Mažeikių rajono savivaldybės
administraCIJOS DIREKTORIUS
ĮSAKYMAS
DĖL MAŽEIKIŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS VIDAUS KONTROLĖS POLITIKOS APRAŠO PATVIRTINIMO
2021 m. liepos 14 d. Nr. A1-1483
Mažeikiai
Vadovaudamasis Lietuvos Respublikos vietos savivaldos įstatymo 29 straipsnio 8 dalies 2 ir 3 punktais, Lietuvos Respublikos vidaus kontrolės ir vidaus audito įstatymo 4 straipsnio 3 dalimi ir 7 straipsnio 2 dalies 2 punktu ir Vidaus kontrolės įgyvendinimo viešajame juridiniame asmenyje tvarkos aprašo, patvirtinto Lietuvos Respublikos finansų ministro 2020 m. birželio 29 d. įsakymu Nr. 1K-195 „Dėl Vidaus kontrolės įgyvendinimo viešajame juridiniame asmenyje“, 20 punktu:
1. T v i r t i n u Mažeikių rajono savivaldybės administracijos vidaus kontrolės politikos aprašą (pridedama).
2. Pripažįstu netekusiu galios Mažeikių rajono savivaldybės administracijos direktoriaus 2020 m. gruodžio 21 d. įsakymą Nr. A1-2839 „Dėl vidaus kontrolės įgyvendinimo Mažeikių rajono savivaldybės administracijoje tvarkos aprašo patvirtinimo“.
3. P a v e d u Mažeikių rajono savivaldybės administracijos Bendrajam skyriui:
3.1. su šiuo įsakymu supažindinti Mažeikių rajono savivaldybės administracijos skyrių vedėjus ir skyriams nepriklausančius specialistus per Dokumentų ir įrašų dokumentų valdymo sistemą „Kontora“;
3.2. su šiuo įsakymu supažindinti Mažeikių rajono savivaldybės biudžetines ir kitas įstaigas, kurių savininkė ar dalininkė yra Mažeikių rajono miesto savivaldybė;
PATVIRTINTA
Mažeikių rajono savivaldybės
administracijos direktoriaus 2021 m. liepos
14 d. įsakymu Nr. A1-1483
MAŽEIKIŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS VIDAUS KONTROLĖS POLITIKOS APRAŠAS
I SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Mažeikių rajono savivaldybės administracijos (toliau – Administracija) vidaus kontrolės politikos aprašas (toliau – Aprašas) reglamentuoja vidaus kontrolės įgyvendinimą Administracijoje, įvardija Administracijos veiklą reglamentuojančių įstatymų ir kitų teisės aktų bei vidaus kontrolės įgyvendinimą Administracijoje reglamentuojančių dokumentų (tvarkos aprašų, taisyklių, instrukcijų ir kitų dokumentų) sąrašą, nuorodas į viešojo juridinio asmens dokumentus (nuostatus, pareigybių aprašymus ir kitus dokumentus), kuriuose nustatytos vidaus kontrolės dalyvių pareigos ir atsakomybė, vidaus kontrolės principus, vidaus kontrolės elementus, vidaus kontrolės analizės ir vertinimo bei vidaus kontrolės politikos keitimo (tobulinimo) tvarką.
2. Vidaus kontrolės politika nustatoma atsižvelgiant į Lietuvos Respublikos vidaus kontrolės ir vidaus audito įstatyme (toliau – Įstatymas) ir Vidaus kontrolės įgyvendinimo viešajame juridiniame asmenyje tvarkos apraše, patvirtintame Lietuvos Respublikos finansų ministro 2020 m. birželio 29 d. įsakymu Nr. 1K-195 (toliau – finansų ministro įsakymas), nustatytus reikalavimus vidaus kontrolės politikai, įvertinus Administracijos veiklos pobūdį bei ypatumus, veiklos riziką, organizacinę struktūrą, personalo išteklius, apskaitos ir informacinę sistemą, turto apsaugos sistemą, kitus veiklos kontrolės poreikio vertinimus.
3. Atsižvelgiant į nuolat kintančias ekonomines, reguliavimo, veiklos sąlygas ir aplinką, vidaus kontrolės politikos turinys turi būti nuolat peržiūrimas ir atnaujinamas.
II SKYRIUS
VIDAUS KONTROLĖS TIKSLAI IR ĮGYVENDINIMAS
5. Administracijos direktorius, siekdamas veiklos planavimo dokumentuose numatytų tikslų, nustato ir analizuoja rizikos veiksnius ir kuria vidaus kontrolę, kurios tikslai – užtikrinti, kad Administracija:
5.1. laikytųsi teisės aktų, reglamentuojančių Administracijos veiklą, reikalavimų. Administracijos veiklą reglamentuojančių teisės aktų sąrašas atskleidžiamas Aprašo 1 priede;
5.2. saugotų turtą nuo sukčiavimo, iššvaistymo, pasisavinimo, neteisėto valdymo, naudojimo ir disponavimo juo ar kitų neteisėtų veikų;
5.3. vykdytų veiklą laikydamasis patikimo finansų valdymo principo, grindžiamo ekonomiškumu, efektyvumu ir rezultatyvumu;
6. Siekiant vidaus kontrolės tikslų, kuriama ir užtikrinama veiksminga vidaus kontrolė, kurios dalis yra finansų kontrolė. Finansų kontrolė Administracijoje atliekama vadovaujantis Administracijos direktoriaus patvirtintomis Finansų kontrolės taisyklėmis.
7. Vidaus kontrolė Administracijoje įgyvendinama atsižvelgiant į Administracijos veiklos ypatumus (kuriuos lemia jos organizacinė struktūra, dydis, reguliavimo lygis, rizika, veiklos aplinka, sudėtingumas, veiklos sritis ir kiti ypatumai), laikantis vidaus kontrolės principų, apimant vidaus kontrolės elementus, nustatant Administracijos direktoriaus, vidaus kontrolės įgyvendinimo priežiūrą atliekančių darbuotojų ir vidaus auditorių pareigas, integruojant vidaus kontrolę į Administracijos veiklą, apimant pagrindinius valdymo procesus (planavimą, atlikimą ir stebėseną) ir Administracijos veiklą reglamentuojančius teisės aktus bei Administracijos direktoriaus įsakymus, nustatytas vidaus taisykles, instrukcijas ir kitus vidaus kontrolės sistemos dokumentus, kurie, atsižvelgiant į pokyčius ir nuolat tobulinant ir keičiant vidaus kontrolę, periodiškai peržiūrimi ir aktualizuojami. Vidaus kontrolės įgyvendinimą Administracijoje reglamentuojančių dokumentų (tvarkos aprašų, taisyklių, instrukcijų ir kitų dokumentų) sąrašas atskleidžiamas Aprašo 1 priede.
III SKYRIUS
VIDAUS KONTROLĖS PRINCIPAI
8. Administracijos direktorius, siekdamas veiklos planavimo dokumentuose numatytų tikslų, įgyvendina vidaus kontrolę laikydamasis vidaus kontrolės principų:
8.1. tinkamumo – vidaus kontrolė pirmiausia turi būti įgyvendinama tose Administracijos veiklos srityse, kuriose susiduriama su didžiausia rizika;
8.2. efektyvumo – vidaus kontrolės įgyvendinimo sąnaudos neturi viršyti dėl atliekamos vidaus kontrolės gaunamos naudos;
8.5. dinamiškumo – vidaus kontrolė turi būti nuolat tobulinama atsižvelgiant į pasikeitusias Administracijos veiklos sąlygas;
IV SKYRIUS
VIDAUS KONTROLĖS ELEMENTAI
9. Administracijos direktorius, siekdamas veiklos planavimo dokumentuose numatytų tikslų, įgyvendina vidaus kontrolę, apimančią vidaus kontrolės elementus, nustatytus Įstatyme:
9.1. kontrolės aplinką – Administracijos organizacinę struktūrą, valdymą, personalo valdymo politiką, vadovų, darbuotojų profesinio elgesio principus ir taisykles, kompetenciją ir kitus veiksnius, turinčius įtakos vidaus kontrolės įgyvendinimui ir kokybei;
9.2. rizikos vertinimą – rizikos veiksnių nustatymą ir analizę. Administracijos rizikos veiksnių sąrašas atskleidžiamas Aprašo 2 priede. Atliekant korupcijos prevencijos veiklą, Administracijoje Lietuvos Respublikos korupcijos prevencijos įstatyme numatyta tvarka atliekamas korupcijos pasireiškimo tikimybės vertinimas;
9.3. kontrolės veiklą – Administracijos veiklą, kuria siekiama sumažinti neigiamą rizikos veiksnių poveikį Administracijai ir kuri apima įgaliojimų, leidimų suteikimą, funkcijų atskyrimą, prieigos prie turto ir dokumentų kontrolę, veiklos ir rezultatų peržiūrą, veiklos priežiūrą ir kitų Administracijos vadovo nustatytų reikalavimų laikymąsi.
Administracijos veikla organizuojama taip, kad būtų tinkamai atskirtos darbuotojų funkcijos stengiantis užtikrinti galimų interesų konfliktų, sukčiavimo, korupcijos apraiškų, tyčinių klaidų bei kitų neteisėtų veikų pasireiškimų tikimybės sumažinimą ir (arba) fiksavimą laiku.
9.4. informavimą ir komunikaciją – su vidaus kontrole susijusios aktualios, išsamios, patikimos ir teisingos informacijos gavimą ir teikimą laiku vidaus ir išorės informacijos vartotojams. Siekiant užtikrinti tinkamą asmens duomenų apsaugą ir su tuo susijusių teisės aktuose nustatytų reikalavimų vykdymą, asmens duomenys Administracijoje yra tvarkomi Administracijos direktoriaus nustatyta tvarka;
9.5. stebėseną – nuolatinį ir (arba) periodinį stebėjimą ir vertinimą, kai analizuojama, ar vidaus kontrolė Administracijoje įgyvendinama pagal Administracijos vadovo nustatytą vidaus kontrolės politiką ir ar ji atitinka pasikeitusias veiklos sąlygas. Administracijoje sudarytos galimybės apie galimus trūkumus ir (ar) įtarimus, ypač susijusius su korupcija ir sukčiavimu, pranešti anonimiškai ir užtikrinama pranešėjo apsauga. Nustačius tam tikrus neatitikimus, pažeidimus, sukčiavimo ar korupcijos atvejus ir kitokius faktus, liudijančius apie vidaus kontrolės sistemos trūkumus, ir kai tai nėra reglamentuota kituose vidiniuose teisės aktuose, Administracijos direktoriaus sprendimu gali būti atliekami konkretūs vertinimai, patikrinimai.
V SKYRIUS
VIDAUS KONTROLĖS DALYVIAI
11. Administracijos direktorius, siekdamas strateginio planavimo dokumentuose Administracijai numatytų tikslų, organizuoja vidaus kontrolės kūrimą ir įgyvendinimą Administracijoje pagal finansų ministro įsakymą.
12. Vidaus kontrolės įgyvendinimo priežiūrą atliekantys darbuotojai prižiūri vidaus kontrolės įgyvendinimą Administracijoje ir jos atitiktį Administracijos direktoriaus nustatytai vidaus kontrolės politikai, atlikdami nuolatinę stebėseną, apimančią kiekvieną vidaus kontrolės elementą. Jie teikia Administracijos direktoriui informaciją apie vidaus kontrolės ir rizikos valdymą, vidaus kontrolės politikos įgyvendinimo trūkumus ir rizikos veiksnius. Vidaus kontrolės įgyvendinimo priežiūrą vykdo vidaus kontrolės dalyviai pagal dokumentus (nuostatus, pareigybių aprašymus ir kitus dokumentus), kuriuose nustatytos vidaus kontrolės dalyvių pareigos ir atsakomybė (nuorodos į dokumentus pateikiamos Aprašo 1 priede).
VI SKYRIUS
VIDAUS KONTROLĖS ANALIZĖ IR VERTINIMAS
14. Administracijos direktorius užtikrina, kad kiekvienais metais būtų atliekama vidaus kontrolės analizė, apimanti visus vidaus kontrolės elementus, kurios metu būtų įvertinami Administracijos veiklos trūkumai, pokyčiai, atitiktis nustatytiems reikalavimams (ar vidaus kontrolė įgyvendinama pagal Administracijos nustatytą vidaus kontrolės politiką ir ar ji atitinka pasikeitusias veiklos sąlygas), vidaus kontrolės įgyvendinimo priežiūrą atliekančių darbuotojų pateikta informacija, vidaus ir kitų auditų bei vertinimų rezultatai ir numatomos vidaus kontrolės tobulinimo priemonės.
15. Vidaus kontrolės įgyvendinimą atliekantys Administracijos darbuotojai prižiūri vidaus kontrolės įgyvendinimą Administracijoje ir jos atitiktį Administracijos direktoriaus nustatytai vidaus kontrolės politikai, atlieka nuolatinę stebėseną, apimančią kiekvieną vidaus kontrolės elementą. Jie teikia Administracijos direktoriaus įsakymu paskirtam Administracijos darbuotojui, atsakingam už vidaus kontrolės įgyvendinimo priežiūrą Administracijoje, arba Administracijos direktoriaus įsakymu sudarytai darbo grupei informaciją apie vidaus kontrolės ir rizikos valdymo, vidaus kontrolės politikos įgyvendinimo trūkumus ir rizikos veiksnius.
16. Vidaus kontrolė analizuojama ir vertinama vadovaujantis Įstatyme bei finansų ministro įsakyme nustatytais reikalavimais bei atsižvelgiant į Rekomendacines vidaus kontrolės sukūrimo, veikimo ir tobulinimo, jos vertinimo gaires viešojo sektoriaus subjektams (prieiga internete: https://finmin.lrv.lt/uploads/finmin/documents/files/VIDAUS_KONTROLE_GAIRES_2014-06-16%20(10).pdf).
17. Administracijos vidaus kontrolė vertinama:
17.2. gerai – jei visa rizika yra nustatyta ir valdoma, bet yra vidaus kontrolės trūkumų, neturinčių neigiamos įtakos Administracijos veiklos rezultatams;
17.3. patenkinamai – jei visa rizika yra nustatyta, tačiau dėl netinkamo rizikos valdymo yra vidaus kontrolės trūkumų, kurie gali turėti neigiamą įtaką Administracijos veiklos rezultatams;
VII SKYRIUS
INFORMACIJOS APIE VIDAUS KONTROLĖS ĮGYVENDINIMĄ TEIKIMAS
19. Informacijos, kaip įgyvendinama vidaus kontrolė, apibendrinimą pagal atsakingų Administracijos darbuotojų pateiktą informaciją organizuoja Administracijos direktoriaus įsakymu paskirtas Administracijos darbuotojas, atsakingas už vidaus kontrolės įgyvendinimo priežiūrą Administracijoje, arba Administracijos direktoriaus įsakymu sudaryta darbo grupė.
20. Mažeikių rajono savivaldybės administracijai pavaldūs ir (arba) atskaitingi viešieji juridiniai asmenys (finansų ministro įsakymo 29.2. punktas), iki einamųjų metų vasario 1 d. teikia Administracijai finansų ministro įsakyme nurodytą informaciją apie vidaus kontrolės įgyvendinimą įstaigoje už praėjusius metus.
21. Administracijos direktorius kiekvienais metais iki kovo 1 dienos Finansų ministerijos rašytiniu prašymu, pateiktu ataskaitinių metų pabaigoje, teikia Finansų ministerijai finansų ministro įsakyme nurodytą informaciją per praėjusius metus apie vidaus kontrolės įgyvendinimą Administracijoje, įskaitant jai pavaldžius ir (arba) atskaitingus viešuosius juridinius asmenis.
VIII SKYRIUS
BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS
22. Vidaus kontrolė nuolat tobulinama atsižvelgiant į vidaus kontrolės analizės ir vertinimo rezultatus (pateiktas rekomendacijas ir pasiūlymus).
23. Vidaus kontrolės politikos turinys nuolat peržiūrimas ir atnaujinamas ne rečiau kaip kartą per metus ir jeigu yra poreikis, inicijuojamas jos pakeitimas.
24. Visi už veiklos kontrolę atsakingi asmenys privalo laiku ir kokybiškai atlikti savo kontrolės pareigas, privalo siekti, kad kontrolė Administracijoje būtų veiksminga, t. y. patys privalo vykdyti kontrolę savo konkrečios veiklos aplinkoje ir atsakyti už jos nevykdymą.
25. Administracijos darbuotojai, pastebėję šios vidaus kontrolės politikos pažeidimus, apie juos privalo informuoti Administracijos direktorių.
26. Administracijos darbuotojai turi teisę raštu Administracijos direktoriui teikti šios vidaus kontrolės politikos ir veiklos kontrolės tobulinimo pasiūlymus.
27. Administracijos direktorius užtikrina, kad būtų pašalinti veiklos kontrolės srityje atsakingų asmenų nustatyti trūkumai ir jų atsiradimą lemiantys veiksniai.
28. Vidaus kontrolės politikos vykdymo kontrolę atlieka Mažeikių rajono savivaldybės kontrolės ir audito tarnyba ir Savivaldybės centralizuoto vidaus audito skyrius pagal savo patvirtintus veiklos planus.