LIETUVOS RESPUBLIKOS
VYRIAUSIASIS VALSTYBINIS DARBO INSPEKTORIUS
Į S A K Y M A S
Dėl darbo ginčų komisijOS POSĖDŽIŲ GARSO ĮRAŠYMO, ĮRAŠŲ SAUGOJIMO, SUSIPAŽINIMO SU GARSO ĮRAŠAIS IR JŲ SKAITMENINIŲ KOPIJŲ DARYMO BEI IŠDAVIMO TAISYKLIŲ PATVIRTINIMO
2021 m. kovo 26 d. Nr. EV-73
Vilnius
Vadovaudamasis Lietuvos Respublikos valstybinės darbo inspekcijos įstatymo 8 straipsnio 2 dalies 1 ir 6 punktais, atsižvelgdamas į 2019 m. gegužės 1 d. įsigaliojusius Lietuvos Respublikos valstybinės darbo inspekcijos prie Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos (toliau – VDI) struktūros pokyčius bei susiformavusį poreikį tobulinti teisės akto nuostatas:
1. T v i r t i n u Darbo ginčų komisijos posėdžių garso įrašymo, įrašų saugojimo, susipažinimo su garso įrašais ir jų skaitmeninių kopijų darymo bei išdavimo taisykles (pridedama).
2. Į p a r e i g o j u:
2.1. VDI Darbo ginčų komisijų darbo organizavimo (toliau – DGKDO) skyriaus vedėją su šiuo įsakymu supažindinti darbo ginčų komisijų pirmininkus ir administratorius sekretorius;
PATVIRTINTA
Lietuvos Respublikos vyriausiojo
valstybinio darbo inspektoriaus
2021 m. kovo 26 d. įsakymu Nr. EV-73
DARBO GINČŲ KOMISIJOS POSĖDŽIŲ GARSO ĮRAŠYMO, ĮRAŠŲ SAUGOJIMO, SUSIPAŽINIMO SU GARSO ĮRAŠAIS IR JŲ SKAITMENINIŲ KOPIJŲ DARYMO BEI
IŠDAVIMO TAISYKLĖS
I SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Darbo ginčų komisijos posėdžių garso įrašymo, įrašų saugojimo, susipažinimo su garso įrašais ir jų skaitmeninių kopijų darymo bei išdavimo taisyklės (toliau – Taisyklės) reglamentuoja Lietuvos Respublikos valstybinės darbo inspekcijos prie Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos (toliau – VDI) darbo ginčų komisijos darbo bylos nagrinėjimo posėdžio garso įrašymo ir įrašų saugojimo tvarką, darbo bylos šalių ir jų atstovų susipažinimo su darbo ginčų komisijos darbo bylos nagrinėjimo posėdžio garso įrašu (-ais) ir jų skaitmeninių kopijų išdavimo tvarką.
2. Darbo ginčų komisijos darbo bylos nagrinėjimo posėdžio garso įrašas (toliau ir – įrašas) laikomas darbo ginčų komisijos darbo bylos nagrinėjimo posėdžio protokolu ir yra sudedamoji darbo ginčo bylos dalis.
3. Įrašo paskirtis – užfiksuoti darbo ginčų komisijos darbo bylos nagrinėjimo posėdžio eigą bei turinį.
4. Darbo bylos šalys ir jų atstovai (toliau ir – šalys) turi teisę susipažinti su įrašu ir šių Taisyklių nustatyta tvarka gauti jo kopijas, išskyrus atvejus, kai pagal pareiškėjo prašymą reikia sukurti dokumentus ar informacijos rinkmenas ir tai yra susiję su neproporcingai didelėmis darbo ir laiko sąnaudomis.
5. Įrašas yra daromas kiekvienos darbo bylos nagrinėjimo metu, išskyrus atvejus, jei į darbo bylos nagrinėjimo posėdį neatvyko bylos dalyviai ir darbo ginčų komisijos nariai.
6. Už darbo ginčų komisijos posėdžio garso įrašymą bei įrašo perkėlimą į duomenų saugyklą yra atsakingas darbo ginčų komisijos administratorius sekretorius, jei darbo ginčų komisijos pirmininkas nenustato kitaip.
II SKYRIUS
DARBO GINČŲ KOMISIJOS POSĖDŽIO GARSO ĮRAŠYMAS
8. Darbo ginčų komisijos administratorius sekretorius, atsakingas už darbo ginčų komisijos posėdžio garso įrašymą, jei darbo ginčų komisijos pirmininkas nenustato kitaip, turi užtikrinti, kad darbo ginčų komisijos posėdžio patalpoje būtų veikiantis garso įrašymo įrenginys.
9. Prasidedant posėdžiui, darbo ginčų komisijos administratorius sekretorius įjungia garso įrašymo įrenginį ir posėdžio metu kontroliuoja jo darbą, t. y. atlieka garso įrašymo įrenginio patikrinimą, ar posėdis įrašinėjamas.
10. Darbo ginčų komisijos pirmininkas darbo ginčų komisijos posėdžio pradžioje informuoja darbo bylos šalis, kad posėdžio metu daromas garso įrašas.
11. Darbo bylos nagrinėjimo posėdžio metu turi būti užtikrinta, kad įrašas bus apsaugotas nuo neteisėto kopijavimo.
12. Jeigu dėl tam tikrų kliūčių garso įrašymas negali būti daromas, darbo ginčų komisijos administratorius sekretorius apie tai privalo nedelsdamas pranešti darbo ginčų komisijos pirmininkui, kuris sprendžia klausimą dėl pertraukos paskelbimo arba posėdžio atidėjimo.
III SKYRIUS
DARBO GINČŲ KOMISIJOS POSĖDŽIO GARSO ĮRAŠŲ PERKĖLIMAS Į
NUOLATINĘ SAUGOJIMO VIETĄ (DUOMENŲ SAUGYKLĄ) IR JŲ SAUGOJIMAS
14. Darbo ginčų komisijos posėdžio garso įrašai į nuolatinę saugojimo vietą perkeliami šia
tvarka:
14.1. pasibaigus darbo ginčų komisijos posėdžiui, ne vėliau kaip per tris darbo dienas, darbo ginčų komisijos administratorius sekretorius darbo ginčų komisijos posėdžio garso įrašą perkelia (įrašo) į duomenų saugyklą, garso įrašo rinkmenai (failui) suteikdamas unikalų pavadinimą, kuriame turi būti:
14.2. darbo ginčų komisijos administratorius sekretorius garso įrašo perkėlimą į duomenų saugyklą užregistruoja Dokumentų valdymo sistemos darbo ginčų komisijos garso įrašams registruoti skirtame vidaus dokumentų registre, dokumento registracijos kortelės lauke „Pastabos“ nurodant garso įrašo rinkmenos pavadinimą.
15. Darbo ginčų komisijų posėdžių garso įrašų saugojimo nuostatos:
15.1. darbo ginčų komisijų posėdžių garso įrašai saugomi duomenų saugykloje, kurią prižiūri IT ir DV skyrius;
15.2. duomenų saugyklai prižiūrėti IT ir DV skyriaus vedėjas skiria atsakingus skyriaus darbuotojus, kurie:
15.2.2. administruoja darbo ginčų komisijų pirmininkų ir administratorių sekretorių prieigos prie duomenų saugyklos teises;
16. Darbo ginčų komisijos posėdžių garso įrašai duomenų saugykloje saugomi Dokumentacijos plane nustatytą terminą – penkis metus. Saugojimo terminui pasibaigus, garso įrašų bylos ir garso įrašai naikinami Lietuvos Respublikos valstybinės darbo inspekcijos prie Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos dokumentų valdymo tvarkos aprašo nustatyta tvarka.
IV SKYRIUS
SUSIPAŽINIMO SU DARBO GINČŲ KOMISIJOS POSĖDŽIO GARSO ĮRAŠAIS IR JŲ KOPIJŲ DARYMO BEI IŠDAVIMO TVARKA
17. Darbo bylos šalys ir jų atstovai gali susipažinti su darbo ginčų komisijos darbo bylos posėdžio garso įrašu, atvykusios į atitinkamą darbo ginčų komisiją, iš anksto su darbo ginčų komisijos pirmininku ar administratoriumi sekretoriumi (jiems nesant – su Darbo ginčų komisijų darbo organizavimo (toliau – DGKDO) skyriaus vedėju arba kitu įgaliotu asmeniu) suderintu laiku.
18. Šalys, norėdamos susipažinti su darbo ginčų komisijos darbo bylos posėdžio garso įrašu (-ais) ar gauti garso įrašo skaitmeninę kopiją (-as), pateikia darbo ginčų komisijos administratoriui sekretoriui užpildytą prašymą (toliau – Prašymas) (priedas) ir asmens tapatybę patvirtinantį dokumentą, tam tikrais atvejais – ir atstovavimą patvirtinantį dokumentą.
19. Prašyme asmuo privalo nurodyti savo vardą, pavardę, procesinę padėtį byloje ir susipažinimo su įrašu (ir/ar jo kopijos išdavimo) tikslą.
20. Darbo ginčų komisijos administratorius sekretorius, patikrinęs asmens pateiktus dokumentus ir įsitikinęs, kad asmuo turi teisę susipažinti su darbo ginčų komisijos darbo bylos posėdžio garso įrašu (-ais) ar gauti garso įrašo skaitmeninę kopiją, posėdžio garso įrašą iš laikinojo katalogo įrašo į garso įrašymo įrenginį (diktofoną) ir atitinkamai paruošia kompiuterį arba garso įrašymo įrenginį (diktofoną) klausyti garso įrašą.
21. Darbo ginčų komisijos administratorius sekretorius užpildytą prašymą kartu su byla pateikia darbo ginčų komisijos pirmininkui, nagrinėjančiam bylą (jam nesant – DGKDO skyriaus vedėjui arba kitam įgaliotam asmeniui).
22. Darbo ginčų komisijos pirmininkas (jam nesant – DGKDO skyriaus vedėjas arba jo įgaliotas asmuo) sprendžia klausimą dėl leidimo susipažinti su darbo byloje esančiu posėdžio garso įrašu (-ais) ar išduoti jo kopiją (-as). Jei leidimas neišduodamas, prašyme nurodomi neišdavimo motyvai (priežastys).
23. Jei leidimas išduodamas, darbo ginčų komisijos administratorius sekretorius organizuoja garso įrašo (-ų) klausymą VDI patalpose arba išsiunčia įrašą (-us) elektroninio ryšio priemonėmis (naudojantis Office365 teikiama OneDrive dalijimosi paslauga, elektroniniu paštu ir pan.). Garso įrašo (-ų) išdavimas į šalies pateiktą informacijos laikmeną neatliekamas.
24. Šalys susipažinimo su darbo ginčų komisijos darbo bylos posėdžio garso įrašu ar garso įrašo kopijos gavimo faktą patvirtina pasirašydamos pateiktame prašyme darbo ginčų komisijai.
25. Šalims darbo ginčų komisijos darbo bylos posėdžio garso įrašo (-ų) kopija (-os) turi būti išduota (-os) ne vėliau kaip per tris darbo dienas nuo prašymo registravimo dienos.
26. Darbo bylos garso įrašas negali būti viešinamas ar jo kopijos perduodamos kitiems, su byla nesusijusiems, asmenims. Asmuo, susipažinęs su įrašu (-ais) ar gavęs jo kopiją (-as), privalo nepažeisti asmens duomenų apsaugos reikalavimų. Už neteisėtą įrašo naudojimą ir asmens duomenų apsaugos reikalavimų pažeidimus asmenys atsako įstatymų nustatyta tvarka.
Darbo ginčų komisijos posėdžių garso įrašymo,
įrašų saugojimo, susipažinimo su garso įrašais
ir jų skaitmeninių kopijų darymo bei išdavimo
taisyklių priedas
___________________________________
(Vardas, pavardė, procesinė padėtis byloje)
VDI_________________
darbo ginčų komisijai
PRAŠYMAS
DĖL DARBO GINČŲ KOMISIJOS POSĖDŽIO GARSO ĮRAŠO
______________
(data)
Prašau leisti susipažinti ar/ir išduoti VDI ________________________________darbo
ginčų komisijos darbo bylos Nr. APS-_____-___________ posėdžio (-ų) garso įrašo (-ų) skaitmeninę (-es) kopiją (-as).
Susipažinimo (ir/ar išdavimo) su darbo bylos posėdžio garso įrašu tikslas:
_______________________________________________________________________________ .
Pažymiu, jog man yra žinoma, kad už asmens duomenų apsaugos reikalavimų pažeidimą asmenys atsako įstatymų nustatyta tvarka.
_______________________________
(vardas, pavardė, parašas)
Leidžiama susipažinti/gauti darbo ginčų komisijos posėdžio garso įrašo(-ų) kopiją (-as):
Darbo ginčų komisijos pirmininkas________________________
(arba DGKDO skyriaus vedėjas ar kitas įgaliotas asmuo__________________ )
Neleidžiama susipažinti/gauti darbo ginčų komisijos posėdžio garso įrašo (-ų) kopiją (-as):
Darbo ginčų komisijos pirmininkas________________________
(arba DGKDO skyriaus vedėjas ar kitas įgaliotas asmuo__________________ )
Priežastys: ________________________________________________________
Su darbo ginčų komisijos posėdžio garso įrašu susipažinau ar/ir darbo ginčų komisijos posėdžio garso įrašo (-ų) kopiją (-as) gavau:
_________________________________
(Data, vardas, pavardė, parašas)