetencijai priskirtais Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo įgyvendinimo klausimais.
3. Taryba savo veikloje vadovaujasi Lietuvos Respublikos Konstitucija, Dokumentų ir archyvų įstatymu, kitais teisės aktais ir šiais nuostatais.
II skyrius
TARYBOS UŽDAVINYS, FUNKCIJOS IR TEISĖS
5. Tarybos uždavinys yra teikti kultūros ministrui pasiūlymus dėl dokumentų ir archyvų srities politikos.
6. Vykdydama šį uždavinį, Taryba atlieka šias funkcijas:
6.1. analizuoja dokumentų ir archyvų politikos formavimą ir valstybinį administravimą reglamentuojančius teisės aktus ir teikia pasiūlymus dėl jų tobulinimo;
6.2. stebi Europos Sąjungos dokumentų ir archyvų valdymo ir naudojimo procesus ir teikia pasiūlymus dėl Europos Sąjungos dokumentų valdymo ir naudojimo srities teisės aktų vykdymo Lietuvoje;
6.3. teikia pasiūlymus dėl archyvuose esamo paveldo išsaugojimo, dalyvauja rengiant ilgalaikių valstybinių Nacionalinio dokumentų fondo saugojimo programų projektus;
6.4. teikia pasiūlymus dėl strateginių tikslų nustatymo dokumentų ir archyvų valstybinio administravimo srityje ir šiai sričiai skiriamų biudžeto asignavimų ir kitų lėšų efektyvaus panaudojimo;
7. Taryba, vykdydama jai pavestas funkcijas, turi teisę:
7.1. kviesti Tarybos posėdžiuose dalyvauti valstybės ir savivaldybių institucijų ir įstaigų atstovus, kitus suinteresuotus asmenis, galinčius pateikti išvadas bei pasiūlymus dėl Taryboje svarstomų klausimų;
7.2. gauti iš Kultūros ministerijos, valstybės ir savivaldybių institucijų, kitų suinteresuotų institucijų ir asmenų informaciją, reikalingą Tarybos uždaviniams įgyvendinti ir funkcijoms atlikti;
III skyrius
TARYBOS SUDARYMO TVARKA, TEISĖS IR PAREIGOS
8. Tarybą sudaro 9 nariai, iš kurių 4 narius skiria kultūros ministras, 5 – deleguoja valstybės archyvai bendru sutarimu.
9. Tarybos personalinę sudėtį trejų metų laikotarpiui (toliau – Kadencija) tvirtina kultūros ministras.
10. Kandidatas į Tarybos narius turi:
10.1. būti nepriekaištingos reputacijos. Asmuo nelaikomas nepriekaištingos reputacijos, jeigu atitinka bent vieną Lietuvos Respublikos valstybės tarnybos įstatymo 4 straipsnio 2 dalyje nustatytą požymį.
12. Tarybos narys nepasibaigus kadencijai turi teisę atsistatydinti arba jį gali atšaukti delegavusi institucija, Kultūros ministras. Tokiu atveju skiriamas naujas Tarybos narys.
13. Tarybos nario įgaliojimai pasibaigia šiais atvejais:
14. Jeigu Tarybos narys keičiamas nepasibaigus Tarybos kadencijai, naujas Tarybos narys tvirtinamas likusiam Tarybos kadencijos laikui.
15. Tarybos nariai turi šias teises:
15.1. teikti Tarybos pirmininkui pasiūlymus dėl Tarybos posėdžio sušaukimo ir posėdžio darbotvarkės sudarymo;
15.3 siūlyti Tarybai į Tarybos posėdį kviesti asmenis ar ekspertus, galinčius pateikti kompetentingą nuomonę ar paaiškinimus posėdžio metu svarstomais klausimais;
15.5. reikšti pastabas ir teikti pasiūlymus ir (ar) paklausimus Tarybos pirmininkui Taryboje nagrinėjamais klausimais;
16. Tarybos narių pareigos:
16.3. ne vėliau kaip iki pirmojo Tarybos posėdžio pradžios pasirašyti nustatytos formos nešališkumo deklaraciją (1 priedas) bei konfidencialumo pasižadėjimą (2 priedas) ir pateikti šiuos dokumentus Tarybos sekretoriui.
IV skyrius
TARYBOS DARBO ORGANIZAVIMAS
17. Tarybos veiklos forma yra vieši posėdžiai ir vyksta pagal poreikį, bet ne rečiau kaip kartą per metus. Posėdžiai šaukiami Tarybos pirmininko, kultūros ministro arba ne mažiau kaip pusės Tarybos narių iniciatyva.
Tarybos posėdžiai gali būti rengiami ir nuotoliniu būdu pasinaudojant elektroninėmis ryšio priemonėmis užtikrinant asmenų, dalyvaujančių Tarybos posėdyje, tapatybės nustatymą. Prireikus svarstyti klausimą skubos tvarka, nesant galimybės surengti Tarybos posėdžio, sprendimai gali būti priimami remiantis Tarybos narių rašytinės apklausos arba apklausos elektroniniu paštu rezultatais.
18. Tarybos pirmininkas:
20. Tarybos pirmininko nesant arba jam laikinai negalint atlikti dalies ar visų funkcijų, Tarybos pirmininko funkcijas atlieka Tarybos pirmininko pavaduotojas.
21. Tarybos posėdžiams rengti ir jiems protokoluoti, kitai dokumentacijai tvarkyti kultūros ministras skiria sekretorių, kuris nėra Tarybos narys.
22. Tarybos sekretorius Tarybos narius apie planuojamą posėdžio datą informuoja elektroniniu paštu ne vėliau kaip prieš 5 darbo dienas iki posėdžio. Ne vėliau kaip prieš 3 darbo dienas iki posėdžio Tarybos sekretorius Tarybos nariams pateikia posėdžio darbotvarkę ir kitą Tarybos sprendimams priimti reikalingą medžiagą.
23. Tarybos posėdis teisėtas, jeigu jame dalyvauja ne mažiau kaip pusė Tarybos narių. Negalintis dalyvauti posėdyje Tarybos narys iki posėdžio pradžios Tarybos sekretoriui gali pateikti savo nuomonę raštu arba elektroniniu paštu posėdžio darbotvarkėje numatytais klausimais. Tuo atveju, jei nėra kvorumo, ne vėliau kaip po savaitės šaukiamas neeilinis Tarybos posėdis.
24. Tarybos sprendimai priimami atviru balsavimu posėdyje dalyvavusių Tarybos narių balsų dauguma. Balsams pasiskirsčius po lygiai, sprendimą lemia Tarybos pirmininko balsas. Nesutikdamas su Tarybos priimtu sprendimu, Tarybos narys gali raštu ir (arba) elektroniniu paštu ne vėliau kaip per 1 darbo dieną nuo Tarybos posėdžio dienos pareikšti atskirąją nuomonę, kuri pridedama prie Tarybos posėdžio protokolo.
25. Jeigu yra pagrindo manyti, kad Tarybos nario dalyvavimas rengiant, svarstant ar balsuojant dėl tam tikrų klausimų gali sukelti interesų konfliktą, Tarybos narys privalo nusišalinti nuo dalyvavimo sprendimo priėmimo procedūroje:
25.1. iš anksto, bet ne vėliau kaip likus 1 dienai iki Tarybos posėdžio, el. paštu informuoti Tarybos pirmininką arba Tarybos pirmininko pavaduotoją, jei jis eina Tarybos pirmininko pareigas, apie nusišalinimą nuo interesų konfliktą sukeliančio ar galinčio sukelti klausimo rengimo, svarstymo ar sprendimo rengimo, svarstymo ar priėmimo procedūros ir jokia forma (pvz., raštu, žodžiu konsultuojant, patariant ir pan.) nedalyvauti toliau rengiant, svarstant klausimą ar rengiant, svarstant ar priimant interesų konfliktą keliantį ar galintį kelti sprendimą;
25.2. jeigu interesų konfliktą keliančios ar galinčios kelti aplinkybės paaiškėja klausimo rengimo, svarstymo ar sprendimo priėmimo procedūros metu, apie interesų konfliktą ir nusišalinimą žodžiu informuoti kitus procedūroje dalyvaujančius Tarybos narius ir jokia forma nedalyvauti toliau svarstant, rengiant klausimą ar rengiant, svarstant ar priimant interesų konfliktą keliantį ar galintį kelti sprendimą;
25.3. fiziškai nedalyvauti interesų konfliktą sukeliančio ar galinčio sukelti klausimo rengimo, svarstymo ar sprendimo rengimo, svarstymo ar priėmimo procedūrose (palikti Tarybos posėdžių patalpas, kai sprendžiamas interesų konfliktą keliantis ar galintis sukelti klausimas, arba atsijungti nuo kompiuterinės programos, jeigu klausimas svarstomas Tarybos posėdyje, vykstančiame elektroninėmis priemonėmis), taip pat nedalyvauti interesų konfliktą sukeliančio ar galinčio sukelti klausimo rengimo, svarstymo ar sprendimo priėmimo procedūrose, kurios vykdomos rašytinės apklausos arba apklausos elektroniniu paštu būdu.
26. Jeigu Tarybos narys nenusišalina arba atsisako nusišalinti rengiant, svarstant ar priimant sprendimus, kurie gali sukelti interesų konfliktą, ministras turi teisę nušalinti Tarybos narį arba dėl jo nušalinimo balsuojama Nuostatų 24 punkte nustatyta tvarka. Tarybos narys balsavime dėl jo nušalinimo nedalyvauja. Apie Tarybos nario nusišalinimą ar nušalinimą pažymima posėdžio protokole.
27. Tarybos sprendimai įforminami posėdžių protokolais. Protokolą pasirašo Tarybos pirmininkas, jam nesant – Tarybos pirmininko pavaduotojas, ir Tarybos sekretorius. Prie protokolo pridedama Tarybos nario, negalėjusio dalyvauti posėdyje, raštu pateikta nuomonė, taip pat atskiroji nuomonė. Tarybos posėdžio protokole nurodoma:
27.7. balsavimui pateikti klausimai, balsavimo rezultatai, atsižvelgiant į balsavimo rezultatus priimti sprendimai;
28. Tarybos sekretorius per 5 darbo dienas po posėdžio parengia Tarybos protokolo projektą ir išsiunčia jį elektroniniu paštu derinti visiems Tarybos nariams.
29. Tarybos nariai per 3 darbo dienas nuo protokolo projekto gavimo dienos Tarybos sekretoriui ir Tarybos pirmininkui gali pateikti pastabų dėl protokolo projekto. Jeigu per nustatytą laiką iš Tarybos narių negaunama pastabų, laikoma, kad protokolo projektui yra pritarta.
30. Sprendimus dėl protokolo projekto koregavimo pagal gautas Tarybos narių pastabas priima Tarybos pirmininkas.
31. Tarybos pirmininkas ir Tarybos sekretorius pasirašo protokolą per 5 darbo dienas po nuostatų 29 punkte nurodyto termino pabaigos.
33. Tarybos narių, kurie nėra valstybės tarnautojai, paslaugos apmokamos vadovaujantis Lietuvos Respublikos valstybės ir savivaldybių įstaigų darbuotojų darbo apmokėjimo ir komisijų narių atlygio už darbą įstatymu ir Įstatymų pagrindais sudarytų komisijų pirmininkų, jų pavaduotojų ir narių atlygio mokėjimo tvarkos aprašu, patvirtintu kultūros ministro 2019 m. liepos 1 d. įsakymu Nr. ĮV-459 „Dėl Įstatymų pagrindais sudarytų komisijų pirmininkų, jų pavaduotojų ir narių atlygio mokėjimo tvarkos aprašo patvirtinimo“.
V skyrius
Baigiamosios nuostatos
35. Kultūros ministerija turi teisę tvarkyti asmens duomenis siekiant identifikuoti kandidatus į Tarybos narius ir nustatyti šių kandidatų atitiktį šių nuostatų 10 punkte nurodytiems kriterijams.
36. Kultūros ministerija saugo Tarybos veiklos dokumentus Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo ir jo įgyvendinamųjų teisės aktų nustatyta tvarka.
37. Asmens duomenys, gauti Tarybai vykdant savo funkcijas, tvarkomi vadovaujantis 2016 m. balandžio 27 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentu (ES) 2016/679 dėl fizinių asmenų apsaugos tvarkant asmens duomenis ir dėl laisvo tokių duomenų judėjimo ir kuriuo panaikinama Direktyva 95/46/EB (Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas) ir kitais teisės aktais, reglamentuojančiais asmens duomenų apsaugą ir tvarkymą.
Archyvų tarybos nuostatų
1 priedas
(Nešališkumo deklaracijos forma)
__________________________________________________________
(Archyvų tarybos nario vardas ir pavardė)
NEŠALIŠKUMO DEKLARACIJA
20__ m. _____________ d.
_____________
(sudarymo vieta)
1. Būdamas Archyvų tarybos nariu / pirmininku / pavaduotoju (toliau – narys) pasižadu:
1.1. Objektyviai, be išankstinio nusistatymo, nešališkai, vadovaudamasis lygiateisiškumo, nediskriminavimo, skaidrumo, atsakomybės už priimtus sprendimus, nesavanaudiškumo ir teisingumo principais, atlikti nario pareigas.
1.2. Prieš klausimo svarstymą ar, jei interesų konflikto situacija išaiškėja svarstant klausimą, prieš sprendimo priėmimą informuoti posėdžio pirmininką ir nusišalinti nuo klausimo svarstymo ir atitinkamo sprendimo priėmimo, paaiškėjus bent vienai iš šių aplinkybių:
1.2.1. svarstomas klausimas ar priimamas sprendimas, susijęs su mano asmeniniu turtiniu ar neturtiniu suinteresuotumu;
1.2.2. svarstomas klausimas ar priimamas sprendimas, susijęs su asmeniu, kurį su manimi sieja santuokos, artimos giminystės ar svainystės ryšiai* arba svarstomas klausimas ar priimamas sprendimas, susijęs su šių asmenų asmeniniu turtiniu ar neturtiniu suinteresuotumu;
1.2.3. svarstomas klausimas ar priimamas sprendimas, susijęs su juridiniu asmeniu, kurio valdymo organų narys esu arba yra asmuo, susijęs su manimi santuokos, artimos giminystės ar svainystės ryšiais;
1.2.4. svarstomas klausimas ar priimamas sprendimas, susijęs su juridiniu asmeniu, kuriame turiu arba asmuo, susijęs su manimi santuokos, artimos giminystės ar svainystės ryšiais, turi įstatinio kapitalo dalį arba turtinį įnašą, nurodytą Lietuvos Respublikos viešųjų ir privačių interesų derinimo valstybinėje tarnyboje įstatyme;
1.2.5. svarstomas klausimas ar priimamas sprendimas, susijęs su fiziniu ar juridiniu asmeniu, iš kurio gaunu arba asmuo, susijęs su manimi santuokos, artimos giminystės ar svainystės ryšiais, gauna bet kokios rūšies pajamų;
1.2.6. svarstomas klausimas ar priimamas sprendimas, susijęs su fiziniu ar juridiniu asmeniu, kuriam teikiu arba asmuo, susijęs su manimi santuokos, artimos giminystės ar svainystės ryšiais, teikia bet kokias atlygintinas ar neatlygintinas konsultavimo, tarpininkavimo ar kitas paslaugas;
1.2.7. dėl bet kokių kitų paaiškėjusių aplinkybių negaliu laikytis 1 punkte nustatytų principų.
2. Paaiškėjus šios deklaracijos 1 punkte nurodytoms aplinkybėms, narys privalo apie tai informuoti Archyvų tarybos narius ir nusišalinti nuo klausimo svarstymo ir sprendimo priėmimo, t. y. šio klausimo svarstymo ir balsavimo metu išeiti iš Archyvų tarybos posėdžio patalpos arba atsijungti nuo nuotolinio posėdžio, jeigu jis vyksta nuotoliniu būdu.
Sprendimas nušalinti narį nuo klausimo svarstymo ir sprendimo priėmimo šioje deklaracijoje nurodytais pagrindais taip pat gali būti priimtas Archyvų tarybos narių, dalyvaujančių posėdyje, balsų dauguma. Tokiu atveju nušalintas narys šio klausimo svarstymo ir balsavimo metu privalo išeiti iš Archyvų tarybos posėdžio patalpos arba atsijungti nuo nuotolinio posėdžio, jeigu jis vyksta nuotoliniu būdu.
____________________ ___________________________
(parašas) (vardas, pavardė)
* Sutuoktinis, seneliai, tėvai (įtėviai), vaikai (įvaikiai), jų sutuoktiniai, vaikaičiai, broliai, seserys ir jų vaikai, taip pat sutuoktinio tėvai, broliai, seserys ir jų vaikai
Archyvų tarybos nuostatų
2 priedas
(Archyvų tarybos nario konfidencialumo pasižadėjimo forma)
____________________________________________________________________
(Archyvų tarybos nario vardas ir pavardė)
KONFIDENCIALUMO PASIŽADĖJIMAS
20__ m. _____________d.
(data ir numeris)
________________
(vietovės pavadinimas)
Būdamas (-a) Archyvų tarybos nariu (-e) pasižadu ir įsipareigoju:
1. Neteikti tretiesiems asmenims informacijos ir tik įstatymų ir kitų teisės aktų nustatytais tikslais ir tvarka naudoti informaciją, kuri man taps žinoma atliekant Archyvų tarybos nario pareigas, t. y. įskaitant, bet neapsiribojant:
1.1. Archyvų tarybos posėdžių metu sužinota informacija;
1.2. dokumentuose, ataskaitose ir kituose dokumentuose nurodyti ar kitomis aplinkybėmis sužinoti duomenys ir asmens duomenys.
2. Man perduotus dokumentus saugoti tokiu būdu, kad tretieji asmenys neturėtų galimybės su jais susipažinti ar pasinaudoti.
3. Asmens duomenis naudoti tik tiek, kiek reikia ir tik tokia apimtimi, kokia reikia mano, kaip Archyvų tarybos nario, pareigų vykdymui.
4. Asmens duomenų nenaudoti kitais savo ar savo šeimos narių, giminaičių, draugų asmeniniais tikslais ir interesais.
5. Tvarkant asmens duomenis nedaryti vaizdo ir garso įrašų, asmens duomenų nekopijuoti, nefotografuoti bei netvarkyti kitu būdu, jeigu tai nesusiję ir nėra būtini Archyvų tarybos nario funkcijoms atlikti.
6. Sužinojęs (-usi) apie galimai neteisėtą asmens duomenų tvarkymą ir (ar) asmens duomenų saugumo pažeidimą, susijusį su mano sužinotais asmens duomenimis, nedelsiant apie tai informuoti Kultūros ministeriją.
Pasirašydamas (-a) šį pasižadėjimą patvirtinu, kad:
1. Šį pasižadėjimą atsakingai perskaičiau, jo turinys man yra aiškus ir suprantamas;
2. Esu įspėtas (-a), kad pažeidęs (-usi) šį pasižadėjimą turėsiu teisės aktų nustatyta tvarka atlyginti Kultūros ministerijai dėl to padarytus nuostolius;
3. Man yra žinoma, jog pareiga saugoti asmens duomenų paslaptį galioja neterminuotai, t. y. ne tik tol, kol teiksiu eksperto paslaugas, bet ir visą laiką po to.
_______________________________________________
(vardas, pavardė, parašas)
Pakeitimai:
1.
Lietuvos Respublikos kultūros ministerija, Įsakymas
Nr. ĮV-722, 2019-11-07, paskelbta TAR 2019-11-08, i. k. 2019-17964
Dėl Lietuvos Respublikos kultūros ministro 2011 m. kovo 18 d. įsakymo Nr. ĮV-245 „Dėl Archyvų tarybos nuostatų patvirtinimo“ pakeitimo
2.
Lietuvos Respublikos kultūros ministerija, Įsakymas
Nr. ĮV-886, 2020-06-30, paskelbta TAR 2020-06-30, i. k. 2020-14534
Dėl Lietuvos Respublikos kultūros ministro 2011 m. kovo 18 d. įsakymo Nr. ĮV-245 „Dėl Archyvų tarybos nuostatų patvirtinimo“ pakeitimo
3.
Lietuvos Respublikos kultūros ministerija, Įsakymas
Nr. ĮV-893, 2023-11-16, paskelbta TAR 2023-11-16, i. k. 2023-22122
Dėl Lietuvos Respublikos kultūros ministro 2011 m. kovo 18 d. įsakymo Nr. ĮV-245 „Dėl Archyvų tarybos nuostatų patvirtinimo“ pakeitimo