LIETUVOS RESPUBLIKOS VALSTYBĖS SAUGUMO DEPARTAMENTO
DIREKTORIUS

ĮSAKYMAS

DĖL LIETUVOS RESPUBLIKOS VALSTYBĖS SAUGUMO DEPARTAMENTO MAŽOS VERTĖS VIEŠŲJŲ PIRKIMŲ TVARKOS APRAŠO PATVIRTINIMO

2019 m. sausio 23 d. Nr. 1-9
Vilnius

1.         T v i r t i n u pridedamą Lietuvos Respublikos valstybės saugumo departamento mažos vertės viešųjų pirkimų tvarkos aprašą.

2.         P r i p a ž į s t u netekusiu galios Lietuvos Respublikos valstybės saugumo departamento direktoriaus 2018 m. sausio 22 d. įsakymą Nr. 1-15 „Dėl Lietuvos Respublikos valstybės saugumo departamento mažos vertės viešųjų pirkimų tvarkos aprašo patvirtinimo“.

Direktoriaus pavaduotojas,

einantis direktoriaus pareigas                                                                                 Vaidotas Mažeika

PATVIRTINTA

Lietuvos Respublikos valstybės saugumo

departamento direktoriaus

2019 m. sausio 23 d. įsakymu Nr. 1-9

LIETUVOS RESPUBLIKOS VALSTYBĖS SAUGUMO DEPARTAMENTO

MAŽOS VERTĖS VIEŠŲJŲ PIRKIMŲ TVARKOS APRAŠAS

I SKYRIUS

BENDROSIOS NUOSTATOS

1. Lietuvos Respublikos valstybės saugumo departamento (toliau – VSD arba Perkančioji organizacija) mažos vertės viešųjų pirkimų tvarkos aprašas (toliau – Tvarka) nustato mažos vertės viešųjų pirkimų organizavimo tvarką.

2. Mažos vertės viešieji pirkimai vykdomi vadovaujantis Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatymu, Mažos vertės pirkimų tvarkos aprašu, patvirtintu 2017 m. birželio 28 d. Viešųjų pirkimų tarnybos direktoriaus įsakymu Nr. 1S-97 „Dėl mažos vertės pirkimų tvarkos aprašo patvirtinimo“ (toliau – Aprašas) ir kitais viešuosius pirkimus reglamentuojančiais teisės aktais.

3. Tvarkoje naudojamos sąvokos:

3.1. Pirkimo iniciatorius – VSD padalinio vadovas, kuris pagal savo veiklos sritį pateikia informaciją apie poreikį inicijuoti reikalingų prekių, paslaugų ar darbų pirkimą.

3.2. Pirkimo organizatorius – VSD direktoriaus įsakymu paskirtas žvalgybos pareigūnas, kuris nustatyta tvarka priima (patvirtina) sprendimą vykdyti mažos vertės pirkimus.

3.3. Pirkimo vykdytojas – VSD direktoriaus įsakymu paskirtas pareigūnas ar asmuo, dirbantis pagal darbo sutartį, kuris atlieka mažos vertės pirkimus pagal Perkančiosios organizacijos nustatytą tvarką ir pagal VSD direktoriaus įsakymu priskirtas pirkti prekes, paslaugas ar darbus.

3.4. Pirkimo paraiška – kompiuterinės VSD Finansų ir išteklių apskaitos bei planavimo sistemos (toliau – FIAPS) priemonėmis teikiamas ūkinės operacijos, kuria siekiama įsigyti prekes, paslaugas ar darbus, inicijavimo dokumentas.

3.5. Pirkimų žurnalas – VSD direktoriaus įsakymu patvirtintos formos dokumentas, kuriame registruojami VSD atlikti mažos vertės viešieji pirkimai.

3.6. Mažos vertės viešojo pirkimo pažyma – VSD direktoriaus įsakymu patvirtintos formos dokumentas, kuriuo užbaigiama mažos vertės pirkimo procedūra ir kurį užpildo Pirkimo vykdytojas.

3.7. Pirkimų planas – Perkančiosios organizacijos parengtas ir VSD direktoriaus ar jo įgalioto pavaduotojo patvirtintas Perkančiosios organizacijos einamaisiais biudžetiniais metais planuojamų įsigyti prekių, paslaugų ir darbų pirkimų sąrašas.

3.8. Prevencinė mažos vertės pirkimų kontrolė – išankstinis mažos vertės viešojo pirkimo procedūros patikrinimas, kurį atlieka VSD resursų planavimo ir valdymo padalinio žvalgybos pareigūnai ir darbuotojai, dirbantys pagal darbo sutartį, kuriems pavesta atlikti šią funkciją;

4. Kitos Tvarkoje vartojamos sąvokos suprantamos taip, kaip jos apibrėžtos Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatyme ir kituose viešuosius pirkimus reglamentuojančiuose teisės aktuose.

II SKYRIUS

PIRKIMŲ PLANAVIMAS

5. Pirkimų iniciatorius, teikdamas VSD resursų planavimo ir valdymo padaliniui informaciją dėl atitinkamais metais numatytų asignavimų paskirstymo ir planuojamų atlikti pirkimų, nurodo:

5.1. pirkimo objekto klasifikavimo kodą pagal bendrąjį viešųjų pirkimų žodyną (toliau – BVPŽ);

5.2. pirkimo objekto pavadinimą;

5.3. numatomų įsigyti prekių, paslaugų ar darbų kiekius;

5.4. numatomą pirkimo pradžią;

5.5. planuojamą pirkimo būdą;

5.6. ketinamos sudaryti sutarties trukmę;

5.7. planuojamą pirkimo vertę (eurais be PVM ir eurais su PVM);

5.8. biudžeto detalizaciją (t. y. ekonominės klasifikacijos straipsnį, investicinio projekto pavadinimą ar pan.).

6. VSD resursų planavimo ir valdymo padalinio įgaliotas žvalgybos pareigūnas, atsakingas už pirkimų plano parengimą, gavęs informaciją, nurodytą Tvarkos 5.1 – 5.8 papunkčiuose parengia bendrą einamųjų metų Perkančiosios organizacijos pirkimų planą (toliau – Pirkimų planas). Parengtą Pirkimų planą tvirtina VSD direktorius ar jo įgaliotas pavaduotojas. Patvirtintas Pirkimų planas yra skelbiamas Centrinės viešųjų pirkimų informacinės sistemos (toliau – CVP IS) priemonėmis Viešųjų pirkimų įstatymo nustatyta tvarka ir įkeliamas į FIAPS.

III SKYRIUS

PIRKIMO INICIJAVIMAS IR PASIRENGIMAS PIRKIMUI

7. Pirkimai vykdomi tik pagal patvirtintą Pirkimų planą. Pirkimai, kurie neįtraukti į Pirkimų planą yra nevykdomi, išskyrus, kai dėl nenumatytų aplinkybių Perkančiajai organizacijai kyla poreikis ypač skubiai vykdyti Pirkimų plane nenumatytą pirkimą.

8. Prieš pradedant vykdyti pirkimą turi būti užpildyta Pirkimo paraiška. Pirkimo iniciatorius, atsakingas už skirtų asignavimų panaudojimą, paskiria Pirkimo organizatorių ir/arba Pirkimo vykdytoją, atsakingą už Pirkimo paraiškos pildymą.

9. Pirkimo vykdytojai vykdo mažos vertės prekių ar paslaugų pirkimus kai numatoma pirkimo vertė yra mažesnė kaip 58 000 Eur be PVM (penkiasdešimt aštuoni tūkstančiai eurų be pridėtinės vertės mokesčio), o darbų - mažesnė kaip 145 000 Eur be PVM (vienas šimtas keturiasdešimt penki tūkstančiai eurų be pridėtinės vertės mokesčio).

10. Pirkimo iniciatorius, prireikus įsigyti mažos vertės pirkimo ribose prekių, paslaugų ar darbų, numato pagrindinius perkamų prekių, paslaugų ar darbų kokybės, kiekybės kriterijus.

11. Dėl pirkimo pradėjimo į Pirkimo organizatorių gali būti kreipiamasi žodžiu arba raštu.

12. Jei kreipiamasi raštu, Pirkimo iniciatorius rašte dėl mažos vertės pirkimo atlikimo nurodo šią pagrindinę informaciją:

12.1. pirkimo objekto pavadinimą;

12.2. apibūdina pirkimo objektą, nurodant perkamų prekių, paslaugų ar darbų paskirtį, savybes, kokybės ir kitus reikalavimus (techninę specifikaciją);

12.3. nurodo reikalingus kiekius ar apimtis, atsižvelgiant į visą pirkimo sutarties trukmę su galimais pratęsimais;

12.4. BVPŽ kodą;

12.5. Pirkimo paraiškos numerį;

12.6. Pirkimų plano eilutę, planuojamas (turimas) šiam pirkimui lėšas ir planuojamą šio pirkimo vertę;

12.7. terminus, per kuriuos turi būti pristatytos prekės, suteiktos paslaugos ar atlikti darbai, kitas sutarties sąlygas (prekių pristatymo, paslaugų suteikimo ar darbų atlikimo vietą, atsiskaitymo terminus ir pan.), reikalingas tinkamai įvykdyti pirkimą;

12.8. kriterijus pagal kuriuos vertinamas pasiūlymas (kai siūloma vertinti ekonomiškai naudingiausio pasiūlymo kriterijumi – ekonominio naudingumo vertinimo kriterijus ir parametrus, jų lyginamuosius svorius ir įvertinimo tvarką);

12.9. už pirkimo sutarties vykdymą atsakingą VSD darbuotoją (vardas, pavardė, telefono numeris bei elektroninio pašto adresas);

12.10. argumentus, kodėl pirkimo objektas neperkamas iš Centrinės perkančiosios organizacijos (toliau – CPO) katalogo, jei jis yra CPO kataloge;

12.11. argumentus, kodėl pirkimas nevykdomas iš rezervuotos teisės dalyvauti pirkimuose turinčių įmonių.

13. Jei pirkimo objektui keliami specialūs reikalavimai, be Tvarkos 12 punkte nurodytos informacijos, kartu turi būti pateikta bent viena iš 13.1 – 13.5 papunkčiuose įvardinta informacija:

13.1. specialūs reikalavimai tiekėjų kvalifikacijai;

13.2. galimybės pirkime taikyti aplinkosaugos kriterijus;

13.3. planai, brėžiniai ar projektai arba pateikiamos nuorodos į juos;

13.4. nurodomas ne mažiau kaip 3 (trijų) tiekėjų sąrašas, kuriuos siūloma kviesti vykdant neskelbiamą apklausą;

13.5. kita informacija, kuri būtina pirkimui vykdyti.

14. Jei pirkimą ketinama vykdyti iš CPO, Pirkimo iniciatorius surašo raštą, kuriame pateikiama Tvarkos 12.1, 12.3-12.9 papunkčiuose nurodyta informacija bei CPO kataloge nurodytas kodas.

15. Jei pirkimą ketinama vykdyti per CVP IS skelbiamos arba neskelbiamos apklausos būdu, Pirkimo iniciatorius surašo raštą, kuriame:

15.1. pateikiama informacija nurodyta Tvarkos 12.1 – 12.11 papunkčiuose;

15.2. pateikiama informacija nurodyta Tvarkos 13.1 – 13.5 papunkčiuose jei pirkimo objektui keliami specialūs reikalavimai.

16. Į Pirkimo organizatorių gali būti kreipiamasi žodžiu, kai pirkimo vertė ne didesnė kaip 3000 Eur be PVM ir pirkimo objektas nėra sudėtingas.

IV SKYRIUS

PIRKIMŲ VYKDYMAS

17. Pirkimo vykdytojai, atlikdami mažos vertės pirkimo procedūras, pirkimo būdus pasirenka vadovaudamiesi Aprašu.

18. Apklausa gali būti atliekama rašytine arba žodine forma. Sprendimą dėl apklausos formos priima Pirkimo vykdytojas.

19. Pirkimai, kurių numatoma sutarties vertė yra mažesnė nei 10 000 Eurų be PVM, gali būti atliekami žodine arba rašytine forma.

20. Vykdant tiekėjų apklausą žodžiu, su tiekėjais yra bendraujama tiesiogiai arba telefonu ir jiems pateikiama tokia informacija:

20.1. pirkimo objekto pavadinimas;

20.2. pirkimo objekto savybės, kurios yra reikalingos vykdant pirkimą;

20.3. būtinos sutarties sąlygos (terminai, per kuriuos turi būti pristatytos prekės, suteiktos paslaugos ar atlikti darbai, prekių pristatymo, paslaugų suteikimo ar darbų atlikimo vieta, atsiskaitymo terminas ir pan.);

20.4. kriterijai, kuriais vadovaujantis bus pasirinktas tiekėjas, su kuriuo sudaroma sutartis;

20.5. kokia forma tiekėjas bus informuotas apie sprendimą sudaryti su juo sutartį.

21. Žodinei apklausai yra prilyginamas informacijos gavimas apie tiekėjų siūlomas prekes internete, spaudoje, reklaminėse skrajutėse (bukletuose) ir pan.

22. Vykdant tiekėjų apklausą raštu, su tiekėjais yra bendraujama elektroninėmis priemonėmis per CVP IS ir kitomis techninėmis priemonėmis arba įteikiant rašytinį paklausimą.

23. Visi pirkimai, kurių numatoma pirkimo sutarties vertė yra 10 000 Eur be PVM ir daugiau, vykdomi raštu per CVP IS vadovaujantis Aprašu.

24. Jei vykdant apklausą tiekėjas pateikia klausimus, susijusius su pirkimo objektu, Pirkimo vykdytojas privalo atsakyti į tiekėjo klausimus. Pirkimo vykdytojas gali neatsakyti į tiekėjo pateiktus klausimus, jei atsakymas į juos keltų grėsmę atskleisti komercinę, tarnybos ar valstybės paslaptį ar jei tokios informacijos atskleidimas pažeistų viešuosius interesus.

25. Vykdant apklausą tame pačiame pirkime dalyvaujantys tiekėjai turi būti apklausiami ta pačia forma. Taip pat jiems turi būti teikiama vienodo turinio informacija.

26. Gavus tiekėjų pasiūlymus, Pirkimo vykdytojai turi teisę derėtis dėl palankesnių tiekėjo siūlomų sąlygų ir/ar mažesnės kainos. Derybos turi būti vykdomos su visais tiekėjais, kurių pasiūlymai nebuvo atmesti.

27. Jeigu vykdant apklausą paaiškėja, kad reikia pakeisti pirkimo sąlygas, pradėtas pirkimas turi būti nutraukiamas ir organizuojamas naujas pirkimas.

V SKYRIUS

PIRKIMO UŽBAIGIMAS

28. Atlikus pirkimą visais atvejais turi būti pildoma Mažos vertės viešojo pirkimo pažyma (1 priedas), išskyrus šiuos atvejus:

28.1. kai perkant pagal tą patį BVPŽ kodą per einamųjų metų kalendorinį mėnesį pirkimo vertė neviršija 250 Eur be PVM ir pirkimas atliekamas žodžiu;

28.2. kai perkamos restoranų ir maisto tiekimo paslaugos ir kai pirkimo vertė neviršija 3000 Eur be PVM ir pirkimas atliekamas žodžiu;

28.3. kai pirkimas atliekamas iš CPO.

29. Užpildęs Mažos vertės viešojo pirkimo pažymą, Pirkimo vykdytojas privalo:

29.1. pateikti Mažos vertės viešojo pirkimo pažymą bei visus su konkrečiu pirkimu susijusius dokumentus prevencinę pirkimo kontrolę atliekančiam žvalgybos pareigūnai ar darbuotojui, dirbančiam pagal darbo sutartį;

29.2. gavęs iš prevencinę pirkimų kontrolę atliekančio žvalgybos pareigūno ar darbuotojo, dirbančio pagal darbo sutartį pritarimą, kad pirkimo procedūra atlikta laikantis teisės aktų reikalavimų, Mažos vertės viešojo pirkimo pažymą pateikti Pirkimo organizatoriui tvirtinti;

29.3. patvirtintą Mažos vertės viešojo pirkimo pažymą perduoti registruoti VSD dokumentų valdymo skyriui;

29.4. sudarius rašytinę sutartį arba gavus pirkimo įvykdymą patvirtinantį dokumentą (sąskaitą faktūrą, kvitą, čekį ir kt.) užbaigti pildyti Mažos vertės viešojo pirkimo pažymą;

29.5. per 3 darbo dienas perduoti Mažos vertės viešojo pirkimo pažymą bei visus su konkrečiu pirkimu susijusius dokumentus saugoti VSD resursų planavimo ir valdymo padalinio atsakingiems žvalgybos pareigūnams arba darbuotojams, dirbantiems pagal darbo sutartį;

29.6. perduoti išlaidas patvirtinančius dokumentus (sąskaitas faktūras, kvitus, čekius ir kt.), VSD resursų planavimo ir valdymo padalinio atsakingam pareigūnui išankstinei finansų kontrolei.

30. VSD resursų planavimo ir valdymo padalinio atsakingi pareigūnai ir/ar darbuotojai, dirbantys pagal darbo sutartis:

30.1. registruoja visus mažos vertės pirkimus Mažos vertės viešųjų pirkimų žurnale (2 priedas);

30.2. viešina laimėjusių dalyvių pasiūlymus, sudarytas rašytines sutartis bei jų pakeitimus, taip pat rengia ir teikia Viešųjų pirkimų tarnybos nustatytos formos ataskaitas, teikia duomenis į nepatikimų tiekėjų sąrašą dėl pirkimo sutarties neįvykdžiusių arba netinkamai ją įvykdžiusių tiekėjų.

VI SKYRIUS

BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS

31. Pirkimo organizatoriai ir Pirkimo vykdytojai yra atsakingi už visų mažos vertės pirkimo procedūrų tinkamą dokumentų įforminimą ir savalaikį sutartčių sudarymą.

32. Mažos vertės pirkimas yra baigiamas sudarius rašytinę sutartį ir atsiskaičius už pagal sutartį įsigytas prekes, paslaugas ar darbus, o jei pirkimas vykdomas žodine forma – atsiskaičius už pateiktas prekes, paslaugas ar darbus.

33. Pirkimo organizatoriai ir Pirkimo vykdytojai, pažeidę šią Tvarką ar kitus viešuosius pirkimus reglamentuojančius teisės aktų reikalavimus, atsako teisės aktų nustatyta tvarka.

_______________________________________

Tvarkos

1 priedas

LIETUVOS RESPUBLIKOS VALSTYBĖS SAUGUMO DEPARTAMENTO

_________________________

(Padalinys)

TVIRTINU

(pirkimo organizatoriaus pareigų pavadinimas)

(parašas)

(vardas ir pavardė)

MAŽOS VERTĖS VIEŠOJO PIRKIMO PAŽYMA

20__ m._____________ d. Nr. _________

Vilnius

Pirkimo objekto pavadinimas:

Pirkimo būdas ir jo pasirinkimo bei apklaustų ar kviečiamų tiekėjų skaičiaus pasirinkimo pagrindimas (vadovaujantis Mažos vertės pirkimų tvarkos aprašu, patvirtintu Viešųjų pirkimų tarnybos direktoriaus įsakymu (nurodyti punktus), nurodyti ar apklausa skelbiama(jei skelbiama, skelbimo numerį) ar neskelbiama).

Pirkimo objekto aprašymas (pagrindiniai kiekybiniai ir kokybiniai reikalavimai):

Pasiūlymų vertinimo kriterijus:

Pirkimui numatytos lėšos:

Pirkimo paraiškos Nr.:

BVPŽ kodas:

Pirkimas vykdomas CVP IS priemonėmis:

taip

ne

Tiekėjai apklausti: žodžiu

raštu

Pirkimo paskelbimo data

Apklausti/pateikę pasiūlymus tiekėjai:

Pavadinimas

Adresas, telefonas, el. paštas ir kt.

Pasiūlymą pateikusio asmens pareigos, vardas, pavardė

Pasiūlymo pateikimo data

Tiekėjų siūlymai:

Pirkimo objekto pavadinimas	Kiekis	Pasiūlytos kainos eurais su PVM
		Vnt. kaina	Suma	Vnt. kaina	Suma	Vnt. kaina	Suma
Iš viso

Tinkamiausiu pripažintas tiekėjas: (tiekėjo pavadinimas)

Pastabos: (nurodyti: pirkimo pagrindimą/poreikį, prašymo/rašto/užduoties vykdyti pirkimą data, Nr. ir kt., ar vyko derybos)

(pirkimo vykdytojo pareigų pavadinimas)

(parašas)

(vardas ir pavardė)

Pildo prevencinę pirkimų kontrolę atliekantis asmuo

Pritariu

Nepritariu

Tikrinimo pastabos ir išvada ___________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

(prevencinę pirkimų kontrolę atliekančio asmens pareigų pavadinimas)	(parašas)	(vardas ir pavardė)
(data)

Informacija apie pirkimo įvykdymą:

Prekių rūšis, paslaugos, darbų kategorija	Sutartis ir/ar pirkimo įvykdymą patvirtinantis dokumentas (pvz., PVM sąskaita faktūra)
	Data	Numeris	Suma Eur (su PVM)

(pirkimo vykdytojo pareigų pavadinimas)

(parašas)

(vardas ir pavardė)

Tvarkos

2 priedas

LIETUVOS RESPUBLIKOS VALSTYBĖS SAUGUMO DEPARTAMENTAS

MAŽOS VERTĖS VIEŠŲJŲ PIRKIMŲ ŽURNALAS

Pradėtas pildyti____________

Baigtas pildyti____________

Eil. Nr.	Pirkimo pavadinimas	Prekės Paslaugos darbai	BVPŽ kodas	Tiekėjo pavadinimas	Sutarties/ sąskaitos faktūros			Pirkimą atlikęs padalinys	MVVPP Data/ Nr.	CVP IS (taip/ne)	Pirkimo būdas (neskelbiama/skelbiama apklausa NA/ SA)
					Nr.	Data	Vertė

_______________________________