LIETUVOS RESPUBLIKOS UŽSIENIO REIKALŲ MINISTRAS
ĮSAKYMAS
DĖL IŠORĖS PASLAUGŲ TEIKĖJO PASIRINKIMO IR BENDRADARBIAVIMO SU JUO TVARKOS APRAŠO IR IŠORĖS PASLAUGŲ TEIKĖJO ATRANKOS IR BENDRADARBIAVIMO VERTINIMO KOMISIJOS NUOSTATŲ PATVIRTINIMO
2019 m. liepos 9 d. Nr. V-211
Vilnius
PATVIRTINTA
Lietuvos Respublikos užsienio reikalų ministro
2019 m. liepos 9 d. įsakymu Nr. V-211
IŠORĖS PASLAUGŲ TEIKĖJO PASIRINKIMO IR BENDRADARBIAVIMO SU JUO TVARKOS APRAŠAS
I SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Išorės paslaugų teikėjo pasirinkimo ir bendradarbiavimo su juo tvarkos aprašas (toliau – Aprašas) nustato išorės paslaugų teikėjo bendradarbiavimo su Lietuvos Respublikos diplomatine atstovybe arba konsuline įstaiga (toliau – konsulinė įstaiga) atliekant Lietuvos Respublikos konsulinio statuto III skyriaus antrajame skirsnyje nustatytas konsulines funkcijas Lietuvos Respublikos Vyriausybės nustatytais atvejais ir sąlygomis pasirinkimo ir bendradarbiavimo su juo tvarką.
II SKYRIUS
IŠORĖS PASLAUGŲ TEIKĖJO ATRANKOS SKELBIMAS
3. Vyriausybei priėmus šio Aprašo 2 punkte nurodytą nutarimą, Lietuvos Respublikos užsienio reikalų ministro įsakymu sudaroma komisija išorės paslaugų teikėjui atrinkti (toliau – komisija).
4. Jeigu konsulinė įstaiga jau bendradarbiauja su išorės paslaugų teikėju kitų teisės aktų, nei šio Aprašo 2 punkte nurodyto nutarimo, pagrindu, komisija, įvertinusi konsulinės įstaigos bendradarbiavimo su išorės paslaugų teikėju patirtį ir išorės paslaugų teikėjo kompetenciją, gali nuspręsti pasiūlyti išorės paslaugų teikėjui išplėsti bendradarbiavimą su konsuline įstaiga, atliekant konsulines funkcijas šio Aprašo 2 punkte nurodytu nutarimu nustatytais atvejais ir sąlygomis. Komisija, priėmusi sprendimą siūlyti išorės paslaugų teikėjui išplėsti bendradarbiavimą su konsuline įstaiga, mutatis mutandis vadovaudamasi šio Aprašo 8 punktu parengia, tvirtina ir išorės paslaugų teikėjui, su kuriuo bendradarbiauja konsulinė įstaiga, pateikia kvietimą dalyvauti išorės paslaugų teikėjo atrankoje. Išorės paslaugų teikėjo paraiška priimama, nagrinėjama, vertinama ir sprendimas dėl išorės paslaugų teikėjo pasirinkimo priimamas mutatis mutandis šio Aprašo III skyriuje nustatyta tvarka. Komisijai nusprendus sudaryti sutartį su išorės paslaugų teikėju, sutartis sudaroma šio Aprašo IV skyriuje nustatyta tvarka.
5. Jeigu išorės paslaugų teikėjas nepasirenkamas šio Aprašo 4 punkto nustatyta tvarka, komisija sprendžia dėl išorės paslaugų teikėjo atrankos skelbimo.
6. Komisija, priėmusi sprendimą skelbti išorės paslaugų teikėjo atranką, vadovaudamasi Aprašo 8 punktu parengia ir tvirtina kvietimą dalyvauti išorės paslaugų teikėjo atrankoje ir nustato atrankos sąlygas.
7. Lietuvos Respublikos užsienio reikalų ministerijos Konsulinis departamentas (toliau – Konsulinis departamentas) kvietimą dalyvauti išorės paslaugų teikėjo atrankoje ir atrankos sąlygas paskelbia Užsienio reikalų ministerijos ir užsienio valstybės, kurioje numatoma bendradarbiauti su išorės paslaugų teikėju, konsulinės (-ių) įstaigos (-ų) interneto svetainėse.
8. Kvietime dalyvauti išorės paslaugų teikėjo atrankoje nurodoma tokia informacija:
8.2. bendra informacija apie numatomo bendradarbiavimo su išorės paslaugų teikėju sąlygas, išorės paslaugų teikėjui pavedamos užduotys ir reikalavimai užduočių vykdymo vietoms;
8.3. paraiškos dalyvauti išorės paslaugų teikėjo atrankoje (toliau – paraiška) forma, pateikimo terminas ir kiti įforminimo reikalavimai. Paraiškos pateikimo terminas nustatomas ne trumpesnis kaip 15 kalendorinių dienų nuo kvietimo paskelbimo šio Aprašo 7 punkte nustatyta tvarka;
8.4. išorės paslaugų teikėjų kvalifikaciniai reikalavimai ir dokumentai, patvirtinantys atitiktį šiems reikalavimams;
8.5. numatomos pasirašyti su išorės paslaugų teikėju sutarties dėl bendradarbiavimo galiojimo terminas ir kitos pagrindinės sąlygos. Sutartis sudaroma nutarime nustatytam terminui. Jei toks terminas nutarime nenustatytas, sutartis sudaroma 3 metams ir sutarties šalių rašytiniu susitarimu gali būti pratęsiama, tačiau bendradarbiavimo tos pačios sutarties pagrindu laikotarpis negali būti ilgesnis negu 9 metai;
8.7. Užsienio reikalų ministerijos kontaktiniai asmenys, į kuriuos galima kreiptis dėl papildomos informacijos, susijusios su išorės paslaugų teikėjo atranka ir numatomo bendradarbiavimo su konsuline (-ėmis) įstaiga (-omis) klausimais;
III SKYRIUS
PARAIŠKŲ PRIĖMIMAS, NAGRINĖJIMAS, VERTINIMAS IR SPRENDIMO DĖL IŠORĖS PASLAUGŲ TEIKĖJO PASIRINKIMO PRIĖMIMAS
9. Paraiškos gali būti teikiamos komisijos nustatytu ir kvietime nurodytu terminu. Pasibaigus šiam terminui, ne vėliau kaip per 10 kalendorinių dienų šaukiamas komisijos posėdis, nepriklausomai nuo to, ar buvo gauta paraiškų.
10. Jeigu paraiškų nebuvo gauta, komisija sprendžia dėl naujos išorės paslaugų teikėjo atrankos skelbimo.
11. Jeigu paraiškų gauta, Konsulinis departamentas sudaro paraiškas pateikusių išorės paslaugų teikėjų sąrašą pagal paraiškos gavimo Užsienio reikalų ministerijoje datą ir laiką ir pateikia jį komisijai kartu su vokuose gautomis paraiškomis. Komisija vokus su gautomis paraiškomis atplėšia posėdžio metu. Atplėšusi vokus komisija nustato, ar nėra aplinkybių, dėl kurių paraiška negali būti vertinama.
12. Išorės paslaugų teikėjo paraiška nevertinama, jeigu:
12.1. paraiška pateikiama nesilaikant kvietime dalyvauti išorės paslaugų teikėjo atrankoje nurodytų terminų. Tokiu atveju neatplėštas vokas grąžinamas išorės paslaugų teikėjui;
12.2. paraiška neatitinka kvietime dalyvauti išorės paslaugų teikėjo atrankoje nurodytų įforminimo reikalavimų;
13. Išorės paslaugų teikėjui, kurio paraiška nevertinama, komisijos sprendimas paraiškoje nurodytu elektroniniu paštu pranešamas ne vėliau kaip per 10 darbo dienų nuo sprendimo priėmimo dienos.
14. Komisija pateiktas paraiškas nagrinėja ir vertina objektyviai ir nešališkai pagal nustatytas atrankos sąlygas ir vadovaudamasi lygiateisiškumo, nediskriminavimo, proporcingumo, protingumo ir skaidrumo principais.
15. Komisija vertina išorės paslaugų teikėjo paraišką, atsižvelgdama į šiuos kriterijus:
15.2. paslaugų, susijusių su administracinių funkcijų atlikimu, teikimo Lietuvos Respublikos ir kitų Europos Sąjungos valstybių narių institucijoms patirtis;
15.3. patalpų, kuriose išorės paslaugų teikėjas priiminės besikreipiančius asmenis, (toliau – centras) būklė (patalpų saugumas ir būklė, įrangos skaičius ir būklė, laukimo salės dydis, aptarnavimo vietų skaičius, sėdimų vietų skaičius, vėdinimas, eilės valdymo sistema, sąlygos neįgaliesiems ir asmenims su specialiais poreikiais, papildomos paslaugos patalpose, higienos reikalavimų laikymąsis ir kt.) ir vietos aplinka (vietos kriminogeniniai rodikliai, pasiekiamumas automobiliu ir viešuoju transportu ir kt.);
15.5. siūlomi informacijos sklaidos būdai ir prieinamumas (interneto svetainė (-ės), komunikavimo su pareiškėjais būdai, informaciniai stendai, leidiniai);
15.6. personalas (darbuotojų skaičius, kompetencija ir patirtis teikiant administracines paslaugas, užsienio kalbų žinios, neteistumas);
15.8. numatomi darbo organizavimo rodikliai (maksimalus vieno asmens aptarnavimo laikas minutėmis, per vieną darbo dieną priimamų asmenų skaičius, nuotolinio bendravimo su besikreipiančiais asmenis ir bendradarbiavimo su konsuline įstaiga būdai ir terminai);
16. Paraiškos vertinamos pagal paraiškos vertinimo kriterijus, už kiekvieną iš jų skiriant balus nuo 1 (mažiausias balas) iki 5 (aukščiausias balas). Jeigu paraiškas pateikė keli išorės paslaugų teikėjai, pagal tą patį paraiškos vertinimo kriterijų tarpusavyje lyginamos visų išorės paslaugų teikėjų pateiktos paraiškos, kurios yra vertinamos. Bendrą komisijos balą sudaro komisijos narių asmeninių balų suma.
17. Vertindama paraišką, komisija turi teisę paraišką pateikusio išorės paslaugų teikėjo prašyti paaiškinti ar papildyti pateiktą paraišką. Taip pat komisija paraiškų vertinimo metu gali nuspręsti patikrinti išorės paslaugų teikėjo paraiškoje pateiktą informaciją, pavesdama komisijos nariui (-iams) arba siūlydama Konsuliniam departamentui ir (arba) konsulinei įstaigai tiesiogiai susipažinti su išorės paslaugų teikėjo darbu, centrų darbo sąlygomis, pobūdžiu, patalpų būkle, darbuotojų skaičiumi, kompetencija ir kvalifikacija, bendradarbiavimu su kitų Europos Sąjungos valstybių narių institucijomis ir kita veikla.
18. Atrankos laimėtoju pripažįstamas išorės paslaugų teikėjas, kurio bendras komisijos balas yra didžiausias. Komisijos protokole nurodomi visų išorės paslaugų teikėjų, kurių paraiškos buvo vertinamos, paraiškų vertinimo motyvai, balai ir laimėjęs išorės paslaugų teikėjas. Komisijos sprendimą pasirašo komisijos pirmininkas.
IV SKYRIUS
SUTARTIES SU IŠORĖS PASLAUGŲ TEIKĖJU SUDARYMAS
20. Konsulinis departamentas parengia sutarties dėl bendradarbiavimo su išorės paslaugų teikėju (toliau – sutartis) projektą ir pateikia jį atranką laimėjusiam išorės paslaugų teikėjui. Sutartis sudaroma ne anksčiau kaip po 45 kalendorinių dienų nuo komisijos sprendimo dėl išorės paslaugų teikėjo atrankos rezultatų priėmimo.
21. Sutartyje turi būti aptartos šios sąlygos:
21.2. reikalavimai vietai (-oms), kurioje (-iose) išorės paslaugų teikėjas vykdys jam pavestas užduotis, ir darbo organizavimui joje (-se);
21.5. į išorės paslaugų teikėją besikreipiantiems asmenims išorės paslaugų teikėjo jiems taikomas aptarnavimo mokestis. Užsienio reikalų ministerija su išorės paslaugų teikėju bendradarbiauja neatlygintinai;
21.6. mokymų, susijusių su Lietuvos Respublikos ir Europos Sąjungos teisės aktuose nustatytų reikalavimų vykdymu ir procedūrų vykdant sutartyje nustatytas užduotis organizavimu išorės paslaugų teikėjo darbuotojams, tvarka;
V SKYRIUS
BENDRADARBIAVIMO SU IŠORĖS PASLAUGŲ TEIKĖJU PRIEŽIŪRA IR VERTINIMAS
22. Konsulinė įstaiga, bendradarbiaujanti su išorės paslaugų teikėju, siekdama užtikrinti, kad išorės paslaugų teikėjas laikytųsi sutartyje nustatytų sąlygų ir reikalavimų:
22.1. organizuoja reguliarius susitikimus su išorės paslaugų teikėjo atstovais ir aptaria jo veiklą;
22.3. organizuoja ne rečiau kaip kartą per metus nuo sutarties sudarymo reguliarius ir prireikus neplanuotus centro (-ų) patikrinimus;
23. Komisija ne rečiau kaip kartą per pirmus dvejus metus po sutarties sudarymo ir ne rečiau kaip kartą per trejus metus praėjus dvejiems metams po tokios sutarties sudarymo vertina bendradarbiavimą su išorės paslaugų teikėju.
24. Bendradarbiavimą su išorės paslaugų teikėju komisija vertina atsižvelgdama į:
25. Atsižvelgdama į vertinimo rezultatus, komisija priima vieną iš šių sprendimų:
25.1. siūlyti Užsienio reikalų ministerijos kancleriui pratęsti sutartį dėl bendradarbiavimo su išorės paslaugų teikėju;
VI SKYRIUS
BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS
PATVIRTINTA
Lietuvos Respublikos užsienio reikalų ministro
2019 m. liepos 9 d. įsakymu Nr. V-211
IŠORĖS PASLAUGŲ TEIKĖJO ATRANKOS IR BENDRADARBIAVIMO VERTINIMO KOMISIJOS NUOSTATAI
I SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Išorės paslaugų teikėjo atrankos ir bendradarbiavimo vertinimo komisijos nuostatai (toliau – Nuostatai) reguliuoja išorės paslaugų teikėjų bendradarbiauti su Lietuvos Respublikos diplomatine atstovybe arba konsuline įstaiga (toliau – konsulinė įstaiga) atliekant Lietuvos Respublikos konsulinio statuto III skyriaus antrajame skirsnyje nustatytas konsulines funkcijas Lietuvos Respublikos Vyriausybės nustatytais atvejais ir sąlygomis atrankos komisijos (toliau – komisija) sudarymo ir darbo organizavimo tvarką.
II SKYRIUS
KOMISIJOS sudarymas
2. Lietuvos Respublikos Vyriausybei priėmus nutarimą dėl bendradarbiavimo su išorės paslaugų teikėju, Lietuvos Respublikos užsienio reikalų ministro įsakymu sudaroma komisija išorės paslaugų teikėjui atrinkti.
3. Komisija sudaroma iš ne mažiau kaip 7 narių. Į komisijos sudėtį skiriami Lietuvos Respublikos užsienio reikalų ministerijos Konsulinio, Informacinių technologijų departamentų ir Saugos kontrolės skyriaus darbuotojai. Prireikus į komisiją gali būti skiriami ir kiti Užsienio reikalų ministerijos darbuotojai.
4. Komisijos pirmininku skiriamas Užsienio reikalų ministerijos Konsulinio departamento direktorius, komisijos pirmininko pavaduotoju – Užsienio reikalų ministerijos Konsulinio departamento Piliečių reikalų ir konsulinės pagalbos skyriaus vedėjas.
III SKYRIUS
KOMISIJOS IR JOS NARIŲ TEISĖS IR PAREIGOS, KOMISIJOS PIRMININKO FUNKCIJOS
6. Komisija, vadovaudamasi Vyriausybės nutarimu dėl bendradarbiavimo su išorės paslaugų teikėju, užsienio reikalų ministro patvirtintu Išorės paslaugų teikėjo pasirinkimo ir bendradarbiavimo su juo tvarkos aprašu ir šiais Nuostatais, organizuoja ir vykdo išorės paslaugų teikėjo atranką, vertina bendradarbiavimą su išorės paslaugų teikėjais ir sprendžia sutarties su išorės paslaugų teikėjais pratęsimo ar nutraukimo klausimus.
8. Komisija, atlikdama jai pavestas užduotis ir funkcijas, turi teisę Lietuvos Respublikos įstatymų ir kitų teisės aktų nustatyta tvarka gauti iš Užsienio reikalų ministerijos administracijos padalinių, konsulinių įstaigų, Lietuvos Respublikos valstybės ir savivaldybių institucijų ir įstaigų, kitų institucijų informaciją ir dokumentus, kurių reikia komisijos funkcijoms atlikti. Komisija turi ir kitų Lietuvos Respublikos įstatymuose ir kituose teisės aktuose numatytų teisių.
9. Komisijos narys turi teisę:
9.1. teikti komisijos pirmininkui (jo nesant – komisijos pirmininko pavaduotojui) pasiūlymus ir pastabas dėl komisijos darbo organizavimo;
9.2. teikti komisijos pirmininkui (jo nesant – komisijos pirmininko pavaduotojui) pasiūlymus dėl papildomų klausimų įtraukimo į komisijos posėdžio darbotvarkę;
10. Komisijos narys privalo:
10.3. vykdyti komisijos pirmininko (jo nesant – komisijos pirmininko pavaduotojo) pavedimus, susijusius su komisijos funkcijų atlikimu;
10.4. nustatęs, kad konkretaus klausimo svarstymas gali sukelti interesų konfliktą, nedelsdamas apie tai pranešti komisijai ir nusišalinti nuo šio klausimo svarstymo ir sprendimo dėl jo priėmimo;
IV SKYRIUS
komisijos DARBO ORGANIZAVIMAS
12. Komisijos veiklos forma yra posėdžiai ir apklausos raštu. Komisijos posėdžiai šaukiami ir apklausos raštu vykdomos pagal poreikį (ad hoc). Juos inicijuoja ir jiems pirmininkauja komisijos pirmininkas, o jo nesant – komisijos pirmininko pavaduotojas. Komisijos posėdis laikomas teisėtu, jei jame dalyvauja ne mažiau kaip 5 komisijos nariai.
13. Konsulinis departamentas rengia komisijos posėdžių darbotvarkę. Komisijos pirmininkui (jo nesant – komisijos pirmininko pavaduotojui) pritarus komisijos posėdžio darbotvarkei, Konsulinis departamentas parengia posėdžio medžiagą. Komisijos sekretorius komisijos nariams ne vėliau kaip prieš 5 darbo dienas iki posėdžio praneša posėdžio datą, laiką ir vietą ir pateikia susipažinti Konsulinio departamento parengtą posėdžio medžiagą.
14. Atskirais atvejais, kai reikia skubaus sprendimo ir nėra galimybės susirinkti komisijai, komisijos pirmininko (jo nesant – komisijos pirmininko pavaduotojo) sprendimu gali būti vykdoma komisijos narių apklausa raštu. Apklausos raštu klausimus ir jų medžiagą komisijos sekretorius elektroniniu paštu pateikia visiems komisijos nariams ir nurodo terminą, iki kurio komisijos nariai raštu turi atsakyti į pateiktus klausimus. Apklausa raštu yra teisėta, kai į apklausos klausimus iki nurodyto termino atsako ne mažiau kaip 5 komisijos nariai.
15. Komisijos sprendimai priimami balsų dauguma. Balsams pasiskirsčius po lygiai, lemia komisijos pirmininko (jo nesant – komisijos pirmininko pavaduotojo) balsas.
16. Komisijos posėdyje ir apklausos raštu būdu priimti sprendimai įforminami komisijos posėdžio arba komisijos narių apklausos raštu protokolu. Protokole nurodoma posėdžio ar apklausos raštu data, laikas, posėdžio ar apklausos raštu dalyvių pavardės, svarstyti klausimai, priimti sprendimai ir pagrindiniai jų argumentai.
V SKYRIUS
BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS
Išorės paslaugų teikėjo atrankos ir
bendradarbiavimo vertinimo komisijos
nuostatų
1 priedas
(Išorės paslaugų teikėjo atrankos ir bendradarbiavimo vertinimo komisijos konfidencialumo pasižadėjimo forma)
LIETUVOS RESPUBLIKOS UŽSIENIO REIKALŲ MINISTERIJA
(VARDAS PAVARDĖ)
IŠORĖS PASLAUGŲ TEIKĖJO ATRANKOS IR BENDRADARBIAVIMO VERTINIMO KOMISIJOS KONFIDENCIALUMO PASIŽADĖJIMAS
20 m. d.
1. Būdamas (-a) Išorės paslaugų teikėjo atrankos ir bendradarbiavimo vertinimo komisijos nariu/sekretoriumi,
p a s i ž a d u:
1.1. saugoti ir tik įstatymų ir kitų teisės aktų nustatytais tikslais ir tvarka naudoti visą su komisijos veikla susijusią informaciją, kuri man taps žinoma;
1.2. man patikėtus dokumentus saugoti tokiu būdu, kad tretieji asmenys neturėtų galimybės su jais susipažinti ar pasinaudoti;
2. Esu įspėtas (-a), kad pažeidęs (-usi) šį pasižadėjimą, Lietuvos Respublikos teisės aktų nustatyta tvarka turėsiu atlyginti padarytą žalą.
(Parašas) (Vardas, pavardė)
Išorės paslaugų teikėjo atrankos ir
bendradarbiavimo vertinimo komisijos
nuostatų
2 priedas
(Išorės paslaugų teikėjo atrankos ir bendradarbiavimo vertinimo komisijos nešališkumo deklaracijos forma)
LIETUVOS RESPUBLIKOS UŽSIENIO REIKALŲ MINISTERIJA
(VARDAS PAVARDĖ)
IŠORĖS PASLAUGŲ TEIKĖJO ATRANKOS IR BENDRADARBIAVIMO VERTINIMO KOMISIJOS NEŠALIŠKUMO DEKLARACIJA
20__ m. __________________ d.
Vilnius
Būdamas (-a) Išorės paslaugų teikėjo atrankos ir bendradarbiavimo vertinimo komisijos nariu/sekretoriumi,
1. Objektyviai ir nešališkai pagal nustatytas atrankos sąlygas ir vadovaudamasis lygiateisiškumo, nediskriminavimo, proporcingumo, protingumo ir skaidrumo principais, atlikti man pavestas pareigas (užduotis).
2. Nedelsdamas (-a) pranešti mane komisijos nariu/sekretoriumi paskyrusios institucijos vadovui ar jo įgaliotam asmeniui apie galimą viešųjų ir privačių interesų konfliktą man atliekant pavestas pareigas (užduotis).