LIETUVOS VYRIAUSIASIS ARCHYVARAS
ĮSAKYMAS
DĖL LIETUVOS VYRIAUSIOJO ARCHYVARO 2019 M. RUGSĖJO 30 D. ĮSAKYMO NR. VE-47 „DĖL NACIONALINIO DOKUMENTŲ FONDO ADMINISTRAVIMO VALSTYBĖS ARCHYVUOSE KONTROLĖS TVARKOS APRAŠO PATVIRTINIMO“ PAKEITIMO
2021 m. gruodžio 21 d. Nr. VE-64
Vilnius
P a k e i č i u Nacionalinio dokumentų fondo administravimo valstybės archyvuose kontrolės tvarkos aprašo, patvirtinto Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2019 m. rugsėjo 30 d. įsakymu Nr. VE-47 „Dėl Nacionalinio dokumentų fondo administravimo valstybės archyvuose kontrolės tvarkos aprašo patvirtinimo“, 2 ir 3 priedus ir juos išdėstau nauja redakcija (pridedama).
Lietuvos vyriausiojo archyvaro
2019 m. rugsėjo 30 d. įsakymo Nr. VE-47
(Lietuvos vyriausiojo archyvaro
2021 m. gruodžio 21 d. įsakymo Nr. VE-64
redakcija)
Nacionalinio dokumentų fondo administravimo
valstybės archyvuose kontrolės tvarkos aprašo
2 priedas
VALSTYBĖS ARCHYVŲ DOKUMENTŲ SAUGOJIMO IR SAUGYKLŲ ĮRENGIMO VERTINIMO KLAUSIMYNAS*
| Eil. Nr. |
Klausimas |
Taip |
Ne |
Pastabos |
| Patalpų, kuriose saugomi popieriniai dokumentai, įrengimo reikalavimai |
||||
| 1. |
Ar saugyklos įrengtos specialiai archyvui pastatytuose pastatuose arba dokumentams saugoti pritaikytose patalpose? |
□ |
□ |
|
| 2. |
Ar saugyklų aukštis yra ne mažesnis kaip 250 cm? |
□ |
□ |
|
| 3. |
Ar saugyklos apsaugotos nuo tiesioginės dienos šviesos? |
□ |
□ |
Įrašoma tikslinamoji informacija |
| 4. |
Ar saugyklos apsaugotos nuo įsilaužimo? |
□ |
□ |
Įrašoma tikslinamoji informacija |
| 5. |
Ar laikomasi reikalavimo, kad saugyklose neturi būti dujotiekio, vandentiekio, lietaus kanalizacijos vamzdynų, elektros tranzitinių kabelių? |
□ |
□ |
|
| 6. |
Ar ant saugyklos grindų ar sienų liuminescenciniais dažais pažymėta evakuacijos kryptis? |
□ |
□ |
|
| 7. |
Ar saugykloms apšviesti naudojami tinkamo tipo šviestuvai? (liuminescenciniai arba kaitriniai šviestuvai, turintys difuzorius ir šilumos sugeriamuosius filtrus) |
□ |
□ |
|
| 8. |
Ar atstumas tarp šviestuvo ir stelažo viršutinės lentynos yra ne mažesnis kaip 15 cm? |
□ |
□ |
|
| 9. |
Ar laikomasi reikalavimo, kad saugyklose neturi būti įrengtos darbo vietos? |
□ |
□ |
|
| 10. |
Ar stacionarieji stelažai išdėstyti paliekant ne siauresnį kaip 120 cm pagrindinį taką ir ne mažesnę kaip 80 cm pločio praeigą tarp stelažų eilių? |
□ |
□ |
|
| 11. |
Ar mobilieji stelažai išdėstyti paliekant ne siauresnį kaip 120 cm pagrindinį taką? |
□ |
□ |
|
| 12. |
Ar stelažų viršutinės lentynos yra uždengtos? |
□ |
□ |
|
| 13. |
Ar atstumas nuo grindų iki apatinės stelažo lentynos yra ne mažesnis kaip 15 cm? |
□ |
□ |
|
| 14. |
Ar saugyklose yra temperatūros ir drėgmės matavimo prietaisai? |
□ |
□ |
|
| 15. |
Ar saugyklų mikroklimato parametrai matuojami ir fiksuojami ne rečiau kaip kas antrą darbo dieną? |
□ |
□ |
Tikrinimo metu pateikiami dokumentai |
| 16. |
Ar dokumentai saugomi apsauginiuose aplankuose, dėžutėse ir kt.? |
□ |
□ |
|
| 17. |
Ar laikomasi reikalavimo saugyklose dokumentų nelaikyti ant grindų, palangių? |
□ |
□ |
|
| 18. |
Ar laikomasi reikalavimo saugyklose nelaikyti pašalinių daiktų ir neužsiimti veikla, nesusijusia su dokumentų saugojimu? |
□ |
□ |
|
| Patalpų, kuriose saugomi elektroniniai dokumentai, įrengimo reikalavimai |
||||
| 19. |
Ar tarnybinių stočių patalpoje įrengta tikslios kontrolės oro kondicionavimo sistema (ne mažiau kaip du kondicionieriai, veikiantys pakopiniu rotacijos principu)? |
□ |
□ |
|
| 20. |
Ar tarnybinių stočių patalpoje įrengta stacionarioji gaisrų gesinimo sistema ir dūmų šalinimo sistema? |
□ |
□ |
|
| 21. |
Ar įrengtas reikiamo galingumo elektros įvadas bei įranga, užtikrinanti nepertraukiamą elektros tiekimą tarnybinėms stotims (pvz., nepertraukiamo maitinimo šaltiniai, keli nepriklausomi elektros įvadai, elektros generatorius)? |
□ |
□ |
|
| 22. |
Ar tarnybinėms stotims įrengta telekomunikacinių ryšių įvado greitaveika? |
□ |
□ |
|
| 23. |
Ar įrengta fizinės prieigos kontrolės sistema, užtikrinanti, kad į tarnybinių stočių patalpas pakliūtų tik autorizuotas personalas, ir išsauganti informaciją apie į patalpas patekusius asmenis? |
□ |
□ |
|
| 24. |
Ar laikomasi reikalavimo, kad tarnybinių stočių patalpose neturi būti dujotiekio, vandentiekio, lietaus kanalizacijos vamzdynų, elektros tranzitinių kabelių? |
□ |
□ |
|
| Elektroninių dokumentų išsaugojimo reikalavimai |
||||
| 25. |
Ar daromos atsarginės saugomų elektroninių dokumentų ir su jais susijusių duomenų kopijos? |
□ |
□ |
|
| 26. |
Ar duomenų kopijų saugojimo laikmenos ir įrenginiai tikrinami ne rečiau kaip kartą per dvejus metus, patikrinimo rezultatus fiksuojant pažymoje (apibūdinant esamą padėtį, aptiktas klaidas ir priemones, kurių imtasi klaidoms ar gedimams pašalinti)? |
□ |
□ |
|
| 27. |
Ar įdiegtos skaitmeninių saugyklų talpos fiksavimo priemonės ir kontrolės procedūros? |
□ |
□ |
|
| 28. |
Ar įdiegtos klaidų fiksavimo saugojimo laikmenose ir įrenginiuose priemonės ir numatytos klaidų pašalinimo procedūros? |
□ |
□ |
|
| 29. |
Ar numatytos informacijos apie elektroninių dokumentų (bylų) judėjimą (perkėlimą į kitą saugyklą) fiksavimo priemonės ir kontrolės procedūros? |
□ |
□ |
|
| 30. |
Ar bent kartą per dvejus metus įvertinamas elektroninių dokumentų vientisumui užtikrinti naudojamų priemonių (pvz., duomenų santraukos algoritmų) patikimumas, užfiksuojant patikrinimo rezultatus? |
□ |
□ |
|
| 31. |
Ar yra sudarytas ir bent kartą per dvejus metus peržiūrimas ir atnaujinamas saugomų dokumentų turinio formatų sąrašas? |
□ |
□ |
|
| 32. |
Ar po saugomų dokumentų turinio formatų sąrašo peržiūros prireikus atnaujinamos programinės priemonės, galinčios pateikti saugomų formatų elektroninių dokumentų turinį? |
□ |
□ |
|
| 33. |
Ar kaupiami ir išsaugomi elektroninio parašo ir elektroninio spaudo galiojimo patvirtinimo duomenys? |
□ |
□ |
|
| 34. |
Ar atliekama nuolatinė elektroninių parašų ir elektroninių spaudų bei sukauptų jų galiojimą patvirtinančių duomenų stebėsena, atsižvelgiant į sertifikatų galiojimo laiką, jų galimą sukompromitavimą, naudotų kriptografinių metodų silpimą kintant technologijoms? |
□ |
□ |
|
| 35. |
Ar kvalifikuoto elektroninio parašo ar kvalifikuoto elektroninio spaudo galiojimui patvirtinti naudojamos kvalifikuotos elektroninės laiko žymos? |
□ |
□ |
|
| Papildomi reikalavimai elektroniniams dokumentams, saugomiems fizinėse laikmenose |
||||
| 36. |
Ar elektroniniai dokumentai, saugomi fizinėse laikmenose, ne rečiau kaip kas trejus metus perrašomi į kitą laikmeną? |
□ |
□ |
Šis reikalavimas netaikomas, jei laikmena (pvz. magnetinė juosta) pagal techninius (gamyklinius) parametrus užtikrina tvarų ilgalaikį išsaugojimą) |
| 37. |
Ar ant laikmenų spausdintuvu ar naudojant rašiklį, skirtą rašyti ant laikmenos, yra užrašyti apskaitos duomenys, pagal kuriuos būtų galima identifikuoti jose esančius elektroninius dokumentus? |
□ |
□ |
Šis reikalavimas netaikomas, jei aprašomoji informacija (atsižvelgiant į naudojamą fizinę laikmeną) yra pridedama prie laikmenos (pvz., sąrašas ar pan.) |
| 38. |
Ar laikmenos, kuriose saugomi elektroniniai dokumentai ir jų atsarginės kopijos, turi unikalius numerius? |
□ |
□ |
|
| 39. |
Ar yra sudarytas elektroninių dokumentų ir jų atsarginių kopijų laikmenų sąrašas, kuriame nurodyta šių laikmenų saugojimo vieta? |
□ |
□ |
Ši informacija gali būti užfiksuota ir kituose dokumentų apskaitos dokumentuose |
| 40. |
Ar užtikrinta, kad faktiškai saugomų elektroninių dokumentų skaičius atitiktų nurodytąjį apskaitos dokumentuose? |
□ |
□ |
|
Mikroklimato parametrai patikrinimo metu: santykinė drėgmė ___________H %; oro temperatūra _________°C.
* Kiekvienai saugyklai užpildomas atskiras klausimynas.
Lietuvos vyriausiojo archyvaro
2019 m. rugsėjo 30 d. įsakymo Nr. VE-47
(Lietuvos vyriausiojo archyvaro
2021 m. gruodžio 21 d. įsakymo Nr. VE-64
redakcija)
Nacionalinio dokumentų fondo administravimo
valstybės archyvuose kontrolės tvarkos aprašo
3 priedas
SKAITYTOJŲ APTARNAVIMO TVARKOS VALSTYBĖS ARCHYVŲ SKAITYKLOSE VERTINIMO KLAUSIMYNAS*
| Skaitykla |
|
|||
| Klausimas |
Atsakymas |
Pastabos |
||
| Taip |
Ne |
|||
| Ar patekimas į valstybės archyvo pastatą, kuriame yra skaitykla, yra pritaikytas judėjimo negalią turintiems asmenims? |
□ |
□ |
|
|
| Ar skaitytojo vieta valstybės archyvo skaitykloje yra pritaikyta neįgaliems asmenims (judėjimo negalią turintiems asmenims, silpnaregiams)? |
□ |
□ |
|
|
| Ar valstybės archyvo skaitykloje įrengta speciali darbo vieta, skirta fotografuoti dokumentus? |
□ |
□ |
|
|
| Ar valstybės archyvo skaitykloje speciali darbo vieta, skirta fotografuoti dokumentus, pažymėta atitinkamu užrašu ar simboliu? |
□ |
□ |
|
|
| Ar skaitytojai registruojami? |
□ |
□ |
|
|
| Ar registruojami skaitytojų apsilankymai? |
□ |
□ |
|
|
| Ar registruojami skaitytojų rašytinai prašymai leisti fotografuoti dokumentus? |
□ |
□ |
|
|
| Ar Dokumentų užsakymo lapas atitinka Darbo valstybės archyvų skaityklose tvarkos apraše, patvirtintame Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2013 m. gruodžio 16 d. įsakymu Nr. V-68, nustatytą formos pavyzdį? |
□ |
□ |
|
|
| Ar skaitytojams išduodamos vienkartinės pirštinės? |
□ |
□ |
|
|
| Ar užsakyti dokumentai skaitytojams išduodami ne vėliau kaip per 6 darbo valandas nuo užsakymo registravimo laiko arba skaitytojo ir skaityklos darbuotojo sutartą dieną ir sutartu laiku? |
□ |
□ |
|
|
* Kiekvienai skaityklai pildomas atskiras klausimynas