KAUNO MIESTO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS DIREKTORIUS --0 ĮSAKYMAS Nr.

PATVIRTINTA

Kauno miesto savivaldybės administracijos direktoriaus

2023 m. kovo 31 d.

įsakymu Nr. A-1159

KAUNO MIESTO SAVIVALDYBĖS TURTO TRUMPALAIKĖS NUOMOS OBJEKTŲ REZERVAVIMO SISTEMOS NUOSTATAI

I SKYRIUS

BENDROSIOS NUOSTATOS

1. Kauno miesto savivaldybės turto trumpalaikės nuomos objektų rezervavimo sistemos nuostatai (toliau – Nuostatai) reglamentuoja Kauno miesto savivaldybės (toliau – Savivaldybė) turto trumpalaikės nuomos (toliau – trumpalaikė nuoma, nuoma) rezervavimo informacinės sistemos (toliau – Sistema) tikslus, uždavinius, funkcijas, organizacinę, informacinę, funkcinę struktūras, duomenų teikimo ir naudojimo tvarką, duomenų saugos reikalavimus, modernizavimą ir likvidavimą.

2. Sistema yra tvarkoma, vadovaujantis:

2.1. 2016 m. balandžio 27 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentu (ES) 2016/679 dėl fizinių asmenų apsaugos tvarkant asmens duomenis ir dėl laisvo tokių duomenų judėjimo ir kuriuo panaikinama Direktyva 95/46/EB (Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas) (toliau – Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas), Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymu ir kitais teisės aktais, reglamentuojančiais asmens duomenų apsaugą;

2.2. Lietuvos Respublikos valstybės informacinių išteklių valdymo įstatymu;

2.3. Lietuvos respublikos kibernetinio saugumo įstatymu;

2.4. Lietuvos Respublikos švietimo įstatymu;

2.5. Kauno miesto savivaldybės administracijos direktoriaus 2019 m. gruodžio 9 d. įsakymu Nr. A-4064 „Dėl Kauno miesto savivaldybės turto trumpalaikės nuomos, naudojantis Kauno salių rezervavimo sistema, tvarkos aprašo patvirtinimo“ (toliau – Turto trumpalaikės nuomos, naudojantis Kauno salių rezervavimo sistema, tvarkos aprašas);

2.6. Kauno miesto savivaldybės tarybos 2022 m. liepos 19 d. sprendimu Nr. T-383 „Dėl Kauno miesto savivaldybės turto nuomos tvarkos aprašo ir Kauno miesto savivaldybės turto nuomos konkursų organizavimo ir vykdymo taisyklių patvirtinimo“;

2.7. Kauno miesto savivaldybės administracijos direktoriaus 2022 m. lapkričio 10 d. įsakymu Nr. A-4182 „Dėl Kauno miesto savivaldybės švietimo įstaigų ir neformaliojo ugdymo įstaigų patikėjimo teise valdomo nekilnojamojo turto, išnuomojamo trumpalaikiams renginiams organizuoti, sąrašo patvirtinimo“;

2.8. Nuostatais.

3. Nuostatuose vartojamos sąvokos:

3.1. Įstaiga – Savivaldybės įmonė ar biudžetinė įstaiga, patikėjimo teise valdanti Savivaldybės turtą.

3.2. Įstaigos turto administratorius – Savivaldybės įmonės ir biudžetinės įstaigos darbuotojas, administruojantis įstaigos, kurioje dirba, patikėjimo teise valdomo Savivaldybės turto objektų nuomą Sistemoje.

3.3. Klientas – juridinis arba fizinis asmuo, norintis išsinuomoti Savivaldybės turtą.

3.4. Paslauga – Savivaldybės turto trumpalaikė nuoma.

3.5. Sistemos administratorius – Savivaldybės administracijos darbuotojas, prižiūrintis Sistemą ir užtikrinantis jos veikimą.

4. Sistemos tikslas – suteikti galimybę informacinių technologijų priemonėmis rezervuoti trumpalaikės nuomos sąlygomis norimą išsinuomoti Savivaldybės turtą, atlikti Savivaldybės turto nuomos priežiūrą, rinkti, kaupti ir teikti duomenis apie Savivaldybės turto, perduoto patikėjimo teise, nuomą ir už tai gautas pajamas asmenims, turintiems teisę juos gauti.

5. Sistemos uždaviniai:

5.1. mažinti administracinę naštą įstaigoms nuomojantis Savivaldybės turtą;

5.2. automatizuoti Savivaldybės turto nuomos procesą.

6. Sistemos funkcijos:

6.1. kaupti, saugoti, apdoroti, sisteminti ir kitaip tvarkyti duomenis apie Savivaldybės turtą, kuris išnuomotas trumpalaikės nuomos sąlygomis, ir už šio turto nuomą gautas pajamas, kitą reikalingą informaciją;

6.2. formuoti ir tvarkyti Savivaldybės turto nuomojimo (užimtumo) grafikus;

6.3. teikti duomenis duomenų gavėjams, turintiems teisę juos gauti;

6.4. formuoti duomenų ataskaitas atskirais periodais.

7. Asmens duomenų tvarkymo Sistemoje tikslas – paslaugos teikimas.

II SKYRIUS

ORGANIZACINĖ STRUKTŪRA

8. Sistemos valdytoja ir tvarkytoja yra Savivaldybės administracija.

9. Savivaldybės administracija, atlikdama Sistemos valdytojos funkcijas:

9.1. nustato Sistemos duomenų tvarkymo tikslus ir priemones jiems pasiekti, priima sprendimus dėl Sistemos tobulinimo, reorganizavimo arba likvidavimo;

9.2. priima teisės aktus, susijusius su Sistemos funkcionavimu;

9.3. atlieka kitas teisės aktuose nustatytas funkcijas.

10. Savivaldybės administracija, atlikdama Sistemos tvarkytojos funkcijas:

10.1. organizuoja ir vykdo Sistemos kūrimą, užtikrina nepertraukiamą Sistemos funkcionavimą ir Sistemos plėtrą;

10.2. užtikrina Sistemoje kaupiamų duomenų apsaugą;

10.3. atlieka kitas teisės aktuose nustatytas funkcijas.

11. Įstaigos, kurių patikėjimo teise valdomas Savivaldybės turtas nuomojamas naudojantis Sistema, yra asmens duomenų tvarkytojos.

12. Sistemos administratorius atlieka šias funkcijas:

12.1. tikrina, ar į Sistemą įstaigos suvesti duomenys atitinka Turto trumpalaikės nuomos, naudojantis Kauno salių rezervavimo sistema, tvarkos aprašo reikalavimus;

12.2. tikrina, ar visi į Sistemą suvesti nuomojami Savivaldybės turto objektai Sistemoje pažymėti (aktyvuoti) kaip galimi išsinuomoti;

12.3. atlieka už Savivaldybės turto nuomą gaunamų pajamų lyginamąją kontrolę (palygina atskirais periodais per Sistemą gautus duomenis su iš įstaigos gautais duomenimis);

12.4. suveda į Sistemą įstaigų ir Savivaldybės turto objektų, kuriuos klientas gali nuomotis, duomenis;

12.5. suveda į Sistemą įstaigų turto administratorių duomenis ir kiekvienam nuomojamam Savivaldybės turto objektui priskiria įstaigos turto administratorių;

12.6. teikia pasiūlymus dėl Sistemos funkcionavimo tobulinimo ir plėtros;

12.7. atlieka kitas teisės aktuose nustatytas tinkamam Sistemos administravimui būtinas funkcijas.

13. Klientai nuomojasi Savivaldybės turtą iš įstaigų naudodamiesi Kauno salių rezervavimo sistema (https://kursportuoti.kaunas.lt).

14. Įstaigų turto administratoriai, kuriems yra suteikta prieigos prie Sistemos teisė, atlieka šias funkcijas:

14.1. tvarko klientų duomenis pagal savo kompetenciją;

14.2. užtikrina tvarkomų asmens duomenų saugumą;

14.3. padeda Sistemos valdytojui įgyvendinti asmens duomenų apsaugą reglamentuojančių teisės aktų reikalavimus;

14.4. suveda duomenis apie Savivaldybės turto objektų užimtumą;

14.5. atlieka kitas teisės aktuose ir Nuostatuose nustatytas funkcijas.

III SKYRIUS

INFORMACINĖ STRUKTŪRA

15. Sistemos vidinėje duomenų bazėje saugoma:

15.1. klientų duomenys:

15.1.1. vardas ir pavardė;

15.1.2. telefono numeris;

15.1.3. elektroninis paštas;

15.1.4. sąskaitos faktūros;

15.2. įstaigos patalpų administratorių duomenys:

15.2.1. vardas ir pavardė;

15.2.2. elektroninis paštas.

15.2.3. slaptažodis.

16. Sistemos išorinėje duomenų bazėje saugomi duomenys, susiję su patalpų ar kitų objektų nuoma:

16.1. įstaigos pavadinimas;

16.2. įstaigos kodas;

16.3. įstaigos adresas;

16.4. patalpos nuotrauka;

16.5. patalpos naudojimo laikas;

16.6. patalpos nuomos įkainis.

IV SKYRIUS

FUNKCINĖ STRUKTŪRA

17. Sistemos funkcinę struktūrą sudaro:

17.1. viešasis Sistemos portalas;

17.2. vidinis Sistemos portalas.

18. Viešąjį Sistemos portalą sudaro klientų registracijos paslaugai gauti modulis, kurio pagrindinės funkcijos:

18.1. priimti ir perduoti į vidinį Sistemos portalą Savivaldybės turto objekto nuomos duomenis;

18.2. iš vidinio Sistemos portalo perduoti ar atvaizduoti su paslaugos teikimu susijusią informaciją.

19. Vidinį Sistemos portalą sudaro:

19.1. Savivaldybės turto objektų nuomos valdymo modulis, kurio pagrindinė funkcija yra rezervuoti klientui pasirinktą objektą norimu laiku;

19.2 įstaigų ir jų patikėjimo teise valdomo Savivaldybės turto objektų valdymo modulis, kurio pagrindinės funkcijos – tvarkyti duomenis apie Įstaigų darbo laiką, turto nuomos įkainį, užimtumą, kontaktinę informaciją;

19.3. ataskaitų modulis, kurio pagrindinė funkcija – formuoti užsakymų ataskaitas apie Savivaldybės turto nuomą, pasirenkant Įstaigą ir laiko periodą, kitus reikalingus kriterijus.

V SKYRIUS

SISTEMOS DUOMENŲ TEIKIMAS IR NAUDOJIMAS

20. Sistemoje suformuotus klientų užsakymus Sistema persiunčia elektroniniu paštu įstaigos turto administratoriui.

21. Sistemos duomenys negali būti teikiami trečiosioms šalims, jei teisės aktai nenustato kitaip.

22. Naudotis Sistemos duomenimis gali tik Sistemos ir įstaigos turto administratoriai, pasirašytinai susipažinę su Nuostatais, Sistemos duomenų tvarkytojo elektroninės informacijos saugos politiką reglamentuojančiais dokumentais.

23. Įstaigos turto ir Sistemos administratoriai negali gautų duomenų naudoti kitam tikslui, negu nustatyta Nuostatuose.

24. Įstaigos turto administratoriams Sistemos administratorius suteikia tik tas prieigos teises, kurios reikalingos jų funkcijoms atlikti.

VI SKYRIUS

ASMENS DUOMENŲ APSAUGA

25. Savivaldybės administracija, tvarkydama asmens duomenis, vadovaujasi:

25.1. Asmens duomenų tvarkymo Kauno miesto savivaldybėje taisyklėmis, patvirtintomis Kauno miesto savivaldybės tarybos 2020 m. balandžio 28 d. sprendimu Nr. T-211 „Dėl Asmens duomenų tvarkymo Kauno miesto savivaldybėje taisyklių patvirtinimo“;

25.2. Asmens duomenų saugumo pažeidimų valdymo tvarkos aprašu, patvirtintu Kauno miesto savivaldybės administracijos direktoriaus 2019 m. balandžio 18 d. įsakymu Nr. A-1388 „Dėl Asmens duomenų saugumo pažeidimų valdymo tvarkos aprašo patvirtinimo“;

25.3. Kauno miesto savivaldybės administracijos valdomų informacinių sistemų saugos nuostatais, patvirtintais Kauno miesto savivaldybės administracijos direktoriaus 2021 m. lapkričio 4 d. įsakymu Nr. A-3926 „Dėl Kauno miesto savivaldybės administracijos valdomų informacinių sistemų saugos nuostatų patvirtinimo“;

25.4. Kauno miesto savivaldybės administracijos valdomų informacinių sistemų saugaus elektroninės informacijos tvarkymo aprašu ir Kauno miesto savivaldybės administracijos valdomų informacinių sistemų naudotojų administravimo tvarkos aprašu, patvirtintais Kauno miesto savivaldybės administracijos direktoriaus 2022 m. sausio 13 d. įsakymu Nr. A-100 „Dėl Kauno miesto savivaldybės administracijos valdomų informacinių sistemų saugos dokumentų patvirtinimo“;

25.5. Duomenų subjektų teisių įgyvendinimo Kauno miesto savivaldybėje tvarkos aprašu, patvirtintu Kauno miesto savivaldybės administracijos direktoriaus 2019 m. vasario 20 d. įsakymu Nr. A-593 „Dėl Duomenų subjektų teisių įgyvendinimo Kauno miesto savivaldybėje tvarkos aprašo patvirtinimo“;

25.6. kitais saugos dokumentais, nustatančiais ir įgyvendinančiais Savivaldybės administracijos valdomų informacinių sistemų saugos politiką.

26. Įstaigos, tvarkydamos asmens duomenis, vadovaujasi vidiniais teisės aktais, reglamentuojančiais asmens duomenų tvarkymą ir apsaugą.

27. Duomenys Sistemoje saugomi, vadovaujantis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. kovo 9 d. įsakyme Nr. V-100 „Dėl Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklės patvirtinimo“ nustatytais terminais.

28. Klientai pasirašytinai informuojami, kaip tvarkomi jų asmens duomenys, jungimosi prie Sistemos metu.

VII SKYRIUS

BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS

29. Klientai, įstaigos turto administratoriai ir Sistemos administratorius, pažeidę Nuostatų ir kitų saugų elektroninės informacijos tvarkymą reglamentuojančių teisės aktų reikalavimus, atsako teisės aktų nustatyta tvarka.

30. Likviduojant Sistemą, jos duomenys ir dokumentai perduodami kitai informacinei sistemai, kuri steigiama vietoj likviduojamos, arba sunaikinami teisės aktų nustatyta tvarka.

31. Kiekvienas klientas, prisijungęs prie Sistemos, be jokių apribojimų gali susipažinti su visais savo per Sistemą pateiktais duomenimis.

32. Kliento ar duomenų subjekto, kurio duomenys įrašyti Sistemoje, teisės, susijusios su asmens duomenų tvarkymu, įgyvendinamos vadovaujantis Bendruoju duomenų apsaugos reglamentu.

_____________________