LIETUVOS RESPUBLIKOS ŪKIO MINISTRAS
ĮSAKYMAS
DĖL DUOMENŲ SUBJEKTŲ TEISIŲ ĮGYVENDINIMO LIETUVOS RESPUBLIKOS ŪKIO MINISTERIJOJE TVARKOS APRAŠO PATVIRTINIMO
2015 m. balandžio 27 d. Nr. 4-269
Vilnius
Vadovaudamasis Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymo 30 straipsnio 1 dalimi, Bendrųjų reikalavimų organizacinėms ir techninėms duomenų saugumo priemonėms, patvirtintų Valstybinės duomenų apsaugos inspekcijos direktoriaus 2008 m. lapkričio 12 d. įsakymu Nr. 1T-71(1.12) „Dėl Bendrųjų reikalavimų organizacinėms ir techninėms duomenų saugumo priemonėms patvirtinimo“, 9.1.8 papunkčiu,
tvirtinu Duomenų subjektų teisių įgyvendinimo Lietuvos Respublikos ūkio ministerijoje tvarkos aprašą (pridedama).
PATVIRTINTA
Lietuvos Respublikos ūkio ministro
2015 m. balandžio 27 d. įsakymu Nr. 4-269
DUOMENŲ SUBJEKTŲ TEISIŲ ĮGYVENDINIMO
LIETUVOS RESPUBLIKOS ŪKIO MINISTERIJOJE
TVARKOS APRAŠAS
I SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Duomenų subjektų teisių įgyvendinimo Lietuvos Respublikos ūkio ministerijoje tvarkos aprašas (toliau – Aprašas) nustato prašymo dėl duomenų subjektų teisės (-ių) ir jos (-ų) įgyvendinimo pateikimo ir nagrinėjimo Ūkio ministerijoje tvarką.
2. Aprašas taikomas įgyvendinant duomenų subjektų – asmenų, kurių asmens duomenis tvarko Ūkio ministerija, teises.
II SKYRIUS
DUOMENŲ SUBJEKTŲ TEISĖS
4. Duomenų subjektas turi teisę žinoti (būti informuotas) apie savo asmens duomenų tvarkymą:
4.1. duomenų subjektų asmens duomenis tvarko duomenų valdytoja Ūkio ministerija, juridinio asmens kodas 188621919, buveinės adresas Vilniaus m., Gedimino pr. 38;
4.2. asmens duomenys Ūkio ministerijoje tvarkomi neautomatiniu būdu susistemintose rinkmenose ir (arba) automatiniu būdu;
4.3. Ūkio ministerijoje tvarkomi šių duomenų subjektų grupių asmens duomenys šiais asmens duomenų tvarkymo tikslais:
4.3.1. asmenų, pateikusių Ūkio ministerijai skundą, prašymą ar pranešimą, asmens duomenys (vardas, pavardė, asmens kodas, adresas, telefono ryšio ir (ar) telefakso numeris, elektroninio pašto adresas, parašas, skundo, prašymo ar pranešimo data ir numeris (registravimo Ūkio ministerijoje data ir numeris), skunde, prašyme ar pranešime nurodyta informacija (įskaitant ir ypatingus asmens duomenis), skundo, prašymo ar pranešimo nagrinėjimo rezultatas, Ūkio ministerijos atsakymo data ir numeris, skundo, prašymo ar pranešimo nagrinėjimo metu gauta informacija) tvarkomi skundų, prašymų ar pranešimų nagrinėjimo, vidaus administravimo (raštvedybos tvarkymo) tikslais;
4.3.2. Ūkio ministerijos esamų ir buvusių valstybės tarnautojų ir darbuotojų, dirbančių pagal darbo sutartis, asmens duomenys (vardas, pavardė, asmens kodas, asmens socialinio draudimo numeris, pilietybė, adresas, telefono ryšio numeris, elektroninio pašto adresas, gyvenimo ir veiklos aprašymas, šeiminė padėtis, pareigos, duomenys apie priėmimą (perkėlimą) į pareigas, atleidimą iš pareigų, duomenys apie išsilavinimą ir kvalifikaciją, duomenys apie mokymą, duomenys apie atostogas, duomenys apie darbo užmokestį, išeitines išmokas, kompensacijas, pašalpas, informacija apie dirbtą darbo laiką, informacija apie skatinimus ir nuobaudas, informacija apie atliktus darbus ir užduotis, duomenys apie valstybės tarnautojo tarnybinės veiklos vertinimą, viešų ir privačių interesų deklaravimo duomenys, Lietuvos Respublikos piliečio paso arba asmens tapatybės kortelės numeris, išdavimo data, galiojimo data, dokumentą išdavusi įstaiga, ypatingi asmens duomenys, susiję su sveikata, teistumu, dalyvavimu uždraustos organizacijos veikloje, dokumentų registracijos data ir numeris bei kiti asmens duomenys, kuriuos pateikia pats asmuo ir (arba) kuriuos tvarkyti Ūkio ministeriją įpareigoja įstatymai ir kiti teisės aktai) tvarkomi vidaus administravimo (personalo valdymo, raštvedybos tvarkymo, materialinių ir finansinių išteklių naudojimo) tikslu;
4.3.3. pretendentų į Ūkio ministerijos valstybės tarnautojo ir darbuotojo, dirbančio pagal darbo sutartį, pareigas asmens duomenys (vardas, pavardė, asmens kodas, pilietybė, adresas, telefono ryšio numeris, elektroninio pašto adresas, pareigos, į kurias pretenduojama, gyvenimo ir veiklos aprašymas, duomenys apie išsilavinimą ir kvalifikaciją, ypatingi asmens duomenys, susiję su teistumu, dalyvavimu uždraustos organizacijos veikloje, pokalbio su pretendentu į valstybės tarnautojo pareigas skaitmeninis garso įrašas, dokumentų registracijos data ir numeris bei kiti asmens duomenys, kuriuos pateikia pats asmuo ir (arba) kuriuos tvarkyti Ūkio ministeriją įpareigoja įstatymai ir kiti teisės aktai) tvarkomi vidaus administravimo (personalo valdymo, raštvedybos tvarkymo) tikslu;
4.3.4. Ūkio ministerijos administraciniame pastate, administracinio pastato teritorijoje, vidiniame kieme vaizdo stebėjimas vykdomas ir asmens duomenys tvarkomi jų ir Ūkio ministerijos turto apsaugos tikslais;
4.4. asmens duomenys tretiesiems asmenims teikiami tik įstatymų ir kitų teisės aktų nustatytais atvejais ir tvarka:
4.4.1. asmenų, pateikusių Ūkio ministerijai skundą, prašymą ar pranešimą, asmens duomenys skundo, prašymo ar pranešimo nagrinėjimo tikslu – juridiniams ir fiziniams asmenims (įskaitant ir kitų Europos Sąjungos valstybių narių ir Europos ekonominės erdvės valstybių kompetentingas institucijas);
4.4.2. asmenų, pateikusių Ūkio ministerijai skundą, prašymą ar pranešimą, asmens duomenys ginčo dėl Ūkio ministerijos priimto sprendimo teisėtumo nagrinėjimo tikslu – teismams;
4.4.3. pretendentų į Ūkio ministerijos valstybės tarnautojus ir darbuotojus, dirbančius pagal darbo sutartį, asmens duomenys valstybės tarnybos valdymo tikslu – Valstybės tarnybos departamentui;
4.4.4. Ūkio ministerijos valstybės tarnautojų ir darbuotojų, dirbančių pagal darbo sutartis, asmens duomenys: socialinio draudimo mokesčio administravimo tikslu – Valstybinio socialinio draudimo fondo valdybai prie Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos, mokesčių administravimo tikslu – Valstybinei mokesčių inspekcijai prie Lietuvos Respublikos finansų ministerijos, valstybės tarnybos valdymo tikslu – Valstybės tarnybos departamentui;
4.5. prašymai, kuriuose yra informacijos, susijusios su ypatingais asmens duomenimis (rasine ar etnine kilme, politiniais, religiniais, filosofiniais ar kitais įsitikinimais, naryste profesinėse sąjungose, sveikata, lytiniu gyvenimu, asmens teistumu), persiunčiami nagrinėti kitoms institucijoms tik gavus asmens rašytinį sutikimą. Ūkio ministerija per 5 darbo dienas nuo šiame Aprašo papunktyje nurodyto prašymo gavimo kreipiasi į asmenį, prašydama per nustatytą terminą pateikti šį sutikimą. Kai per Ūkio ministerijos nustatytą terminą toks sutikimas negaunamas, prašymas grąžinamas asmeniui, nurodoma grąžinimo priežastis;
4.6. duomenų subjektams informacija apie jų asmens duomenų tvarkymą pateikiama Ūkio ministerijos interneto svetainėje. Be to, informacija duomenų subjektams apie jų asmens duomenų tvarkymą pateikiama bendravimo su duomenų subjektu metu tokiu būdu, kokiu duomenų subjektas kreipiasi į Ūkio ministeriją, išskyrus atvejus, kai duomenų subjektas tokią informaciją jau turi arba kai įstatymai ir kiti teisės aktai apibrėžia tokių duomenų rinkimo ir teikimo tvarką bei duomenų gavėjus;
4.7. Ūkio ministerija užtikrina, kad prieš patenkant į patalpas ar teritoriją, kurioje vykdomas vaizdo stebėjimas, būtų aiškiai ir tinkamai pateikiama informacija apie vykdomą vaizdo stebėjimą, taip pat duomenų valdytojo pavadinimas, kodas, adresas arba telefono ryšio numeris. Vykdant vaizdo stebėjimą darbo vietoje ir Ūkio ministerijos patalpose ar teritorijose, kuriose dirba Ūkio ministerijos valstybės tarnautojai ir darbuotojai, dirbantys pagal darbo sutartis, šie tarnautojai ir darbuotojai apie tokį jų vaizdo duomenų tvarkymą turi būti pasirašytinai informuojami Asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymo 24 straipsnio 1 dalyje nustatyta tvarka.
5. Duomenų subjektas turi teisę susipažinti su savo asmens duomenimis ir kaip jie yra tvarkomi. Duomenų subjektas turi teisę gauti informaciją, iš kokių šaltinių ir kokie jo asmens duomenys surinkti, kokiu tikslu jie tvarkomi, kokiems duomenų gavėjams teikiami ir buvo teikti per paskutinius 1 metus. Duomenų subjektas turi teisę ne tik susipažinti su asmens duomenimis, bet ir gauti šiuos duomenis (pvz., vaizdo įrašo kopiją išorinėje duomenų laikmenoje).
6. Jei duomenų subjektas nori susipažinti su savo asmens duomenimis, kurie buvo tvarkomi per Vidaus rinkos informacinę sistemą, tačiau administracinė procedūra, kurios metu šie duomenys buvo naudojami, jau yra pasibaigusi prieš daugiau kaip 6 mėnesius, Ūkio ministerija dėl tokios informacijos pateikimo kreipiasi į Europos Komisiją.
7. Įgyvendinant duomenų subjekto teisę susipažinti su savo duomenimis, neturi būti pažeistos trečiųjų asmenų teisės į privatų gyvenimą (pvz., jeigu, duomenų subjektui susipažįstant su vaizdo įrašu, jame matomi kiti asmenys, kurių tapatybė gali būti nustatyta, ar kita informacija, kuri gali pažeisti trečiųjų asmenų privatumą (pvz., transporto priemonės valstybinis numeris), šie vaizdai, duomenys turi būti retušuoti ar kitais būdais panaikinta galimybė identifikuoti trečiuosius asmenis).
8. Duomenų subjektas turi teisę reikalauti ištaisyti, sunaikinti savo asmens duomenis arba sustabdyti, išskyrus saugojimą, savo asmens duomenų tvarkymo veiksmus, kai duomenys tvarkomi nesilaikant Asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymo ir kitų įstatymų nuostatų:
8.1. jeigu duomenų subjektas, susipažinęs su savo asmens duomenimis, nustato, kad jo asmens duomenys yra neteisingi, neišsamūs ar netikslūs, ir kreipiasi į Ūkio ministeriją, Ūkio ministerija nedelsdama, ne vėliau kaip per 5 darbo dienas, patikrina asmens duomenis ir ištaiso neteisingus, neišsamius, netikslius asmens duomenis ir (arba) sustabdo tokių asmens duomenų tvarkymo veiksmus, išskyrus saugojimą;
8.2. jeigu duomenų subjektas, susipažinęs su savo asmens duomenimis, nustato, kad jo asmens duomenys yra tvarkomi neteisėtai, nesąžiningai, ir kreipiasi į Ūkio ministeriją, Ūkio ministerija nedelsdama, ne vėliau kaip per 5 darbo dienas, patikrina asmens duomenų tvarkymo teisėtumą, sąžiningumą ir nedelsdama sunaikina neteisėtai ir nesąžiningai sukauptus asmens duomenis ar sustabdo tokių asmens duomenų tvarkymo veiksmus, išskyrus saugojimą;
8.3. Ūkio ministerija, duomenų subjekto prašymu sustabdžiusi jo asmens duomenų tvarkymo veiksmus, asmens duomenis, kurių tvarkymo veiksmai sustabdyti, saugo tol, kol jie bus ištaisyti ar sunaikinti (duomenų subjekto prašymu arba pasibaigus duomenų saugojimo terminui). Kiti tvarkymo veiksmai su tokiais asmens duomenimis gali būti atliekami tik:
8.4. jei asmens duomenys, dėl kurių duomenų subjektas, su jais susipažinęs, kreipėsi į Ūkio ministeriją su prašymu juos ištaisyti arba ištrinti, yra tvarkomi per Vidaus rinkos informacinę sistemą, tačiau administracinio bendradarbiavimo procedūra, kurios metu šie duomenys buvo naudojami, jau yra pasibaigusi arba šią procedūrą buvo pradėjusi kita kompetentinga institucija, Ūkio ministerija šį prašymą perduoda Europos Komisijai. Duomenys ištaisomi arba ištrinami kuo greičiau, bet ne vėliau kaip per 30 dienų, kaip nurodyta 2012 m. spalio 25 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamento (ES) Nr. 1024/2012 dėl administracinio bendradarbiavimo per Vidaus rinkos informacinę sistemą, kuriuo panaikinamas Komisijos sprendimas 2008/49/EB (VRI reglamentas) (OL 2012 L 316, p. 1), 19 straipsnio 1 dalyje. Jei minėta administracinio bendradarbiavimo procedūra dar nėra pasibaigusi ir buvo pradėta Ūkio ministerijos, reikalingus veiksmus nedelsdama, ne vėliau kaip per 5 darbo dienas, sistemoje atlieka Ūkio ministerija;
8.5. Ūkio ministerija nedelsdama, ne vėliau kaip per 5 darbo dienas, praneša duomenų subjektui apie jo prašymu atliktą ar neatliktą asmens duomenų ištaisymą, sunaikinimą ar asmens duomenų tvarkymo veiksmų sustabdymą;
8.6. asmens duomenys taisomi ir naikinami arba jų tvarkymo veiksmai sustabdomi pagal duomenų subjekto tapatybę ir jo asmens duomenis patvirtinančius dokumentus, gavus duomenų subjekto prašymą;
8.7. jeigu Ūkio ministerija abejoja duomenų subjekto pateiktų asmens duomenų teisingumu, ji sustabdo tokių duomenų tvarkymo veiksmus, duomenis patikrina ir patikslina. Tokie asmens duomenys naudojami tik jų teisingumui patikrinti;
8.8. Ūkio ministerija nedelsdama, ne vėliau kaip per 5 darbo dienas, informuoja duomenų gavėjus apie duomenų subjekto prašymu ištaisytus ar sunaikintus asmens duomenis, sustabdytus asmens duomenų tvarkymo veiksmus, išskyrus atvejus, kai pateikti tokią informaciją būtų neįmanoma arba pernelyg sunku (dėl didelio duomenų subjektų skaičiaus, duomenų laikotarpio, nepagrįstai didelių sąnaudų). Tokiu atveju turi būti nedelsiant pranešama Valstybinei duomenų apsaugos inspekcijai.
9. Duomenų subjektas turi teisę nesutikti, kad būtų tvarkomi jo asmens duomenys, kai šie asmens duomenys Ūkio ministerijoje yra tvarkomi Asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymo 5 straipsnio 1 dalies 5 ir 6 punktuose nustatytais atvejais:
9.1. Ūkio ministerija duomenų subjekto teisę nesutikti, kad būtų tvarkomi jo asmens duomenys, įgyvendina, jeigu duomenų subjekto nesutikimas yra teisiškai pagrįstas. Tokiu atveju Ūkio ministerija nedelsdama neatlygintinai nutraukia asmens duomenų tvarkymo veiksmus, išskyrus įstatymų nustatytus atvejus, ir apie tai informuoja duomenų gavėjus;
III SKYRIUS
PRAŠYMO DĖL DUOMENŲ SUBJEKTO TEISIŲ ĮGYVENDINIMO PATEIKIMAS
10. Duomenų subjektai, siekdami įgyvendinti savo teises, Ūkio ministerijai turi pateikti rašytinį prašymą (toliau – prašymas) asmeniškai, paštu ar elektroninių ryšių priemonėmis, užpildę Ūkio ministerijos interneto svetainės skiltyje „Paslaugos“ pateiktą prašymo formą.
11. Prašymas turi būti įskaitomas, asmens pasirašytas, jame turi būti nurodytas duomenų subjekto vardas, pavardė, gyvenamoji vieta, duomenys ryšiui palaikyti ir informacija apie tai, kokią iš Aprašo 5, 7, 8, 9 punktuose nurodytų teisių ir kokia apimtimi duomenų subjektas pageidauja įgyvendinti.
12. Pateikdamas prašymą, duomenų subjektas privalo patvirtinti savo tapatybę:
12.1. pateikdamas prašymą Ūkio ministerijoje, valstybės tarnautojui ar darbuotojui, dirbančiam pagal darbo sutartį, registruojančiam prašymą, turi pateikti asmens tapatybę patvirtinantį dokumentą;
12.2. pateikdamas prašymą paštu, kartu turi pateikti asmens tapatybę patvirtinančio dokumento kopiją, patvirtintą notaro, ar šio dokumento kopiją, patvirtintą kita teisės aktų nustatyta tvarka;
14. Jei atstovaujamo duomenų subjekto vardu į Ūkio ministeriją kreipiasi asmens atstovas, jis prašyme turi nurodyti savo vardą, pavardę, gyvenamąją vietą, duomenis ryšiui palaikyti, taip pat atstovaujamo asmens vardą, pavardę, gyvenamąją vietą, informaciją apie tai, kokią iš Aprašo 5, 7, 8, 9 punktuose nurodytų duomenų subjekto teisių ir kokia apimtimi pageidaujama įgyvendinti, ir pridėti atstovavimą patvirtinantį dokumentą ar jo kopiją. Atstovo pateiktas prašymas turi atitikti Aprašo 10 ir 12 punktuose nustatytus reikalavimus.
IV SKYRIUS
PRAŠYMO DĖL DUOMENŲ SUBJEKTO TEISIŲ ĮGYVENDINIMO NAGRINĖJIMAS
15. Ūkio ministerija duomenų subjekto prašymo, kuris pateiktas nesilaikant Aprašo 10–14 punktuose nustatytų reikalavimų, nenagrinėja, jeigu ūkio ministras ar Ūkio ministerijos kancleris nenusprendžia kitaip. Apie atsisakymo nagrinėti prašymą motyvus Ūkio ministerija raštu informuoja prašymą pateikusį asmenį.
16. Aprašo reikalavimus atitinkantį prašymą Ūkio ministerija išnagrinėja ir įgyvendina duomenų subjekto teises, išskyrus įstatymų nustatytus atvejus, kai reikia užtikrinti:
17. Duomenų subjekto prašymas įgyvendinti jo, kaip duomenų subjekto, teises Ūkio ministerijoje išnagrinėjamas ir atsakymas duomenų subjektui pateikiamas ne vėliau kaip per 30 kalendorinių dienų nuo duomenų subjekto kreipimosi dienos.
18. Ūkio ministerija atsakymą duomenų subjektui pateikia valstybine kalba duomenų subjekto pasirinktu būdu: registruotu paštu arba įteikiant asmeniškai.
19. Ūkio ministerija, atsisakydama vykdyti duomenų subjekto prašymą įgyvendinti jo, kaip duomenų subjekto, teises, duomenų subjektui pateikia tokio atsisakymo motyvus.
20. Ūkio ministerijos atsisakymas įgyvendinti duomenų subjekto teises gali būti skundžiamas įstatymų nustatyta tvarka.
21. Neatlygintinai duomenų subjekto prašomus duomenis Ūkio ministerija teikia duomenų subjektui kartą per kalendorinius metus. Teikiant duomenis atlygintinai, atlyginimo dydis neturi viršyti duomenų teikimo sąnaudų.