LIETUVOS RESPUBLIKOS UŽSIENIO REIKALŲ MINISTRAS
ĮSAKYMAS
DĖL KONSULINIŲ FUNKCIJŲ ATLIKIMO ORGANIZAVIMO IR PRIEŽIŪROS TVARKOS APRAŠO PATVIRTINIMO
2018 m. spalio 5 d. Nr. V-263
Vilnius
1. T v i r t i n u Konsulinių funkcijų atlikimo organizavimo ir priežiūros tvarkos aprašą (pridedama).
2. N u s t a t a u, kad šiuo įsakymu patvirtinto Konsulinių funkcijų atlikimo organizavimo ir priežiūros tvarkos aprašo 3 punkto nuostatos taikomos naujai po šio įsakymo įsigaliojimo steigiamoms Lietuvos Respublikos diplomatinėms atstovybėms ar konsulinėms įstaigoms (toliau – konsulinė įstaiga), taip pat esamoms konsulinėms įstaigoms keliantis į naujas patalpas.
PATVIRTINTA
Lietuvos Respublikos užsienio reikalų ministro 2018 m. spalio 5 d. įsakymu Nr. V-263
KONSULINIŲ FUNKCIJŲ ATLIKIMO ORGANIZAVIMO IR PRIEŽIŪROS TVARKOS APRAŠAS
I SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Konsulinių funkcijų atlikimo organizavimo ir priežiūros tvarkos aprašas (toliau – aprašas) nustato, kaip Lietuvos Respublikos diplomatinėje atstovybėje, kurioje atliekamos konsulinės funkcijos, ar konsulinėje įstaigoje (toliau – konsulinė įstaiga) organizuojamas ir prižiūrimas konsulinių funkcijų atlikimas ir kaip atliekama konsulinės veiklos priežiūra.
II SKYRIUS
KONSULINIŲ FUNKCIJŲ ATLIKIMO VIETA
3. Konsulinių įstaigų, kuriose yra išduodamos vizos, patalpos įrengiamos atsižvelgiant į Europos Sąjungos Tarybos generalinio sekretoriato 2003 m. kovo 16 d. patvirtintų „Rekomendacijų dėl tinkamo Šengeno acquis ir geriausios praktikos pavyzdžių taikymo katalogo“ trečiojo tomo „Vizų išdavimas“ III skyriuje „Saugumas“ išdėstytas rekomendacijas pastatui.
III SKYRIUS
ASMENŲ PRIĖMIMO IR KONSULTAVIMO LAIKAS
5. Asmenų priėmimo ir konsultavimo telefonu dėl konsulinių funkcijų atlikimo laikas nustatomas konsulinės įstaigos vadovo sprendimu.
Asmenys gali būti priimami ir konsultuojami telefonu dėl konsulinių funkcijų atlikimo ne visą konsulinės įstaigos darbo laiką. Asmenų priėmimo laikas ir konsultavimo telefonu laikas gali nesutapti.
Konsulinėje įstaigoje iškilus su konsulinių funkcijų atlikimu susijusioms techninėms kliūtims, konsulinei įstaigai gavus darbo laiko ir (arba) žmogiškųjų išteklių reikalaujančias nenumatytas papildomas užduotis ir konsulinio pareigūno ar konsulinio darbuotojo ligos ar komandiruotės atvejais konsulinės įstaigos vadovas gali laikinai, bet ne ilgesniam nei 3 darbo dienų laikotarpiui, sustabdyti asmenų priėmimą ir (arba) konsultavimą telefonu dėl konsulinių funkcijų atlikimo arba sutrumpinti šių funkcijų atlikimo laiką.
IV SKYRIUS
VISUOMENĖS INFORMAVIMAS
7. Konsuliniai pareigūnai ir konsuliniai darbuotojai asmenis konsultuoja tik konsulinių funkcijų atlikimo klausimais.
8. Informacija apie konsulinės įstaigos atliekamas konsulines funkcijas visuomenei teikiama konsulinės įstaigos telefonu, pateikiama konsulinės įstaigos interneto svetainėje, skelbimų lentoje ir (arba) segtuve. Informacija apie konsulinės įstaigos veiklą konsulinės įstaigos vadovo sprendimu gali būti teikiama ir konsulinės įstaigos paskyrose socialiniuose tinkluose.
9. Konsulinės įstaigos vadovas užtikrina, kad konsulinės įstaigos visuomenei teikiama informacija apie atliekamas konsulines funkcijas būtų teisinga ir aktuali.
10. Konsulinės įstaigos interneto svetainėje turi būti pateikiama tokia informacija:
10.1. konsulinės įstaigos kontaktinė informacija (adresas, telefonas, elektroninis paštas, paskyros socialiniuose tinkluose adresas);
10.5. informacija, kokių konsulinių funkcijų ir veiksmų, vadovaujantis Konsuliniu statutu, konsuliniai pareigūnai negali atlikti;
10.9. konsulinių mokesčių tarifai eurais ir valiutos, kuriomis mokamas konsulinis mokestis konsulinėje įstaigoje;
10.11. informacija apie konsulinės įstaigos sudarytus susitarimus su kitos Europos Sąjungos valstybės konsulinėmis įstaigomis dėl funkcijų teikiant konsulinę pagalbą neatstovaujamiems Europos Sąjungos piliečiams pasiskirstymo, jeigu tokie susitarimai yra sudaryti;
11. Konsulinės įstaigos skelbimų lentoje ir (arba) segtuve, esančiuose lankytojų priėmimo patalpoje, turi būti pateikiama tokia informacija:
11.3. konsulinėms funkcijoms atlikti reikiamų pateikti dokumentų sąrašas ir prireikus buvimo valstybės išduodamų dokumentų pavyzdžiai;
11.6. konsulinių mokesčių tarifai eurais ir valiutos, kuriomis mokamas konsulinis mokestis konsulinėje įstaigoje;
12. Esant galimybei, konsulinės įstaigos skelbimų lentoje ir (arba) iškaboje, esančiuose konsulinės įstaigos išorėje, pateikiama informacija:
13. Konsulinės įstaigos ne darbo laiku, taip pat poilsio ir švenčių dienomis konsulinės įstaigos telefono autoatsakikliu turi būti teikiama tokia informacija:
13.1. konsulinės įstaigos darbo ir asmenų priėmimo ir konsultavimo telefonu dėl konsulinių funkcijų atlikimo laikas;
V SKYRIUS
KONSULINIŲ FUNKCIJŲ ATLIKIMO ORGANIZAVIMAS
14. Konsulinių įstaigų nuostatai derinami su Konsuliniu departamentu, kiek tai susiję su konsulinių funkcijų atlikimu.
Konsulinių pareigūnų ir konsulinių darbuotojų pareigybių aprašymai derinami su Konsuliniu departamentu.
15. Konsuliniam pareigūnui asmenų priėmimo ir konsultavimo telefonu dėl konsulinių funkcijų atlikimo laiku neturi būti pavedama vykdyti kitas funkcijas.
16. Konsulinėje įstaigoje aptarnaujami Lietuvos Respublikos piliečiai, nuolat gyvenantys konsulinei įstaigai priskirtoje konsulinėje apygardoje, o teisės aktų nustatytais atvejais ir kiti Lietuvos Respublikos piliečiai ir neatstovaujami Europos Sąjungos piliečiai. Konsulinės įstaigos vadovo sprendimu konsulinėje įstaigoje aptarnaujami ir Lietuvos Respublikos piliečiai, gyvenantys kitose konsulinėse apygardose.
Kiti asmenys konsulinėje įstaigoje aptarnaujami tik jeigu jie gyvena konsulinei įstaigai priskirtoje konsulinėje apygardoje, išskyrus teisės aktuose nustatytus atvejus.
17. Asmenys, kurie kreipiasi į konsulinę įstaigą dėl Konsulinio statuto III skyriaus pirmajame skirsnyje nustatytų konsulinių funkcijų atlikimo, iš anksto užsiregistruoti į priėmimą neprivalo.
18. Dėl Konsulinio statuto III skyriaus antrajame skirsnyje nustatytų konsulinių funkcijų atlikimo asmenys priimami tik jiems iš anksto užsiregistravus.
Konsulinėje įstaigoje, kurioje išduodamos vizos, vedamos dvi registracijos: registracija dėl Konsulinio statuto III skyriaus antrojo skirsnio 23 straipsnyje nustatytų konsulinių funkcijų atlikimo ir registracija dėl Konsulinio statuto III skyriaus antro skirsnio 25-39 straipsniuose nustatytų funkcijų atlikimo.
19. Dėl Konsulinio statuto III skyriaus antrojo skirsnio 23 straipsnyje nustatytų konsulinių funkcijų atlikimo pirmumo tvarka registruojami:
19.2. Europos Sąjungos piliečio šeimos nariai, kurie dėl vizos išdavimo kreipiasi įgyvendindami laisvo judėjimo ir gyvenimo valstybių narių teritorijoje teisę, reglamentuotą 2004 m. balandžio 29 d. Europos Parlamento ir Tarybos Direktyva 2004/38/EB dėl Sąjungos piliečių ir jų šeimos narių teisės laisvai judėti ir gyventi valstybių narių teritorijoje, iš dalies keičiančia Reglamentą (EEB) Nr. 1612/68 ir naikinančia Direktyvas 64/221/EEB, 68/360/EEB, 72/194/EEB, 73/148/EEB, 75/34/EEB, 75/35/EEB, 90/364/EEB, 90/365/EEB ir 93/96/EEB (OL 2004 L 158, p. 77);
19.3. užsieniečiai, kurie dėl vizos išdavimo kreipiasi juridinio asmens, įtraukto į Patvirtintų įmonių sąrašą, sudarytą remiantis Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministro ir Lietuvos Respublikos užsienio reikalų ministro 2017 m. gruodžio 28 d. įsakymu Nr. 1V-899/V-330 „Dėl Vizos išdavimo tvarkos aprašo patvirtinimo“, kvietimu arba pagal tokio juridinio asmens pateiktą tarpininkavimo raštą.
20. Dėl Konsulinio statuto III skyriaus antrojo skirsnio 25-39 straipsniuose nustatytų funkcijų atlikimo pirmumo tvarka registruojami asmenys, kurie kreipiasi dėl pirmojo dokumento, patvirtinančio asmens tapatybę ir Lietuvos Respublikos pilietybę, išdavimo asmeniui iki vienų metų amžiaus.
21. Konsulinės įstaigos vadovas:
21.1. užtikrina konsulinio pareigūno akreditavimą konsulinei įstaigai priskirtos konsulinės apygardos valstybėje, nebent tokios galimybės nenumato valstybės teisinė sistema;
21.2. gali pavesti konsuliniam pareigūnui pasirašyti konsulinės įstaigos raštus institucijoms, įstaigoms, įmonėms, teismams, savivaldybėms ir jų institucijoms, kitoms organizacijoms ir fiziniams asmenims, taip pat kitus konsulinėms funkcijoms atlikti būtinus dokumentus;
21.3. užtikrina konsulinio pareigūno ir konsulinio darbuotojo pavadavimą komandiruočių, atostogų ir laikinojo nedarbingumo laiku;
21.5. užtikrina, kad būtų užmegzti dalykiniai ryšiai su Europos Sąjungos valstybių konsulinėmis įstaigomis, veikiančiomis atitinkamoje konsulinėje apygardoje, jeigu konsulinei įstaigai yra priskirta konsulinė apygarda, esanti ne konsulinės įstaigos buvimo valstybėje, ir kad jie būtų palaikomi;
21.6. užtikrina konsulinio pareigūno dalyvavimą Šengeno erdvei priklausančių valstybių atstovybių konsulinių pareigūnų bendradarbiavimo vietos lygiu pasitarimuose Šengeno klausimais ir konsulinės pagalbos klausimais ir šių pasitarimų ataskaitų rengimą ir perdavimą Konsuliniam departamentui;
21.7. užtikrina, kad laiku būtų sudaryta konsulinės įstaigos saugiųjų dokumentų blankų ir numeruotųjų dokumentų blankų apskaitos, inventorizavimo, nurašymo ir sunaikinimo komisija ir prireikus pakeista jos sudėtis;
21.8. užtikrina privalomo saugiųjų dokumentų blankų ir numeruotųjų dokumentų blankų rezervo saugias laikymo sąlygas konsulinėje įstaigoje;
21.9. užtikrina Užsienio reikalų ministerijos ir išorės paslaugų teikėjo, atrinkto vadovaujantis Vizos išdavimo tvarkos aprašu, patvirtintu Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministro ir Lietuvos Respublikos užsienio reikalų ministro 2017 m. gruodžio 28 d. įsakymu Nr.1V-899/V-330 „Dėl Vizos išdavimo tvarkos aprašo patvirtinimo“, bendradarbiavimo sutarties nuostatų tinkamo įgyvendinimo kontrolę;
21.11. sudaro galimybes konsuliniams pareigūnams ir konsuliniams darbuotojams tobulinti kvalifikaciją;
22. Konsulinės įstaigos vadovas negali daryti bet kokio spaudimo ar kitokio neteisėto poveikio konsulinio pareigūno priimamiems sprendimams.
Apie konsulinės įstaigos vadovo daromą spaudimą ar kitokį neteisėtą poveikį priimamiems sprendimams, konsulinis pareigūnas informuoja Generalinę inspekciją. Konsulinis pareigūnas apie kitų asmenų, su kuriais konsulinį pareigūną sieja pavaldumo ryšiai, jam daromą spaudimą ar kitokį neteisėtą poveikį informuoja konsulinės įstaigos vadovą ir Generalinę inspekciją.
Asmenys, darantys spaudimą ar kitokį neteisėtą poveikį konsulinio pareigūno priimamiems sprendimams, atsako Lietuvos Respublikos teisės aktų nustatyta tvarka.
VI SKYRIUS
KONSULINĖS PAGALBOS TEIKIMO ORGANIZAVIMAS
24. Konsulinės įstaigos vadovas užtikrina operatyvų informacijos apie humanitarines krizes, ekstremalias situacijas ir ekstremalius įvykius priskirtoje konsulinėje apygardoje perdavimą Konsuliniam departamentui ir Administracinio departamento Piliečių aptarnavimo skyriui, kai:
25. Konsulinės įstaigos vadovas užtikrina operatyvų informacijos ir saugumo rekomendacijų teikimą Konsulinių procedūrų valdymo informacinėje sistemoje užsiregistravusiems asmenims Konsulinio statuto 14 straipsnyje nurodytais atvejais.
26. Humanitarinių krizių, ekstremalių situacijų ir ekstremalių įvykių priskirtoje konsulinėje apygardoje atvejais konsulinės įstaigos vadovas organizuoja konsulinės pagalbos teikimą nukentėjusiems Lietuvos Respublikos piliečiams ir prireikus neatstovaujamiems Europos Sąjungos piliečiams.
Humanitarinių krizių, ekstremalių situacijų ir ekstremalių įvykių atvejais konsulinei įstaigai priskirtoje konsulinėje apygardoje, esančioje ne konsulinės įstaigos buvimo valstybėje, konsulinės įstaigos vadovas užtikrina bendradarbiavimą su toje konsulinėje apygardoje veikiančia viena arba keliomis Europos Sąjungos konsulinėmis įstaigomis ir koordinuoja konsulinės pagalbos teikimą toje konsulinėje apygardoje esantiems Lietuvos Respublikos piliečiams.
27. Konsulinės įstaigos vadovas užtikrina, kad valstybės materialinė pagalba būtų skiriama tik konsuliniam pareigūnui nustačius, kad užsienio valstybėje esantis Lietuvos Respublikos pilietis arba neatstovaujamas Europos Sąjungos pilietis neturi galimybių gauti materialinės pagalbos iš kitų šaltinių.
VII SKYRIUS
SKUNDŲ NAGRINĖJIMAS
28. Skundai priimami asmeniui pateikus skundą asmeniškai konsulinėje įstaigoje, atsiuntus skundą paštu arba elektroniniu paštu, taip pat Konsuliniam departamentui persiuntus skundą konsulinei įstaigai elektroniniu paštu.
29. Skundai priimami tik jeigu jie yra asmens pasirašyti ir juose nurodytas prašymą pateikusio asmens vardas, pavardė, įstaigos pavadinimas (jei kreipiasi juridinio asmens atstovas), gyvenamosios vietos adresas (jei kreipiasi fizinis asmuo), buveinės adresas (jei kreipiasi juridinio asmens atstovas) ir (arba) elektroninis paštas.
30. Į skundus atsakoma tokiu būdu, kokiu jis buvo pateiktas, jeigu asmuo nepageidauja gauti atsakymo kitu būdu.
31. Konsulinės įstaigos vadovas gautą skundą įvertina ir užtikrina, kad į jį būtų atsakyta per 20 darbo dienų nuo skundo gavimo konsulinėje įstaigoje dienos.
Jeigu skundui įvertinti ir į jį atsakyti reikia konsultacijų su Konsuliniu departamentu ar kitu ministerijos padaliniu arba kitų organizacinių priemonių, konsulinės įstaigos vadovo sprendimu šis terminas gali būti pratęsiamas iki 10 darbo dienų, apie tai informavus asmenį raštu jo nurodytu kontaktiniu adresu arba elektroniniu paštu.
32. Jei konsulinė įstaiga neįgaliota spręsti skunde išdėstytų klausimų, konsulinė įstaiga ne vėliau kaip per 5 darbo dienas nuo skundo gavimo konsulinėje įstaigoje dienos išsiunčia jį Konsuliniam departamentui arba kompetentingai institucijai ir praneša apie tai asmeniui 30 punkte nurodytu būdu, nurodydama persiuntimo priežastį.
VIII SKYRIUS
KONSULINĖS VEIKLOS PRIEŽIŪRA
35. Konsulinės veiklos priežiūra vykdoma:
35.1. nuotoliniu būdu: analizuojant ir vertinant konsulinės įstaigos konsulinės veiklos ataskaitas ir informacinėse sistemose įrašytus konsulinių įstaigų konsulinės veiklos duomenis; prireikus, teikiant paklausimus raštu dėl konsulinės įstaigos konsulinės veiklos; analizuojant konsulinės įstaigos teikiamą informaciją apie jų gaunamus ir nagrinėjamus skundus;
36. Konsulinės veiklos patikrinimų planą kitiems kalendoriniams metams sudaro Konsulinio departamento Konsulinės informacijos skyriaus vedėjas. Konsulinės veiklos patikrinimų planą, suderintą su Ministerijos kancleriu, tvirtina Konsulinio departamento direktorius iki tų metų sausio 15 d.
37. Neplaninis patikrinimas atliekamas Konsulinio departamento direktoriaus sprendimu, suderinus su Ministerijos kancleriu, priimtu Konsulinės informacijos skyriaus teikiamos informacijos apie konsulinės įstaigos atliekamų konsulinių funkcijų organizavimą pagrindu ir (arba) atsižvelgiant į Konsulinio departamento gautus skundus.
38. Patikrinimo metu surinktos informacijos pagrindu Konsulinis departamentas teikia rekomendacijas konsulinės įstaigos vadovui dėl konsulinės veiklos tobulinimo ir nustato terminus patikrinimo metu nustatytiems trūkumams pašalinti.
Pasibaigus nustatytam terminui, konsulinės įstaigos vadovas informuoja Konsulinį departamentą apie rekomendacijų įgyvendinimą.
39. Konsulinės įstaigos vadovas, įvertinęs rekomendacijas dėl konsulinės veiklos tobulinimo, sudaro veiksmų planą.
40. Informacija, gauta prižiūrint konsulinių įstaigų konsulinę veiklą, apibendrinama, analizuojama ir naudojama instrukcijoms konsulinėms įstaigoms dėl konsulinės veiklos tobulinimo rengti, konsulinių pareigūnų ir konsulinių darbuotojų mokymo procesui tobulinti ir prireikus rengiant Konsulinio departamento rekomendacijas Užsienio reikalų ministerijos atestacijos komisijai dėl konsulinių pareigūnų skatinimo arba drausminimo.
IX SKYRIUS
BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS
41. Už šiame apraše nurodytų konsulinių funkcijų atlikimo organizavimo reikalavimų įgyvendinimą atsako konsulinės įstaigos vadovas.
42. Jeigu užsienio valstybėje veikia kelios konsulinės įstaigos, Lietuvos Respublikos diplomatinės atstovybės vadovas užtikrina, kad konsulinėse įstaigose būtų laikomasi bendros šiame apraše nurodytų reikalavimų įgyvendinimo tvarkos.