JAUNIMO REIKALŲ DEPARTAMENTO
PRIE LIETUVOS RESPUBLIKOS SOCIALINĖS APSAUGOS IR DARBO MINISTERIJOS
DIREKTORIUS
ĮSAKYMAS
DĖL JAUNIMO REIKALŲ DEPARTAMENTO PRIE SOCIALINĖS APSAUGOS IR DARBO MINISTERIJOS VIEŠŲJŲ PIRKIMŲ ORGANIZAVIMO TAISYKLIŲ TVIRTINIMO IR VIEŠŲJŲ PIRKIMŲ ORGANIZATORIŲ BEI EKSPERTŲ SKYRIMO
2018 m. rugpjūčio 22 d. Nr. 2V-133 (1.4)
Vilnius
Vadovaujantis Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatymu ir Viešųjų pirkimų tarnybos direktoriaus 2017 m. birželio 28 d. įsakymu Nr. 1S-97 „Dėl mažos vertės pirkimų tvarkos aprašo patvirtinimo“:
1. T v i r t i n u Jaunimo reikalų departamento prie Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos viešųjų pirkimų organizavimo taisykles (pridedama).
3. S k i r i u vyriausiąjį patarėją Juozą Meldžiuką, vyresniąją patarėją Valdą Karnickaitę, projektų ir programų vadovę Kristiną Žąsinaitę, vyriausiąją specialistę Gintarę Stankevičienę, vyriausiąją specialistę Astą Tiškutę, vyresniąją patarėją Justiną Lukaševičiūtę, vyriausiąją specialistę Ritą Andrejevą ir projektų vadovę Eglę Došienę viešųjų pirkimų organizatoriais ir ekspertais.
4. Į g a l i o j u vyriausiąjį patarėją Juozą Meldžiuką, vyresniąją patarėją Valdą Karnickaitę, projektų vadovę Kristiną Žąsinaitę, vyriausiąją specialistę Gintarę Stankevičienę, vyriausiąją specialistę Astą Tiškutę ir vyresniąją patarėją Justiną Lukaševičiūtę, vyriausiąją specialistę Ritą Andrejevą ir projektų vadovę Eglę Došienę pasirašyti raštus, susijusius su viešųjų pirkimų dalyvių, pateikusių pasiūlymus, informavimu.
5. L a i k a u netekusiu galios Jaunimo reikalų departamento prie Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos 2018 m. kovo 15 d. įsakymą Nr. 2V-49 (1.4) „Dėl Jaunimo reikalų departamento prie Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos viešųjų pirkimų organizavimo taisyklių tvirtinimo“.
PATVIRTINTA
Jaunimo reikalų departamento
prie Socialinės apsaugos ir darbo
ministerijos direktoriaus
2018 m. rugpjūčio 22 d.
įsakymu Nr. 2V-133 (1.4)
JAUNIMO REIKALŲ DEPARTAMENTO PRIE SOCIALINĖS APSAUGOS IR DARBO MINISTERIJOS VIEŠŲJŲ PIRKIMŲ organizavimo TAISYKLĖS
I. BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Jaunimo reikalų departamento prie Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos (toliau – Departamentas) Viešųjų pirkimų organizavimo taisyklės (toliau – Taisyklės) parengtos vadovaujantis Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatymu (toliau – Viešųjų pirkimų įstatymas) ir kitais viešuosius pirkimus (toliau – pirkimai) reglamentuojančiais teisės aktais, su visais vėlesniais pakeitimais.
2. Taisyklės nustato Departamento prekių, paslaugų ir darbų pirkimų procedūras vykdančių asmenų teises, pareigas, funkcijas ir atsakomybę, reglamentuoja pirkimų planavimą, organizavimą ir vykdymą.
3. Planuodami, organizuodami ir atlikdami pirkimus bei vykdydami pirkimų sutartis Departamento valstybės tarnautojai ar darbuotojai, dirbantys pagal darbo sutartis (toliau – Departamento darbuotojai), vadovaujasi Viešųjų pirkimų įstatymu, kitais įstatymais ir įstatymų, reglamentuojančių viešųjų pirkimų vykdymą, organizavimą bei procedūras, įgyvendinamaisiais teisės aktais, Taisyklėmis ir kitais Departamento direktoriaus įsakymais priimtais teisės aktais.
4. Organizuojant ir kontroliuojant pirkimus Departamente, turi būti racionaliai naudojamos Departamento lėšos ir Departamento darbuotojų, laikas. Atliekant pirkimo procedūras ir nustatant laimėtoją, turi būti laikomasi teisėtumo, lygiateisiškumo, nediskriminavimo, skaidrumo, abipusio pripažinimo, proporcingumo ir racionalumo principų, konfidencialumo ir nešališkumo reikalavimų.
5. Pirkimus organizuoja Departamento direktoriaus įsakymu paskirti nepriekaištingos reputacijos Departamento darbuotojai ir (arba) Departamento darbuotojai, kurių pareigybės aprašyme numatyta tokia funkcija, jie atsako už tinkamą paskirtų funkcijų atlikimą.
6. Pagrindinės Taisyklėse vartojamos sąvokos:
6.1. ekspertas – Departamento darbuotojas arba kitas asmuo (veikiantis pagal paslaugų sutartį, visuomeniniais pagrindais ir pan.), kuris yra su pirkimo objektu susijusio dalyko žinovas, turi specialiųjų žinių ir pagal savo kompetenciją dalyvauja organizuojant ir vykdant pirkimo procedūras. Reikiamos kompetencijos ekspertus viešųjų pirkimų komisija pasitelkia savo arba Departamento direktoriaus sprendimu;
6.2. pirkimo iniciatorius – Departamento darbuotojas, kuris nurodė poreikį įsigyti reikalingas prekes, paslaugas ir darbus pirkimų suvestinėje ir pirkimų plane;
6.3. pirkimo organizatorius – Departamento direktoriaus įsakymu paskirtas nepriekaištingos reputacijos Departamento darbuotojas arba Departamento darbuotojas, kurio pareigybės aprašyme yra numatyta pirkimų vykdymo funkcija ir kuris Departamento direktoriaus nustatyta tvarka organizuoja ir atlieka mažos vertės pirkimus, kai tokiems pirkimams atlikti nesudaroma viešųjų pirkimų komisija. Pirkimo organizatorius ir pirkimo iniciatorius gali būti tas pats asmuo;
6.4. pirkimo sutarties vykdytojas – vadovaujantis Viešųjų pirkimų įstatymo 87 str. 1 d. 12 punktu Departamento direktoriaus įsakymu paskirtas Departamento darbuotojas, kuris yra atsakingas už pirkimo sutarties vykdymą. Pirkimo sutarties vykdytojo duomenys turi būti nurodomi pirkimo sutartyje;
6.5. pirkimų planas – Departamento direktoriaus įsakymu patvirtintas einamaisiais biudžetiniais metais planuojamų vykdyti prekių, paslaugų ir darbų pirkimų sąrašas;
6.6. pirkimų registras – Departamento darbuotojų teikiama informacija pagal Taisyklių 2 priede patvirtintą formą, laikoma skaitmeninėje laikmenoje, kuri skirta registruoti Departamento darbuotojų atliktus ir atliekamus pirkimus. Kiekvienas į pirkimų planą įtrauktas pirkimas užregistruojamas pirkimų registre prieš pradedant pirkimo procedūrą;
6.7. pirkimų suvestinė – Departamento darbuotojų parengta informacija pagal Taisyklių 1 priede patvirtintą formą, laikoma skaitmeninėje laikmenoje apie visus biudžetiniais metais planuojamus vykdyti pirkimus, įskaitant mažos vertės pirkimus. Pagal pirkimų suvestinės informaciją patvirtinamas pirkimų planas;
6.8. rinkos tyrimas – kokybinės ir kiekybinės informacijos apie realių bei potencialių prekių, paslaugų ir darbų pasiūlą (tiekėjus, jų tiekiamas prekes, teikiamas paslaugas ir atliekamus darbus, užimamą rinkos dalį, kainas ir pan.) rinkimas, analizė ir apibendrintų išvadų rengimas, skirtas sprendimams, susijusiems su pirkimais, priimti;
6.9. viešųjų pirkimų komisija – Departamento direktoriaus įsakymu sudaryta komisija, kuri veikdama pagal Lietuvos Respublikos teisės aktus ir Departamento direktoriaus įsakymu patvirtintą darbo reglamentą, nustatyta tvarka vykdo pirkimus, kai numatomos sudaryti pirkimo sutarties vertė (pirkimui skirta lėšų suma) yra didesnė kaip 20 000 (dvidešimt tūkstančių) EUR be pridėtinės vertės mokesčio (toliau - PVM);
6.10. viešųjų pirkimų specialistas – Departamento darbuotojas arba pagal paslaugų teikimo sutartį paslaugas teikiantis asmuo, kuris vykdo Departamento pirkimus Centrinės viešųjų pirkimų informacinės sistemos (toliau – CVP IS) priemonėmis, prižiūri sutarčių rengimą, rengia ir derina pirkimų planą ir vykdo kitas Departamento direktoriaus užduotis pagal susitarimą, konsultuoja Departamento darbuotojus pirkimų klausimais.
7. Kitos Taisyklėse vartojamos pagrindinės sąvokos yra apibrėžtos Viešųjų pirkimų įstatymo 2 straipsnyje.
II. VIEŠŲJŲ PIRKIMŲ PLANAVIMAS
9. Departamentas rengia ir tvirtina planuojamų vykdyti prekių, paslaugų ir darbų einamaisiais biudžetiniais metais pirkimų planą (1 priedas):
9.1. pirkimų iniciatoriai einamiesiems biudžetiniams metams numatomus pirkimus planuoti pradeda einamųjų kalendorinių metų sausio mėnesį. Pirkimų iniciatorius, gavęs iš Departamento direktoriaus informaciją apie einamiesiems biudžetiniams metams galimus skirti maksimalius asignavimus, suderina su Departamento direktoriumi lėšų, būtinų Departamento pirkimams, poreikį;
9.2. pirkimų iniciatoriai iki einamųjų kalendorinių metų vasario 20 dienos pagal Taisyklių 1 priede patvirtintą formą sudaro ir pateikia viešųjų pirkimų specialistui einamaisiais kalendoriniais metais numatomų vykdyti pirkimų suvestinę, pateikdami informaciją apie poreikį einamaisiais kalendoriniais metais įsigyti prekes, paslaugas ir darbus, nurodydami šių prekių, paslaugų ir darbų kodus pagal Bendrąjį viešųjų pirkimų žodyną (toliau – BVPŽ) ir numatomos sudaryti pirkimo sutarties vertę (pirkimui skirtą lėšų sumą) EUR be PVM;
9.3. pirkimų plane nurodoma:
9.3.6. informacija, ar bus įsigyjama iš centrinės perkančiosios organizacijos (toliau – CPO), ar per ją;
10. Pirkimų planas yra sudaromas remiantis Viešųjų pirkimų įstatymo 26 straipsniu. Pirkimų planas peržiūrimas kas ketvirtį ir, esant reikalui, tikslinamas.
11. Departamentas parengia planuojamų atlikti einamaisiais kalendoriniais metais pirkimų planą, tvirtinamą Departamento direktoriaus, ir pagal Viešųjų pirkimų tarnybos nustatytus reikalavimus ir tvarką paskelbia planuojamų atlikti pirkimų suvestinę CVP IS. Ši suvestinė turi būti paskelbta kiekvienais metais ne vėliau kaip iki kovo 15 dienos, o patikslinus planuojamų atlikti einamaisiais kalendoriniais metais pirkimų planą, – ne vėliau kaip per 5 darbo dienas.
12. Viešųjų pirkimų specialistas, apskaičiuodamas numatomų pirkimų vertes, vadovaujasi Viešųjų pirkimų įstatymo 5 straipsnio nuostatomis ir Numatomos viešojo pirkimo ir pirkimo vertės skaičiavimo metodika, patvirtinta Viešųjų pirkimų tarnybos direktoriaus 2017 m. birželio 27 d. įsakymu Nr. 1S-94 „Dėl Numatomos viešojo pirkimo ir pirkimo vertės skaičiavimo metodikos patvirtinimo“.
13. Pirkimas gali būti pradedamas vykdyti tik tada, kai šio pirkimo finansavimas yra numatytas Departamento einamųjų metų biudžete, suderintas Taisyklių 9 punktu nustatyta tvarka ir pirkimas yra įtrauktas į pirkimų planą.
14. Pirkimų organizatorius turi įvertinti pirkimo procedūrų trukmę, todėl pirkimo procedūras turi pradėti kaip galima anksčiau.
15. Prireikus atlikti pirkimus, kurie neįtraukti į pirkimų planą, arba patikslinti planuojamų pirkimų duomenis, pirkimų iniciatorius parengia Taisyklių 3 priede patvirtintą prašymo formą, kurioje nurodo pagal Taisyklių 9.3 punktą reikalaujamus duomenis apie tokius pirkimus (taip pat, esant poreikiui, Taisyklių 25 punkte nurodytą informaciją). Pirkimo iniciatorius, prašydamas pakeisti pirkimo planą, taip pat nurodo keitimo priežastį, kodėl pirkimas negalėjo būti suplanuotas iki einamųjų metų vasario 20 d. Pirkimų iniciatoriaus pasirašyta prašymo forma teikiama Direktoriui ar jo įgaliotam asmeniui po Departamento darbuotojo, atsakingo už bendradarbiavimą su Nacionaliniu bendrųjų funkcijų centru (toliau – NBFC), patvirtinimo. Prašymo forma yra registruojama ir saugoma 6.35 byloje. Direktoriui ar jo įgaliotam asmeniui patvirtinus pateiktą prašymo formą, laikoma, kad prašymas patvirtintas ir pirkimas yra įtrauktas į pirkimų planą. Techninį pirkimo plano pakeitimą atlieka Departamento darbuotojas, atsakingas už bendradarbiavimą su NBFC.
16. Pirkimų iniciatorius, prieš inicijuodamas pirkimą, turi nustatyti numatomos sudaryti pirkimo sutarties vertę. Pirkimų iniciatoriai yra atsakingi už rinkos tyrimų, kurių metu, siekiant išsiaiškinti rinkos kainas, turi būti renkami duomenys apie potencialius prekių, darbų, paslaugų tiekėjus ir esamą kainų lygį, vykdymą. Pirkimo iniciatorius, prieš inicijuodamas pirkimą, gali prašyti suteikti ir gauti nepriklausomų ekspertų, institucijų arba rinkos dalyvių konsultacijas vadovaudamasis Viešųjų pirkimų įstatymo nuostatomis. Viešųjų pirkimų komisija arba Departamento direktorius turi teisę pavesti Departamento darbuotojui, kuris nurodė poreikį įsigyti reikalingas prekes, paslaugas, darbus, atlikti rinkos tyrimą iki pradedant pirkimą arba bet kuriuo pirkimo procedūros etapu.
17. Jeigu paslaugos ir (ar) prekės būtinos nepertraukiamai Departamento veiklai užtikrinti (pvz., draudimo paslaugos, programinės įrangos priežiūra ir pan.), šių paslaugų ir (ar) prekių pirkimo sutarties vykdytojas yra atsakingas už naujo pirkimo inicijavimą, pirkimo procedūras pradedant ne vėliau kaip likus 2 (dviems) mėnesiams (tarptautinės vertės pirkimų atvejais – 6 (šešiems) mėnesiams) iki paslaugų teikimo ar prekių tiekimo pabaigos.
III. VIEŠŲJŲ PIRKIMŲ ORGANIZAVIMAS
18. Mažos vertės pirkimai vykdomi vadovaujantis Viešųjų pirkimų įstatymu ir Mažos vertės pirkimų tvarkos aprašu, patvirtintu Viešųjų pirkimų tarnybos direktoriaus 2017 m. birželio 28 d. įsakymu Nr. 1S-97 „Dėl Mažos vertės pirkimų tvarkos aprašo patvirtinimo“.
19. Rengdami pirkimo dokumentus mažos vertės pirkimams skelbiamos apklausos būdu, viešųjų pirkimų komisija ar pirkimų organizatorius naudojasi parengta mažos vertės pirkimo skelbiamos apklausos būdu sąlygų rekomenduojama forma (4 priedas). Viešųjų pirkimų komisija ar pirkimo organziatorius turi teisę gauti iš Departamento darbuotojų visą informaciją, reikalingą pirkimo dokumentams parengti ir pirkimo procedūroms atlikti. Pirkimų organizatorius derina pirkimo dokumentus su viešųjų pirkimų specialistu.
20. Viešųjų pirkimų specialistas teikia pastabas ir pasiūlymus rengiamiems pirkimo dokumentams. Viešųjų pirkimų komisija ar pirkimų organizatorius, vykdantis pirkimą, privalo pakoreguoti pirkimo dokumentus pagal gautas viešųjų pirkimų specialisto pastabas. Tokiu atveju tolimesnės pirkimų procedūros galimos tik gavus viešųjų pirkimų specialisto patvirtinimą raštu (el. paštu).
21. Bet kokie pirkimo organizavimo pakeitimai galimi tik juos el. paštu suderinus su viešųjų pirkimų specialistu.
22. Departamento supaprastintus pirkimus atviro konkurso būdu, tarptautinės vertės pirkimus ir didesnės vertės pirkimus, kaip apibrėžta 6.9 punkte, vykdo Viešųjų pirkimų komisija. Mažos vertės pirkimus vykdo Pirkimų organizatorius arba atskiru Departamento direktoriaus įsakymu sudaryta Viešųjų pirkimų komisija.
23. Jeigu pirkimo objektas yra sudėtingas, o pasiūlymams nagrinėti ir vertinti reikia specialių žinių, Departamento direktoriaus sprendimu, į pirkimų organizavimą ir atlikimą gali būti įtraukti ekspertai, nesantys Viešųjų pirkimų komisijos nariais. Tokiu atveju jie privalo būti pasirašę nešališkumo deklaraciją ir konfidencialumo pasižadėjimą.
24. Pirkimo organizatorius prekes, paslaugas, darbus gali pirkti apklausdamas vieną tiekėją žodžiu arba raštu, jeigu tokio pirkimo vertė yra mažesnė kaip 3 000,00 (trys tūkstančiai) EUR be PVM.
25. Pirkimo organizatorius prekes, paslaugas ir darbus gali pirkti apklausdamas vieną tiekėją raštu tuo atveju, jeigu pirkimo vertė yra lygi arba didesnė kaip 3 000,00 (trys tūkstančiai) EUR be PVM ir mažesnė kaip 10 000,00 (dešimt tūkstančių) EUR be PVM bei yra šios aplinkybės:
25.1. dėl techninių, meninių priežasčių ir dėl objektyvių aplinkybių tik konkretus tiekėjas gali pateikti reikalingas prekes, suteikti paslaugas ar atlikti darbus ir nėra jokios kitos priimtinos alternatyvos;
25.2. perkamos šios prekės: muziejų eksponatai, archyvų ir bibliotekų dokumentai, prenumeruojami laikraščiai ar žurnalai;
26. Pirkimo organizatorius atlikdamas pirkimą, kurio vertė yra lygi arba didesnė kaip 3 000,00 (trys tūkstančiai) EUR be PVM privalo prieš atlikdamas pirkimą užpildyti supaprastinto viešojo pirkimo užduotį (paraišką) (5 priedas), o atlikęs pirkimo procedūras – mažos vertės pirkimo pažymą (6 priedas). Supaprastinto viešojo pirkimo užduotys (paraiškos) ir mažos vertės pirkimo pažymos yra registruojamos ir saugomos 6.35 byloje.
27. Pirkimo organizatorius prieš atlikdamas pirkimą Taisyklių 25 punkte nurodytomis aplinkybėmis, nurodo tokio sprendimo priežastis, aplinkybę, kainos pagrįstumą. Šią informaciją pirkimo organizatorius nurodo supaprastinto viešojo pirkimo užduotyje (paraiškoje). Kitais atvejais pirkimo organizatorius prekes, paslaugas ir darbus turi pirkti apklausdamas ne mažiau kaip 3 tiekėjus raštu. Apklausų dokumentai yra registruojami ir saugomi saugomi 6.35 byloje.
28. Jei numatoma pirkimo sutarties vertė yra lygi arba didesnė kaip 10 000,00 (dešimt tūkstančių) EUR be PVM, turi būti vykdomas skelbiamas pirkimas. Tokio pirkimo dokumentai ruošiami atsižvelgiant į mažos vertės pirkimo sąlygų rekomenduojamą formą (4 priedas).
29. Jei numatoma pirkimo sutarties vertė yra lygi arba didesnė kaip 10 000,00 (dešimt tūkstančių) EUR be PVM, prekės, paslaugos, darbai turi būti įsigyjami iš Centrinės perkančiosios organizacijos (toliau – CPO), jeigu Lietuvos Respublikos veikiančios CPO siūlomos prekės ar paslaugos, per sukurtą dinaminę pirkimų sistemą ar sudarytą preliminariąją sutartį galimos įsigyti prekės, paslaugos ar darbai atitinka Departamento poreikius ir Departamentas negali prekių, paslaugų ar darbų įsigyti efektyvesniu būdu, racionaliai naudodamas tam skirtas lėšas. Jei prekės, paslaugos, darbai atitinka Taisyklių 25 punkte nurodytas sąlygas ir yra nuspręsta jas įsigyti nesinaudojant CPO paslaugomis, pirkimo organizatorius pirkimų registre ir supaprastinto viešojo pirkimo užduotyje (paraiškoje) (5 priedas), privalo motyvuoti savo sprendimą neatlikti pirkimo naudojantis CPO paslaugomis ir saugoti tai patvirtinantį dokumentą kartu su kitais pirkimo dokumentais Departamento direktoriaus įsakymu patvirtinto Dokumentacijos plano nustatyta tvarka taip, kad atitiktų Viešųjų pirkimų įstatymo 97 straipsnyje nustatytus reikalavimus.
30. Prieš atliekant pirkimą, atskiru Departamento direktoriaus nurodymu žodžiu arba raštu gali būti reikalaujama atlikti rinkos tyrimą preliminariai pirkimo objekto vertei nustatyti.
31. Viešųjų pirkimų įstatyme numatytas ataskaitas Viešųjų pirkimų tarnybai teikia viešųjų pirkimų specialistas arba kitas Departamento direktoriaus įsakymu paskirtas asmuo.
32. Viešųjų pirkimų komisija ar pirkimo organizatorius, įvykdęs pirkimą, ne vėliau nei per 3 darbo dienas nuo pirkimo vykdymo pabaigos (laimėtojo paskelbimo) privalo pabaigti pildyti reikalingą informaciją apie įvykdytą pirkimą pirkimų registre (nurodyti apklaustus tiekėjus ir jų pasiūlymų informaciją, informaciją apie laimėtoją, o sudarius pirkimo sutartį – reikiamą informaciją apie pirkimo sutartį ar sąskaitą-faktūrą).
33. Pirkimo organizatorius privalo užtikrinti, kad su pirkimu susiję dokumentai yra tvarkingi bei registruojami ir perduoti saugoti Departamento direktoriaus įsakymu patvirtinto Dokumentacijos plano nustatyta tvarka taip, kad atitiktų Viešųjų pirkimų įstatymo 97 straipsnyje nustatytus reikalavimus.
IV. VIEŠOJO PIRKIMO SUTARČIŲ SUDARYMAS IR VYKDYMAS
35. Pirkimo sutartys gali būti sudaromos žodžiu, jei pirkimo sutarties vertė yra mažesnė nei 1 000,00 (vienas tūkstantis) EUR be PVM (išskyrus lektorių ir mokymų vadovo paslaugas bei kitas Departamento perkamas tęstines paslaugas) arba jei pirkimo sutarties vertė yra mažesnė nei 3 000,00 (trys tūkstančiai) EUR be PVM, o pirkimo sutarties objektas yra tokios prekės kaip: ūkinės prekės, kanceliarinės prekės, maisto prekės, kompiuterinės prekės, reprezentacinės prekės, automobilių prekės. Taip pat pirkimo sutartys gali būti sudaromos žodžiu Viešųjų pirkimų įstatymo 25 str. 3 ir 4 dalyje nurodytais atvejais. Kitais atvejais pirkimo sutartys turi būti sudaromos raštu.
36. Pirkimo organizatorius, paskelbęs laimėtoją, parengia raštu ketinamos sudaryti pirkimo sutarties projektą ir jį suderina su viešųjų pirkimų specialistu. Jei pirkimo sutarties formos turinys, atsižvelgiant į pirkimo specifiką, yra koreguojamas, parengtą pirkimo sutarties projektą pirkimo organizatorius teikia peržiūrėti Departamento darbuotojui, atsakingam už teisines konsultacijas.
37. Esant aplinkybei, nurodytai 36 punkte, viešųjų pirkimų specialistas peržiūri ketinamos sudaryti pirkimo sutarties projektą ir pateikia pastabas, pagal kurias pirkimo sutarties projektas turi būti pakoreguotas. Tiekėjui ir Departamento direktoriui pirkimo sutarties projektas gali būti teikiamas derinimui ir pasirašymui tik gavus viešųjų pirkimų specialisto ir, jei buvo kereguotas pirkimo sutarties formos turinys, Departamento darbuotojo, atsakingo už teisines konsultacijas, patvirtinimą dėl pirkimo sutarties projekto tinkamumo.
38. Pirkimo sutarties prekių, paslaugų ir darbų atitiktį pirkimo sutartyje numatytiems kokybiniams, kiekybiniams ir kitiems reikalavimams, pristatymo (atlikimo, teikimo) terminus, tiekėjo finansinių įsipareigojimų (baudos, netesybos) vykdymą bei kitų pirkimo sutarties sąlygų vykdymą koordinuoja pirkimo sutarties vykdytojas.
39. Atsiradus poreikiui keisti pirkimo sutartį, apie tokį poreikį pirkimo sutarties vykdytojas informuoja viešųjų pirkimų specialistą ir pateikia jam pirkimo sutarties keitimo projektą. Viešųjų pirkimų specialistas patikrina, ar toks keitimas yra galimas pagal viešuosius pirkimus reglamentuojančius teisės aktus ir pasirašytos pirkimo sutarties nuostatas ir duoda leidimą keisti pirkimo sutartį arba jį atmeta.
40. Pirkimo organizatorius informuoja viešojo pirkimo dalyvius apie pirkimo procedūros rezultatus, teikia patikslinimus ir kitą informaciją, susijusią su viešojo pirkimo atlikimo procedūra. Susirašinėjimas su tiekėjais registruojamas ir saugomas byloje 6.35.
41. Pirkimo sutarties vykdytojas laimėjusio dalyvio pasiūlymą, preliminariąją pirkimo sutartį, sudarytą sutartį ir šių sutarčių pakeitimus, išskyrus informaciją, kurios atskleidimas prieštarautų informacijos ir duomenų apsaugą reguliuojantiems teisės aktams arba visuomenės interesams, pažeistų teisėtus konkretaus tiekėjo komercinius interesus arba turėtų neigiamą poveikį tiekėjų konkurencijai, ne vėliau kaip per 15 kalendorinių dienų nuo pirkimo sutarties ar preliminariosios sutarties sudarymo ar jų pakeitimo, bet ne vėliau kaip iki pirmojo mokėjimo pagal jį pradžios Viešųjų pirkimų tarnybos nustatyta tvarka turi paskelbti CVP IS. Šis reikalavimas netaikomas pirkimams, kai pasiūlymas pateikiamas žodžiu arba pirkimo sutartis sudaroma žodžiu, pirkimams, kurie atlikti neskelbiamų derybų būdu (mažos vertės pirkimų atveju – neskelbiant apie pirkimą) esant Viešųjų pirkimų įstatymo 71 straipsnio 1 dalies 2 punkto b ir c papunkčiuose ir 6 dalies 5, 6, 7 punktuose nustatytoms sąlygoms, jeigu jų metu laimėjusiu dalyviu nustatomas fizinis asmuo, ir esant Viešųjų pirkimų įstatymo 71 straipsnio 1 dalies 2 punkto a papunktyje nustatytai sąlygai, taip pat laimėjusio dalyvio pasiūlymo, pirkimo sutarties ar preliminariosios sutarties dalims, kai nėra techninių galimybių tokiu būdu paskelbti informacijos. Tokiu atveju Departamentas turi sudaryti galimybę susipažinti su nepaskelbtomis laimėjusio dalyvio pasiūlymo, pirkimo sutarties ar preliminariosios sutarties dalimis.
42. Jei pirkimo sutartis sudaroma raštu, tiekėjas turi pateikti sąskaitą-faktūrą naudojantis informacinės sistemos „E. sąskaita“ priemonėmis. Tokiu atveju pirkimo sutarties vykdytojas atspausdina sąskaitą iš informacinės sistemos „E. sąskaita“ ir prieš apmokėjimą teikia sąskaitą-faktūrą patvirtinimui Taisyklių 43 punkte nustatyta tvarka.
43. Sąskaitas - faktūras iki 1 000,00 (vienas tūkstantis) EUR be PVM prieš apmokėjimą ne vėliau nei per 2 (dvi) darbo dienas po sąskaitos - faktūros gavimo patvirtina pirkimo sutarties vykdytojas. Sąskaitas - faktūras nuo 1 000,00 (vienas tūkstantis) EUR be PVM prieš apmokėjimą ne vėliau nei per 2 (dvi) darbo dienas po sąskaitos - faktūros gavimo patvirtina pirkimo sutarties vykdytojas ir Departamento direktorius. Patvirtintos sąskaitos - faktūros kartu su kitais reikalingais dokumentais atiduodamos Departamento darbuotojui, atsakingam už bendradarbiavimą su NBFC, kuris gavęs sąskaitą - faktūrą, esant poreikiui, patikrina pirkimų registre nurodytą informaciją ir (arba) ją papildo ir sąskaitas - faktūras perduoda apmokėti NBFC.
44. Departamento direktorius kartu su Departamento darbuotoju, atsakingu už bendradarbiavimą su NBFC, ne rečiau nei kas ketvirtį apibendrina pirkimų informaciją ir patikrina pirkimų informaciją, pateiktą Pirkimų registre.
V. BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS
46. Visi su pirkimu susiję dokumentai saugomi Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo nustatyta tvarka.