LIETUVOS VYRIAUSIASIS ARCHYVARAS

ĮSAKYMAS

DĖL SKAITMENINIO TURINIO KŪRIMO IR VALDYMO VALSTYBĖS ARCHYVUOSE TVARKOS APRAŠO PATVIRTINIMO

2018 m. lapkričio 26 d. Nr. VE-90

Vilnius

Vadovaudamasis Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 5 straipsnio 3 dalies 4 punktu bei atsižvelgdamas į Skaitmeninio turinio kūrimo rekomendacijas, patvirtintas Lietuvos Respublikos kultūros ministro 2011 m. gegužės 23 d. įsakymu Nr. ĮV-384 „Dėl Skaitmeninio turinio kūrimo rekomendacijų patvirtinimo“:

1. T v i r t i n u Skaitmeninio turinio kūrimo ir valdymo valstybės archyvuose tvarkos aprašą (pridedama).

2. N u s t a t a u, kad šis įsakymas įsigalioja 2019 m. sausio 1 d.

Lietuvos vyriausiasis archyvaras                                                                            Ramojus Kraujelis

PATVIRTINTA

Lietuvos vyriausiojo archyvaro

2018 m. lapkričio 26 d. įsakymu Nr. VE-90

SKAITMENINIO TURINIO KŪRIMO IR VALDYMO VALSTYBĖS ARCHYVUOSE

TVARKOS APRAŠAS

I SKYRIUS

BENDROSIOS NUOSTATOS

1. Skaitmeninio turinio kūrimo ir valdymo valstybės archyvuose tvarkos apraše (toliau – tvarkos aprašas) apibrėžiami skaitmeninio turinio kūrimo ir valdymo valstybinės archyvų sistemos įstaigose tikslai ir uždaviniai, valstybės archyvuose saugomų rašytinių dokumentų skaitmeninimo veiklos organizavimo, dokumentų atrankos skaitmeninti, skaitmeninio turinio tvarkymo, saugojimo, prieigos ir naudojimo bendrieji reikalavimai.

2. Tvarkos aprašas parengtas vadovaujantis Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymu, Lietuvos kultūros paveldo skaitmeninimo koncepcija, patvirtinta Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2005 m. rugpjūčio 25 d. nutarimu Nr. 933 „Dėl Lietuvos kultūros paveldo skaitmeninimo koncepcijos patvirtinimo“ (toliau – Koncepcija), Lietuvos kultūros paveldo skaitmeninimo, skaitmeninio turinio saugojimo ir prieigos strategija, patvirtinta Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2009 m. gegužės 20 d. nutarimu Nr. 493 „Dėl Lietuvos kultūros paveldo skaitmeninimo, skaitmeninio turinio saugojimo ir prieigos strategijos patvirtinimo“ (toliau – Strategija), Skaitmeninio kultūros paveldo aktualinimo ir išsaugojimo 2015–2020 metų programa, patvirtinta Lietuvos Respublikos kultūros ministro 2015 m. kovo 4 d. įsakymu Nr. ĮV-153 „Dėl Skaitmeninio kultūros paveldo aktualinimo ir išsaugojimo 2015–2020 metų programos patvirtinimo“ (toliau – Programa), ir atsižvelgiant į Skaitmeninio turinio kūrimo rekomendacijas, patvirtintas Lietuvos Respublikos kultūros ministro 2011 m. gegužės 23 d. įsakymu Nr. ĮV-384 „Dėl Skaitmeninio turinio kūrimo rekomendacijų patvirtinimo“, bei kitus skaitmeninimo veiklą reglamentuojančius norminius teisės aktus.

3. Šiame tvarkos apraše vartojamos sąvokos atitinka Koncepcijoje, Strategijoje ir Lietuvos vyriausiojo archyvaro teisės aktuose, reglamentuojančiuose valstybės archyvuose saugomų dokumentų valdymą, apibrėžtas sąvokas.

4. Valstybės archyvuose saugomo audiovizualinio paveldo ir fotodokumentų skaitmeninimo organizavimo, skaitmeninio turinio kūrimo ir valdymo tvarką, suderinęs ją su Lietuvos vyriausiuoju archyvaru, nustato Lietuvos centrinis valstybės archyvas, atsakingas už audiovizualinio paveldo kaupimo, išsaugojimo ir sklaidos sritį (toliau – Nacionalinis audiovizualinio paveldo skaitmeninimo kompetencijos centras).

II SKYRIUS

SKAITMENINIO TURINIO KŪRIMO IR VALDYMO VALSTYBINĖS ARCHYVŲ SISTEMOS ĮSTAIGOSE TIKSLAI IR UŽDAVINIAI

5. Skaitmeninio turinio kūrimo ir valdymo tikslai:

5.1. išsaugoti valstybės archyvuose kaupiamą ir saugomą Nacionalinio dokumentų fondo dalį;

5.2. užtikrinti valstybės archyvuose saugomos Nacionalinio dokumentų fondo dalies sklaidą virtualioje erdvėje, sukuriant visuomenei palankias sąlygas su ja susipažinti ir naudotis.

6. Skaitmeninio turinio kūrimo ir valdymo uždaviniai:

6.1. skaitmeninti valstybės archyvuose saugomus dokumentus;

6.2. valstybės archyvo veiklą reglamentuojančių teisės aktų nustatyta tvarka kurti naują skaitmeninį turinį;

6.3. papildyti valstybės archyvuose saugomą Nacionalinio dokumentų fondo dalį iš kitų juridinių ar fizinių asmenų perimtomis dokumentų skaitmeninėmis kopijomis;

6.4. aprašyti valstybės archyvuose saugomų dokumentų skaitmeninį turinį;

6.5. užtikrinti valstybės archyvuose saugomų dokumentų skaitmeninio turinio išsaugojimą ir apskaitą;

6.6. sudaryti galimybę informacinių technologijų priemonėmis gauti informaciją apie valstybės archyvuose saugomus dokumentus;

6.7. populiarinti valstybės archyvuose sukauptą skaitmeninį turinį;

6.8. teikti vartotojams elektronines paslaugas;

6.9. užtikrinti kuriamo skaitmeninio turinio suderinamumą su nacionalinėmis ir tarptautinėmis kultūros paveldo informacinėmis sistemomis;

6.10. sukurti bei stiprinti skaitmeninimo veiklai vykdyti reikalingą materialinę bazę, užtikrinti šios srities specialistų kompetencijų tobulinimo galimybes.

III SKYRIUS

VALSTYBĖS ARCHYVUOSE SAUGOMŲ DOKUMENTŲ SKAITMENINIMO SISTEMA

7. Lietuvos valstybės archyvuose saugomų dokumentų skaitmeninimo sistema yra Lietuvos kultūros paveldo skaitmeninimo sistemos dalis. Ją sudaro Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba – archyvų srities Nacionalinis skaitmeninimo kompetencijos centras, Nacionalinis audiovizualinio paveldo skaitmeninimo kompetencijos centras ir valstybės archyvai, atliekantys skaitmeninio turinio kūrimo, kaupimo, saugojimo, tvarkymo ir sklaidos funkcijas.

8. Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba, be Programos 14 punkte apibrėžtų skaitmeninimo kompetencijos centrų tinklo funkcijų, atlieka ir šias funkcijas:

8.1. atstovauja valstybės archyvų interesams įgyvendinant Lietuvos kultūros paveldo skaitmeninimo koncepciją;

8.2. rengia arba inicijuoja rašytinių dokumentų skaitmeninio turinio kūrimą, saugojimą ir prieigą reglamentuojančių teisės aktų projektus;

8.3. koordinuoja valstybės archyvų skaitmeninimo veiklą, renka ir analizuoja duomenis apie valstybės archyvuose atliekamus skaitmeninimo darbus, teikia siūlymus dėl skaitmeninimo darbų kokybės ir skaitmeninio turinio saugojimo priemonių;

8.4. inicijuoja naujus skaitmeninimo veiklos projektus;

8.5. vertina kultūros paveldą saugančių ir skleidžiančių institucijų bendras skaitmeninimo ir skaitmeninio turinio sklaidos iniciatyvas;

8.6. inicijuoja valstybės archyvų integravimąsi į nacionalines ir tarptautines kultūros paveldo informacines sistemas ir bendradarbiavimą su Lietuvos ir užsienio šalių atminties institucijomis;

8.7. prireikus pasitelkia ekspertus probleminiams skaitmeninimo klausimams spręsti.

9. Nacionalinis audiovizualinio paveldo skaitmeninimo kompetencijos centras, be Programos 14 punkte apibrėžtų skaitmeninimo kompetencijos centrų tinklo funkcijų, atlieka ir šias funkcijas:

9.1. atstovauja valstybės archyvų interesams įgyvendinant Lietuvos kultūros paveldo skaitmeninimo koncepciją audiovizualinio paveldo ir fotodokumentų skaitmeninimo srityje;

9.2. rengia arba inicijuoja audiovizualinio paveldo, fotodokumentų skaitmeninio turinio kūrimą, saugojimą ir prieigą reglamentuojančių teisės aktų projektus;

9.3. skaitmenina valstybės archyvuose saugomą audiovizualinį paveldą ir užtikrina sukurto skaitmeninio turinio išsaugojimą, analizuoja ir teikia siūlymus dėl skaitmeninimo darbų kokybės;

9.4. inicijuoja naujus audiovizualinio paveldo, fotodokumentų skaitmeninimo veiklos projektus ir (ar) dalyvauja juos įgyvendinant;

9.5. teikia informaciją apie audiovizualinį paveldą, fotodokumentus nacionalinėms ir tarptautinėms kultūros paveldo informacinėms sistemoms ir bendradarbiauja su Lietuvos ir užsienio šalių atminties institucijomis;

9.6. jei leidžia techninės galimybės, veikia kaip audiovizualinio paveldo, fotodokumentų skaitmeninio turinio saugykla;

9.7. vykdo kitas su audiovizualinio paveldo, fotodokumentų kaupimu, išsaugojimu ir sklaida susijusias pavestas užduotis.

10. Valstybės archyvai atlieka šias funkcijas:

10.1. skaitmenina valstybės archyvuose saugomus rašytinius dokumentus ir fotodokumentus, tvarko skaitmeninį turinį ir pagal kompetenciją integruoja jį į nacionalines kultūros paveldo informacines sistemas;

10.2. veikia kaip rašytinių dokumentų ir fotodokumentų skaitmeninio turinio saugyklos, kaupiančios ir saugančios savo ir kitų institucijų sukurtą bei perduotą saugoti skaitmeninį turinį, užtikrindami jo ilgalaikį išsaugojimą;

10.3. teisės aktų nustatyta tvarka užtikrina prieigą prie rašytinių dokumentų ir fotodokumentų skaitmeninio turinio skaityklose bei skaitmeninėje erdvėje;

10.4. populiarina ir skleidžia rašytinių dokumentų ir fotodokumentų skaitmeninį turinį;

10.5. pagal kompetenciją dalyvauja rengiant dokumentų skaitmeninio turinio kūrimą, tvarkymą, saugojimą, prieigą ir naudojimą reglamentuojančių teisės aktų projektus;

10.6. dalyvauja nacionaliniuose ir tarptautiniuose skaitmeninimo projektuose;

10.7. užtikrina, kad būtų taikomi bendri rašytinių dokumentų ir fotodokumentų skaitmeninio turinio kūrimo, tvarkymo ir prieigos standartai ir laikomasi šią veiklą reglamentuojančių teisės aktų.

11. Skelbiant suskaitmenintą dokumentą, kuris yra autorių ir turtinių teisių objektas, internete (informacinėse sistemose, portaluose ar pan.), būtina nurodyti, kokios teisės suteikiamos galutiniam suskaitmeninto objekto naudotojui, suskaitmenintą objektą paženklinant Suskaitmeninto ir skaitmeninio kultūros paveldo turinio naudojimo teisių priskyrimo bei ženklinimo metodikos ir rekomendacijų, prieinamų: http://cc.lnb.lt/, nustatyta tvarka.

IV SKYRIUS

RAŠYTINIŲ DOKUMENTŲ SKAITMENINIMO VEIKLOS ORGANIZAVIMAS

12. Planuodami rašytinių dokumentų skaitmeninimo veiklą ir atsižvelgdami į skaitmeninio turinio kūrimo tikslus ir uždavinius, valstybės archyvai:

12.1. įvertina galimybę disponuoti finansiniais ištekliais planuojamiems darbams atlikti ir veiklos tęstinumui užtikrinti;

12.2. nustato saugomų rašytinių dokumentų skaitmeninimo prioritetus;

12.3. įvertinę būsimų darbų apimtis, paskiria už šią veiklos sritį atsakingus administracinius padalinius ar darbuotojus.

13. Rašytinių dokumentų skaitmeninimo veikla valstybės archyvuose gali būti organizuojama keliais būdais:

13.1. skaitmeninimo darbams atlikti naudojant valstybės archyvo finansinius ir žmogiškuosius išteklius;

13.2. perkant skaitmeninimo paslaugas;

13.3. Lietuvos vyriausiojo archyvaro nustatyta tvarka skaitmeninimo darbams atlikti pasitelkiant kitą valstybės archyvą.

14. Planuodamas savarankiškai atlikti rašytinių dokumentų skaitmeninimo darbus, valstybės archyvas įvertina galimybę įsigyti techninę ir programinę įrangą, atitinkančią skaitmeninamų dokumentų pobūdį ir užtikrinančią sukaupto skaitmeninio turinio išsaugojimą ir panaudojimą.

15. Rašytinių dokumentų skaitmeninimo procesas organizuojamas taip, kad nebūtų pakenkta dokumentams. Jei žalos išvengti neįmanoma (pvz., reikia išardyti bylos įrišimą), ji turi būti minimali.

16. Valstybės archyvas, skaitmeninantis rašytinius dokumentus, kaupiantis ir saugantis skaitmeninį turinį, planuojamų atlikti skaitmeninimo darbų apimtis numato veiklos planuose, o už atliktus darbus atsiskaito veiklos ataskaitose. Pagal poreikį Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybai teikiama ir kita su rašytinių dokumentų skaitmeninimu susijusi informacija.

17. Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba nustatytos formos Kultūros paveldo skaitmeninimo stebėsenos statistikos ataskaitas teikia Lietuvos Respublikos kultūros ministerijai.

V SKYRIUS

RAŠYTINIŲ DOKUMENTŲ ATRANKA SKAITMENINTI

18. Kuriant rašytinių dokumentų skaitmeninį turinį dokumentai, dokumentų fondai ir (ar) dokumentų kompleksai (toliau – dokumentai) atrenkami pagal bendruosius kultūros paveldo objektų atrankos kriterijus ir tikslinius auditorijos poreikius.

19. Bendrieji kultūros paveldo objektų atrankos kriterijai, numatyti Koncepcijoje, yra unikalumas, turinys ir vertė, fizinė būklė, amžius.

20. Kiti rekomenduojami rašytinių dokumentų atrankos kriterijai yra šie:

20.1. tarp vartotojų itin paklausūs dokumentai;

20.2. dokumentai, atitinkantys planuojamų populiarinimo ir sklaidos priemonių (virtualių parodų, leidinių, renginių ir kita) temas;

20.3. dokumentai pagal valstybės archyvo įgyvendinamų arba įgyvendinamų dalyvio teisėmis projektų pobūdį ir susitarimus.

21. Atliekant rašytinių dokumentų atranką skaitmeninti, būtina įvertinti atrinktų dokumentų fizinę būklę ir, jei reikia, numatyti jų restauravimo ar konservavimo darbus.

22. Informacija apie atrinktus skaitmeninti rašytinius dokumentus fiksuojama valstybės archyvų veiklos planuose.

VI SKYRIUS

RAŠYTINIŲ DOKUMENTŲ SKAITMENINIO TURINIO TVARKYMO IR SAUGOJIMO BENDRIEJI REIKALAVIMAI

23. Siekiant užtikrinti rašytinių dokumentų skaitmeninio turinio suderinamumą su kitomis nacionalinėmis ir tarptautinėmis kultūros paveldo informacinėmis sistemomis bei skaitmeninio turinio kokybę, valstybės archyvuose kaupiamo skaitmeninio turinio aprašai, jų metaduomenys, skaitmenintų dokumentų vaizdai turi būti parengti vadovaujantis norminiais dokumentais, patvirtintais Lietuvos Respublikos kultūros ministro 2010 m. sausio 7 d. įsakymu Nr. ĮV-6 „Dėl skaitmeninio turinio kūrimo, saugojimo ir prieigos standartų ir norminių dokumentų sąrašų patvirtinimo“.

24. Aprašant dokumentus (kuriant skaitmeninio turinio metaduomenis) remiamasi Bendruoju tarptautiniu archyvinio aprašymo standartu (angl. General International Standard Archival Description, Second Edition [ISAD(G)], Ottawa, 2000. ISBN 0-9696035-5-X), o archyvų aprašams koduoti informacinių technologijų priemonėmis rekomenduojamas Koduotas archyvinio aprašymo standartas (angl. Encoded archival descriprion, (EAD).

25. Vykdant automatizuotą valstybės archyvuose saugomų dokumentų paiešką, metaduomenys apie archyvuose saugomus rašytinius dokumentus turėtų būti pateikiami atsižvelgiant į Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos parengtas Elektroninio archyvo informacinės sistemos aprašų sudarymo rekomendacijas, pagal kurias rengiami fondo, apyrašo, apskaitos vieneto ir dokumento lygmens aprašai (trumpieji aprašai).

Dalyvaujant nacionaliniuose ir tarptautiniuose kultūros paveldo objektų skaitmeninimo ir informacijos sklaidos projektuose, metaduomenys apie rašytinius dokumentus ruošiami atsižvelgiant į šių projektų tikslus ir uždavinius.

26. Suskaitmeninto rašytinio dokumento bylos (failo) pavadinime nurodomas dokumentus saugančio valstybės archyvo (saugotojo) sutrumpintas pavadinimas, fondo numeris, apyrašo numeris, apskaitos vieneto (bylos) numeris, lapo arba vaizdo numeris.

27. Rašytiniams dokumentams rekomenduojama taikyti šiuos skaitmeninio turinio formatus ir kokybės parametrus: JPG arba TIFF, raiška ne mažesnė kaip 300 dpi ir 24 bitų spalviniu gyliu; rašytiniams dokumentams iš mikrofilmų – ne mažesnė kaip 8 bitų spalviniu gyliu. Šie reikalavimai taikytini neglaudintoms rinkmenoms.

Atsižvelgiant į skaitmeninamų dokumentų pobūdį, valstybės archyvų teikiamas mokamas paslaugas reglamentuojančius teisės aktus, sutartinius poreikius ar turimą techninę įrangą, rašytiniai dokumentai gali būti skaitmeninami ir taikant kitokią raišką / skiriamąją gebą ir kitus kokybės parametrus.

28. Valstybės archyvas rašytinių dokumentų skaitmeninį turinį saugo archyvo skaitmeninio turinio saugykloje, EAIS (jei leidžia techninės galimybės) arba gali pirkti skaitmeninio turinio saugojimo paslaugą.

29. Įsigytą įvairaus formato rašytinių dokumentų skaitmeninį turinį valstybės archyvas turi konvertuoti į ilgai saugoti skirtą formatą ir perkelti į skaitmeninio turinio saugyklą.

30. Informacija apie archyvo saugomus suskaitmenintus rašytinius dokumentus fiksuojama Elektroninio archyvo informacinės sistemos priemonėmis, atitinkamai pakeičiant fondo, apyrašo, apskaitos vieneto lygmens aprašų duomenis.

VII SKYRIUS

RAŠYTINIŲ DOKUMENTŲ SKAITMENINIO TURINIO PRIEIGA IR NAUDOJIMAS

31. Siekiant užtikrinti geresnę prieigą prie rašytinių dokumentų skaitmeninio turinio, kuriant internetinius puslapius ir informacines sistemas, vadovaujamasi šiais principais:

31.1. aiški ir paprasta informacijos paieška;

31.2. tikslinės auditorijos poreikiams pritaikyta interneto svetainės struktūra;

31.3. užtikrinta prieiga specialiųjų poreikių turintiems žmonėms;

31.4. užtikrintas skaitmeninio turinio prieinamumas nepriklausomai nuo vartotojų naudojamų technologijų (skaitmeninti objektai viešai prieigai pateikiami keliais formatais, numatant galimybes gauti informaciją įvairiomis informacinių technologijų priemonėmis);

31.5. nuolatinė vartotojų poreikių stebėsena ir analizė;

31.6. suderinamumas su kitomis informacinėmis sistemomis, kurių priemonėmis prieinamas skaitmeninis turinys.

32. Informacinių technologijų priemonėmis skleidžiamas rašytinių dokumentų skaitmeninis turinys privalo būti viešinamas nepažeidžiant Lietuvos Respublikos teisės aktuose nustatytų saugojimo, tvarkymo, tyrimo ir naudojimo ribojimų.

33. Rašytinių dokumentų skaitmeninis turinys skleidžiamas šiomis priemonėmis:

33.1. per valstybės archyvų informacijos paieškos sistemų viešą prieigą vidiniame tinkle ir internete;

33.2. per Elektroninio archyvo informacinę sistemą ir Integralią administracinių paslaugų sistemą;

33.3. per virtualią elektroninę paveldo sistemą epaveldas.lt;

33.4. per Europos skaitmeninę biblioteką europeana.eu;

33.5. per Europos Sąjungos šalių narių archyvų Pavyzdinį Europos tinklo archyvų portalą (angl. Archives Portal Europe network of eXcellence, APEF) ir kitų tarptautinių kultūros paveldo skaitmeninimo ir sklaidos projektų informacines sistemas;

33.6. per kitas kultūros paveldo informacines sistemas.

34. Skaitmeninis turinys populiarinamas šiomis priemonėmis:

34.1. pranešimais ir informacija valstybės archyvų ir kitose interneto svetainėse;

34.2. pranešimais, informacija ir publikacijomis konferencijose, spaudoje, internetinėje žiniasklaidoje, socialiniuose tinkluose, per radiją, televiziją ir kita;

34.3. rengiant virtualias parodas, edukacinius renginius ir kita.

VIII SKYRIUS

BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS

35. Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos iniciatyva šis tvarkos aprašas gali būti keičiamas ir atnaujinamas, atsižvelgiant į skaitmeninimo srityje dirbančių valstybės archyvų siūlymus, teisinio reguliavimo ar naudojamų informacinių technologijų priemonių pokyčius ir kitas aplinkybes.

___________________