LIETUVOS TRANSPORTO SAUGOS ADMINISTRACIJOS
DIREKTORIUS
ĮSAKYMAS
DĖL LIETUVOS TRANSPORTO SAUGOS ADMINISTRACIJOS DOKUMENTŲ VALDYMO TAISYKLIŲ PATVIRTINIMO
2021 m. gruodžio 2 d. Nr. 2BE-327
Vilnius
Atsižvelgdamas į Dokumentų rengimo taisykles, patvirtintas Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-117 „Dėl Dokumentų rengimo taisyklių patvirtinimo“, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles, patvirtintas Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 „Dėl Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“, Dokumentų saugojimo taisykles, patvirtintas Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 28 d. įsakymu Nr. V-157 „Dėl Dokumentų saugojimo taisyklių patvirtinimo“ ir siekdamas užtikrinti tinkamą Lietuvos transporto saugos administracijos dokumentų valdymą:
1. T v i r t i n u Lietuvos transporto saugos administracijos dokumentų valdymo taisykles (pridedama).
2. P r i p a ž į s t u netekusiais galios:
2.1. Valstybinės kelių transporto inspekcijos prie Susisiekimo ministerijos viršininko 2008 m. liepos 4 d. įsakymą Nr. 2B-259 „Dėl Laikino saugojimo bylų perdavimo į archyvą ir jų saugojimo tvarkos aprašo patvirtinimo“;
2.2. Valstybinės kelių transporto inspekcijos prie Susisiekimo ministerijos viršininko 2010 m. spalio 1 d. įsakymą Nr. 2B-430 „Dėl Valstybinės kelių transporto inspekcijos prie Susisiekimo ministerijos elektroninių dokumentų valdymo taisyklių patvirtinimo“;
2.3. Valstybinės kelių transporto inspekcijos prie Susisiekimo ministerijos viršininko 2011 m. birželio 1 d. įsakymą Nr. 2B-223 „Dėl Valstybinės kelių transporto inspekcijos prie Susisiekimo ministerijos rengiamų norminių teisės aktų projektų teikimo skelbti Lietuvos Respublikos Seimo teisės aktų informacinės sistemos projektų registravimo posistemėje tvarkos aprašo patvirtinimo“ su visais pakeitimais ir papildymais;
2.4. Valstybinės kelių transporto inspekcijos prie Susisiekimo ministerijos viršininko 2012 m. liepos 4 d. įsakymą Nr. 2B-278 „Dėl Valstybinės kelių transporto inspekcijos prie Susisiekimo ministerijos sudaromų sutarčių rengimo ir registravimo tvarkos aprašo patvirtinimo“;
2.5. Valstybinės kelių transporto inspekcijos prie Susisiekimo ministerijos viršininko 2015 m. sausio 13 d. įsakymą Nr. 2B-6 „Dėl Valstybinės kelių transporto inspekcijos prie Susisiekimo ministerijos sudaromų sutarčių valdymo procedūrų aprašo patvirtinimo“;
2.6. Transporto investicijų direkcijos direktoriaus 2005 m. gruodžio 30 d. įsakymą Nr. 1.3-141 „Dėl dokumentų valdymo ir pavedimų vykdymo bei kontrolės tvarkos aprašo patvirtinimo“ su visais pakeitimais ir papildymais;
2.7. Transporto investicijų direkcijos direktoriaus 2012 m. birželio 21 d. įsakymą Nr. 1.3-152 „Dėl Asmenų prašymų nagrinėjimo ir jų aptarnavimo Transporto investicijų direkcijoje taisyklių patvirtinimo“;
2.8. Transporto investicijų direkcijos direktoriaus 2016 m. birželio14 d. įsakymą Nr. 1.3-76 „Dėl Transporto investicijų direkcijos dokumentų ekspertų komisijos sudarymo ir darbo reglamento patvirtinimo“ su visais pakeitimais ir papildymais;
2.9. Transporto investicijų direkcijos direktoriaus 2016 m. birželio 29 d. įsakymą Nr. 1.3-87 „Dėl Transporto investicijų direkcijos veiklos valdymo procedūrų patvirtinimo“ su visais pakeitimais ir papildymais;
2.10. Lietuvos saugios laivybos administracijos direktoriaus 2007 m. gegužės 5 d. įsakymą Nr. V-72 „Dėl Lietuvos saugios laivybos administracijos darbo reglamento patvirtinimo“ su visais pakeitimais ir papildymais;
2.11. Lietuvos saugios laivybos administracijos direktoriaus 2012 m. gegužės 28 d. įsakymą Nr. V-105 „Dėl Lietuvos saugios laivybos administracijos dokumentų valdymo taisyklių patvirtinimo“;
2.12. Lietuvos saugios laivybos administracijos direktoriaus 2013 m. gruodžio 6 d. įsakymą Nr. V-313 „Dėl Procesinių dokumentų pateikimo teismui ir jų gavimo elektroninių ryšių priemonėmis tvarkos aprašo patvirtinimo“;
2.13. Civilinės aviacijos administracijos direktoriaus 2012 m. birželio 7 d. įsakymą Nr. 4R-151 „Dėl asmenų prašymų nagrinėjimo, jų aptarnavimo ir konsultavimo Civilinės aviacijos administracijoje“ su visais pakeitimais ir papildymais;
2.14. Civilinės aviacijos administracijos direktoriaus 2017 m. sausio 2 d. įsakymą Nr. 4R-1 „Dėl Civilinės aviacijos darbo reglamento patvirtinimo“ su visais pakeitimais ir papildymais;
2.15. Civilinės aviacijos administracijos direktoriaus 2017 m. sausio 23 d. įsakymą Nr. 4R-82 „Dėl tarnybinių raštų ir įsakymų atostogų bei komandiruočių klausimais rengimo ir derinimo elektroniniu būdu“ su visais pakeitimais ir papildymais;
2.16. Valstybinės geležinkelio inspekcijos prie Susisiekimo ministerijos viršininko 2011 m. rugpjūčio 1 d. įsakymą Nr. V-458 „Dėl Valstybinės geležinkelio inspekcijos prie Susisiekimo ministerijos dokumentų formų patvirtinimo“;
2.17. Valstybinės geležinkelio inspekcijos prie Susisiekimo ministerijos viršininko 2013 m. spalio 18 d. įsakymą Nr. V-641 „Dėl Valstybinės geležinkelio inspekcijos prie Susisiekimo ministerijos dokumentų rengimo rekomendacijų patvirtinimo“;
2.18. Lietuvos transporto saugos administracijos 2020 m. lapkričio 18 d. įsakymą Nr. 2BE-374 „Dėl įgaliojimų Lietuvos transporto saugos administracijos valstybės tarnautojams ir darbuotojams, dirbantiems pagal darbo sutartis, pasirašyti dokumentus, raštus suteikimo“ su visais pakeitimais ir papildymais.
4. P a v e d u Bendrųjų reikalų skyriui su šiuo įsakymu supažindinti Lietuvos transporto saugos administracijos valstybės tarnautojus ir darbuotojus, dirbančius pagal darbo sutartis.
PATVIRTINTA
Lietuvos transporto saugos
administracijos direktoriaus
2021 m. gruodžio 2 d.
įsakymu Nr. 2BE-327
LIETUVOS TRANSPORTO SAUGOS ADMINISTRACIJOS
DOKUMENTŲ VALDYMO TAISYKLĖS
I SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Lietuvos transporto saugos administracijos dokumentų valdymo taisyklės (toliau – Taisyklės) nustato Lietuvos transporto saugos administracijos (toliau – Administracija) dokumentų (gautų, siunčiamų, vidaus) rengimo, tvarkymo, apskaitos, naudojimo, saugojimo, naikinimo bei kontrolės procedūrų organizavimo reikalavimus, kurie taikomi nepriklausomai nuo šių dokumentų parengimo būdo, formos ir laikmenos.
2. Taisyklėmis privalo vadovautis visi Administracijos valstybės tarnautojai ir darbuotojai, dirbantys pagal darbo sutartis (toliau – darbuotojai), kurie registruoja dokumentus, juos perduoda, su jais supažindina, formuoja užduotis (pavedimus), rengia, derina, vizuoja, pasirašo ir / ar tvirtina dokumentus.
3. Taisyklėse vartojamos sąvokos:
3.1. Elektroninis paklausimas – su asmens teisių ar teisėtų interesų pažeidimu nesusijęs elektroniniu paštu pateiktas klausimas, prašymas suteikti informaciją, konsultaciją. Informacija pateikiama nesilaikant dokumentų rengimo reikalavimų.
3.2. Šablonas – dokumentų valdymo sistemoje Avilys (toliau – Avilys) sukurtas siunčiamojo, gauto ar vidaus dokumento ruošinys, kuriame automatiškai nurodoma ir sukonfigūruojama pastovi ir (ar) kintanti informacija, turinio laukai bei procesai.
3.3. Vidaus dokumentas – Administracijos darbuotojų parengti dokumentai, kurie naudojami Administracijos viduje ir pagal poreikį gali būti išsiųsti (pavyzdžiui, sprendimai, ataskaitos, aktai, protokolai, sutartys, tarnybiniai pranešimai, darbuotojų prašymai, sutikimai ir kt.), taip pat teisės aktai.
4. Kitos Taisyklėse vartojamos sąvokos atitinka 2014 m. liepos 23 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamente (ES) Nr. 910/2014 dėl elektroninės atpažinties ir elektroninių operacijų patikimumo užtikrinimo paslaugų vidaus rinkoje, kuriuo panaikinama Direktyva 1999/93/EB, Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatyme, kituose teisės aktuose nustatytas sąvokas.
II SKYRIUS
BENDRIEJI DOKUMENTŲ VALDYMO REIKALAVIMAI
5. Administracijoje rengiami tik elektroniniai dokumentai, išskyrus atvejus, kai dėl techninių ar kitų priežasčių nėra galimybės jų pasirašyti elektroniniu parašu arba kai reikia pasirašyti ir sudaryti popierinį dokumentą teisės aktuose nustatyta tvarka.
6. Administracijos dokumentai rengiami vadovaujantis Dokumentų rengimo taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-117 „Dėl Dokumentų rengimo taisyklių patvirtinimo“ (toliau – Dokumentų rengimo taisyklės), ir Teisės aktų projektų rengimo rekomendacijomis, patvirtintomis Lietuvos Respublikos teisingumo ministro 2013 m. gruodžio 23 d. įsakymu Nr. 1R-298 „Dėl Teisės aktų projektų rengimo rekomendacijų patvirtinimo“ (toliau – Teisės aktų projektų rengimo rekomendacijos).
7. Administracijoje sudaryti ar iš kitų juridinių ar fizinių asmenų gauti dokumentai registruojami ir tvarkomi (vizuojami, derinami, pasirašomi, tvirtinami, siunčiami susipažinti, perduodami, formuojamos užduotys, išsiunčiami) Avilyje, o gauti ir sudaryti dokumentai, susiję su Administracijos paslaugų teikimu, registruojami Avilyje arba kitose informacinėse sistemose ar dokumentacijos plane patvirtintuose registruose (IS Keltra, IS Skaitis, IS Vektra, IS VGI, Gervis, Lietuvos Respublikos jūrininkų registre ir kt.).
8. Administracijos darbuotojai su dokumentais supažindinami Avilyje. Įrašas Avilyje apie mygtuko „Susipažinau“ paspaudimą prilyginamas žymai „Susipažinau“ popieriniame dokumente.
9. Už Administracijos dokumentų, išskyrus struktūriniuose padaliniuose esančius popierinius dokumentus, valdymo organizavimą ir kontrolę yra atsakingas Bendrųjų reikalų skyrius. Už struktūriniuose padaliniuose esančių popierinių dokumentų valdymo organizavimą ir kontrolę iki šių dokumentų perdavimo saugoti į Administracijos archyvą atsakingi struktūrinių padalinių vadovai.
III SKYRIUS
GAUTŲ DOKUMENTŲ VALDYMAS
10. Gautų dokumentų valdymą sudaro dokumentų registravimas, rezoliucijų projektų formavimas ir jų perdavimas rezoliucijai suformuoti Administracijos vadovybei ar struktūrinių padalinių vadovams pagal kompetenciją, užduočių formavimas ir jų perdavimas vykdytojams, dokumentų perdavimas struktūrinių padalinių vadovams ir (ar) darbuotojams susipažinti.
11. Gautus dokumentus (pristatytus, gautus paštu ar per kurjerį, taip pat elektroninius dokumentus, adresuotus Administracijai) registruoja ir tvarko (perduoda Administracijos vadovybei ar struktūrinių padalinių vadovams pagal kompetenciją suformuoti rezoliucijas, susipažinti) Bendrųjų reikalų skyriaus darbuotojas, dokumentacijos plane nurodytas darbuotojas arba struktūrinio padalinio vadovas ar kitas darbuotojas (toliau – registratorius), kuriam padalinio vadovo rašytiniu nurodymu ar Administracijos direktoriaus įsakymu pavesta vykdyti gautų ir siunčiamų dokumentų apskaitos funkcijas.
12. Registratorius registruoja ir perduoda rezoliucijai suformuoti popierinius, elektroninius ir per elektronines sistemas gautus dokumentus tokia tvarka:
12.1. visų lygių teismų šaukimai, pranešimai, procesiniai dokumentai, taip pat administracinių nusižengimų bylų ir su jomis susiję dokumentai užregistruojami Avilyje ir nedelsiant, bet ne vėliau kaip per 4 (keturias) darbo valandas nuo dokumento gavimo, perduodami Administracijos direktoriui rezoliucijai suformuoti;
12.2. sąskaitos faktūros ir kiti mokėjimams atlikti reikalingi dokumentai registruojami Avilyje ne vėliau kaip per 4 (keturias) darbo valandas nuo dokumento gavimo ir tvarkomi vadovaujantis Lietuvos transporto saugos administracijos finansų kontrolės taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos transporto saugos administracijos direktoriaus 2019 m. spalio 29 d. įsakymu Nr. 2BE-312 „Dėl Lietuvos transporto saugos administracijos finansų kontrolės taisyklių patvirtinimo“;
12.3. asmenų prašymai, susiję su administracinių paslaugų teikimu, išskyrus Taisyklių 12.4 papunktyje numatytas išimtis, neregistruojami Avilyje ir nedelsiant, bet ne vėliau kaip per 4 (keturias) darbo valandas nuo dokumento gavimo, perduodami Paslaugų departamento skyrių ar Laivybos paslaugų skyriaus vedėjams nagrinėti. Prašymai registruojami atitinkamose informacinėse sistemose ir (ar) registruose ne vėliau kaip per 4 (keturias) darbo valandas nuo dokumento perdavimo atsakingiems asmenims;
12.4. Avilyje registruojami ir nedelsiant, bet ne vėliau kaip per 4 (keturias) darbo valandas nuo dokumento gavimo, perduodami atitinkamai Paslaugų departamento, Laivybos paslaugų ar Civilinės aviacijos skyrių vedėjams rezoliucijoms suformuoti (toliau nagrinėti) šie su administracinių paslaugų teikimu susiję prašymai:
12.4.1. su Lietuvos Respublikos vidaus vandenų laivų registro objektų registravimu susiję prašymai, prašymai atlikti pramoginių laivų technines apžiūras, prašymai pramoginių laivų gamintojo kodui gauti;
12.4.2. prašymai išduoti licenciją oro susisiekimui vykdyti, prašymai, susiję su pavojingųjų krovinių gabenimu oro transportu, paraiškos vykdyti skrydžius;
12.4.3. su geležinkelių transporto paslaugomis susiję prašymai (prašymai geležinkelių įmonių (vežėjų) licencijai, saugos leidimui, leidimui pradėti naudoti stacionarųjį geležinkelių posistemį, traukinio mašinistų mokymo centro pripažinimo pažymėjimui, įgaliojimams traukinio mašinistų egzaminavimo centrams, įgaliojimams egzaminuoti fizinius asmenis, pageidaujančius dirbti darbą, tiesiogiai arba netiesiogiai susijusį su geležinkelių transporto eismu, ir (ar) atlikti krovinių krovimo ir tvirtinimo vagonuose darbų vadovų funkcijas, traukinio mašinistų egzaminuotojų pripažinimo pažymėjimui, prekinių vagonų ir geležinkelių riedmenų, naudojamų 1 520 mm ir 1 435 mm pločio vėžės Lietuvos Respublikos geležinkelių tinkle, techninio prižiūrėtojo sertifikatui, traukinio mašinistų sertifikatų blankams ir traukinio mašinistų sertifikatų nuorašo blankams gauti, suteikti teisę mokymo įstaigoms mokyti asmenis, susijusius su pavojingųjų krovinių vežimu geležinkelių transportu, mokyti asmenis, kurių darbas tiesiogiai arba netiesiogiai susijęs su geležinkelių transporto eismu, krovinių krovimo ir tvirtinimo vagonuose darbų vadovus, pranešimai apie esminius geležinkelių transporto eismo saugos valdymo sistemos pakeitimus, apie planuojamus įgyvendinti geležinkelių infrastruktūros geležinkelio kelio kontrolės, valdymo ir signalizacijos ar energijos geležinkelių posistemių esminius pokyčius ar šių posistemių eksploatavimo ir techninės priežiūros principų pokyčius);
12.4.4. prašymai, susiję su kelių transporto priemonių techninės priežiūros ir atitikties srities paslaugomis (prašymai, susiję su serijos pabaigos procedūros taikymu, sutikimui gauti, kad vėlesnio transporto priemonės komplektavimo etapo gamintojui suteiktas transporto priemonės tipo patvirtinimas neprivalo būti išplėstas arba peržiūrėtas, jeigu ankstesnio etapo transporto priemonės patvirtinto tipo išplėtimas neturi įtakos vėlesniam etapui arba techniniams transporto priemonės duomenims, prašymai išduoti patvirtinto transporto priemonės, sistemos, komponento arba atskiro techninio mazgo tipo tikslinimą (reviziją), prašymai pripažinti kitos šalies mažos serijos nacionalinio tipo patvirtinimą, prašymai, susiję su techninės dokumentacijos ir techninių sąlygų prieš perdirbimą suderinimu, kuris neaprašytas Motorinių transporto priemonių, jų priekabų gamybos ir perdirbimo ir techninės ekspertizės atlikimo tvarkos apraše, patvirtintame Valstybinės kelių transporto inspekcijos prie Susisiekimo ministerijos viršininko 2008 m. gruodžio 23 d. įsakymu Nr. 2B-515 „Dėl Motorinių transporto priemonių, jų priekabų gamybos ir perdirbimo ir techninės ekspertizės atlikimo tvarkos aprašo patvirtinimo“);
12.5. kiti popieriniai ir elektroniniai dokumentai, nenurodyti Taisyklių 12.1–12.4 papunkčiuose, registruojami Avilyje ir nedelsiant, bet ne vėliau kaip per 4 (keturias) darbo valandas nuo dokumento gavimo, perduodami Administracijos vadovybei ar struktūrinių padalinių vadovams pagal kuruojamas sritis rezoliucijoms suformuoti (toliau nagrinėti). Struktūrinių padalinių vadovams (paklausimą rengusio struktūrinio padalinio vadovui) pagal kompetenciją tiesiogiai perduodami rezoliucijai atsakymai į Administracijos raštus , VĮ Registrų centro dokumentai, dokumentai dėl užsienyje padarytų transporto eismo saugos pažeidimų, su tolimojo ir tarptautinio keleivinio transporto reguliaraus susisiekimo maršrutais susiję dokumentai. Kiti dokumentai šiame papunktyje nustatyta tvarka perduodami rezoliucijai Administracijos vadovybei.
13. Elektroniniu paštu gauti dokumentai ir (ar) paklausimai:
13.1. elektroniniu paštu ltsa@ltsa.lrv.lt gauti dokumentai / paklausimai registruojami Avilyje ir nedelsiant, bet ne vėliau kaip per 4 (keturias) darbo valandas nuo dokumento gavimo, perduodami Taisyklių 12 punkte nurodytiems asmenims rezoliucijai suformuoti (toliau nagrinėti);
13.2. struktūrinių padalinių ir (ar) darbuotojų elektroniniu paštu gauti dokumentai, nesusiję su paslaugos suteikimu, konsultavimu ar mokėjimams atlikti reikalingais dokumentais, nedelsiant, bet ne vėliau kaip per 4 (keturias) darbo valandas nuo dokumento gavimo, persiunčiami registruoti elektroniniu paštu epastas@ltsa.lrv.lt, nurodant, su kuo persiunčiamas gautas dokumentas turi būti susietas Avilyje, taip pat kitą jo registravimui būtiną informaciją;
13.3. gauti paklausimai dėl informacijos ar konsultacijos suteikimo, kai nereikia rengti oficialaus atsakomojo dokumento, nedelsiant, bet ne vėliau kaip per 4 (keturias) darbo valandas nuo dokumento gavimo, persiunčiami elektroniniu paštu konsultavimas@ltsa.lrv.lt, laiško pavadinime nurodant tekstą „Parengti atsakymą“. Šie paklausimai neregistruojami, jei į juos atsakoma tą pačią dieną;
13.4. gauti prašymai ir kiti dokumentai, susiję su administracinės paslaugos suteikimu, kurie Avilyje neregistruojami, nedelsiant, bet ne vėliau kaip per 4 (keturias) darbo valandas nuo dokumento gavimo, persiunčiami paslaugas teikiantiems struktūriniams padaliniams elektroniniu paštu pagal paslaugą ir jos gavimo vietą (vilnius.ltsa@ltsa.lrv.lt, kaunas.ltsa@ltsa.lrv.lt, klaipeda.ltsa@ltsa.lrv.lt, panevezys.ltsa@ltsa.lrv.lt, siauliai.ltsa@ltsa.lrv.lt, flightpermit@ltsa.lrv.lt (šiuo elektroniniu paštu persiunčiamos paraiškos dėl leidimų skrydžiams išdavimo)), išskyrus atvejus, kai šį dokumentą gauna atitinkamo struktūrinio padalinio darbuotojas, galintis dokumentą užregistruoti atitinkamoje informacinėje sistemoje ar registre (šiuo atveju dokumentas nepersiunčiamas, o nurodytu terminu registruojamas). Prašymai ir kiti dokumentai, susiję su administracinės paslaugos suteikimu, kurie, remiantis Taisyklių 12.4 papunkčiu, registruojami Avilyje, nedelsiant, bet ne vėliau kaip per 4 (keturias) darbo valandas nuo dokumento gavimo, persiunčiami elektroniniu paštu epastas@ltsa.lrv.lt;
14. Gauta korespondencija su specialiąja žyma:
14.1. su žyma „Riboto naudojimo“ neatplėšta korespondencija nedelsiant, bet ne vėliau kaip per 4 (keturias) darbo valandas nuo dokumento gavimo, įteikiama darbuotojui, atsakingam už įslaptintų dokumentų valdymą, registruoti ir toliau tvarkyti;
14.2. apie gautą „Asmeniškai“ korespondenciją nedelsiant, bet ne vėliau kaip per 4 (keturias) darbo valandas nuo dokumento gavimo, informuojamas adresatas. Adresatas šiame papunktyje nurodytą korespondenciją turi atsiimti tiesiogiai ne vėliau kaip per 3 (tris) darbo dienas nuo informavimo apie gautą korespondenciją;
14.3. apie gautą „Neatplėšti iki d. val. “ korespondenciją nedelsiant, bet ne vėliau kaip per 4 (keturias) darbo valandas nuo dokumento gavimo, informuojamas adresatas. Adresatas šiame papunktyje nurodytą korespondenciją turi atsiimti tiesiogiai per 3 (tris) darbo dienas nuo informavimo apie gautą korespondenciją, tačiau ne vėliau kaip iki ant korespondencijos nurodytos datos „Neatplėšti iki d. val.“.
15. Neregistruojami reklaminiai lankstinukai, konferencijų programos, periodiniai leidiniai, kvietimai, sveikinimo laiškai ir kita korespondencija, nesusijusi su atsakomybe ir rizika, kylančia dėl dokumentų neįtraukimo į apskaitą.
16. Registratorius, registruodamas gautą dokumentą Avilyje:
16.1. popierinius dokumentus nuskenuoja ir įkelia į Avilį; ant popierinio dokumento lapo viršutinėje laisvoje vietoje užrašo dokumento registracijos datą ir numerį;
17. Gauti dokumentai po registracijos saugomi Avilyje atitinkamoje kompiuterinėje byloje,
pasirinkus bylos indeksą pagal patvirtintą dokumentacijos planą, arba atitinkamose informacinėse sistemose ir (ar) registruose, kuriuose buvo užregistruoti.
18. Popierinio dokumento (su visais jo priedais (dokumentais, bylomis, kompaktiniais diskais, kitomis laikmenomis ir kt.), adresuoto Administracijai, originalas lieka Bendrųjų reikalų skyriuje esančiose susirašinėjimo bylose, o popierinio dokumento (su visais jo priedais), susijusio su administracinės paslaugos gavimu, originalas – atitinkamo struktūrinio padalinio formuojamose bylose.
19. Vokai išsaugomi ir pridedami prie gautų popierinių dokumentų, kai gauto dokumento siuntėjo adresas nurodytas tik ant voko ir / ar kai ant gauto dokumento nėra datos ar ji skiriasi nuo voko pašto spaudo datos, o pašto antspaudas turi reikšmės gauto dokumento išsiuntimo ar gavimo datai įrodyti. Vokai, kuriais gauti procesiniai dokumentai, visais atvejais išsaugomi ir pridedami prie gautų popierinių dokumentų.
20. Kai gauto popierinio dokumento ir / ar jo priedo neįmanoma nuskenuoti techninėmis priemonėmis, jis yra įrištas ar įsegtas, jis neskenuojamas ir į Avilį nekeliamas. Registratorius Avilyje laukelyje „Pastaba“ įrašo trumpą komentarą, kodėl dokumento ir / ar jo priedo buvo neįmanoma nuskenuoti bei kur dokumentas ir / ar jo priedai saugomi.
IV SKYRIUS
SIUNČIAMŲ DOKUMENTŲ VALDYMAS
21. Siunčiamų dokumentų valdymą sudaro dokumento projekto rengimas ir jo įkėlimas į Avilį, jo derinimas (jeigu reikia), vizavimas, pasirašymas, tvirtinimas, registravimas Avilyje.
22. Derinimo, vizavimo, pasirašymo ir tvirtinimo procedūros, atliktos Avilyje, prilyginamos parašo rekvizitui ir turi parašo teisinę galią.
23. Siunčiami dokumentai įforminami Administracijos siunčiamo dokumento blanke, kurio formą parengia ir pateikia Bendrųjų reikalų skyrius. Dokumento tekstas dėstomas pirmąją pastraipą atitraukus nuo paraštės ne mažiau kaip 20 mm, naudojant Times New Roman šriftą, pasirenkant 12 raidžių dydį. Baigus rašyti tekstą rašoma pasirašančiojo darbuotojo pareigos, paliekama vieta pasirašyti ir nurodoma pasirašančiojo darbuotojo vardas ir pavardė. Lapo apačioje nurodomi rengėjo (-ų) duomenys – vardas, pavardė, telefono numeris, elektroninio pašto adresas.
24. Kai siunčiamą dokumentą sudaro daugiau nei vienas lapas, jo lapai sunumeruojami. Įforminant dokumentą parašas ir (ar) rengėjo nuoroda turi būti tame pačiame lape.
25. Dokumentų tekstas rašomas taisyklinga lietuvių kalba. Jeigu reikia, dokumentas gali būti rengiamas pasirinkta užsienio kalba, naudojant į šią kalbą išverstą siunčiamo dokumento blanką.
26. Siunčiamojo dokumento rengėjas, rengdamas dokumento projektą, Avilyje pasirenka eilutę „Naujas siunčiamasis dok.“. Atsidariusiame lange pasirenka „00. Naujas siunčiamas dokumentas“ ir užpildo reikiamas skiltis.
27. Rengiant siunčiamuosius elektroninius dokumentus rengėjai yra atsakingi už derinimo (jei reikia), vizavimo, pateikimo pasirašyti ir / ar tvirtinti, susiejimo su gautu dokumentu, supažindinimo po registracijos procedūras. Jeigu rengėjas negali susieti dokumento, jis Avilyje dokumento projekto kortelėje skiltyje „Pastabos“ nurodo registratoriams susiejimo informaciją. Rengėjas privalo nurodyti tikslius gavėjų adresus.
28. Siunčiamuosiuose dokumentuose, kuriuose pateikiamas neigiamas atsakymas asmeniui, jo prašymas nėra tenkinamas ir (ar) atsisakoma suteikti informaciją, privaloma įrašyti šias formuluotes:
28.1. Administracijos sprendimą turite teisę apskųsti per 1 (vieną) mėnesį nuo atsakymo gavimo dienos Lietuvos Respublikos ikiteisminio administracinių ginčų nagrinėjimo tvarkos įstatymo nustatyta tvarka Lietuvos administracinių ginčų komisijai (Vilniaus g. 27, Vilnius) arba Lietuvos Respublikos administracinių bylų teisenos įstatymo nustatyta tvarka Vilniaus apygardos administraciniam teismui (Žygimantų g. 2, Vilnius);
28.2. Dėl valstybės tarnautojų piktnaudžiavimo, biurokratizmo ar kitaip pažeidžiamų žmogaus teisių ir laisvių viešojo administravimo srityje asmuo turi teisę pateikti skundą per vienerių metų terminą nuo skundžiamų veiksmų padarymo ar skundžiamo sprendimo priėmimo Lietuvos Respublikos Seimo kontrolierių įstatymo nustatyta tvarka Lietuvos Respublikos Seimo kontrolieriui (Gedimino pr. 56, Vilnius).
29. Siunčiamuosius dokumentus pasirašo Administracijos direktorius (jo nesant – jį pavaduojantis darbuotojas) arba kitas šių Taisyklių priede nurodytas Administracijos darbuotojas.
30. Procesinius dokumentus teismui ar ikiteisminėms ginčų nagrinėjimo institucijoms pasirašo Administracijos darbuotojai, kuriems suteikti įgaliojimai atstovauti Administracijai teisminėse ir neteisminėse institucijose.
32. Užregistruotus siunčiamus dokumentus rengėjo Avilyje nurodytu siuntimo būdu išsiunčia registratorius, jei dokumentai nėra išsiunčiami automatiškai. Jeigu dokumentas turi būti išsiųstas registruotu paštu arba perduotas išsiųsti per kurjerį, jį registratorius išspausdina su metaduomenimis ir išsiunčia gavėjui. Jeigu turi būti parengtas ir pasirašytas popierinis dokumentas, rengėjas jį išspausdina ir pateikia pasirašyti nurodytam darbuotojui bei registratoriui išsiųsti ir, jei reikia, patvirtinti pridedamų dokumentų kopijas. Jei popierinio dokumento rengėjo darbo vieta yra kitame mieste nei pasirašančiojo asmens, tokį dokumentą išspausdina ir pateikia pasirašyti bei išsiunčia registratorius.
V SKYRIUS
VIDAUS DOKUMENTŲ VALDYMAS
33. Vidaus susirašinėjimo dokumentai įprastai rengiami elektroniniu formatu, esant poreikiui gali būti rengiami ir kaip popieriniai dokumentai. Vidaus dokumento lapo viršuje didžiosiomis raidėmis nurodomas siuntėjas (skyrius, darbuotojo pareigos, vardas ir pavardė) ir naudojami blankai be Administracijos logotipo ir rekvizitų, kurių formas parengia ir pateikia Bendrųjų reikalų skyrius. Dokumento tekstas dėstomas pirmąją pastraipą atitraukus nuo paraštės ne mažiau kaip 20 mm, naudojant Times New Roman šriftą, pasirenkant 12 raidžių dydį.
35. Vidaus dokumento rengėjas, rengdamas dokumento projektą Avilyje, pasirenka eilutę „Naujas vidaus dokumentas“. Atsidariusiame lange pasirenka „00. Naujas vidaus dokumentas“, „0000. Teisės aktas“, „0001. Sprendimai“ arba šabloną iš sąrašo ir užpildo reikiamas skiltis.
36. Rengdami vidaus elektroninius dokumentus rengėjai yra atsakingi už derinimo, vizavimo, pateikimo pasirašyti ir / ar tvirtinti, susiejimo, supažindinimo po registracijos procedūras (nurodant asmenis, kurie turi būti supažindinti su dokumentu po jo registracijos). Jeigu rengėjas negali susieti ne pagal šabloną parengto dokumento, jis Avilyje dokumento projekto kortelėje skiltyje „Pastabos“ nurodo registratoriams susiejimo informaciją. Jei rengėjas negali susieti pagal šabloną parengto dokumento, jis susiejimo informaciją nurodo Pagalbos centro įrankyje.
37. Vidaus dokumentus pasirašo Administracijos direktorius (jo nesant – jį pavaduojantis darbuotojas) arba kitas šių Taisyklių priede nurodytas Administracijos darbuotojas. Asmeninius prašymus Administracijos darbuotojai pasirašo patys. Dokumentai registruojami Avilyje dokumentacijos plane patvirtintame atitinkamame registre.
38. Elektroniniu formatu parengti vidaus dokumentai pasirašomi elektroniniu parašu. Trumpai saugomi ir neperduodami kitiems fiziniams ar juridiniams asmenims (išskyrus perdavimą Nacionaliniam bendrųjų funkcijų centrui) Administracijos veiklos dokumentai pasirašomi elektroniniu parašu, t. y. mygtuko „Pasirašyti“ ir „Išsaugoti“ paspaudimu.
39. Bendrųjų reikalų skyrius ne vėliau kaip per 4 (keturias) darbo valandas registruoja Avilyje pasirašytus Administracijos direktoriaus įsakymus ir suformuoja užduotis jas privalantiems vykdyti įsakyme nurodytiems darbuotojams (jei įsakyme numatytos užduotys, nurodomi jas privalantys įvykdyti konkretūs darbuotojai (darbuotojų vardas, pavardė) bei konkrečia kalendorine data apibrėžtas užduočių įvykdymo terminas) arba perduoda rezoliucijai atitinkamų Administracijos struktūrinių padalinių vadovams (jei įsakyme numatytos užduotys, tačiau prie užduočių nenurodyti konkretūs jas privalantys įvykdyti darbuotojai ir / ar užduočių įvykdymo terminas neapibrėžtas konkrečia kalendorine data) bei, jeigu reikia, supažindina su įsakymu jame nurodytus darbuotojus. Jeigu įsakyme numatytos ir registratoriaus turi būti suformuotos daugiau nei 5 (penkios) užduotys, registratorius užduotis suformuoja nedelsdamas, bet ne vėliau kaip per 1 (vieną) darbo dieną nuo įsakymo registracijos.
40. Vidaus dokumentus (ne šabloninius) registruoja ir išsiunčia registratorius. Šabloniniai vidaus dokumentai registruojami Avilyje ir / ar išsiunčiami automatiškai.
41. Individualiame administraciniame teisės akte, kuriuo asmens atžvilgiu priimamas neigiamas sprendimas, privaloma įrašyti šią formuluotę „I n f o r m u o j u, kad šis įsakymas per 1 (vieną) mėnesį nuo jo įteikimo dienos gali būti apskųstas Lietuvos administracinių ginčų komisijai (Vilniaus g. 27, Vilnius) arba Vilniaus apygardos administraciniam teismui (Žygimantų g. 2, Vilnius) Lietuvos Respublikos ikiteisminio administracinių ginčų nagrinėjimo tvarkos įstatyme ir Lietuvos Respublikos administracinių bylų teisenos įstatyme nustatyta tvarka“.
42. Jeigu perduotas registruoti Administracijos direktoriaus įsakymas ar kitas vidaus dokumentas turi būti paskelbtas Teisės aktų registre (toliau – TAR), Teisės aktų projektų registre (toliau – TAIS) ir / ar Administracijos internetinėje svetainėje, dokumentą užregistravęs Bendrųjų reikalų skyriaus darbuotojas jį pateikia TAR / TAIS, o darbuotojas, atsakingas už paskelbimą Administracijos internetinėje svetainėje, jį paskelbia, pakeičia ar pašalina, dokumento rengėjui Avilyje nurodžius Administracijos interneto svetainės skyrių ar sritį, kurioje šis dokumentas turi būti paskelbtas, pakeistas ar pašalintas.
VI SKYRIUS
SUDAROMŲ DOKUMENTŲ DERINIMO TVARKA
44. Administracijos darbuotojų sudaromi dokumentai vizuojami Avilyje elektroniniu parašu, t. y. mygtuko „Vizuoti“ paspaudimu.
45. Administracijos darbuotojų rengiamų teisės aktų, sutarčių, raštų ir kitų dokumentų projektų (toliau – dokumentai) derinimas su struktūriniais padaliniais Administracijoje vyksta Taisyklių VI skyriuje nustatyta tvarka.
46. Dokumento rengėjas įkeldamas dokumento projektą į Avilį patvirtina, kad jis parengtas ir pateiktas derinti / vizuoti (jei reikia) bei pasirašyti / tvirtinti Taisyklių nustatyta tvarka, jame nėra gramatinių, loginių, formos ar kito pobūdžio klaidų, nurodytos teisingos faktinės aplinkybės ir jo turinys atitinka rengėjui nustatytą pavedimą.
47. Administracijos darbuotojai vizuodami dokumento (-ų) projektą (-us) pritaria jiems be pastabų arba su pastabomis pagal kompetenciją ir apie jas informuoja dokumento rengėją. Tais atvejais, kai reikia iš esmės tikslinti dokumento projektą, vizavimo procedūra gali būti atmetama, paspaudžiant mygtuką „Nevizuoti“ ir nurodant nevizavimo priežastis pagal kompetenciją.
48. Administracijos dokumentų projektų vizų reikšmės:
48.1. rengėjo tiesioginis vadovas vizuodamas pritaria dokumento projekto turiniui bei patvirtina dokumento projekto turinio atitiktį pavedimui;
48.2. darbuotojas, kuriam pareigybės aprašyme numatyta kalbos tvarkymo funkcija, vizuodamas patvirtina dokumento projekto atitiktį Dokumentų rengimo taisyklių reikalavimams ir Valstybinės lietuvių kalbos komisijos išaiškinimams;
48.3. Teisės ir rizikų valdymo skyriaus darbuotojas vizuodamas patvirtina, kad dokumento projekto turinys atitinka Lietuvos Respublikos teisėkūros pagrindų įstatymo, Teisės aktų projektų rengimo rekomendacijų bei kitų teisės aktų reikalavimus;
48.4. Administracijos direktoriaus pavaduotojai, kancleris pagal kuruojamą veiklos sritį vizuodami pritaria dokumento projekto turiniui ir patvirtina, kad dokumento projekto turinys atitinka Administracijos uždavinius ir veiklos prioritetus;
48.5. kitų struktūrinių padalinių vadovai ar jų nurodyti asmenys vizuodami pritaria dokumento projektui pagal tam struktūriniam padaliniui priskirtą kompetenciją;
48.6. asmuo, atsakingas už buhalterinę apskaitą, kai parengto dokumento vykdymas susijęs su finansiniais klausimais (išskyrus su personalo valdymu susijusius dokumentus), vizuodamas užtikrina finansinę kontrolę;
49. Administracijos direktoriui ar kitam įgaliotam darbuotojui teikiamą pasirašyti dokumento projektą gali vizuoti:
49.2. rengėjo, rengėjo tiesioginio vadovo ir (ar) direktoriaus pavaduotojo ar kanclerio pagal kuruojamą veiklos sritį sprendimu – direktoriaus pavaduotojas ar kancleris pagal kuruojamą veiklos sritį;
49.3. darbuotojas, kuriam pareigybės aprašyme numatyta kalbos tvarkymo funkcija, kai pasirašomi TAIS ar TAR skelbtini teisės aktų projektai ar teisės aktai, siunčiami raštai arba kitais atvejais, kai nusprendžia rengėjas, vizuojantis ir / ar pasirašantis darbuotojas;
49.4. Teisės ir rizikų valdymo skyriaus vedėjas ar atitinkamą sritį kuruojantis patarėjas, ar vieno iš šių asmenų elektroniniu paštu ar per Avilį paskirtas kitas Teisės ir rizikų valdymo skyriaus darbuotojas, kai pasirašomi TAIS arba TAR skelbtini teisės aktų projektai ar teisės aktai, pasirašomos sutartys, išskyrus viešųjų pirkimų sutartis, arba kitais atvejais, kai nusprendžia rengėjo tiesioginis vadovas, pavaduotojas ar kancleris pagal kuruojamą veiklos sritį arba Administracijos direktorius. Šiame papunktyje nustatyta tvarka, prieš vizuojant teisininkams, vizuojamą dokumento projektą turi būti vizavę visi jį turintys vizuoti darbuotojai, išskyrus Administracijos vadovybę. Dokumentų projektai (įskaitant teisės aktus), parengti struktūriniams padaliniams vykdant tiesiogiai jiems priskirtas funkcijas, paprastai šiame papunktyje nustatyta tvarka nevizuojami;
49.5. rengėjo, jo tiesioginio vadovo, pavaduotojo ar kanclerio pagal kuruojamą sritį ar Administracijos direktoriaus sprendimu – kitų struktūrinių padalinių vadovai ar jų elektroniniu paštu ar per Avilį paskirtas kitas jų padalinio darbuotojas, kai dokumento turinys susijęs su jų padalinio atliekamomis funkcijomis. Tiesioginis vadovas, direktoriaus pavaduotojas ar kancleris pagal kuruojamą sritį, ar Administracijos direktorius gali nurodyti ir kitus Taisyklių 49 punkte nenurodytus darbuotojus, kurie turi vizuoti dokumento projektą;
50. Paties rengėjo parengtų ir pasirašomų dokumentų projektų kiti darbuotojai nevizuoja, išskyrus šiose Taisyklėse numatytas išimtis.
51. Viešųjų pirkimų sutartys ir kiti su jomis susiję dokumentai vizuojami ir pasirašomi Lietuvos transporto saugos administracijos direktoriaus 2018 m. vasario 2 d. įsakymo Nr. 2BE-39 „Dėl Lietuvos transporto saugos administracijos prekių, paslaugų ir darbų viešųjų pirkimų organizavimo, atlikimo ir vidaus kontrolės tvarkos aprašo patvirtinimo“ nustatyta tvarka.
52. Procesų peržiūros ataskaitas / standartus vizuoja funkciją vykdančio departamento direktorius arba funkciją vykdančio skyriaus vedėjas (jei skyrius nėra kitame struktūriniame padalinyje), Administracijos dokumentus dėl kasmetinių, nemokamų atostogų, papildomų poilsio dienų suteikimo, komandiruočių, mokymo vizuoja dokumente nurodyto (-ų) darbuotojo (-ų) tiesioginis (-iai) vadovas (-ai) ir Strateginio planavimo skyriaus vedėjas ar jo elektroniniu paštu ar per Avilį paskirtas kitas šio skyriaus darbuotojas, Administracijos dokumentus dėl komisijų sudarymo, audito ataskaitas, tarnybinių ir / ar darbo drausmės tyrimų išvadas, skundų tyrimus gali vizuoti tik dokumente nurodyto (-ų) darbuotojo (-ų) tiesioginis (-iai) vadovas (-ai).
53. Procesinius dokumentus, teikiamus teismui ir / ar ikiteisminėms ginčų nagrinėjimo institucijoms, pasirašo dokumento rengėjas, įgaliotas pasirašyti tokius dokumentus, esant poreikiui, gali vizuoti rengėjo tiesioginis vadovas ir / ar dokumento rengėjo ar jo tiesioginio vadovo sprendimu kito struktūrinio padalinio vadovas ar jo elektroniniu paštu ar per Avilį paskirtas darbuotojas, kai dokumento turinys susijęs su to struktūrinio padalinio atliekamomis funkcijomis.
54. Taisyklėse nustatyta tvarka suderintus (vizuotus) dokumentus pasirašo Administracijos direktorius (jo nesant – jį pavaduojantis darbuotojas) arba kitas šių Taisyklių priede nurodytas Administracijos darbuotojas.
55. Administracijos struktūrinių padalinių vadovai, kuriems teikiamas derinti (vizuoti) dokumentas, turi užtikrinti, kad jie arba jų vadovaujamo struktūrinio padalinio darbuotojas ne vėliau kaip per 1 (vieną) darbo dieną derinti (vizuoti) gautą dokumentą įtrauks į planuojamų darbų sąrašą, derins (vizuos) dokumentą arba pateiks pastabas ir pasiūlymus nuo įsitraukimo į planuojamų darbų sąrašą:
55.2. ne vėliau kaip per 5 (penkias) darbo dienas, jei dokumentas vidutinės apimties (iki dešimties lapų);
55.3. ne vėliau kaip per 10 (dešimt) darbo dienų, jei dokumentas didelės apimties (daugiau kaip dešimt lapų). Šis terminas gali būti pratęstas dėl objektyvių priežasčių (dokumentas yra ypač didelės apimties (daugiau kaip dvidešimt penki lapai) arba derinantis (vizuojantis) darbuotojas per šį terminą turi suderinti (vizuoti) daugiau nei vieną didelės apimties dokumentą) derinančiam (vizuojančiam) darbuotojui apie tai informavus rengėją bei su juo suderinus kitą terminą.
56. Dokumentai, kurie turi būti suderinti ir pasirašyti per trumpesnį terminą, nei nurodyta Taisyklių 55 punkte, dėl objektyvių priežasčių (turi būti nustatytu terminu pateiktos pastabos dėl Administracijai pateikto derinti teisės akto projekto, teismo nustatytu terminu pateikti procesiniai dokumentai, įgyvendinant teisės aktuose nustatytais terminais Administracijai pavestas užduotis ir kt.) gali būti derinami (vizuojami) nesilaikant Taisyklių 55 punkte nustatytų terminų. Tokiais atvejais dokumento rengėjas teikdamas derinti (vizuoti) tokius dokumentus informuoja asmenis, su kuriais derinamas dokumentas, dėl kokių priežasčių dokumentas derinamas skubos tvarka, ir suderina terminą, per kurį turi būti pateiktos pastabos ir pasiūlymai. Jei dokumentą derinti (vizuoti) turintis darbuotojas per prašomą suderinti (vizuoti) terminą to padaryti negali dėl objektyvių priežasčių, dokumentas su juo nederinamas (neteikiamas vizuoti).
57. Išimtiniais atvejais Administracijos direktorius gali pavesti skubiai parengti teisės akto projektą ir skubos tvarka jį suderinti.
58. Parengti teisės aktų projektai prieš skelbiant juos derinti TAIS elektroniniu paštu su teisės aktų naujienomis turi būti pateikti pastaboms ir pasiūlymams Administracijos darbuotojams pagal įrankyje „Prenumeruok TA naujienas“ jų užsiprenumeruotas teisės sritis. Tokiu būdu pateikti teisės aktų projektai Administracijos viduje derinami 5 (penkias) darbo dienas. Pastabas ir pasiūlymus gali pateikti visi Administracijos darbuotojai, o struktūrinių padalinių vadovai yra atsakingi už pastabų / pasiūlymų nuo jų vadovaujamo struktūrinio padalinio pateikimą šiame punkte nustatytu terminu. Šiame punkte nurodytu būdu derinamo dokumento derinimo terminas įskaitomas į Taisyklių 55 punkte nurodytą terminą, jei teisės aktų naujienlaiškyje nurodomi konkretūs asmenys, su kuriais projektas turi būti suderintas. Šiame punkte nurodytu būdu teisės aktų projektai gali būti nederinami tik dėl objektyvių priežasčių esant poreikiui teisės aktą priimti kuo skubiau.
59. Rengiant teisės akto projektą, kurio rengimas nėra numatytas Administracijos keistinų teisės aktų sąraše, rengėjas teisės aktų nustatyta tvarka papildomai informuoja atitinkamus lobistus.
60. Prašymai ir teikimai personalo klausimais (dėl atostogų, komandiruočių, papildomų poilsio dienų, pavadavimo, priedų ir priemokų skyrimo ir pan.) turi būti pateikti ne vėliau kaip prieš 5 (penkias) darbo dienas iki turi būti pasirašytas įsakymas ar kitas dokumentas. Jeigu nebus laikomasi terminų, prašymai gali būti netenkinami. Eiti atostogų, naudotis papildomomis poilsio dienomis, vykti į komandiruotes ir pan. galima tik įsitikinus, kad prašymas užregistruotas Avilyje.
61. Prieš pasirašant ar keičiant vidaus teisės aktus, nurodytus Lietuvos Respublikos darbo kodekso 206 straipsnyje, privaloma informuoti ir suderinti su Administracijos darbuotojų atstovais (Darbo taryba):
61.1. prieš 10 (dešimt) darbo dienų iki planuojamo pasirašymo teisės aktai išsiunčiami derinti elektroniniu paštu darbo.taryba@ltsa.lrv.lt arba per Avilį;
62. Visais atvejais teikiamos pastabos ir pasiūlymai turi būti konkretūs, juos teikiantis darbuotojas esant poreikiui turi gebėti juos pagrįsti. Pateiktos nekonkrečios ar ne pagal kompetenciją pastabos ir pasiūlymai ar pateikti praleidus Taisyklėse nustatytus derinimo terminus gali būti atmetami nevertinti.
VII SKYRIUS
UŽDUOTYS, JŲ VYKDYMAS IR VYKDYMO KONTROLĖ
64. Užduotis formuoja Administracijos direktorius, Administracijos direktoriaus pavaduotojai ir kancleris (pagal kuruojamas veiklos sritis struktūrinių padalinių vadovams), struktūrinių padalinių vadovai ir tų struktūrinių padalinių patarėjai, taip pat kiti asmenys šiose Taisyklėse numatytais atvejais. Jei struktūrinio padalinio vadovas ar atitinkamą sritį kuruojantis patarėjas mano, kad jo formuojamos užduoties įvykdymui būtina gauti kitų struktūrinių padalinių žinioje esančią ir užduoties įvykdymui būtiną informaciją ar šio padalinio įžvalgas pagal kompetenciją, gali suformuoti kitų struktūrinių padalinių vadovams rezoliuciją pateikti atsakingam užduoties vykdytojui šią informaciją ar įžvalgas pagal kompetenciją. Struktūrinių padalinių darbuotojams užduotis formuoja tik šių struktūrinių padalinių vadovai ir tų struktūrinių padalinių patarėjai (jiems pagal pavaldumą priskirtiems darbuotojams).
65. Administracijos vadovybė ar darbuotojai, gavę dokumentą, Avilyje nedelsdami, bet ne vėliau kaip kitą darbo dieną nuo dokumento gavimo, įrašo rezoliuciją arba sukuria užduotį, kurioje nurodo atsakingą (-us) vykdytoją (-us), įvykdymo terminą ir pavedamą atlikti darbą ir / arba norimą pasiekti rezultatą.
66. Jeigu dokumento tekste yra nurodytas terminas, iki kada reikia pateikti prašomą informaciją (atsakymą), registratorius per mygtuką „Rezoliucijos projektas“ suformuoja rezoliuciją nurodydamas terminą ir tai, ką reikia padaryti, bei perduoda dokumentą Administracijos vadovybei.
67. Asmenų prašymai ir skundai priimami ir nagrinėjami vadovaujantis Prašymų ir skundų nagrinėjimo ir asmenų aptarnavimo viešojo administravimo subjektuose taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2007 m. rugpjūčio 22 d. nutarimu Nr. 875 „Dėl Prašymų ir skundų nagrinėjimo ir asmenų aptarnavimo viešojo administravimo subjektuose taisyklių patvirtinimo“.
68. Gavęs užduotį struktūrinio padalinio vadovas ar atitinkamą sritį kuruojantis patarėjas ne vėliau kaip kitą darbo dieną įvertina jos vykdymo galimybes (reikalingumą suderinti su kitais struktūriniais padaliniais, gauti informaciją iš kitų padalinių, įmonių ir įstaigų, persiųsti kitoms institucijoms pagal kompetenciją ir pan.) ir prireikus duoda pavedimą vykdyti skyriaus darbuotojui, taip pat esant poreikiui gali rezoliucija pavesti kitiems Administracijos struktūriniams padaliniams pateikti atsakingam užduoties vykdytojui jų žinioje esančią ir užduoties įvykdymui būtiną informaciją.
69. Užduoties vykdytojas vykdo užduotį ir atsako už tai, kad užduotis būtų įvykdyta laiku ir tinkamai. Prieš pradėdamas vykdyti užduotį įsitikina, ar tinkamai suformuotas užduoties įvykdymo terminas.
71. Jeigu užduoties vykdymas padalinio kompetencijai nepriklauso, rezoliucijoje nurodytas vykdytojas Avilyje mygtuku „Informuoti apie klaidingą paskyrimą“ informuoja užduoties kuratorių, kad užduotis paskirta klaidingai ir, jeigu yra žinoma, nurodo kitą vykdytoją.
72. Jeigu nurodyta užduotį vykdyti skubiai arba nedelsiant, ji turi būti vykdoma tą pačią dieną, o jeigu užduotis buvo gauta po pietų pertraukos, ji turi būti įvykdyta ne vėliau kaip iki kitos darbo dienos pietų pertraukos.
73. Kiekvienas Administracijos darbuotojas asmeniškai atsako už susipažinimą laiku su jam skirtais pavedimais ir dokumentais Avilyje.
74. Jei dėl svarbių priežasčių negalima laiku įvykdyti užduoties, nustatytas terminas gali būti pratęstas. Norėdamas pratęsti užduoties vykdymo terminą, atsakingas vykdytojas ne vėliau kaip prieš 2 (dvi) darbo dienas iki užduoties įvykdymo termino pabaigos, išskyrus skubius atvejus, informuoja užduoties kuratorių, išdėstydamas motyvus dėl užduoties termino pratęsimo. Užduoties terminą Avilyje pratęsia arba ne užduoties kuratorius.
75. Jeigu užduoties terminą nustatė kita institucija ar įstaiga, atsakingas vykdytojas parengia raštą su argumentuotais paaiškinimais kitai institucijai ar įstaigai, prašydamas pratęsti kitos institucijos ar įstaigos užduoties įvykdymo terminą, ne vėliau kaip prieš 3 (tris) darbo dienas iki užduoties įvykdymo termino pabaigos, išskyrus skubius atvejus.
76. Užduotis baigiama Avilyje užregistravus rezultatą (siunčiamas, vidaus dokumentas ir kt.) ir jį susiejus su užduotimi arba įrašius užduoties įvykdymo rezultatą, kai vykdant užduotį nereikia parengti dokumento, ir pridėjus jį patvirtinančius įrodymus, jei tokių yra (pavyzdžiui, išsiųstą elektroninį laišką).
77. Apie užduočių vykdymo terminus primenama vykdytojams prieš 3 (tris) darbo dienas iki užduoties įvykdymo termino pabaigos per Avilį.
78. Kas dvi savaites penktadienį struktūrinių padalinių vadovai, departamentų direktoriai ir jų pavaduotojai, kancleris automatiškai gauna ataskaitas iš Avilio apie jiems ar struktūriniam padaliniui suformuotas ir vėluojančias užduotis.
79. Struktūrinio padalinio vadovas ar kitas paskirtas atsakingas asmuo kontroliuoja Administracijos vadovybės pavestų užduočių įvykdymo terminus, eigą.
80. Atsakingas už dokumentų valdymą ar kitas Administracijos direktoriaus paskirtas darbuotojas kartą per ketvirtį informuoja Administracijos vadovybę apie vėluojančias užduotis.
VIII SKYRIUS
DOKUMENTŲ TVARKYMAS, APSKAITA IR SAUGOJIMAS
82. Dokumentų valdymui visose Administracijos veiklos srityse ir bylų sudarymui užtikrinti turi būti parengtas numatomų sudaryti ateinančiais metais bylų planas – dokumentacijos planas.
83. Dokumentacijos planas parengiamas kasmet. Į jį įrašomos visos bylos, kurias planuojama kitais kalendoriniais metais sudaryti ar tęsti.
84. Sudarant dokumentacijos planą, kiekvienos jame įrašytos bylos saugojimo terminai nurodomi vadovaujantis įstatymais, Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodykle, patvirtinta Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. kovo 9 d. įsakymu Nr. V-100 „Dėl Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklės patvirtinimo“, kitais teisės aktais, nustatančiais dokumentų saugojimo terminus.
85. Dokumentacijos planas padeda tinkamai paskirstyti dokumentus į bylas ir registrus, palengvina jų paiešką, užtikrina bylų apskaitą.
86. Dokumentacijos plane prie kiekvienos bylos nurodoma už bylos sudarymą atsakingo darbuotojo pareigos, vardas ir pavardė ar atsakingo struktūrinio padalinio pavadinimas.
87. Pasibaigus kalendoriniams metams, iki einamųjų metų kovo 1 d. Bendrųjų reikalų skyriaus darbuotojas, kuriam pagal pareigybės aprašymą priskirta funkcija tvarkyti Administracijos archyvą, pagal dokumentacijos planą, jo papildymų sąrašą parengia suvestinius bylų duomenis, kuriuos įrašo dokumentacijos plano, dokumentacijos plano papildymų sąrašo, jei toks buvo sudarytas, 8 skiltyje. Šioje skiltyje nurodomas užbaigtų bylų skaičius.
88. Padaliniuose esantys popieriniai dokumentai po vienų kalendorinių metų perduodami saugoti į Administracijos archyvą. Bylų (dokumentų) perdavimas įforminamas aktu, kurio formą parengia ir pateikia Bendrųjų reikalų skyrius. Šis reikalavimas nėra taikomas trumpai saugomoms elektroninėms byloms, dokumentų skaitmeninėms kopijoms, kurios saugomos Avilyje ar kitose informacinėse sistemose.
89. Dokumentai su žyma „Riboto naudojimo“ saugomi vadovaujantis valstybės ir tarnybos paslapčių apsaugą reglamentuojančiais teisės aktais. Šie dokumentai saugomi Administracijos nustatytose administracinėse saugumo zonose.
90. Popierinės trumpai saugomos bylos sutvarkomos taip: ant bylos segtuvo turi būti užrašytas bylos indeksas, tikslus pavadinimas, sudarymo metai, saugojimo terminas.
93. Už dokumentų tvarkymą ir saugojimą Administracijos struktūriniuose padaliniuose ir jų parengimą perduoti archyvui atsakingi struktūrinių padalinių vadovai ar kitas paskirtas darbuotojas. Keičiantis darbuotojams, dokumentų bylos perduodamos pagal perdavimo ir priėmimo aktą, kurį pasirašo darbuotojas ir struktūrinio padalinio vadovas.
IX SKYRIUS
BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS
94. Bendrųjų reikalų skyrius organizuoja, koordinuoja ir kontroliuoja Administracijos dokumentų valdymo procedūras, teikia metodines rekomendacijas dėl dokumentų valdymo.
Lietuvos transporto saugos administracijos
dokumentų valdymo taisyklių
priedas
PAREIGŲ, KURIAS EINANTIEMS LIETUVOS TRANSPORTO SAUGOS ADMINISTRACIJOS VALSTYBĖS TARNAUTOJAMS IR DARBUOTOJAMS, DIRBANTIEMS PAGAL DARBO SUTARTĮ, SUTEIKTI ĮGALIOJIMAI PASIRAŠYTI IŠDUODAMUS DOKUMENTUS IR SIUNČIAMUS RAŠTUS, SĄRAŠAS[1]
| Eil. Nr. |
Dokumento pavadinimas |
Paslaugų departamento skyrių vedėjai |
Paslaugų departamento skyrių patarėjai |
Paslaugų departamento skyrių vyresnieji ir vyriausieji specialistai |
Paslaugų departamento vyresnysis patarėjas |
Paslaugų departamento vyriausiasis specialistas, vyresnysis specialistas, specialistas |
Jūrų departamento direktorius |
Laivybos paslaugų skyriaus vedėjas |
Laivybos paslaugų skyriaus vyriausieji specialistai |
Laivybos priežiūros skyriaus vedėjas |
Laivybos priežiūros skyriaus vyresnieji ir vyriausieji specialistai |
Transporto veiklos skyriaus vedėjas |
Transporto veiklos skyriaus patarėjai, vyriausieji specialistai, specialistai |
Civilinės aviacijos skyriaus vedėjas |
Civilinės aviacijos skyriaus vyresnieji patarėjai, patarėjai, vyriausieji specialistai, specialistai |
Teisės ir rizikų valdymo skyriaus vedėjas |
Teisės ir rizikų valdymo skyriaus patarėjai, vyriausieji specialistai, specialistai |
Strateginio planavimo skyriaus patarėjas (atsakingas už personalo valdymą) |
Priežiūros departamento direktorius |
Priežiūros departamento direktoriaus patarėjas |
Priežiūros departamento vyriausieji specialistai, specialistai |
Priežiūros departamento skyrių viršininkai |
Priežiūros departamento skyrių vyriausieji inspektoriai, vyresnieji inspektoriai, vyriausieji specialistai, specialistai |
Direktoriaus pavaduotojas[2]
|
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
15 |
16 |
17 |
18 |
19 |
20 |
21 |
22 |
23 |
24 |
25 |
| 1. |
Sprendimai ir kiti dokumentai, susiję su keleivių ir / ar krovinių vežimo keliais veiklos vykdymu (licencijos, jų kopijos, sertifikatai, vairuotojų liudijimai, pažymėjimai, leidimai, kelionės lapų knyga ir kt.), išskyrus 8 ir 9 p. |
|
x |
x
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 2. |
Vidaus vandenų transporto priemonių (įskaitant ir statomas) registracijos dokumentai |
|
x |
x |
|
|
|
|
x |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 3. |
Pramoginio ir asmeninio laivo techninės apžiūros aktas |
|
x |
x |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 4. |
Sprendimai ir kiti dokumentai, susiję su keleivių ir / ar krovinių vežimo geležinkelių keliais veiklos vykdymu (sertifikatai, leidimai , pažymėjimai ir kt.) |
|
x |
x |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 5. |
Atitikties įvertinimas ir su tuo susiję sprendimai ir kiti dokumentai (pažymos, liudijimai, sertifikatai, pranešimai, serijos pabaigos žyma, nuolatinio tikrinimo priemonių ataskaitos ir kt.) |
|
x |
x |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 6. |
Įmonės, atliekančios automobilių dujų įrangos montavimą, automobilių perdirbimą, patikrinimą pagal ADR ar ATP reikalavimus, standarto suderinimas |
|
x |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 7. |
Sprendimas, kuriuo fiziniam asmeniui suteikta teisė atlikti motorinių transporto priemonių ir jų priekabų privalomąją techninę apžiūrą, vykdyti transporto priemonių techninę ekspertizę |
x |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 8. |
Sprendimas apie Lietuvos Respublikoje išduoto leidimo vykdyti keleivių vežimo už atlygį lengvaisiais automobiliais taksi ir (ar) pagal užsakymą veiklą galiojimo sustabdymą, leidimo galiojimo sustabdymo panaikinimą ar leidimo galiojimo panaikinimą |
x |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 9. |
Sprendimas, kuriuo ūkio subjektui suteikta teisė vykdyti veiklą, susijusią su kelių transporto priemonių techninėmis apžiūromis, techninėmis ekspertizėmis, vežti pavojinguosius krovinius pritaikymo įvertinimu, techninių tarnybų veiklą |
x |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 10. |
Kelių transporto priemonių perdirbimo techninių sąlygų suderinimas |
|
x |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 11. |
Su Lietuvos Respublikos jūrų laivų registre ar Lietuvos Respublikos vidaus vandenų laivų registre registruojamais atitinkamai jūrų ar vidaus vandenų laivais susiję dokumentai |
|
|
|
|
|
|
|
x |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 12. |
Jūrininkams, vidaus vandenų transporto specialistams, motorinių pramoginių laivų laivavedžiams išduodami dokumentai |
|
|
|
|
|
|
|
x |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 13. |
Sprendimai ir kiti dokumentai, susiję su juridinių ir fizinių asmenų atestavimu, mokymo įstaigų akreditavimu, uostų, prieplaukų registravimu, krovinių vežimo krovininiais vidaus vandenų laivais, licencijos išdavimu. |
|
|
|
|
|
|
|
x |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 14. |
Jūrininkų, vidaus vandenų transporto specialistų ir motorinių pramoginių laivų laivavedžių egzaminų grafikų patvirtinimai |
|
|
|
|
|
|
x |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 15. |
Jūrininkų, vidaus vandenų transporto specialistų ir motorinių pramoginių laivų laivavedžių mokymo programų patvirtinimai |
|
|
|
|
|
|
|
x |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 16. |
Su jūrų laivų ir vidaus vandenų laivų apžiūromis, patikrinimais ir vertinimais susiję dokumentai |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
x |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 17. |
Reguliaraus susisiekimo kelių transporto maršrutų leidimas ir tvarkaraštis |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
x |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 18. |
Sprendimas dėl unikalaus gamintojo identifikavimo kodo suteikimo |
x |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 19. |
Sprendimas dėl įvertinto pastatyto pramoginio laivo identifikavimo kodo suteikimo |
x |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 20. |
Leidimai skrydžiams vykdyti, skrydžių tvarkaraščių patvirtinimai ir specialiojo statuso suteikimas skrydžiui |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
x |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 21. |
Ataskaitos Tarptautinei civilinės aviacijos organizacijai (ICAO) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
x |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 22. |
Su administracinio nusižengimo teisena susiję dokumentai (sprendimai pradėti / nepradėti / nutraukti teiseną, šaukimai, protokolai ir kt.) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
x |
|
|
|
x |
|
x |
|
|
|
x |
|
x |
|
| 23. |
Teikimas dėl neplaninio ūkio subjekto patikrinimo |
x |
|
|
|
|
x |
|
|
|
x |
x |
|
|
x |
|
|
|
|
|
x |
|
x |
|
| 24. |
Raštas, kuriuo ūkio subjektas informuojamas apie patikrinimą |
|
|
|
|
|
|
|
|
x |
|
|
|
x |
|
|
|
|
|
|
x |
x |
|
|
| 25. |
Ūkio subjekto veiklos patikrinimo dokumentas |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
x |
|
|
|
x |
|
|
|
|
|
x |
|
x |
|
| 26. |
Raštas, kuriuo ūkio subjektas raginamas pateikti patikrinimo metu nustatytų pažeidimų šalinimo planą |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
x |
|
|
|
x |
|
|
|
|
|
x |
|
x |
|
| 27. |
Raštas (pažyma) dėl asmens administracinio baustumo ar asmens reputacijos patikrinimo |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
x
|
|
|
|
|
|
|
|
x |
|
| 28. |
Teikimas dėl poveikio priemonių taikymo |
x |
|
|
|
|
|
|
|
x |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 29. |
Rekomendacijos eismo saugai gerinti |
|
|
x |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
x |
|
x |
|
|
| 30. |
Raštas, kuriuo teikiamos konsultacijos |
x |
|
x |
x |
x |
x |
x |
|
x |
|
x |
|
x |
|
x |
|
|
x |
x |
x |
x |
|
|
| 31. |
Raštas, kuriuo prašome pateikti informaciją |
x |
|
x |
x |
x |
x |
x |
|
x |
|
x |
|
|
x |
|
x |
|
x |
x |
x |
x |
x |
|
| 32. |
Raštas, kuriuo prašome leidimo susipažinti su atlikto tyrimo medžiaga |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
x |
|
|
x |
|
| 33. |
Raštas, kuriuo teikiama informacija |
x |
|
x |
|
|
x |
x |
|
|
x |
x |
|
|
x |
|
x |
|
x |
|
|
x |
|
|
| 34. |
Dokumentai, susiję su transporto priemonių patikrinimu kelyje (aktai, pažymos, ataskaitos ir kt.) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
x |
|
| 35. |
Keleivių vežimo tolimojo reguliaraus susisiekimo kelių transportu sutartis ir (ar) jos pakeitimas (susitarimas) ir (ar) jos nutraukimas. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
x |
| 36. |
Sprendimas dėl išlaidų (negautų pajamų) dėl keleiviams taikytų važiavimo tolimojo reguliaraus susisiekimo autobusais lengvatų kompensavimo (atlyginimo) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
x |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 37. |
Dokumentai, susiję su rinkos priežiūra (išvados, aktai, raštai, lydraščiai ir kt., išskyrus sprendimus dėl išėmimo iš rinkos) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
x |
|
x |
|
x |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 38. |
Produktų saugos įstatymo pažeidimo protokolas, taip pat lydraštis, kuriuo šis protokolas su tyrimo medžiaga siunčiamas Valstybinei vartotojų teisių apsaugos tarnybai |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
x |
|
x |
|
x |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 39. |
Pavojingųjų krovinių vežimo oro transportu instruktoriaus atitikties vertinimo protokolas |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
x |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 40. |
Su skundų dėl galimo oro transporto keleivių teisių pažeidimo nagrinėjimu susiję dokumentai |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
x |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 41. |
Pažyma apie darbo patirtį / stažą valstybės tarnybai / eitas funkcijas |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
x |
|
|
|
|
|
|
| 42. |
Sprendimas dėl poveikio priemonių taikymo |
|
|
|
|
|
|
|
|
x |
|
|
|
x |
|
|
x |
|
|
|
|
x |
|
|