PALANGOS MIESTO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS

DIREKTORIUS

ĮSAKYMAS

DĖL PALANGOS MIESTO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS DARBUOTOJŲ SAVITARNOS NAUDOJIMO TAISYKLIŲ PATVIRTINIMO

2024 m. balandžio 24 Nr. A1-464

Palanga

Vadovaudamasi Lietuvos Respublikos vietos savivaldos įstatymo 34 straipsnio 6 dalies 2 punktu, Palangos miesto savivaldybės administracijos nuostatų, patvirtintų Palangos miesto savivaldybės tarybos 2024 m. sausio 18 d. sprendimu Nr. T2-1 „Dėl Palangos miesto savivaldybės administracijos nuostatų patvirtinimo“, 21 punktu:

1. Tvirtinu Palangos miesto savivaldybės administracijos Darbuotojų Savitarnos naudojimo taisykles (pridedama).

2. Įpareigoju Palangos miesto savivaldybės administracijos Komunikacijos ir e. paslaugų skyriaus vedėją Ingridą Borisenko vykdyti šių taisyklių laikymosi kontrolę.

Direktoriaus pavaduotoja,

atliekanti Direktoriaus pareigas                                                          Ramunė Olšauskaitė Urbonienė

PATVIRTINTA

Palangos miesto savivaldybės administracijos

direktoriaus 2024 m. balandžio 24 įsakymo

Nr. A1-464

1 punktu

PALANGOS MIESTO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS DARBUOTOJŲ SAVITARNOS NAUDOJIMO TAISYKLĖS

I. BENDROSIOS NUOSTATOS

1. Šios Palangos miesto savivaldybės administracijos dokumentų valdymo sistemos Kontora modulio Darbuotojų Savitarna naudojimo taisyklės (toliau – Taisyklės) nustato Palangos miesto savivaldybės administracijos (toliau – Administracija) darbuotojų prašymų ar kitų su juose nurodytos informacijos susijusių dokumentų pateikimo vykdymui, jų derinimo ir tvirtinimo (vizavimo) tvarką. Prašymų rengimą šios Taisyklės reglamentuoja tik tiek, kiek jų nereglamentuoja teisės aktai, nurodyti Taisyklių 2 punkte.

2. Taisyklės parengtos vadovaujantis tokiais teisės aktais:

Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatymu, Lietuvos Respublikos įstatymų ir kitų teisės norminių aktų rengimo tvarkos įstatymu, Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymu, Lietuvos Respublikos Vyriausybės darbo reglamentu, patvirtintu Lietuvos Respublikos Vyriausybės 1994 m. rugpjūčio 11 d. nutarimu Nr. 728, Įstatymų ir kitų teisės aktų rengimo rekomendacijomis, patvirtintomis Lietuvos Respublikos teisingumo ministro 1998 m. rugpjūčio 17 d. įsakymu Nr. 104, Dokumentų rengimo taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos vyriausiojo archyvaro prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-117, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos vyriausiojo archyvaro prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118, Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministerijos 2008 m. liepos 3 d. raštu Nr. 1D-5033(31) „Dėl viešojo administravimo institucijų dokumentų valdymo kokybės“.

Šiose Taisyklėse vartojamos sąvokos ir santrumpos:

2.1. biudžetinė įstaiga (toliau – Įstaiga) – Palangos miesto savivaldybės administracija;

2.2. duomenų valdymo sistemos (DVS) Kontora Darbuotojų Savitarna (toliau – Darbuotojų Savitarna) – programinė aplinka, specialiai sukurta Įstaigos darbuotojų vidinių dokumentų apsikeitimui;

2.3. teikiamas dokumentas (toliau – TD) – vidinis Įstaigos dokumentas, teikiamas per Darbuotojų Savitarną;

2.4. Administratorius – Įstaigos darbuotojas, atsakingas už DVS priežiūra ir tinkamą veikimą ir arba Įstaigos informacinę sistemą;

2.5. Naudotojas – Įstaigos darbuotojas, kuriam suteikta teisė jungtis prie Darbuotojų Savitarnos;

2.6. Darbų seka – seka (algoritmas), nurodantis kokia tvarka Darbuotojų Savitarnos aplinkoje turi judėti TD ir kuris Įstaigos darbuotojas atsakingas už tinkamą šios sekos įgyvendinimą;

2.7. Atsakingas darbuotojas – Įstaigos darbuotojas, kuris atsako už tai, kad tam tikroje darbų sekos stadijoje Naudotojo pateiktas TD būtų įvertintas ir arba atmestas, arba patvirtintas;

2.8. Vizavimas – tarpinė Darbų sekos stadija, kurios metu Atsakingas darbuotojas patvirtina TD ir perduoda jį tolesniam vykdymui;

2.9. Registravimas – galutinė Darbų sekos stadija, reiškianti, kad TD praėjo visas Darbų sekoje numatytas stadijas ir Naudotojas bei kiti Įstaigos darbuotojai privalo imtis veiksmų, kad būtų įgyvendinti TD nurodyti procesai.

II. BENDRI SAVITARNOS VEIKIMO PRINCIPAI

3. Remiantis Lietuvos Respublikos įstatymine baze, įmonės vidinė dokumentacija gali būti tvarkoma elektronine forma.

4. Darbuotojų Savitarna sukurta tam, kad palengvinti ir paspartinti vidinių dokumentų apsikeitimą. Visi per Darbuotojų Savitarną teikiami elektroniniai dokumentai turi juridinę galią ir leidžia nenaudoti popierinių dokumentų.

III. PRISIJUNGIMAS

6. Prisijungimui prie DVS gali būti naudojamas tik Įstaigos vidiniam tinklui (VPN) priklausantis kompiuteris.

7. Naudotojas prie DVS jungiasi naudodamas prisijungimo vardą ir slaptažodį, kuriuos suteikia Administratorius.

8. Naudotojas negali atskleisti slaptažodžio tretiesiems asmenims.

9. Jei Naudotojas pamiršo slaptažodį, jis kreipiasi į Administratorių.

10. Baigus darbą Naudotojas privalo atsijungti nuo DVS tuo užtikrindamas duomenų saugumą.

IV. DOKUMENTŲ, PRAŠYMŲ PATEIKIMAS

11. Darbuotojų Savitarnos užsklandoje „Darbalaukis“ Naudotojas turi galimybę teikti prašymus ir kitą su darbo santykiais susijusią informaciją.

12. Prašymų pateikimo tvarka:

12.1. Naudotojas atsidaro „Darbalaukyje“ reikiamą pateikiamų prašymų šabloną;

12.2. Naudotojas užpildo šablone pateikiamus kintamus laukus;

12.3. užpildžius laukus Naudotojas gali:

12.3.1. išsaugoti suvestą informaciją paspaudžiant „Išsaugoti ir uždaryti“; šiuo atveju vėliau ją galima koreguoti ir pateikti prašymą vykdymui vėliau;

12.3.2. pateikti prašymą vykdymui paspaudžiant „Pirmyn“ ir „Pateikti“; šiuo atveju Naudotojo prašymas pagal iš anksto aprašytą Darbų seką pateikiamas Atsakingiems darbuotojams peržiūrai, vykdymui.

13. Naudotojas turi suprasti, kad tik prašymo pateikimas vykdymui (paspaudžiant mygtuką „Pateikti“, kaip tai aprašyta 12.3.2 papunktyje) pradeda prašymo įgyvendinimo procesą.

14. Visi prašymai Darbuotojų Savitarnos sistemoje turi būti pateikiami (kaip tai aprašyta 12 punkte) likus ne mažiau nei 3 darbo dienų iki prašyme nurodomos jų įsigaliojimo datos, išskyrus nenumatytus atvejus.

V. DARBŲ SEKA IR VIZAVIMAS

15. Po prašymo pateikimo Darbuotojų Savitarna perduoda Naudotojo prašymą Atsakingiem darbuotojams prašymo Vizavimui ir Registravimui:

15.1. Vizavimo stadijoje Atsakingas darbuotojas gali:

15.1.1. atmesti prašymą; šiuo atveju prašymas grąžinamas Naudotojui su prierašu „Atmesta“;

15.1.2. patvirtinti prašymą; šiuo atveju prašymas pateikiamas kitam Atsakingam darbuotojui tolesniam derinimui arba Vizavimui;

15.2. Registravimas – tai galutinis Naudotojo prašymo patvirtinimas, kurį atlikus Atsakingi asmenys imasi reikalingų veiksmų naudotojo prašymo įgyvendinimui;

15.3. Naudotojas pranešimu į asmeninį elektroninį paštą yra informuojams apie visus su jo TD priimamus sprendimus, kaip tai aprašyta 15.1.1 ir 15.1.2 papunkčiuose.

VI. DARBŲ SEKOS STEBĖSENA

16. Naudotojas, prisijungęs prie Darbuotojų Savitarnos gali stebėti pateiktų prašymų būseną. Užsklanda „Teikiami dokumentai“, stulpelyje „i“ nurodomos pateiktų dokumentų vykdymo stadijos:

16.1. „Nepateikta“ – reiškia prašymas suformuotas, bet nepateiktas;

16.2. „Pateikta, laukiama sprendimo“ – reiškia prašymas pateiktas derinimui, Vizavimui Atsakingiem darbuotojams;

16.3. „Pateiktas ir patvirtintas“ – reiškia prašymas praėjo visas Darbų sekoje numatytas derinimo ir tvirtinimo (Vizavimo) procedūras ir Naudotojas gali/turi imtis veiksmų prašyme nurodytų veiksmų įgyvendinimui;

16.4. „Pateiktas, tačiau atmestas“ – reiškia, kad prašymas Atsakingo darbuotojo buvo atmestas derinimo stadijoje nurodant atmetimo priežastį; Naudotojas šiuo atveju turi pateikti naują analogišką prašymą, pataisytą atsižvelgiant į atmetimo priežastį.

17. Apie prašymo atmetimą arba neatmetimą Naudotojas yra informuojamas eletroniniu paštu.

VII. DARBUOTOJŲ ATSAKOMYBĖ

18. Naudotojas turi elgtis atsakingai, periodiškai prisijungti prie Darbuotojų Savitarnos, vykdyti TD stebėseną tam, kad matytų aktualią informaciją apie TD būseną.

19. Naudotojas negali atskleisti savo prisijungimo prie Darbuotojų Savitarnos slaptažodžio tretiesiems asmenims. Kilus įtarimui, kad prie Darbuotojų Savitarnos buvo prisijungta neteisėtai, nedelsiant pranešti apie tai Administratoriui arba Įstaigos vadovui.

20. Darbuotojas pažeidęs Taisykles ir tokiu būdu sukėlęs Įstaigai žalą ar suradęs sąlygas tokios žalos atsiradimui, visiškai atsako už Įstaigos patirtus tiesioginius ir netiesioginius nuostolius.

21. Kontroliuoti, kaip laikomasi šių Taisyklių, pavedama vadovo paskirtam asmeniui. Jis apie Taisyklių pažeidimus turi informuoti dokumentų rengėjų padalinių vadovus.

VIII. BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS

22. Tuo atveju, kai šiose Taisyklėse nurodytas funkcijas vykdančių valstybės tarnautojų ir (ar) darbuotojų nėra (atostogauja, išvykę į komandiruotę ir pan.), šias funkcijas vykdo juos pavaduojantys valstybės tarnautojai ir (ar) darbuotojai.

23. Už dokumentų rengimą, tvarkymą, saugojimą, jų perdavimą saugoti nustatyta tvarka yra atsakingi tų padalinių vadovai arba jų tam įgalioti padalinio valstybės tarnautojai ar darbuotojai.

___________________