VALSTYBINĖS LIGONIŲ KASOS
PRIE SVEIKATOS APSAUGOS MINISTERIJOS
DIREKTORIUS
ĮSAKYMAS
DĖL VIEŠŲJŲ PIRKIMŲ ORGANIZAVIMO IR VIDAUS KONTROLĖS TAISYKLIŲ PATVIRTINIMO
2022 m. vasario 23 d. Nr. 1K-93
Vilnius
Vadovaudamasis Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatymu ir Mažos vertės pirkimų tvarkos aprašo, patvirtinto Viešųjų pirkimų tarnybos direktoriaus 2017 m. birželio 28 d. įsakymu Nr. 1S-97, 15 punktu:
2. P r i p a ž į s t u netekusiu galios Valstybinės ligonių kasos prie Sveikatos apsaugos ministerijos (toliau – VLK) direktoriaus 2017 m. birželio 29 d. įsakymą Nr. 1K-134 „Dėl Viešųjų pirkimų organizavimo ir vykdymo tvarkos aprašo patvirtinimo“ su visais pakeitimais ir papildymais.
3. N u s t a t a u, kad:
4. P a v e d u VLK Teisės skyriui paskelbti šį įsakymą Teisės aktų registre ir VLK interneto bei intraneto svetainėse.
PATVIRTINTA
Valstybinės ligonių kasos prie
Sveikatos apsaugos ministerijos
direktoriaus 2022 m. vasario 23 d.
įsakymu Nr. 1K-93
VIEŠŲJŲ PIRKIMŲ ORGANIZAVIMO IR VIDAUS KONTROLĖS TAISYKLĖS
I SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Viešųjų pirkimų organizavimo ir vidaus kontrolės taisyklės (toliau – Taisyklės) reglamentuoja Valstybinės ligonių kasos prie Sveikatos apsaugos ministerijos (toliau – VLK arba perkančioji organizacija) viešųjų pirkimų organizavimo ir vidaus kontrolės tvarką, šių pirkimų poreikio nustatymo, viešųjų pirkimų planavimo, inicijavimo ir pasirengimo juos vykdyti tvarką, taip pat viešųjų pirkimų vykdymo, viešojo pirkimo–pardavimo sutarties (toliau – pirkimo sutartis) sudarymo, vykdymo ir jos įgyvendinimo rezultatų įvertinimo (toliau – pirkimo procesas) tvarką.
2. Planuodami ir atlikdami viešuosius pirkimus, vykdydami pirkimų sutartis ir nustatydami viešųjų pirkimų kontrolės priemones, VLK valstybės tarnautojai ir darbuotojai, dirbantys pagal darbo sutartis (toliau – darbuotojai), vadovaujasi Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatymu (toliau – VPĮ), jo įgyvendinamaisiais teisės aktais, Mažos vertės pirkimų tvarkos aprašu, patvirtintu Viešųjų pirkimų tarnybos direktoriaus 2017 m. birželio 28 d. įsakymu Nr. 1S-97 „Dėl Mažos vertės pirkimų tvarkos aprašo patvirtinimo“ (toliau – Mažos vertės pirkimų aprašas), kitais viešuosius pirkimus reglamentuojančiais teisės aktais, Taisyklėmis ir VLK vidaus teisės aktais.
3. Darbuotojai, dalyvaujantys viešuosiuose pirkimuose ar galintys daryti įtaką jų rezultatams, turi užtikrinti, kad, vykdant viešuosius pirkimus, būtų laikomasi lygiateisiškumo, nediskriminavimo, abipusio pripažinimo, proporcingumo, skaidrumo principų, ir siekti, kad:
3.2. vykdant pirkimų sutartis būtų laikomasi aplinkos apsaugos, socialinės ir darbo teisės įpareigojimų, nustatytų Europos Sąjungos ir nacionaliniuose teisės aktuose, kolektyvinėse sutartyse, tarptautinėse konvencijose;
3.3. įsigyjant prekes, paslaugas ar darbus būtų skatinama inovatyvių produktų pasiūla ir užtikrinama, kad Lietuvos Respublikos Vyriausybės ar jos įgaliotos institucijos nustatytais atvejais būtų pasiekti inovatyvių viešųjų pirkimų rodikliai, įsigyjant prekes, paslaugas ar darbus būtų daroma kuo mažesnė įtaka klimato kaitai, aplinkos taršai, atliekų susidarymui, gamtos išteklių naudojimui, ekosistemų ir jų paslaugų būklei ir (ar) kitam neigiamam poveikiui aplinkai ir užtikrinama, kad įstatymuose įtvirtintais, Lietuvos Respublikos Vyriausybės ar jos įgaliotos institucijos nustatytais atvejais ir tvarka būtų taikomi atsinaujinančių išteklių ir (ar) energijos naudojimo, energijos vartojimo efektyvumo ir aplinkos apsaugos reikalavimai ir (ar) kriterijai;
3.4. įsigyjant prekes, paslaugas ar darbus būtų prisidedama prie socialinių klausimų, pavyzdžiui, remiamų asmenų įdarbinimo, sąžiningo darbo užmokesčio mokėjimo, lyčių lygių galimybių ir nediskriminavimo kitais pagrindais principų įgyvendinimo, psichologinio smurto darbo aplinkoje prevencijos ir pagalbos asmenims, patyrusiems tokį smurtą, priemonių įgyvendinimo klausimų, sprendimo ir užtikrinama, kad Lietuvos Respublikos Vyriausybės ar jos įgaliotos institucijos nustatytais atvejais būtų taikomi socialiniai reikalavimai ir (ar) kriterijai;
4. Taisyklėmis privalo vadovautis visi VLK darbuotojai ir tretieji asmenys, dalyvaujantys perkančiosios organizacijos organizuojamuose viešuosiuose pirkimuose.
5. Taisyklėse vartojamos sąvokos:
5.1. Asmuo, atsakingas už pirkimo sutarties vykdymą – VLK direktoriaus sprendimu[1] paskirtas ir (ar) sutartyje nurodytas darbuotojas.
5.2. Asmuo, atsakingas už viešųjų pirkimų organizavimą ir priežiūrą – Teisės skyriaus vedėjas ir (ar) jo įgaliotas (-ti) asmuo (-ys), užtikrinantis (-ys) viešųjų pirkimų organizavimą ir vykdymą.
5.3. Centrinės viešųjų pirkimų informacinės sistemos (toliau – CVP IS) administratorius (-iai)[2] – VLK Teisės skyriaus darbuotojas (-ai), pagal VLK direktoriaus patvirtintas pareigybių instrukcijas vykdantis (-ys) viešųjų pirkimų funkcijas ir turintis (-ys) teisę CVP IS tvarkyti duomenis apie VLK ir jos darbuotojus (pirkimų specialistus, ekspertus ir kt.).
5.4. Pažyma apie prekių, paslaugų ar darbų poreikį (toliau – pažyma apie viešųjų pirkimų poreikį[3]) – perkančiosios organizacijos struktūrinio padalinio arba pirkimo iniciatoriaus parengta susisteminta informacija apie ateinančiais biudžetiniais metais reikalingas pirkti prekes, paslaugas ir darbus, teikiama VLK viešųjų pirkimų poreikių ir galimybių subalansavimo darbo grupei.
5.5. Perkančiosios organizacijos vykdomų viešųjų pirkimų vidaus kontrolė – perkančiosios organizacijos vidaus kontrolės sistemos dalis, skirta identifikuoti galimas klaidas ar pažeidimus bet kuriame pirkimo proceso etape, užkirsti jiems kelią ateityje ir užtikrinti su tuo susijusių rizikos veiksnių valdymą bei tinkamą perkančiosios organizacijos viešųjų pirkimų vykdymą.
5.6. Rinkos tyrimas – kokybinės ir kiekybinės informacijos apie prekių, paslaugų ir darbų pasiūlą, tiekėjus (įskaitant ir rinkoje veikiančius subjektus, nurodytus VPĮ 23 ir 24 straipsniuose), jų tiekiamas prekes, teikiamas paslaugas, atliekamus darbus ir jų kainas rinkimas, analizė ir apibendrintų išvadų, pagal kurias priimami sprendimai dėl viešųjų pirkimų, rengimas.
5.7. Teikimas dėl viešojo pirkimo (pirkimo paraiška) (toliau – teikimas) – VLK nustatytos formos dokumentas (Taisyklių 1 priedas), kurį parengia, inicijuodamas įtrauktą ar neįtrauktą į Viešųjų pirkimų planą pirkimą, pirkimo iniciatorius, nurodydamas pagrindines pirkimo sąlygas ir kitą informaciją, pagrindžiančią jo priimtų sprendimų atitiktį VPĮ ir kitų pirkimus reglamentuojančių teisės aktų reikalavimams.
5.8. Tiekėjų apklausos pažyma – perkančiosios organizacijos nustatytos formos dokumentas, kurį mažos vertės pirkimo atveju pildo pirkimo organizatorius (išskyrus pirkimus, vykdomus per CPO.lt katalogą[4]), pagrįsdamas pirkimo iniciatoriaus ar pirkimo organizatoriaus sprendimų atitiktį VPĮ ir kitų viešuosius pirkimus reglamentuojančių teisės aktų reikalavimams (Taisyklių 2 priedas).
5.9. Viešojo pirkimo iniciatorius (toliau – pirkimo iniciatorius) – perkančiosios organizacijos struktūrinio padalinio vadovas (-ai) arba struktūrinio padalinio atsakingasis (-ieji) darbuotojas (-ai), arba VLK darbuotojas (-ai), nepriklausantis (-ys) jokiam struktūriniam padaliniui, kuris pateikia informaciją apie viešojo pirkimo būdu įsigyjamų prekių, paslaugų arba darbų poreikį VLK viešųjų pirkimų poreikių ir galimybių subalansavimo darbo grupei ir (ar) parengia jų techninę specifikaciją ir (ar) jos projektą.
5.10. Viešojo pirkimo organizatorius (toliau – pirkimo organizatorius) – perkančiosios organizacijos vadovo paskirtas darbuotojas[5], perkančiosios organizacijos nustatyta tvarka organizuojantis ir atliekantis mažos vertės pirkimus, kurių vertė iki 15 000 Eur (penkiolikos tūkstančių eurų), neįskaičiuojant pridėtinės vertės mokesčio (toliau – PVM), kai tokiems pirkimams atlikti nesudaroma viešojo pirkimo komisija.
5.11. Viešojo pirkimo vykdytojas (toliau – pirkimo vykdytojas) – atitinkama komisija arba pirkimo organizatorius, kuriems pavesta organizuoti ir vykdyti Viešųjų pirkimų plane numatytus viešuosius pirkimus.
5.12. Viešųjų pirkimų komisija – perkančiosios organizacijos vadovo įsakymu sudaryta (-os) iš ne mažiau kaip trijų asmenų komisija (-os)[6], kurios (-ių) paskirtis – VPĮ, VLK teisės aktų ir kitų pirkimus reglamentuojančių teisės aktų nustatyta tvarka organizuoti ir atlikti Viešųjų pirkimų plane numatytus pirkimus.
5.13. Viešųjų pirkimų planas[7] – perkančiosios organizacijos parengtas ir patvirtintas einamaisiais biudžetiniais metais planuojamų vykdyti prekių, paslaugų ir darbų pirkimų sąrašas.
5.14. VLK viešųjų pirkimų poreikių ir galimybių subalansavimo darbo grupė (toliau – Darbo grupė) – VLK direktoriaus įsakymu sudaryta darbo grupė, veikianti pagal Darbo grupės veiklos reglamentą[8]. Darbo grupė vykdo pirkimų iniciatorių planuojamų viešųjų pirkimų poreikio vidaus kontrolę ir yra atsakinga už Viešųjų pirkimų plano sudarymą.
5.15. Viešųjų pirkimų specialistas (-ai) – VLK Teisės skyriaus darbuotojas (-ai), pagal VLK direktoriaus patvirtintas pareigybių instrukcijas vykdantis (-ys) viešųjų pirkimų funkcijas.
5.16. Viešųjų pirkimų suvestinė – VLK parengta ir CVP IS viešai skelbiama informacija apie visus biudžetiniais metais planuojamus vykdyti VLK viešuosius pirkimus (išskyrus mažos vertės pirkimus).
6. Kitos Taisyklėse vartojamos sąvokos yra apibrėžtos VPĮ ir kituose viešuosius pirkimus reglamentuojančiuose teisės aktuose.
II SKYRIUS
VIEŠŲJŲ PIRKIMŲ PLANAVIMAS
8. VLK ateinantiems kalendoriniams metams numatomus prekių, paslaugų ir darbų viešuosius pirkimus ir lėšų poreikį šiems pirkimams atlikti pradeda planuoti einamųjų metų antrąjį pusmetį. Kiekvienas pirkimo iniciatorius, peržiūrėjęs galiojančias pirkimų sutartis, įvertinęs galimybę ir tikslingumą pratęsti pasirašytų sutarčių galiojimą (jei tokia galimybė numatyta pirkimo sutartyje) bei atlikęs rinkos tyrimą, reikalingą potencialiems tiekėjams ir numatomai planuojamo pirkimo vertei nustatyti, iki einamųjų metų gruodžio 20 dienos Darbo grupei per VLK Dokumentų valdymo sistemą pateikia kitų metų pažymą apie viešųjų pirkimų poreikį ir viešojo pirkimo rinkos tyrimo pažymą3.
9. Darbo grupė:
9.1. išsamiai analizuoja ir vertina dėl kiekvieno planuojamo viešojo pirkimo pirkimų iniciatorių Darbo grupei pateiktą pažymą apie viešųjų pirkimų poreikį ir viešojo pirkimo rinkos tyrimo pažymą bei priima sprendimą dėl viešojo pirkimo poreikio pagrįstumo ir jo įtraukimo į Viešųjų pirkimų planą;
9.2. vertina Privalomojo sveikatos draudimo fondo (toliau – PSDF) biudžeto ir kitomis lėšomis numatomų vykdyti VLK viešųjų pirkimų poreikį ir finansinių sutartinių įsipareigojimų vykdymo galimybes;
9.3. parengia nustatytos formos kiekvienų kalendorinių metų viešųjų pirkimų planą (Taisyklių 5 priedas)[9] ir teikia jį tvirtinti VLK direktoriui.
10. VLK einamųjų metų viešųjų pirkimų plano pagrindu parengtą Viešųjų pirkimų suvestinę Darbo grupės sekretorius kiekvienais metais turi paskelbti CVP IS ir VLK interneto svetainėje ne vėliau kaip iki kovo 15 dienos, o patikslintą einamųjų metų viešųjų pirkimų planą – ne vėliau kaip per 5 darbo dienas. VLK numatomos tarptautinių viešųjų pirkimų vertės viešai skelbiamos tik esant motyvuotam protokoliniam atitinkamos viešųjų pirkimų komisijos sprendimui.
III SKYRIUS
VIEŠUOSIUOSE PIRKIMUOSE DALYVAUJANTYS ASMENYS, JŲ FUNKCIJOS, PIRKIMŲ INICIAVIMAS IR VYKDYMAS
11. Už VPĮ ir kitų viešuosius pirkimus reglamentuojančių teisės aktų nuostatų laikymosi užtikrinimą yra atsakingas VLK direktorius.
12. Teisės skyriaus vedėjas ir viešųjų pirkimų specialistai:
12.2. kaupia, rengia ir teikia informaciją kontroliuojančiosioms institucijoms ir VLK direktoriui arba jo įgaliotam (-iems) asmeniui (-ims), atsakingam (-iems) už VLK viešųjų pirkimų vykdymo kontrolę;
12.3. kuruoja VLK viešųjų pirkimų organizavimą[10].
13. VLK viešuosius pirkimus organizuoja ir vykdo:
13.1. VLK nuolat veikiančios viešųjų pirkimų komisijos, sudarytos VLK direktoriaus įsakymu:
13.1.1. VLK nuolat veikianti centralizuotai apmokamų vaistinių preparatų ir medicinos pagalbos priemonių viešųjų pirkimų komisija, organizuojanti ir vykdanti Viešųjų pirkimų plane numatytus centralizuotai apmokamų vaistinių preparatų ir medicinos pagalbos priemonių supaprastintus ir tarptautinius viešuosius pirkimus;
13.1.2. VLK nuolat veikianti informacinių technologijų viešųjų pirkimų komisija, organizuojanti ir vykdanti Viešųjų pirkimų plane numatytus tarptautinius informacinių technologijų viešuosius pirkimus;
13.1.3. VLK nuolat veikianti supaprastintų ir mažos vertės viešųjų pirkimų komisija, organizuojanti ir vykdanti Viešųjų pirkimų plane numatytus supaprastintus viešuosius pirkimus ir mažos vertės pirkimus, kai konkrečių prekių, paslaugų ar darbų numatomo pirkimo vertė arba VLK darbuotojų mokymų paslaugų (pirkimo objekto dalies) vertė yra didesnė nei 15 000 Eur (penkiolika tūkstančių eurų), neįskaitant PVM;
13.3. komisija, sudaryta konkrečiam viešajam pirkimui organizuoti ir vykdyti[11].
14. VLK direktorius arba jo įgaliotas asmuo gali pavesti viešąjį pirkimą vykdyti bet kuriai VLK viešųjų pirkimų komisijai, neatsižvelgdamas į Taisyklių 5.10 ir 13.1.3 papunkčiuose nurodytą pirkimo vertę ir 13.1.1–13.1.3 papunkčiuose nurodytą pirkimo objekto sritį.
15. Vykdant mažos vertės viešuosius pirkimus vadovaujamasi Taisyklėmis, Mažos vertės pirkimų aprašu, VPĮ, Lietuvos Respublikos civiliniu kodeksu ir kitais teisės aktais.
16. Jeigu pirkimo objektas yra sudėtingas, o pasiūlymams nagrinėti ir vertinti reikia specialiųjų žinių, gali būti pasitelkiami ekspertai, galintys konsultuoti klausimu, kuriam reikia specialiųjų žinių, ir (ar) nagrinėti tiekėjų pateiktus pasiūlymus. Konsultacijos su šiais ekspertais turi vykti nepažeidžiant tiekėjų konkurencijos, nediskriminavimo ir skaidrumo principų.
17. Prieš pradėdami vykdyti jiems nustatytas funkcijas, VLK darbuotojai, pirkimo iniciatorius, pirkimo organizatorius, Viešųjų pirkimų komisijos nariai, ekspertai, stebėtojai, dalyvaujantys pirkimo procedūrose ar galintys daryti įtaką jo rezultatams, turi pasirašyti nešališkumo deklaraciją (forma patvirtinta Viešųjų pirkimų tarnybos direktoriaus 2017 m. birželio 23 d. įsakymu Nr. 1S-93 „Dėl Nešališkumo deklaracijos tipinės formos patvirtinimo“) ir konfidencialumo pasižadėjimą (Taisyklių 3 priedas). Nešališkumo deklaracijas ir konfidencialumo pasižadėjimus VLK darbuotojai turi atnaujinti (pasirašyti naujus) ne rečiau kaip vieną kartą per metus. Pirkimo iniciatorius, pirkimo organizatorius, Viešųjų pirkimų komisijos nariai, viešųjų pirkimų procedūrose dalyvaujantys ekspertai, viešųjų pirkimų specialistai ir perkančiosios organizacijos vadovas, prieš pradėdami vykdyti jiems nustatytas funkcijas, turi užpildyti arba atnaujinti privačių interesų deklaracijas, kaip tai nurodyta Lietuvos Respublikos viešųjų ir privačių interesų derinimo įstatyme.
18. Viešųjų pirkimų specialistai, paskirti Viešųjų pirkimų komisijos sekretoriais, užtikrina, kad visi asmenys, dalyvaujantys viešųjų pirkimų procedūrose, laiku pateiktų ar atnaujintų nešališkumo deklaracijas bei konfidencialumo pasižadėjimus ir juos užregistruoja Dokumentų valdymo sistemoje.
19. Pirkimų iniciatorių pildomus teikimus, adresuotus Viešųjų pirkimų komisijai, Dokumentų valdymo sistemoje registruoja atitinkamos komisijos sekretorius.
20. VLK nuolat veikiančių viešųjų pirkimų komisijų sekretoriai Dokumentų valdymo sistemoje registruoja:
21. pirkimų iniciatorių pildomus mažos vertės pirkimų teikimus, adresuotus Teisės skyriaus vedėjui;
22. Asmuo (-ys), atsakingas (-gi) už viešųjų pirkimų organizavimą ir priežiūrą:
22.1. rengia su viešaisiais pirkimais susijusius vidaus teisės aktus ir užtikrina jų atitiktį pirkimus reglamentuojančių teisės aktų reikalavimams;
22.2. kontroliuoja nešališkumo deklaracijų ir konfidencialumo pasižadėjimų pasirašymą laiku ir jų atnaujinimą ne rečiau kaip vieną kartą per metus;
23. Viešųjų pirkimų specialistai pildo ir tvarko pirkimų registrus, prireikus įtraukia tiekėjus į nepatikimų tiekėjų ir melagingą informaciją pateikusių tiekėjų sąrašus, saugo perduotas pasibaigusių viešųjų pirkimų bylas (jei jos nėra elektroninės) ir organizuoja jų perdavimą į archyvą, kaupia ir rengia statistinę informaciją apie atliekamus viešuosius pirkimus, tvarko viešųjų pirkimų duomenis CVP IS. Raštu pateikti tiekėjų pasiūlymai ir pasiūlymų vertinimo dokumentai archyvuojami. Elektronine forma pateikti pasiūlymai saugomi CVP IS, už jų saugojimą atsako šią sistemą administruojanti įstaiga.
24. VLK gali įgalioti kitą perkančiąją organizaciją vykdyti viešojo pirkimo procedūras iki viešojo pirkimo sutarties sudarymo ir nustatyti šiai organizacijai užduotis.
25. VLK, vadovaudamasi VPĮ 82 straipsnio 2 dalimi, prekes, paslaugas ir darbus privalo įsigyti naudodamasi Centrinės perkančiosios organizacijos (toliau – CPO) atlikta pirkimo procedūra ar valdoma dinamine pirkimo sistema, ar sudaryta preliminariąja sutartimi, kai:
26. Siūlymą pirkti per CPO (arba iš jos) Darbo grupei ir VLK direktoriui gali pateikti pirkimo iniciatorius, pirkimo organizatorius arba Viešųjų pirkimų komisija. Jei siūloma pirkimo nevykdyti per CPO, siūlymą teikiantis subjektas privalo motyvuoti savo sprendimą, paskelbti tai patvirtinantį dokumentą VLK interneto svetainėje ir jį saugoti kartu su kitais pirkimo dokumentais VPĮ 97 straipsnyje nustatyta tvarka.
27. Pirkimo iniciatoriaus funkcijos ir atsakomybė:
27.1. įvertinti prekių, paslaugų ar darbų poreikį ir inicijuoti: 1) centralizuotai perkamų vaistinių preparatų ir medicinos pagalbos priemonių pirkimą; 2) VLK ir (ar) TLK reikmėms būtinų prekių, paslaugų ar darbų pirkimą;
27.2. atlikti rinkos tyrimą. Rinkos tyrimas įprastai apima duomenų rinkimą ir analizę. Atlikdamas rinkos tyrimą, pirkimo iniciatorius pats pasirenka, kokius duomenis rinkti – pirminius, t. y. originalius duomenis, kurie renkami specialiai konkrečiam pirkimui vykdyti, ar antrinius, t. y. tokius duomenis, kurie jau buvo surinkti anksčiau ir kuriuos galima visiškai ar iš dalies panaudoti rinkos tyrimui atlikti. Analizuojant rinkos tyrimo metu surinktus duomenis, sisteminama informacija apie rinkoje tiekėjų siūlomas prekes, paslaugas ir (ar) darbus, jų savybes ir kainas, stebimi rinkos pokyčiai. Rinkos tyrimo apimtis ir detalumas priklauso nuo perkamo objekto ir gali būti atliekamas vizualinės apžiūros, telefoninės apklausos ir kitais būdais[12];
27.3. rengti pažymą apie viešųjų pirkimų poreikį. Šioje pažymoje pirkimo iniciatorius turi pagrįsti planuojamų pirkti prekių, paslaugų ir (ar) darbų būtinumą VLK veiklai vykdyti, taip pat įvertinti ir nurodyti turto nuomos ar jo įsigijimo naudingumą VLK. Jei teikiama pažyma apie neplaninių viešųjų pirkimų poreikį, pirkimo iniciatorius turi nurodyti aiškias ir pagrįstas šio poreikio priežastis;
27.4. pildyti teikimą (Taisyklių 1 priedas) dėl kiekvieno į Viešųjų pirkimų planą įtraukto ir neplaninio pirkimo. Teikimo derinimo, vizavimo, pasirašymo ir tvirtinimo tvarka išdėstyta Taisyklių 4 priede. Pirkimo iniciatorius teikimą rengia ir teikia šia tvarka:
27.4.1. jeigu Viešųjų pirkimų plane nustatyta, kad pirkimo iniciatorius ir pirkimo vykdytojas yra struktūrinis padalinys, tuomet atitinkamo struktūrinio padalinio, kurio iniciatyva prekių, paslaugų ar darbų pirkimas yra įtrauktas į Viešųjų pirkimų planą, vadovas teikime nurodo šio padalinio darbuotoją arba viešųjų pirkimų specialistą (iš anksto tai suderinęs su Teisės skyriaus vedėju), kuris skiriamas pirkimo organizatoriumi;
27.4.2. visais atvejais, kai pirkimą vykdo pirkimo organizatorius, pirkimo iniciatorius teikimą teikia vizuoti VLK viešųjų pirkimų verčių apskaitą tvarkančiam asmeniui (išskyrus VLK centralizuotai apmokamų vaistinių preparatų ir medicinos pagalbos priemonių viešųjų pirkimų komisijos vykdomus pirkimus), Teisės skyriaus vedėjui ir viešųjų pirkimų specialistui;
27.4.3. jei pirkimą pavesta vykdyti pirkimo organizatoriui, šis pasirašyto ir Dokumentų valdymo sistemoje užregistruoto teikimo pagrindu turi teisę pradėti vykdyti viešąjį pirkimą;
27.4.4. jei pirkimą pavesta vykdyti Viešųjų pirkimų komisijai, pirkimo iniciatorius pasirašytą ir užregistruotą Dokumentų valdymo sistemoje teikimą pateikia šiai komisijai. Teikimo pagrindu ši komisija turi teisę pradėti vykdyti viešąjį pirkimą;
27.4.5. pirkimo vykdytojui teikimas turi būti pateiktas: dėl mažos vertės viešųjų pirkimų – ne vėliau kaip prieš 2 mėnesius, dėl supaprastintų atvirų viešųjų pirkimų – ne vėliau kaip prieš 4 mėnesius, dėl tarptautinių atvirų viešųjų pirkimų – ne vėliau kaip prieš 6 mėnesius iki planuojamos sudaryti viešojo pirkimo sutarties datos;
27.4.6. Viešųjų pirkimų komisijai teikimai turi būti pateikiami ne vėliau kaip iki einamųjų metų gruodžio 10 dienos. Vėliau teikimai gali būti pateikiami tik ypač skubiais atvejais;
27.4.7. išimtiniais atvejais, kai prireikia ypač skubiai įsigyti prekių, paslaugų ir (ar) darbų, pirkimo iniciatorius turi teisę (jei perkančioji organizacija turi finansinių galimybių) inicijuoti ir (arba) atlikti mažos vertės pirkimą, kuris nėra įtrauktas į Viešųjų pirkimų planą ir kurio vertė neviršija 5 000,00 eurų (be PVM). Pirkimo iniciatoriaus teikime nurodytas pirkimo organizatorius pirkimą gali pradėti vykdyti tik tuomet, kai teikimas yra pasirašytas Teisės skyriaus vedėjo, Apskaitos skyriaus vedėjo, VLK direktoriaus ir užregistruotas Dokumentų valdymo sistemoje;
27.4.9. rengti viešojo pirkimo objekto techninę specifikaciją ir teikti ją Viešųjų pirkimų komisijai ar pirkimo organizatoriui, taip pat teikti visą informaciją, reikalingą pirkimo dokumentams parengti ir pirkimo procedūroms atlikti. Už inicijuojamo pirkimo techninės specifikacijos, keliamų reikalavimų tiekėjų kvalifikacijai (šie reikalavimai nustatomi vadovaujantis Tiekėjo kvalifikacijos reikalavimų nustatymo metodika), svarbiausių sutarties sąlygų ir kitos su pirkimu susijusios informacijos (pasiūlymų vertinimo kriterijų ir pan.) tinkamumą ir pateikimą laiku yra atsakingas pirkimą iniciavusio struktūrinio padalinio vadovas bei jo paskirtas šio padalinio atsakingasis darbuotojas. Jei pirkimas laikomas žaliuoju pirkimu – nustatyti pirkimo objektui taikytinus aplinkos apsaugos kriterijus ir (ar) I tipo ekologinio ženklo reikalavimus, ir (ar) aplinkos apsaugos vadybos sistemos, energijos vartojimo efektyvumo ar kitus aplinkos apsaugos reikalavimus;
27.5. nagrinėti tiekėjų pastabas ir siūlymus dėl iš anksto paskelbtų viešojo pirkimo objektų techninių specifikacijų projektų, rengti atsakymus į tiekėjų klausimus dėl pirkimo objekto, kvalifikacinių reikalavimų, prireikus koreguoti viešojo pirkimo objekto techninę specifikaciją;
27.7. koordinuoti (organizuoti) perkančiosios organizacijos sudarytose pirkimo sutartyse numatytų įsipareigojimų vykdymą:
27.7.1. prižiūrėti pristatymo (atlikimo, teikimo) terminų laikymąsi bei prekių, paslaugų ir darbų atitiktį pirkimų sutartyse numatytiems kokybiniams ir kitiems reikalavimams;
27.8. pateikti siūlymus dėl pirkimo sutarčių pratęsimo, keitimo, nutraukimo ar šiose sutartyse numatytų prievolių įvykdymo užtikrinimo būdų taikymo kontrahentui;
27.9. prireikus inicijuoti Viešųjų pirkimų plano tikslinimą ir naujų pirkimų įtraukimą į šį planą, rengti pažymas apie viešųjų pirkimų poreikį ir teikti jas svarstyti Darbo grupei;
28. Pirkimo organizatoriaus funkcijos ir atsakomybė:
28.1. Dokumentų valdymo sistemoje užregistruoto teikimo pagrindu vykdyti mažos vertės pirkimų procedūras Mažos vertės pirkimų aprašo nustatytais atvejais ir tvarka;
28.4. vykdyti prekių, paslaugų ar darbų pirkimus naudojantis CPO atlikta pirkimo procedūra ar valdoma dinamine pirkimo sistema, ar sudaryta preliminariąja sutartimi;
28.5. pildyti nustatytos formos Tiekėjų apklausos pažymą (Taisyklių 2 priedas) (išskyrus pirkimus, vykdomus per CPO.lt elektroninį katalogą) ir, suderinus ir pasirašius šią pažymą (derinama ir vizuojama Taisyklių 4 priede nustatyta tvarka), pateikti ją registruoti Dokumentų valdymo sistemoje;
28.6. rengti pirkimo dokumentus, juos suderinti su pirkimo iniciatoriumi ir Teisės skyriumi (vedėju ir viešųjų pirkimų specialistu) ir, jei reikia, siūlyti papildomus kvalifikacijos ir techninės specifikacijos reikalavimus, tiekėjų pašalinimo pagrindus, kokybės vadybos / aplinkos apsaugos standartus, pasiūlymų vertinimo kriterijus, pagrindines pirkimo sutarties sąlygas, kurių nenurodė pirkimo iniciatorius;
28.7. nagrinėti tiekėjų pateiktus prašymus, pretenzijas ir atsakyti į juos, informuoti tiekėjus apie priimtus sprendimus[13];
28.9. kontroliuoti, kad per 15 dienų nuo pirkimo sutarties ar preliminariosios sutarties sudarymo arba jų pakeitimo dienos, bet ne vėliau kaip iki pirmojo mokėjimo pirkimo sutartis ir laimėjęs pasiūlymas būtų paskelbti CVP IS;
28.10. viešojo pirkimo procedūrų vykdymo metu atsiradus nenumatytų aplinkybių, inicijuoti šio pirkimo procedūrų nutraukimą – pateikti tarnybinį pranešimą VLK direktoriui. VLK direktoriui rezoliucija priėmus sprendimą dėl pirkimo procedūrų nutraukimo, pirkimo organizatorius atlieka su pirkimo nutraukimu susijusius veiksmus.
29. VLK direktoriaus įsakymu sudarytos viešųjų pirkimų komisijos dirba pagal VLK direktoriaus įsakymu patvirtintą bendrą visų šių komisijų veiklos reglamentą.
30. CVP IS administratoriaus (-ių) funkcijos ir atsakomybė:
30.1. užtikrinti, kad VLK duomenys būtų aktualūs ir teisingi, administruoti VLK darbuotojams suteiktas prieigos teises;
30.2. registruoti naujus CVP IS naudotojus (pvz., Viešųjų pirkimų komisijos narius ir kt.) ir naudotojų grupes, vykdančias pirkimus CVP IS priemonėmis, suteikti jiems įgaliojimus ir nustatyti prieigos prie CVP IS duomenų ribas;
IV SKYRIUS
PIRKIMŲ SUTARČIŲ SUDARYMAS IR VYKDYMAS
31. Komisijos ir pirkimų organizatoriai pirkimų sutartis rengia vadovaudamiesi VPĮ V skyriaus nuostatomis.
32. Parengtas pirkimo (preliminariosios) sutarties projektas ar pagrindinės sutarties, sudaromos preliminariosios sutarties pagrindu, projektas ir visi jų priedai, sutarčių pakeitimai (susitarimai) turi būti derinami ir vizuojami Taisyklių 4 priede nustatyta tvarka.
33. Pirkimų iniciatoriai kas mėnesį (iki kiekvieno mėnesio 10 dienos) teikia informaciją apie sutarčių vykdymo eigą ir naujo pirkimo tikslingumą Teisės skyriui – vedėjui ir viešųjų pirkimų specialistams, kurie nuolat vykdo pirkimų sutarčių stebėseną, siekdami kontroliuoti, kad pirkimų iniciatorių teikimai pirkimų vykdytojams būtų teikiami laikantis Taisyklių 27.4.5 papunktyje nustatytų terminų.
34. Pirkimo iniciatorius visais atvejais, kai prireikia keisti tam tikras pirkimo sutarties sąlygas, inicijuoja pirkimo sutarties pakeitimą:
34.2. nustato, ar pakeitus pirkimo sutarties sąlygas nebus pažeisti pagrindiniai pirkimų principai ir tikslai, pakeistos esminės sutarties sąlygos;
34.3. parengia VLK direktoriui ar jo įgaliotam asmeniui tarnybinį pranešimą, pagrindžiantį būtinumą keisti pirkimo sutarties sąlygas, ir susitarimo dėl pirkimo sutarties pakeitimo projektą. Šį projektą pirkimo iniciatorius suderina su Teisės ir Apskaitos skyriais. Šiems skyriams susitarimo dėl pirkimo sutarties pakeitimo projektas pateikiamas kartu su tarnybiniu pranešimu.
35. Jeigu pirkimo sutartyje nenumatyta galimybė ją pratęsti, o prekių tiekimas, paslaugų teikimas ar darbų atlikimas yra būtinas perkančiosios organizacijos funkcijoms vykdyti, pirkimo iniciatorius turi numatyti jų pirkimą einamaisiais ar ateinančiais biudžetiniais metais.
36. Jeigu pirkimo sutartyje numatyta galimybė ją pratęsti, pirkimo iniciatorius, atsižvelgdamas į pirkimo sutartyje numatytų įsipareigojimų laikymąsi ir atlikęs tyrimą pirkimo sutarties objekto rinkos kainai nustatyti, įvertina pirkimo sutarties pratęsimo tikslingumą.
37. Nustatęs, kad perkančiajai organizacijai netikslinga pratęsti galiojančios pirkimo sutarties, pirkimo iniciatorius parengia pažymą apie viešųjų pirkimų poreikį (jei yra viešojo pirkimo poreikis) bei viešojo pirkimo rinkos tyrimo pažymą ir pateikia jas Darbo grupei dėl naujo pirkimo įtraukimo į einamųjų biudžetinių metų VLK viešųjų pirkimų planą arba dėl naujo pirkimo įtraukimo į ateinančių biudžetinių metų viešųjų pirkimų sąrašą (jei klausimas dėl viešojo pirkimo įtraukimo į šį sąrašą svarstomas einamųjų biudžetinių metų pabaigoje).
38. Jei nustatoma, kad tikslinga pratęsti galiojančią pirkimo sutartį, pirkimo iniciatorius parengia VLK direktoriui ar jo įgaliotam asmeniui tarnybinį pranešimą, pagrindžiantį šios sutarties pratęsimo tikslingumą, ir susitarimo dėl pirkimo sutarties pratęsimo projektą. Šį projektą pirkimo iniciatorius suderina su Teisės ir Apskaitos skyriais. Šiems skyriams susitarimo dėl pirkimo sutarties pratęsimo projektas pateikiamas kartu su tarnybiniu pranešimu.
39. Perkančiosios organizacijos vadovas, priėmęs sprendimą pakeisti ar pratęsti pirkimo sutartį, pasirašo susitarimą dėl pirkimo sutarties keitimo ar pratęsimo.
40. Pasirašant ar nutraukiant pirkimo ir preliminariąsias sutartis, vykdant ir keičiant pirkimo sutartis, perkančiosios organizacijos ir tiekėjo bendravimas ir keitimasis informacija gali vykti ir ne CVP IS priemonėmis. Vykdant pirkimo sutartis teikiami tik elektroniniai apskaitos dokumentai. Šiuos dokumentus perkančioji organizacija priima ir apdoroja naudodamasi informacinės sistemos „E. sąskaita“ priemonėmis.
V SKYRIUS
VIEŠŲJŲ PIRKIMŲ DOKUMENTAVIMAS IR ATASKAITŲ TEIKIMAS
42. Visas viešųjų pirkimų ataskaitas ir skelbimus, susijusius su šiais pirkimais, VPĮ nustatyta tvarka parengia ir Viešųjų pirkimų tarnybai pateikia Teisės skyriaus viešųjų pirkimų specialistai, atsakantys už tai, kad viešųjų pirkimų ataskaitos bei skelbimai būtų pateikti VPĮ ir kituose teisės aktuose nustatyta tvarka ir terminais.
43. Viešųjų pirkimų dokumentai rengiami ir saugomi Dokumentų valdymo sistemoje teikimo sukūrimo aplinkoje, o jei jie nėra elektroniniai – Teisės skyriuje. Dokumentų bylas suformuoja atitinkamos viešųjų pirkimų komisijos sekretorius arba pirkimo organizatorius, atlikęs pirkimą. Jeigu pirkimą atlieka ne Teisės skyrius, pirkimo organizatorius visus viešojo pirkimo dokumentus (jei jie ne elektroniniai) perduoda Teisės skyriaus viešųjų pirkimų specialistui (-ams). Viešųjų pirkimų specialistas (-ai) suformuoja atitinkamas dokumentų bylas.
44. Pirkimų sutarčių ir sutarčių įvykdymo užtikrinimą patvirtinančių dokumentų originalai saugomi Dokumentų valdymo skyriuje.
VI SKYRIUS
VIEŠŲJŲ PIRKIMŲ VIDAUS KONTROLĖ
46. Viešųjų pirkimų vidaus kontrolę atlieka VLK direktorius įsakymu paskirtas (-ti) darbuotojas (-jai)[14], kuriam (-iems) paskiriama užduotis įvertinti riziką ir atlikti prevencinį VLK viešųjų pirkimų patikrinimą. Darbuotojas (-ai), vykdantis (-ys) viešųjų pirkimų vidaus kontrolę, turi atlikti VLK vykdomų viešųjų pirkimų rizikos analizę, apimančią rizikos nustatymą, ir įvertinti:
46.5. viešuosius pirkimus, kuriuos vykdant atmetami mažiausią kainą pateikusių tiekėjų pasiūlymai (jeigu pasiūlymai vertinami pagal (mažiausios) kainos kriterijų);
47. Galimi rizikos veiksniai vykdant viešuosius pirkimus:
48. VLK direktorius įsakymu paskirtas (-ti) darbuotojas (-jai), vykdydamas (-i) vidaus kontrolę, gali pasirinkti atlikti tiek viso pirkimo, tiek atskirų jo etapų prevencinį patikrinimą ir, jį atlikęs, raštu teikia siūlymus perkančiosios organizacijos vadovui dėl pirkimų organizavimo ir vidaus kontrolės procedūrų nustatymo.
49. Galimi rizikos veiksniai vykdant VLK viešuosius pirkimus yra kontroliuojami skirtinguose viešųjų pirkimų procedūrų etapuose, laikantis nustatytos rengiamų dokumentų vertinimo, derinimo, vizavimo tvarkos ir eiliškumo (Taisyklių 4 priedas), Teisės skyriui (vedėjui ir viešųjų pirkimų specialistams) vykdant pirkimų sutarčių stebėseną ir taip užtikrinant rengiamų dokumentų turinio bei priimamų sprendimų pagrįstumą, teisėtumą ir tinkamą naujų viešųjų pirkimų iniciavimą.
VII SKYRIUS
BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS
50. Visi dokumentai, susiję su viešųjų pirkimų organizavimu, vykdymu ir vidaus kontrole, saugomi VPĮ 97 straipsnio 3 ir 4 dalyse nustatyta tvarka. Už pirkimų sutarčių ir jų pakeitimų originalų bei kitų viešųjų pirkimų dokumentų saugojimą atsakingi darbuotojai, baigus vykdyti sutartį, organizuoja viešųjų pirkimų dokumentų bylų ir sutarčių perdavimą į archyvą.
51. Už perkančiosios organizacijos vykdomus viešuosius pirkimus atsako šios organizacijos vadovas. Komisijų nariai, ekspertai, pirkimų iniciatoriai, pirkimų organizatoriai, VLK direktoriaus paskirti darbuotojai pirkimams vykdyti, už pirkimo sutarties vykdymą atsakingi asmenys ir kiti su viešaisiais pirkimais susiję asmenys už savo veiklą atsako pagal Lietuvos Respublikos įstatymus.