LIETUVOS VYRIAUSIASIS ARCHYVARAS
ĮSAKYMAS
DĖL lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 12 d. įsakymo Nr. v-119 „DĖL LICENCIJŲ TEIKTI DOKUMENTŲ SAUGOJIMO PASLAUGĄ TURĖTOJŲ PLANINIŲ IR NEPLANINIŲ PATIKRINIMŲ TVARKOS APRAŠO PATVIRTINIMO“ PAKEITIMO
2019 m. balandžio 29 d. Nr. VE-27
Vilnius
P a k e i č i u Licencijų teikti dokumentų saugojimo paslaugą turėtojų planinių ir neplaninių patikrinimų tvarkos aprašą, patvirtintą Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 12 d. įsakymu Nr. V-119 „Dėl licencijų teikti dokumentų saugojimo paslaugą turėtojų planinių ir neplaninių patikrinimų tvarkos aprašo patvirtinimo“, ir išdėstau jį nauja redakcija (pridedama).
PATVIRTINTA
Lietuvos vyriausiojo archyvaro
2011 m. liepos 12 d. įsakymu Nr. V-119
(Lietuvos vyriausiojo archyvaro
2019 m. balandžio 29 d.
įsakymo Nr. VE-27 redakcija)
LICENCIJų TEIKTI DOKUMENTŲ SAUGOJIMO PASLAUGą TURĖTOJŲ PLANINIŲ IR NEPLANINIŲ PATIKRINIMŲ TVARKOS APRAŠAS
I SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Licencijų teikti dokumentų saugojimo paslaugą turėtojų (toliau – licencijų turėtojai) planinių ir neplaninių patikrinimų tvarkos aprašas (toliau – Aprašas) reglamentuoja licencijų turėtojų planinių patikrinimų plano sudarymą, planinių ir neplaninių patikrinimų atlikimo tvarką, informacijos apie atliekamus patikrinimus pateikimo reikalavimus.
2. Licencijų turėtojų veiklos planiniai ir neplaniniai patikrinimai atliekami vadovaujantis Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatymu, Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymu, Dokumentų saugojimo paslaugos licencijavimo tvarkos aprašu, patvirtintu Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2011 m. vasario 9 d. nutarimu Nr. 162 „Dėl Dokumentų saugojimo paslaugos licencijavimo tvarkos aprašo patvirtinimo“, ir šiuo Aprašu.
II SKYRIUS
PATIKRINIMŲ ATLIKIMO TVARKA
4. Patikrinimus atlieka Lietuvos vyriausiojo archyvaro įgalioti Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos darbuotojai ar Lietuvos vyriausiojo archyvaro pavedimu – valstybės archyvai (toliau – tikrintojai).
5. Patikrinimams atlikti gali būti pasitelkiami ekspertai, kiti asmenys, jeigu reikalingos jų specialiosios žinios ar kita pagalba.
7. Patikrinimo metu licencijos turėtojas privalo pateikti tikrintojams visus reikalaujamus duomenis ir dokumentus, išskyrus dokumentus, duomenis ir informaciją, nesusijusius su dokumentų saugojimo paslaugos teikimo sąlygų laikymosi priežiūra. Jei licencijos turėtojas – juridinis asmuo, patikrinimo metu privaloma pateikti ir juridinio asmens darbuotojo, atsakingo už licencijuojamą dokumentų saugojimo paslaugą, darbo stažą dokumentų saugojimo paslaugos teikimo ir (ar) dokumentų valdymo srityje patvirtinančius dokumentus.
8. Dokumentų saugojimo sąlygų patikrinimai atliekami nuvykus į vietą. Įvertinus dokumentų saugojimo sąlygas, sudaromas Licencijuojamos dokumentų saugojimo paslaugos teikimo sąlygų laikymosi patikrinimo aktas (1 priedas). Dokumentų saugojimo sąlygos tikrinamos naudojantis Licencijuojamos dokumentų saugojimo paslaugos teikimo sąlygų laikymosi kontroliniu klausimynu (2 priedas).
10. Jei licencijos turėtojas nesutinka su patikrinimo rezultatais arba siekia pagrįsti kitas aplinkybes, kurios gali turėti įtakos patikrinimo rezultatams, jis gali raštu arba elektronine forma per Integralią administracinių paslaugų informacinę sistemą, bet ne vėliau kaip per 5 darbo dienas nuo patikrinimo rezultatų gavimo dienos, pateikti pastabas ar paaiškinimus dėl patikrinimo rezultatuose nurodytų duomenų.
11. Licencijų turėtojų planiniai patikrinimai atliekami ne rečiau kaip kartą per trejus metus arba gavus licencijos turėtojo prašymą atlikti patikrinimą.
12. Licencijų turėtojų neplaniniai patikrinimai gali būti atliekami:
12.1. gavus kito kompetentingo viešojo administravimo subjekto rašytinį motyvuotą prašymą ar pavedimą atlikti licencijos turėtojo veiklos patikrinimą;
12.3. turint informacijos ar kilus pagrįstų įtarimų dėl licencijos turėtojo veikos, kuri gali prieštarauti teisės aktams ar neatitikti teisės aktų reikalavimų;
12.4. siekiant užtikrinti, kad buvo pašalinti licencijos turėtojo veiklos ankstesnio patikrinimo metu nustatyti teisės aktų pažeidimai;
13. Licencijos turėtojo veiklos neplaninis patikrinimas pagal gautą anoniminį skundą dėl konkretaus licencijos turėtojo veiksmų ar neveikimo atliekamas tik tuo atveju, kai yra motyvuotas Lietuvos vyriausiojo archyvaro sprendimas dėl konkretaus anoniminio skundo patikrinimo.
14. Tikrintojai, pradėdami neplaninį licencijos turėtojo veiklos patikrinimą, pateikia tikrinamam licencijos turėtojui sprendimo atlikti neplaninį patikrinimą kopiją arba nuorašą.
iii SKYRIUS
LICENCIJŲ TURĖTOJŲ PLANINIŲ PATIKRINIMŲ PLANO SUDARYMAS
16. Licencijų turėtojų planinių patikrinimų planas sudaromas vieneriems metams ir patvirtinamas Lietuvos vyriausiojo archyvaro įsakymu ne vėliau kaip iki einamųjų metų sausio 31 d.
17. Patikrinimų planas sudaromas vadovaujantis šiais kriterijais:
17.1. Lietuvos Respublikos įstatymų ar kitų teisės aktų nustatytų ūkio subjektų veiklų patikrinimų periodiškumo reikalavimai;
17.3. galimos žalos, licencijos turėtojui neužtikrinus tinkamų dokumentų saugojimo sąlygų, poveikio mastas;
18. Patikrinimų plane nurodomi planuojamų tikrinti licencijų turėtojų rekvizitai, patikrinimų datos.
19. Patikrinimų planas gali būti keičiamas Lietuvos vyriausiojo archyvaro įsakymu, tačiau ne vėliau kaip 10 darbo dienų prieš planuojamą licencijos turėtojo patikrinimą.
20. Licencijos turėtojas apie planinį patikrinimą informuojamas raštu arba elektroniniu būdu prieš 10 darbo dienų.
Licencijų teikti dokumentų saugojimo paslaugą
turėtojų planinių ir neplaninių patikrinimų tvarkos
aprašo
1 priedas
(Licencijuojamos dokumentų saugojimo paslaugos teikimo sąlygų laikymosi patikrinimo akto forma)
___________________________________________________________________________
(Dokumento sudarytojo pavadinimas)
LICENCIJUOJAMOS DOKUMENTŲ SAUGOJIMO PASLAUGOS TEIKIMO SĄLYGŲ LAIKYMOSI PATIKRINIMO AKTAS
______Nr._______
(data)
_________________
(vieta)
Patikrinimo teisinis pagrindas (įrašyti)_______________________________________________
________________________________________________________________________________
Juridinio asmens pavadinimas arba fizinio asmens vardas ir pavardė (įrašyti)_________________________________________________________________________
Licencijos Nr. (įrašyti)_______________
Juridinio asmens darbuotojo, atsakingo už licencijuojamą dokumentų saugojimo paslaugą, vardas ir pavardė (įrašyti)__________________________________________________________
Patikrinimo rezultatai
Popierinių dokumentų saugykla (saugyklos adresas, plotas, jei yra daugiau nei viena saugykla – saugyklos Nr.) (įrašyti)___________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Stelažų tipas (pabraukti reikiamą): stacionarieji; mobilieji
Apsauga nuo tiesioginės dienos šviesos ir įsilaužimo (pabraukti reikiamą): langų nėra; langai apsaugoti nuo dienos šviesos; langai iš dalies apsaugoti nuo dienos šviesos; langai apsaugoti nuo dienos šviesos ir įsilaužimo; kita (įrašyti) _______________________________________________
Apšvietimas (pabraukti reikiamą): liuminescenciniai šviestuvai; kaitriniai šviestuvai, turintys difuzorius ir šilumos sugeriamuosius filtrus; kita (įrašyti) __________________________________
Gaisrų gesinimo priemonės (pabraukti reikiamą): stacionarioji gaisrų gesinimo sistema; nešiojamieji milteliniai gesintuvai; kita (įrašyti)__________________________________________
Temperatūros ir drėgmės matavimo prietaisai (pabraukti reikiamą): yra; nėra
Mikroklimato parametrai patikrinimo metu (įrašyti): santykinė drėgmė ___________H %; oro temperatūra _________°C
Dokumentai saugomi (pabraukti reikiamą): apsauginiuose apdangaluose; kartoninėse dėžutėse;
dokumentai apsauginėmis priemonėmis neapsaugoti; kita (įrašyti)___________________________
(pildoma, jei teikiama elektroninių dokumentų saugojimo paslauga)
Patalpų, kuriose yra elektroninių dokumentų saugykla (saugyklos) adresas (įrašyti) ________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Tikslios kontrolės oro kondicionavimo sistema (pabraukti reikiamą): yra; nėra
Stacionarioji gaisrų gesinimo sistema ir dūmų šalinimo sistema (pabraukti reikiamą): yra; nėra
Elektros ir telekomunikacinių ryšių įvadas bei įranga, užtikrinanti nepertraukiamą elektros tiekimą (pabraukti reikiamą): naudojami nepertraukiamo maitinimo šaltiniai (UPS); yra keli nepriklausomi elektros įvadai; yra elektros generatorius; kita (įrašyti) ________________________
________________________________________________________________________________
Mikroklimato parametrai patikrinimo metu (įrašyti): santykinė drėgmė ___________H %; oro temperatūra _________°C
Kitos licencijuojamos paslaugos teikimo sąlygos
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Išvada
Dokumentų saugyklos (-ų) įrengimas atitinka Dokumentų saugojimo taisyklėse nustatytus reikalavimus (pabraukti reikiamą): taip; ne
Pastabos________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Pasiūlymai ______________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Patikrinimą atliko
___________________ _______________ ___________________
(pareigų pavadinimas) (parašas) (vardas ir pavardė)
___________________ _______________ ___________________
(pareigų pavadinimas) (parašas) (vardas ir pavardė)
Atliekant patikrinimą dalyvavo ir akto vieną egzempliorių gavo
_______________________________________________
(juridinio asmens atstovo pareigų pavadinimas, jei licencijos turėtojas juridinis asmuo)
___________________
(parašas)
____________________________
(vardas ir pavardė)
____________________________
(data)
Licencijų teikti dokumentų saugojimo paslaugą
turėtojų planinių ir neplaninių patikrinimų tvarkos
aprašo
2 priedas
Licencijuojamos dokumentų saugojimo
paslaugos teikimo sąlygų laikymosi
_______ patikrinimo akto Nr. ______
priedas
LICENCIJUOJAMOS DOKUMENTŲ SAUGOJIMO PASLAUGOS TEIKIMO SĄLYGŲ LAIKYMOSI KONTROLINIS KLAUSIMYNAS
Juridinio asmens pavadinimas arba fizinio asmens vardas ir pavardė _____________________
___________________________________________________________________________
Licencijos Nr. _____________, išdavimo data ______________________________________
| Eil. Nr. |
Klausimas |
Taip |
Ne |
Pastabos |
|
|
Popierinių dokumentų saugykla |
|
|
|
| 1. |
Ar saugyklos įrengtos specialiai archyvui pastatytuose pastatuose arba dokumentams saugoti pritaikytose patalpose? |
£ |
£ |
|
| 2. |
Ar saugyklų aukštis yra ne mažesnis kaip 250 cm? |
£ |
£ |
|
| 3. |
Ar saugyklos apsaugotos nuo tiesioginės dienos šviesos? |
£ |
£ |
|
| 4. |
Ar saugyklos apsaugotos nuo įsilaužimo? |
£ |
£ |
|
| 5. |
Ar laikomasi reikalavimo, kad saugyklose neturi būti dujotiekio, vandentiekio, lietaus kanalizacijos vamzdynų, elektros tranzitinių kabelių? |
£ |
£ |
|
| 6. |
Ar ant saugyklos grindų ar sienų liuminescenciniais dažais pažymėta evakuacijos kryptis? |
£ |
£ |
|
| 7. |
Ar saugykloms apšviesti naudojami tinkamo tipo šviestuvai? (liuminescenciniai arba kaitriniai šviestuvai, turintys difuzorius ir šilumos sugeriamuosius filtrus) |
£ |
£ |
|
| 8. |
Ar atstumas tarp šviestuvo ir stelažo viršutinės lentynos yra ne mažesnis kaip 15 cm? |
£ |
£ |
|
| 9. |
Ar laikomasi reikalavimo, kad saugyklose neturi būti įrengtos darbo vietos? |
£ |
£ |
|
| 11. |
Ar stacionarieji stelažai išdėstyti paliekant ne siauresnį kaip 120 cm pagrindinį taką ir ne mažesnę kaip 80 cm pločio praeigą tarp stelažų eilių? |
£ |
£ |
|
| 12. |
Ar mobilieji stelažai išdėstyti paliekant ne siauresnį kaip 120 cm pagrindinį taką? |
£ |
£ |
|
| 13. |
Ar stelažų viršutinės lentynos yra uždengtos? |
£ |
£ |
|
| 14. |
Ar atstumas nuo grindų iki apatinės stelažo lentynos yra ne mažesnis kaip 15 cm? |
£ |
£ |
|
| 15. |
Ar saugyklose yra temperatūros ir drėgmės matavimo prietaisai? |
£ |
£ |
|
| 16. |
Ar saugyklų mikroklimato parametrai matuojami ir fiksuojami ne rečiau kaip kas antrą darbo dieną? |
£ |
£ |
Tikrinimo metu pateikiami dokumentai |
| 17. |
Ar dokumentai saugomi apsauginiuose dėkluose, dėžutėse ir kt. |
£ |
£ |
|
| 18. |
Ar laikomasi reikalavimo saugyklose dokumentų nelaikyti ant grindų, palangių? |
£ |
£ |
|
| 19. |
Ar laikomasi reikalavimo saugyklose nelaikyti pašalinių daiktų? |
£ |
£ |
|
|
|
Elektroninių dokumentų saugykla⃰ |
|
|
|
| 20. |
Ar tarnybinių stočių patalpoje įrengta tikslios kontrolės oro kondicionavimo sistema (ne mažiau kaip du kondicionieriai, veikiantys pakopiniu rotacijos principu)? |
£ |
£ |
|
| 21. |
Ar tarnybinių stočių patalpoje įrengta pakankamo pajėgumo stacionarioji gaisrų gesinimo sistema ir dūmų šalinimo sistema? |
£ |
£ |
|
| 22. |
Ar įrengtas pakankamo galingumo elektros įvadas bei įranga, užtikrinanti nepertraukiamą elektros tiekimą tarnybinėms stotims (pvz., nepertraukiamo maitinimo šaltiniai; keli nepriklausomi elektros įvadai; elektros generatorius)? |
£ |
£ |
|
| 23. |
Ar tarnybinėms stotims įrengta pakankama telekomunikacinių ryšių įvado greitaveika? |
£ |
£ |
|
| 24. |
Ar įrengta fizinės prieigos kontrolės sistema, kuri užtikrintų, kad į tarnybinių stočių patalpas pakliūtų tik autorizuotas personalas ir išsaugotų informaciją apie į patalpas patekusius asmenis? |
£ |
£ |
|
| 25. |
Ar laikomasi reikalavimo, kad tarnybinių stočių patalpose neturi būti dujotiekio, vandentiekio, lietaus kanalizacijos vamzdynų, elektros tranzitinių kabelių? |
£ |
£ |
|
| 26. |
Ar daromos atsarginės elektroninių dokumentų saugyklos duomenų kopijos? |
£ |
£ |
|
| 27. |
Ar duomenų kopijų saugojimo laikmenos ir įrenginiai tikrinami ne rečiau kaip kartą per dvejus metus patikrinimo rezultatus fiksuojant pažymoje (apibūdinant esamą padėtį, aptiktas klaidas ir priemones, kurių imtasi klaidoms ar gedimams pašalinti)? |
£ |
£ |
|
| 28. |
Ar bent kartą per dvejus metus tikrinamos ir, jei reikia, atnaujinamos programinės priemonės, galinčios pateikti saugomų formatų elektroninių dokumentų turinį? |
£ |
£ |
|
| 29. |
Ar yra tinkamai išsaugomi elektroninių dokumentų pažangiojo elektroninio parašo, kvalifikuoto elektroninio parašo ar kvalifikuoto elektroninio spaudo galiojimo įrodymai, kaip numatyta Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių 52 punkte? |
£ |
£ |
|
Pastaba. Kontroliniai klausimai parengti vadovaujantis Dokumentų saugojimo taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 28 d. įsakymu Nr. V-157 „Dėl Dokumentų saugojimo taisyklių patvirtinimo“, ir Elektroninių dokumentų valdymo taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 29 d. įsakymu Nr. V-158 „Dėl Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių patvirtinimo“.
⃰ Kai tikrinamas licencijos turėtojas elektroninių dokumentų saugojimui naudojasi trečiosios šalies teikiamomis elektroninių dokumentų prieglobos paslaugomis, klausimyno 20-25 klausimuose nurodytų reikalavimų patikrinimas nuvykus į vietą nėra atliekamas, tačiau licencijos turėtojas turi pateikti įrodymus (dokumentus), patvirtinančius, kad elektroninių dokumentų prieglobos paslaugų teikėjas, kurio infrastruktūroje fiziškai yra saugomi elektroniniai dokumentai, atitinka šiuos reikalavimus.