VIEŠŲJŲ PIRKIMŲ TARNYBOS DIREKTORIUS
ĮSAKYMAS
DĖL SKELBIAMŲ DERYBŲ VYKDYMO REKOMENDACIJŲ ATLIEKANT VIEŠUOSIUS PIRKIMUS GYNYBOS IR SAUGUMO SRITYJE PATVIRTINIMO
2018 m. sausio 12 d. Nr. 1S-8
Vilnius
Vadovaudamasi Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų, atliekamų gynybos ir saugumo srityje, įstatymo 9 straipsnio 1 dalies 3 punktu,
t v i r t i n u Skelbiamų derybų vykdymo rekomendacijas atliekant viešuosius pirkimus gynybos ir saugumo srityje (pridedama).
PATVIRTINTA
Viešųjų pirkimų tarnybos direktoriaus 2018 m. sausio 8 d. įsakymu Nr. 1S-8
SKELBIAMŲ derybų vykdymo rekomendacijos atliekant viešuosius pirkimus gynybos ir saugumo srityje
I. Įžanga
1. Viešųjų pirkimų, atliekamų gynybos ir saugumo srityje, praktikoje kyla neaiškumų vykdant viešuosius pirkimus skelbiamų derybų būdu. Viešųjų pirkimų, atliekamų gynybos ir saugumo srityje, įstatymas (toliau – Gynybos įstatymas) nustato tik bendras skelbiamų derybų vykdymo gaires, skelbiamų derybų vykdymo procedūros nėra išsamiai aprašytos, nes jos priklauso nuo konkretaus pirkimo objekto, jo sudėtingumo, techninės specifikacijos ir kitų specifinių reikalavimų. Viešiesiems pirkimams, atliekamiems gynybos ir saugumo srityje (toliau – pirkimai), būdinga tam tikra specifika, nes perkama karinė ar įslaptinta įranga, pasižyminti sudėtingomis techninėmis specifikacijomis, ilgu gyvavimo ciklo etapu, poreikiu užtikrinti kokybišką ir operatyvią įrangos techninę priežiūrą visą gyvavimo ciklą, tiekimo patikimumą ir įslaptintos informacijos saugumą. Šios ypatybės lėmė tai, kad Gynybos įstatyme, priešingai nei Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatyme, nenustatytos skelbiamų derybų pirkimo būdo pasirinkimo sąlygos – perkančiosios organizacijos skelbiamų derybų būdą gali pasirinkti visais atvejais, atsižvelgdamos į konkretaus pirkimo ypatumus.
Viešųjų pirkimų tarnyba pastebėjo, kad dažnai perkančiosios organizacijos, vykdydamos pirkimus skelbiamų derybų būdu, pirkimo dokumentuose nustato, kad derėsis dėl kainos ir kitų pirkimo sąlygų, nedetalizuodamos, kurios pirkimo sąlygos yra privalomos t.y. dėl kurių negalės būti deramasi. Tokia pirkimo dokumentų nuostata kelia grėsmę lygiateisiškumo, nediskriminavimo ir skaidrumo principų pažeidimams. Perkančiosios organizacijos turėtų aiškiai nurodyti, dėl kurių pirkimo sąlygų negalės būti deramasi. Skelbiamų derybų vykdymo metu perkančioji organizacija siekia, kad pasiūlymai atitiktų pirkimo dokumentuose nustatytus reikalavimus, ir visais įmanomais būdais privalo užtikrinti Gynybos įstatymo 6 straipsnyje įtvirtintų lygiateisiškumo, nediskriminavimo ir skaidrumo principų laikymąsi, neiškreipti ir neriboti konkurencijos.
2. Rengiant skelbiamų derybų būdu atliekamus pirkimus, rekomenduojama vadovautis žemiau pateiktomis rekomendacijomis. Perkančioji organizacija pasirengia konkrečias pirkimo dokumentų nuostatas atsižvelgdama į pirkimo objektą, jo specifiškumą, technines charakteristikas. Vykdant mažos vertės pirkimus, perkančioji organizacija rengia pirkimo dokumentus vadovaudamasi pasitvirtintomis mažos vertės pirkimų taisyklėmis.
II. BENDROSIOS NUOSTATOS
3. Skelbiamų derybų vykdymo rekomendacijose atliekant viešuosius pirkimus gynybos ir saugumo srityje (toliau – Rekomendacijos) pateikti siūlymai dėl pasirengimo skelbiamų derybų būdu vykdomam pirkimui, pirkimo dokumentų rengimo ir derybų vykdymo procedūrų, kurie padės užtikrinti lygiateisiškumo, nediskriminavimo ir skaidrumo principų laikymąsi, sklandų ir efektyvų pirkimo procesą, racionalų lėšų panaudojimą.
4. Rekomendacijose vartojamos sąvokos:
Pirminis pasiūlymas – tiekėjo raštu pateiktas pirminis siūlymas (pirkimo dokumentuose reikalaujamų dokumentų ir duomenų visuma) tiekti prekes, teikti paslaugas ar atlikti darbus pagal perkančiosios organizacijos skelbiamų derybų pirkimo dokumentuose nustatytas sąlygas;
Pakeistas pasiūlymas – derybų procedūros metu pateiktas pasiūlymas, kuris keičia pirminį pasiūlymą pagal derybų procedūros metu perkančiosios organizacijos pakeistas pirkimo sąlygas;
Galutinis pasiūlymas – užbaigus derybų procedūrą tiekėjo pateiktas pasiūlymas, keičiantis tiekėjo pirminį ir (arba) pakeistą pasiūlymą;
Derybų pakopos – derybų procedūros dalys, kurių metu, vadovaujantis pirkimo dokumentuose kiekvienai pakopai nustatytais pasiūlymų vertinimo kriterijais, mažinamas pateiktų pasiūlymų skaičius. Derybų pakopų taikymas nėra privalomas.
Minimalūs pirkimo dokumentų reikalavimai (toliau – minimalūs reikalavimai) – esminės pirkimo dokumentų sąlygos (ypatingai fizinės, finansinės, techninės ar teisinės), kurias privalo atitikti kiekvienas pasiūlymas ir dėl kurių negali būti deramasi.
5. Kitos Rekomendacijose vartojamos sąvokos atitinka Gynybos įstatyme, Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatyme, Lietuvos Respublikos valstybės ir tarnybos paslapčių įstatyme ir kituose teisės aktuose vartojamas sąvokas.
6. Atlikdama pirkimus skelbiamų derybų būdu, perkančioji organizacija vadovaujasi Gynybos įstatymu, Valstybės ir tarnybos paslapčių įstatymu, Lietuvos Respublikos civiliniu kodeksu, kitais įstatymais ir juos įgyvendinančiais teisės aktais.
7. Pirkimai skelbiamų derybų būdu atliekami laikantis lygiateisiškumo, nediskriminavimo, skaidrumo principų, konfidencialumo ir nešališkumo reikalavimų.
III. PASIRENGIMAS PIRKIMUI
9. Perkančioji organizacija pirkimui (pirkimams) organizuoti ir atlikti sudaro viešojo pirkimo komisiją (toliau – komisija). Komisijos nariai (komisijos pirmininkas, kiekvienas narys, taip pat ir ekspertai) prieš pradėdami darbą komisijoje turi pasirašyti nešališkumo deklaraciją ir konfidencialumo pasižadėjimą. Jei sudaroma nuolatinė komisija, nešališkumo deklaraciją ir konfidencialumo pasižadėjimą, nepriklausomai nuo to, kiek pirkimų bus atliekama, rekomenduojama pasirašyti vieną kartą per metus. Taip pat rekomenduojama nustatyti ir Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo nustatyta tvarka patvirtinti nešališkumo deklaracijų ir konfidencialumo pasižadėjimų registrus. Jeigu komisijos nariai dirbs ar susipažins su įslaptinta informacija, jie privalo turėti dokumentus, patvirtinančius jų teisę dirbti ar susipažinti su įslaptinta informacija, kurios slaptumo žyma ne žemesnė už pirkimo procedūrų metu naudojamos ar sukuriamos informacijos slaptumo žymą. Pavyzdžiui, jeigu pirkimo dokumentų techninė specifikacija yra įslaptinta, komisijos nariai (įskaitant ir ekspertus) privalo turėti teisę dirbti ar susipažinti su įslaptinta informacija.
10. Prieš pradėdama pirkimą perkančioji organizacija turi atlikti kiek įmanoma detalesnę rinkos analizę, t. y. išnagrinėti, kokios prekės, paslaugos ar darbai yra rinkoje, kokie jų techniniai reikalavimai perkančiajai organizacijai yra būtini, kiek preliminariai gali kainuoti reikalingos prekės, paslaugos ar darbai (jei pirkime yra atskiros dalys, būtina apskaičiuoti ir kiekvienos pirkimo dalies vertę), taip pat išsiaiškinti kitas pirkimo ypatybes, panašių pirkimų ir sutarčių sudarymo bei vykdymo praktiką. Pirkimų planavimas, tinkama rinkos analizė užtikrins, kad perkančioji organizacija nusipirks prekes, paslaugas ar darbus, geriausiai atitinkančius jos poreikius ir tikslus, taip pat racionalų lėšų panaudojimą.
11. Perkančioji organizacija privalo išsiaiškinti, ar pirkimo procedūrų metu bus sudarytas įslaptintas sandoris kaip jį apibrėžia Valstybės ir tarnybos paslapčių įstatymas. Atkreiptinas dėmesys, kad įslaptintas sandoris sudaromas ne tik tuomet, kai pirkimo procedūrų metu ar sutarties vykdymo metu tiekėjui pateikiama įslaptinta informacija, bet ir tuomet, kai sutarties vykdymo metu tiekėjui patikima įslaptinta informacija arba įslaptinta informacija sukuriama paties tiekėjo jam vykdant sutartį. Pavyzdžiui, tiekėjui projektuojant patalpų, kurios bus priskirtos saugumo zonoms pagal Valstybės ir tarnybos paslapčių įstatymą, įrengimo darbus, bus sukurta įslaptinta informacija, o tiekėjui, gabenančiam slaptas pašto siuntas, įslaptinta informacija bus patikėta.
12. Jeigu perkančioji organizacija nustato, kad pirkimo procedūrų metu bus sudarytas įslaptintas sandoris, ji privalo nustatyti kvalifikacijos reikalavimą tiekėjui ir pasitelkiamam subrangovui (jeigu subrangovas vykdys įslaptinto sandorio dalį) bei atitinkamiems jų darbuotojams turėti teisę dirbti ar susipažinti su atitinkama slaptumo žyma pažymėta informacija. Perkančioji organizacija turi išsiaiškinti, ar tiekėjui pirkimo procedūrų metu ar (ir) sutarties vykdymo metu reikės turėti patalpas, kurios yra pripažintos tinkamomis darbui su atitinkama slaptumo žyma pažymėta įslaptinta informacija, taip pat, ar tiekėjui reikės turėti įslaptintos informacijos ryšių ir informacinę sistemą (toliau – ĮIRIS) (vadovaujantis Valstybės ir tarnybos paslapčių įstatymu prašomi atitinkami leidimai). Pažymėtina, kad jeigu nedaug tiekėjų turi patalpas, tinkamas darbui su įslaptinta informacija ar ĮIRIS, perkančioji organizacija, siekiant užtikrinti konkurenciją, esant galimybei pirkimo dokumentuose turi nurodyti, kad tiekėjai galės pasinaudoti perkančiosios organizacijos patalpomis ir ĮIRIS.
IV. PIRKIMO DOKUMENTŲ TURINYS
14. Perkančioji organizacija, vadovaudamasi Gynybos įstatymo 22 ir 24 straipsnių nuostatomis, pirkimo dokumentuose pateikia informaciją apie pirkimo sąlygas ir skelbiamų derybų pirkimo procedūras. Pirkimo dokumentuose nurodoma:
14.1. informacija, kad pirkimas atliekamas skelbiamų derybų būdu. Išsamiai aprašomos skelbiamų derybų vykdymo procedūros, nurodytos Rekomendacijų V ir VI skyriuose;
14.2. paraiškų ir pasiūlymų teikimo ir priėmimo reikalavimai, nustatyti pagal Gynybos įstatymo 25 ir 26 straipsnių nuostatas. Informacija, kad paraiškos turi būti pateiktos iki datos, nurodytos pranešime apie pirkimą. Kol nesibaigė nustatytas paraiškų pateikimo terminas, perkančioji organizacija turi teisę jį pratęsti. Apie naują paraiškų pateikimo terminą paskelbiama CVP IS patikslinant pranešimą apie pirkimą bei CVP IS priemonėmis pranešama prie pirkimo prisijungusiems tiekėjams. Paraiškas pateikę kandidatai nekviečiami dalyvauti susipažinimo su paraiškomis posėdyje;
14.3. jeigu pirkimas atliekamas CVP IS priemonėmis, nurodoma, kad tiekėjas gali užšifruoti savo galutinį pasiūlymą arba galutinio pasiūlymo dokumentą, kuriame nurodyta kaina. Nurodoma informacija, susijusi su pasiūlymų šifravimu. Pasiūlymų šifravimo tvarka yra nustatyta Naudojimosi Centrine viešųjų pirkimų informacine sistema taisyklėse, patvirtintose Tarnybos direktoriaus 2016 m. gegužės 2 d įsakymu Nr. 1S-58;
14.4. tiekėjų kvalifikacijos reikalavimai, tarp jų ir reikalavimai atskiriems bendrą paraišką ar pasiūlymą pateikiantiems tiekėjams. Tuo atveju, jei kvalifikacinio reikalavimo turinys susijęs su įslaptinta informacija ir tiekėjams jis bus atskleistas tik kartu su kita įslaptinta informacija, perkančioji organizacija nurodo, kad be jau nurodytų kvalifikacinių reikalavimų, tiekėjas turės atitikti kvalifikacinį reikalavimą, kurio turinys susijęs su įslaptinta informacija. Šis konkretus kvalifikacinis reikalavimas bus nurodytas kartu su visa kita įslaptinta informacija po to, kai tiekėjas pateiks įrodymus, kad jis turi teisę susipažinti su įslaptinta informacija ir bus patikrinta tiekėjo atitiktis kvalifikaciniams reikalavimams, tikrinamiems pirmame kvalifikacijos tikrinimo etape;
14.5. tiekėjų kvalifikacijos reikalavimai, susiję su informacijos apsauga ir tiekimo patikimumu, nustatyti pagal Gynybos įstatymo 41 ir 42 straipsnių reikalavimus;
14.6. pirkimo procedūrose naudojamos įslaptintos informacijos apsaugos reikalavimai (jei taikoma). Pirkimo dokumentuose nustatant įslaptintos informacijos apsaugos reikalavimus vadovaujamasi Paslapčių apsaugos koordinavimo komisijos sprendimu, patvirtintu 2015 m. balandžio 16 d. posėdžio protokolu Nr. 56-2;
14.7. tiekėjų kvalifikacijos vertinimo tvarka. Jeigu techninė specifikacija ar jos dalis yra įslaptinta ir tiekėjas negalės objektyviai nustatyti rėmimosi kitų ūkio subjektų pajėgumais poreikio arba kai kvalifikacinio reikalavimo turinys susijęs su įslaptinta informacija, nurodoma, kad tiekėjų kvalifikacija bus vertinama dviem etapais: dalis kvalifikacinių reikalavimų bus patikrinti pirmame paraiškų pateikimo etape, o kita dalis – antrame paraiškų pateikimo etape, t. y. tuomet, kai tiekėjas bus patikrintas dėl teisės dirbti ar susipažinti su įslaptinta informacija ir bus susipažinęs su įslaptintais pirkimo dokumentais;
14.8. tiekėjų kvalifikacinės atrankos tvarka ir mažiausias pateikti pasiūlymus kviečiamų kandidatų skaičius, kuris negali būti mažesnis kaip trys, kai perkančioji organizacija numato riboti pirkimo dalyvių skaičių. Perkančioji organizacija tiekėjų kvalifikacinę atranką vykdo tik pagrįstais atvejais, kai siekiama sudaryti pirkimo sutartį su kuo aukštesnės kvalifikacijos tiekėju arba tada, kai tikimasi sulaukti labai didelio dalyvių skaičiaus, o pirkimo objektas itin sudėtingas ir tiekėjų pasiūlymų vertinimas pareikalautų labai daug laiko ir specifinių žinių. Kitais atvejais kvalifikacinės atrankos taikymas gali nepagrįstai apriboti konkurenciją. Jeigu perkančioji organizacija nevykdo kvalifikacinės atrankos, tuomet tikrinama tik tiekėjų atitiktis minimaliems kvalifikaciniams reikalavimams;
14.10. prekių, paslaugų ar darbų pavadinimas, kiekis (apimtis), su prekėmis teiktinų paslaugų pobūdis, prekių tiekimo, paslaugų teikimo ar darbų atlikimo terminai;
14.11. techninė specifikacija, kuri apibūdina pirkimo objektą, perkančiosios organizacijos poreikius ir perkamų prekių, paslaugų ar darbų charakteristikas;
14.12. informacija apie tai, kurios pirkimo dokumentų sąlygos priskiriamos minimaliems reikalavimams, dėl kurių negalės būti deramasi. Pavyzdžiui, pirkdama karinio tilto statybos darbus, perkančioji organizacija gali nurodyti šiuos minimalius reikalavimus: tiltas turi išlaikyti 40 tonų sveriančias transporto priemones, kurių aukštis yra 4 metrai, o plotis - 2.7 metrai; tiltas turi atlaikyti 2000 transporto priemonių per dieną, važiuojančių abejomis kryptimis, apkrovą; tilto priežiūros, remonto darbų atlikimui tiltas gali būti uždarytas ne daugiau kaip 3 dienas per metus ir t.t. Perkančioji organizacija turi atidžiai įvertinti savo poreikius ir nuspręsti, kokios pirkimo dokumentų nuostatos bus priskirtos minimaliems reikalavimams, atsižvelgdama į tai, kad pirkimo procedūrų metu jos nebegalės būti keičiamos;
14.13. nurodomi klausimai, dėl kurių bus deramasi. Norint derėtis dėl esminių pirkimo sutarties sąlygų, pirkimo dokumentuose bei kvietime derėtis rekomenduotina aiškiai nurodyti derybų objektą bei nevykdyti derybų dėl sąlygų, kurios galėtų pažeisti lygiateisiškumo principą įvedant naujas sąlygas, kurios nebuvo žinomos pirkimo pradžioje ir kurios suteiktų derėtis pakviestam dalyviui pranašumą kitų dalyvių, kuriems nebuvo iš anksto žinoma galima derybų apimtis, atžvilgiu, pažeistų jų teisėtus interesus ir lūkesčius. Taip pat nurodoma, kad galės būti deramasi ir dėl kitų kvietime derėtis nurodytų ar derybų eigoje iškilusių klausimų, tačiau negalės būti deramasi dėl minimalių pirkimo dokumentų reikalavimų;
14.14. nurodoma, kokia tvarka dalyviai, kurių pasiūlymai atitiko minimalius pirkimo dokumentų reikalavimus, bus kviečiami derėtis. Pavyzdžiui, gali būti nurodoma, kad dalyviai kviečiami derėtis abėcėlės tvarka arba kviečiami atvirkštine tvarka pagal pirminių pasiūlymų pateikimo eiliškumą ir t.t.
14.15. nurodoma, kad pasiūlymai, neatitikę pirkimo dokumentuose nurodytų minimalių reikalavimų, atmetami jau pirminių pasiūlymų pateikimo etape;
14.16. pasiūlymų vertinimo kriterijai ir sąlygos, nustatyti vadovaujantis Gynybos įstatymo 27 straipsnio nuostatomis. Pažymima, kad dėl pasiūlymų vertinimo kriterijų, jų lyginamųjų svorių ir tvarkos, kaip ir dėl minimalių reikalavimų, negalės būti deramasi;
14.17. pirkimo sutarties sąlygos, parengtos pagal Gynybos įstatymo 50 straipsnio 5 dalies nuostatas, ar pirkimo sutarties projektas;
14.18. subrangovų parinkimo ir jų pakeitimo sąlygos, kurias perkančioji organizacija, vadovaudamasi Gynybos įstatymo 40 straipsnio nuostatomis, nustato laimėjusiam dalyviui;
14.20. informacija, ar leidžiama pateikti pasiūlymus parduoti tik dalį prekių, darbų ar paslaugų, šios dalies (dalių) apibūdinimas;
14.21. informacija, kaip turi būti apskaičiuota ir išreikšta pasiūlymuose nurodoma kaina. Į kainą turi būti įskaityti visi tiekėjo mokami mokesčiai. Pažymima, kad galutine kaina bus laikoma galutiniuose pasiūlymuose pateikta kaina;
14.22. jeigu reikalaujama pasiūlymo galiojimo užtikrinimo, nurodomi pasiūlymo galiojimo užtikrinimo reikalavimai, taip pat nurodoma, kuriuo metu turės būti pateiktas pasiūlymo galiojimo užtikrinimas:
14.22.1. pasiūlymo galiojimo užtikrinimas turės būti pateiktas kartu su pirminiu pasiūlymu. Pasiūlymo galiojimo užtikrinimas taikomas pirminio, pakeisto (jei toks bus) ir galutinio pasiūlymo užtikrinimui. Arba
14.22.2. pasiūlymo galiojimo užtikrinimas turės būti pateiktas kartu su galutiniu pasiūlymu. Esant sudėtingiems pirkimams, kai labai tikėtina, kad derybų metu gali būti pakoreguotos pirkimo sąlygos, rekomenduojama pasiūlymo galiojimo užtikrinimo prašyti ne kartu su pirminiais pasiūlymais, o su galutiniais pasiūlymais.
Atsižvelgiant į tai, kad derybų metu gali padidėti pasiūlymo kaina, rekomenduojama pasiūlymo galiojimo užtikrinimui nurodyti konkrečią sumą (absoliutų dydį, o ne procentus nuo pasiūlymo vertės), pavyzdžiui, pasiūlymo kaina gali padidėti dėl to, kad derybų metu buvo pakoreguotos pirkimo dokumentų techninės specifikacijos sąlygos, nesudariusios pirkimo dokumentuose nurodytų minimalių reikalavimų, turėjusios įtakos pasiūlymo kainai;
14.23. būdai, kuriais tiekėjai gali prašyti pirkimo dokumentų paaiškinimų, sužinoti, ar perkančioji organizacija ketina rengti susitikimus su tiekėjais, taip pat būdai, kuriais perkančioji organizacija savo iniciatyva gali paaiškinti (patikslinti) pirkimo dokumentus;
14.25. informacija, kad apie pirminio, pakeisto ir galutinio pasiūlymo pateikimo terminus perkančioji organizacija informuos išsiųsdama kvietimus pateikti pasiūlymus;
14.26. vokų su galutiniais pasiūlymais atplėšimo arba susipažinimo su CVP IS priemonėmis pateiktais galutiniais pasiūlymais ir pasiūlymų nagrinėjimo procedūros. Nurodoma, kad tiekėjai susipažinimo su pirminiais ir pakeistais pasiūlymais komisijos posėdžiuose nedalyvauja, tačiau vokų su galutinėmis tiekėjų siūlomomis kainomis ir galutiniais techniniais duomenimis atplėšimo procedūroje turi teisę dalyvauti visi derybose dalyvavę tiekėjai arba jų atstovai. Jeigu pirkimas atliekamas CVP IS priemonėmis, tiekėjai pradinio susipažinimo su pateiktais pasiūlymais posėdyje nedalyvauja;
14.27. informacija, kad pasiūlymuose nurodytos kainos bus vertinamos eurais. Jeigu pasiūlymuose kainos nurodytos užsienio valiuta, jos bus perskaičiuojamos eurais pagal Europos centrinio banko skelbiamą orientacinį euro ir užsienio valiutų santykį, o tais atvejais, kai orientacinio euro ir užsienio valiutų santykio Europos centrinis bankas neskelbia, – Lietuvos banko nustatomą ir skelbiamą euro ir užsienio valiutų santykį paskutinę pasiūlymų pateikimo termino dieną;
14.28. perkančiosios organizacijos atstovų, kurie įgalioti palaikyti tiesioginį ryšį su tiekėjais ir gauti iš jų (ne tarpininkų) pranešimus, susijusius su pirkimų procedūromis, vardai, pavardės, adresai, telefonų ir faksų numeriai;
14.29. nuorodos į išankstinį pranešimą Europos Sąjungos oficialiajame leidinyje ir Centrinėje viešųjų pirkimų informacinėje sistemoje, jeigu šis pranešimas buvo paskelbtas;
14.30. informacija apie pirkimo sutarties sudarymo atidėjimo termino taikymą, ginčų nagrinėjimo tvarką;
14.31. jeigu numatoma mažinti pasiūlymų dėl kurių bus deramasi skaičių, pranešime apie pirkimą ir pirkimo sąlygose nurodoma, kad bus taikomos derybų pakopos, pirkimo sąlygose nurodomi kriterijai, kuriais vadovaujantis pasiūlymai bus atrinkti į kitą derybų pakopą. Paskutinėje pakopoje likęs dalyvių skaičius turi būti pakankamas konkurencijai užtikrinti, tačiau negali būti mažesnis kaip 3, jeigu yra pakankamai tinkamų pasiūlymų.
Dalyviams, kurie nekviečiami į kitą pakopą, per 3 darbo dienas nuo atitinkamo sprendimo priėmimo raštu pranešama, kokie pasiūlymai pasirinkti, nurodomos jų pasirinkimo priežastys. Šiame pranešime nėra atskleidžiami dalyvių pavadinimai, perkančioji organizacija dalyvius gali įvardyti raidėmis ar skaičiais. Pavyzdžiui, perkančioji organizacija pranešime nurodo, kad tiekėjas A surinko 8 balus, tiekėjas B, kuriuo esate jūs, – 6 balus, tiekėjas C – 5 balus, tiekėjas D – 2 balus. Tiekėjas D tolimesnėse pirkimo procedūrose nedalyvauja.
Perkančioji organizacija neprivalo taikyti visų ar dalies derybų pakopų, nors ir buvo apie šią galimybę nurodžiusi pirkimo dokumentuose, jeigu derybų pakopų taikymas neužtikrins konkurencijos dėl per mažo pirminius pasiūlymus pateikusių tiekėjų skaičiaus. Pavyzdžiui, jeigu pirminius pasiūlymus pateikė mažiau nei 5 tiekėjai, perkančioji organizacija gali nuspręsti netaikyti visų ar dalies derybų pakopų, jeigu taikant derybų pakopas paskutinėje derybų pakopoje liktų mažiau nei 3 tiekėjai;
V. SKELBIAMŲ DERYBŲ VYKDYMAS
15. Perkančioji organizacija skelbiamų derybų būdą pasirenka atsižvelgdama į konkretaus pirkimo ypatumus, pavyzdžiui, dėl pirkimo objekto sudėtingumo perkančioji organizacija negali visiškai tiksliai apibrėžti perkamo objekto techninės specifikacijos, taip pat pasitaiko atvejų, kuomet perkančioji organizacija nėra tikra dėl tam tikrų sprendinių, esamų alternatyvų rinkoje, todėl derybų procedūra yra neišvengiama.
16. Vykdydama skelbiamas derybas, perkančioji organizacija gali vadovautis Rekomendacijų 2 priedu, kuriame pavaizduoti skelbiamų derybų vykdymo etapai.
17. Paraišką dalyvauti pirkime gali pateikti kiekvienas suinteresuotas tiekėjas. Perkančioji organizacija, gavusi kandidatų pateiktas paraiškas dalyvauti skelbiamose derybose, pagal pirkimo dokumentuose nustatytas procedūras ir kriterijus atrenka tuos kandidatus, kuriuos kvies pateikti pirminius pasiūlymus.
18. Perkančioji organizacija, atsižvelgdama į derybų eigą ir pirkimo sudėtingumą, pati sprendžia, kiek pasiūlymų pateikimo etapų ji rengs, tačiau pirkimo procedūrų metu privalo užtikrinti lygiateisiškumo, nediskriminavimo ir skaidrumo principų laikymąsi. Pirminių ir galutinių pasiūlymų pateikimo etapai yra privalomi. Tarp šių etapų perkančioji organizacija gali integruoti ir papildomą etapą – pakeistų pasiūlymų. Pavyzdžiui, derybų metu paaiškėjo poreikis tikslinti techninės specifikacijos nuostatas, nesudarančias pirkimo dokumentuose nurodytų minimalių reikalavimų, todėl perkančioji organizacija dalyviams raštu pranešė apie pirkimo dokumentų pakeitimus ir suteikė pakankamą terminą pateikti pakeistus pasiūlymus. Įvertinusi pakeistus pasiūlymus perkančioji organizacija gali toliau derėtis su pirkimo dalyviais. Baigusi derybas, perkančioji organizacija informuoja dalyvius, kad derybos yra baigiamos ir nustato terminą galutinių pasiūlymų pateikimui. Skelbiamų derybų būdu vykdomame pirkime gali pakakti ir pirminių bei galutinių pasiūlymų pateikimo etapų. Pavyzdžiui, derybų tarp perkančiosios organizacijos ir tiekėjų metu nekilo poreikis tikslinti pirkimo dokumentų nuostatų, tiekėjai gerai suprato perkančiosios organizacijos reikalavimus ir tikslus, perkančioji organizacija, baigusi derybas, išsiunčia kvietimus tiekėjams iki nustatyto termino pateikti galutinius pasiūlymus.
19. Perkančioji organizacija skelbiamas derybas vykdo šiais etapais:
19.2. patikrina, ar kandidatai atitinka pirkimo dokumentuose nustatytus minimalius kvalifikacinius reikalavimus ir kiekvienam iš jų ne vėliau kaip per 3 darbo dienas raštu praneša apie šio patikrinimo rezultatus, pagrįsdama priimtus sprendimus. Jeigu kvalifikacinio reikalavimo turinys susijęs su įslaptinta informacija arba (ir) pirkimo dokumentų dalis įslaptinta tokia apimtimi, kad tiekėjas negalėtų įvertinti subrangos poreikio masto, dalis kvalifikacijos reikalavimų tikrinama antrame kvalifikacijos tikrinimo etape, t. y. tuomet, kai tiekėjas jau yra susipažinęs su įslaptintais pirkimo dokumentais.
Perkančioji organizacija patikrina, ar ūkio subjektai, kurių pajėgumu ketina remtis tiekėjas, tenkina jiems keliamus kvalifikacijos reikalavimus ir ar nėra tokio ūkio subjekto pašalinimo pagrindų. Jeigu ūkio subjektas netenkina jam keliamų kvalifikacijos reikalavimų, perkančioji organizacija turi pareikalauti per jos nustatytą terminą pakeisti jį reikalavimus atitinkančiu ūkio subjektu.
19.3. perkančioji organizacija privalo prašyti patikslinti pateiktus netikslius ar neišsamius duomenis apie savo kvalifikaciją. Jeigu kandidatas pateikė netikslius, neišsamius kartu su paraiška teikiamus dokumentus: jungtinės veiklos sutartį, tiekėjo įgaliojimą asmeniui pasirašyti paraišką arba jų nepateikė, perkančioji organizacija privalo prašyti tiekėjo patikslinti, papildyti arba pateikti minėtus dokumentus per jos nustatytą protingą terminą, kuris negali būti trumpesnis kaip 3 darbo dienos nuo prašymo išsiuntimo iš perkančiosios organizacijos dienos.
Paraiška atmetama, jeigu:
19.3.1. kandidato kvalifikacija neatitinka pirkimo dokumentuose nustatytų minimalių kvalifikacijos reikalavimų;
19.3.2. kandidatas per perkančiosios organizacijos nurodytą terminą nepatikslino pateiktų netikslių ar neišsamių duomenų apie savo kvalifikaciją;
19.4. atlieka kandidatų kvalifikacinę atranką pagal nustatytas procedūras ir kriterijus, jeigu tokia atranka nustatyta pirkimo dokumentuose, ir ne vėliau kaip per 3 darbo dienas kandidatams raštu praneša apie kvalifikacinės atrankos rezultatus. Siekiant užtikrinti pirkimo procedūrų efektyvumą ir sąžiningą konkurenciją, šiame pranešime nėra atskleidžiami kandidatų pavadinimai, perkančioji organizacija kandidatus gali įvardyti raidėmis ar skaičiais. Pavyzdžiui, perkančioji organizacija pranešime nurodo, kad tiekėjas A surinko 8 balus, tiekėjas B, kuriuo esate jūs, – 6 balus, tiekėjas C – 5 balus, tiekėjas D – 2 balus. Tiekėjas D tolimesnėse pirkimo procedūrose nedalyvauja;
19.5. atrinktus kandidatus vienu metu raštu kviečia pateikti pirminius pasiūlymus. Kvietime pateikiama Gynybos įstatymo 22 straipsnio 6 – 9 punktuose nurodyta informacija. Nustatant pasiūlymų pateikimo terminus vadovaujamasi Rekomendacijų 1 priedu;
19.6. patikrina, ar pateikti pirminiai pasiūlymai atitinka pirkimo dokumentuose nustatytus minimalius reikalavimus. Perkančioji organizacija gali prašyti, kad dalyviai:
19.6.2. jeigu dalyviai pateikė netikslius, neišsamius kartu su pirminiu pasiūlymu teikiamus pirkimo dokumentuose nurodytus dokumentus: tiekėjo įgaliojimą asmeniui pasirašyti pasiūlymą, pasiūlymo galiojimo užtikrinimą patvirtinantį dokumentą, arba jų nepateikė, perkančioji organizacija privalo prašyti tiekėjo patikslinti, papildyti arba pateikti minėtus dokumentus per jos nustatytą protingą terminą, kuris negali būti trumpesnis kaip 3 darbo dienos nuo prašymo išsiuntimo iš perkančiosios organizacijos dienos;
19.7. Perkančioji organizacija atmeta pirminį pasiūlymą, jeigu:
19.7.3. dalyvis per perkančiosios organizacijos nustatytą terminą nepatikslino, nepapildė ar nepateikė kartu su pirminiu pasiūlymu teikiamų pirkimo dokumentuose nurodytų dokumentų: tiekėjo įgaliojimo asmeniui pasirašyti pasiūlymą, pasiūlymo galiojimo užtikrinimą patvirtinančio dokumento;
Atsižvelgiant į tai, kad derybų eigoje gali kisti pirminių pasiūlymų kaina, techniniai duomenys ar kitos sąlygos, rekomenduojama dėl kitų Gynybos įstatymo 27 straipsnio 5 dalyje esančių atmetimo pagrindų tikrinti tik galutinius pasiūlymus.
19.8. pagal pirkimo dokumentuose nustatytą tvarką kviečia derėtis dalyvius, kurių pirminiai pasiūlymai atitiko pirkimo dokumentuose nustatytus minimalius reikalavimus. Kvietime derėtis nurodoma derybų vieta ir laikas, taip pat klausimai, dėl kurių bus deramasi.
19.9. derasi su dalyviais, kurių pirminiai ir (jei jų prašyta) pakeisti pasiūlymai atitinka pirkimo dokumentuose nustatytus minimalius reikalavimus laikydamasi Rekomendacijų VI skyriuje nustatytų sąlygų;
19.10. perkančioji organizacija nustato terminą, iki kada dalyviai turi pateikti galutinius pasiūlymus ir (jei reikalaujama) – jų galiojimo užtikrinimus, ir išsiunčia derybose dalyvavusiems tiekėjams kvietimus pateikti galutinius pasiūlymus;
19.11. perkančioji organizacija įvertina, ar galutiniai pasiūlymai atitinka pirkimo dokumentuose nustatytus reikalavimus. Perkančioji organizacija gali prašyti, kad tiekėjai paaiškintų savo galutinius pasiūlymus, tačiau negali prašyti, siūlyti arba leisti pakeisti galutinio pasiūlymo esmės – pakeisti kainą arba padaryti kitų pakeitimų, dėl kurių pirkimo dokumentų reikalavimų neatitinkantis pasiūlymas taptų atitinkantis pirkimo dokumentų reikalavimus. Esant Gynybos įstatymo 27 straipsnio 5 dalyje nurodytiems pagrindams, galutinis pasiūlymas atmetamas.
Tiekėjui nepateikus galutinio pasiūlymo, vertinamas tokio tiekėjo pirminis pasiūlymas kartu su derybų protokolais (kiek jie keičia pirminį pasiūlymą), jeigu derybų metu nesikeitė pirkimo dokumentai ir apie tokią galimybę buvo aiškiai nurodyta pirkimo dokumentuose, kitu atveju bus laikoma, kad tiekėjas pasiūlymo nepateikė.
Vadovaudamasi pirkimo dokumentuose nustatyta pasiūlymų vertinimo tvarka ir kriterijais, perkančioji organizacija sudaro pasiūlymų eilę ir nustato laimėjusį pasiūlymą. Tais atvejais, kai taikomas ekonomiškai naudingiausio pasiūlymo vertinimo kriterijus ir kelių tiekėjų pasiūlymų ekonominis naudingumas yra vienodas arba kai pasiūlymų vertinimo kriterijus yra pasiūlyta mažiausia kaina ir keli pasiūlymai pateikiami vienodomis kainomis, sudarant pasiūlymų eilę pirmesnis į šią eilę įrašomas tiekėjas, kurio vokas su pasiūlymu įregistruotas ar pasiūlymas elektroninėmis priemonėmis pateiktas anksčiausiai.
Siekiant užtikrinti efektyvų derybų procesą ir sąžiningą konkurenciją, vadovaujantis Gynybos įstatymo 45 straipsnio 3 dalimi, iki pasiūlymų eilės sudarymo kandidatams ir dalyviams negali būti atskleidžiama informacija apie kitų kandidatų ar dalyvių tapatybes, paraiškų ir pasiūlymų turinį.
19.12. suinteresuotiems kandidatams ir suinteresuotiems dalyviams ne vėliau kaip per 5 darbo dienas praneša apie priimtą sprendimą sudaryti pirkimo sutartį ar preliminariąją sutartį, pateikia Gynybos įstatymo 45 straipsnio 2 dalyje nurodytos atitinkamos informacijos, kuri dar nebuvo pateikta pirkimo procedūros metu, santrauką ir nurodo nustatytą laimėjusį pasiūlymą, pirkimo sutarties sudarymo atidėjimo terminą. Perkančioji organizacija taip pat turi nurodyti priežastis, dėl kurių buvo priimtas sprendimas nesudaryti pirkimo sutarties ar preliminariosios sutarties, pradėti pirkimą iš naujo;
19.13. pirkimo sutartis sudaroma nedelsiant, bet ne anksčiau negu pasibaigė atidėjimo terminas. Atidėjimo terminas gali būti netaikomas, kai vienintelis suinteresuotas dalyvis yra tas, su kuriuo sudaroma pirkimo sutartis;
19.14. jeigu dalyvis, kurio galutinis pasiūlymas pripažintas laimėjusiu, atsisako sudaryti pirkimo sutartį, iki nurodyto laiko neatvyksta sudaryti pirkimo sutarties, nepateikia pirkimo dokumentuose nustatyto pirkimo sutarties įvykdymo užtikrinimo, arba atsisako pirkimo sutartį sudaryti pirkimo dokumentuose nustatytomis sąlygomis, arba ūkio subjektų grupė neįsteigia juridinio asmens (tuo atveju, kai perkančioji organizacija reikalauja, kad ūkio subjektų grupė įgytų tam tikrą teisinę formą), laikoma, kad jis atsisakė sudaryti pirkimo sutartį. Tuo atveju perkančioji organizacija siūlo sudaryti pirkimo sutartį dalyviui, kurio pasiūlymas pagal nustatytą pasiūlymų eilę yra pirmas po dalyvio, atsisakiusio sudaryti pirkimo sutartį.
VI. DERYBŲ REIKALAVIMAI
20. Gali būti deramasi dėl įvairių prekių, paslaugų ar darbų aspektų, pavyzdžiui, kokybės, kiekių, sutarties sąlygų, socialinės ir aplinkos apsaugos, inovacijų, jeigu jie nesudaro pirkimo dokumentuose nurodytų minimalių reikalavimų. Pavyzdžiui:
20.1. galima derėtis dėl prekių pristatymo termino, jeigu jis nesudaro pirkimo dokumentuose nustatytų minimalių reikalavimų, atsižvelgiant į tai, kad prekių pristatymo termino prailginimas gali turėti įtakos pasiūlymo kainos sumažinimui;
20.2. galima susiderėti, kad tiekėjas be papildomo mokesčio apmokys perkančiosios organizacijos darbuotojus naudotis iš jo įsigytomis prekėmis, pavyzdžiui, ginklais;
21. Derybų metu perkančioji organizacija turi laikytis šių sąlygų:
21.2. tretiesiems asmenims neatskleisti jokios iš tiekėjo gautos informacijos be dalyvio sutikimo, kuriame būtų nurodyta, kokią informaciją leidžiama atskleisti, taip pat neinformuoti dalyvių apie pasiektus susitarimus su kitais dalyviais;
21.3. visiems dalyviams turi būti taikomi vienodi reikalavimai, suteikiamos vienodos galimybės ir pateikiama vienoda informacija, teikdama informaciją perkančioji organizacija neturi diskriminuoti dalyvių. Pavyzdžiui, derėdamasi su dalyviais kiekvienam iš jų skirti vienodą laiko tarpą, vienodą skaičių derybų pakopų. Rekomenduojama, kad dėl tų pačių pirkimo sąlygų, pavyzdžiui, techninės specifikacijos, su kiekvienu dalyviu derybas vestų tas pats komisijos narys (nariai);
21.4. derybos turi būti protokoluojamos. Derybų protokolas įforminamas Gynybos įstatymo nustatyta tvarka. Siekiant užtikrinti skaidrumo principo laikymąsi, rekomenduojama aiškiai ir išsamiai surašyti derybų protokolus, kuriuose pateikta informacija padės spręsti apie tai, kaip buvo laikomasi tiekėjų lygiateisiškumo principo derybų metu;
21.5. visus dalyvius, kurių pasiūlymai nebuvo atmesti, raštu informuoti apie techninių specifikacijų ar kitų pirkimo dokumentų pakeitimus (pirkimo sąlygų tobulinimo poreikis gali kilti derybų metu perkančiajai organizacijai įvertinus tiekėjų siūlymus, gavus daugiau informacijos apie rinkoje siūlomas prekes, paslaugas ar darbus). Perkančiosios organizacijos nustatyti minimalūs reikalavimai ir pasiūlymų vertinimo kriterijai, jų lyginamieji svoriai negali būti keičiami. Atsižvelgdama į pirkimo dokumentų pakeitimus, perkančioji organizacija nustato pakankamą terminą tiekėjams pateikti pakeistus pasiūlymus.
Derybų metu naudojamos bendravimo priemonės turi atitikti Gynybos įstatymo 12 straipsnio nuostatas, t.y. vedant derybas su tiekėjais gali būti bendraujama ir keičiamasi informacija rengiant susitikimus, darant prezentacijas, taip pat gali būti bendraujama raštu: paštu arba per kurjerį, faksu, telefonu, elektroninėmis priemonėmis. Perkančioji organizacija išsirenka bendravimo priemones atsižvelgdama į konkretaus pirkimo sudėtingumą, tiekėjų galimybes. Pažymėtina, kad derybų turinys turi būti įforminamas derybų protokoluose. Derybų metu vykęs susirašinėjimas gali būti pridedamas prie derybų protokolo.
22. Perkančioji organizacija derasi su kiekvienu iš tiekėjų dėl jų pateiktų pirminių ir pakeistų pasiūlymų ir pirkimo sutarties sąlygų, siekdama geriausio rezultato pagal pirkimo dokumentuose keliamus reikalavimus.
23. Negalima derėtis dėl pirkimo dokumentuose nustatytų minimalių reikalavimų, pasiūlymo vertinimo kriterijų, jų lyginamųjų svorių ir tvarkos, galutinio derybų rezultato, užfiksuoto derybų protokoluose ar po derybų pateiktuose galutiniuose pasiūlymuose.
24. Dalyvis, negalintis atvykti į derybas dėl pagrįstų priežasčių, turi prieš protingą terminą iki derybų pradžios pranešti apie tai komisijai, kad būtų galima suderinti kitą derybų laiką. Kitu atveju komisija laikys, kad dalyvis į derybas neatvyko be pateisinamos priežasties ir taip atsisakė savo pasiūlymo.
25. Derybų metu perkančioji organizacija turi siekti šių tikslų:
25.1. padėti tiekėjams suprasti perkančiosios organizacijos poreikius ir reikalavimus, kad pagal juos tiekėjai galėtų pakoreguoti savo pasiūlymus, ištaisyti klaidas;
25.2. patobulinti pirkimo sąlygas, jeigu tam tikri pirkimo aspektai dėl pirkimo sudėtingumo perkančiajai organizacijai buvo neaiškūs;
25.3. siekti, kad pateikti pasiūlymai būtų kiek galima naudingesni perkančiajai organizacijai, pavyzdžiui, pasiekiant geriausią kainos ir kokybės santykį;
VII. BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS
26. Kiekvieno pirkimo atveju (išskyrus mažos vertės pirkimą) perkančioji organizacija turi pateikti Tarnybai pirkimo procedūrų ataskaitą, kuri pildoma CVP IS sistemoje Tarnybos nustatyta tvarka ir terminais ir baigiama pildyti ne vėliau kaip per 5 darbo dienas nuo pirkimo pabaigos.
27. Pasibaigus ataskaitiniams kalendoriniams metams perkančioji organizacija ne vėliau kaip per 30 dienų Tarnybai turi pateikti visų per kalendorinius metus atliktų pirkimų, kai pagal preliminariąsias sutartis sudaromos pagrindinės sutartys, ir visų per kalendorinius metus atliktų mažos vertės pirkimų, ataskaitą. Ši ataskaita neteikiama, jeigu perkančioji organizacija nevykdė mažos vertės pirkimų gynybos ir saugumo srityje.
28. Sudarius pirkimo sutartį ar preliminariąją sutartį perkančioji organizacija ne vėliau kaip per 48 dienas privalo paskelbti pranešimą apie sudarytą sutartį ar preliminariąją sutartį, taip pat apie sudarytą sutartį ar preliminariąją sutartį dėl Gynybos įstatymo 2 priedėlyje nurodytų paslaugų, kai pirkimo vertė yra didesnė už nustatytas tarptautinio pirkimo vertės ribas. Tokio skelbimo neprivaloma skelbti tais atvejais, kai perkančioji organizacija sudaro pirkimo sutartis preliminariosios sutarties pagrindu.
29. Jeigu sudaroma viešojo pirkimo sutartis, kuri pagal Valstybės ir tarnybos paslapčių įstatymą laikoma įslaptintu sandoriu, perkančioji organizacija per 5 darbo dienas nuo įslaptinto sandorio sudarymo turi pranešti įslaptintų sandorių saugumą užtikrinančiai institucijai apie tokio sandorio sudarymą ir nurodyti įslaptintos informacijos, kuri sandorio metu bus perduodama ar sukuriama, aukščiausią slaptumo žymą.
30. Pirkimo dokumentai, paraiškos, pasiūlymai, jų nagrinėjimo ir vertinimo dokumentai, kiti su pirkimu susiję dokumentai, įvykdytos pirkimo sutartys, neatsižvelgiant į jų pateikimo būdą, formą ir laikmeną, saugomos Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo nustatyta tvarka, tačiau ne trumpiau kaip 4 metus nuo pirkimo pabaigos. Ataskaitos, kuriose pateikiama įslaptinta informacija, saugomos Valstybės ir tarnybos paslapčių įstatymo nustatyta tvarka.