LIETUVOS RESPUBLIKOS ŽEMĖS ŪKIO MINISTRO
Į S A K Y M A S
DĖL ŽEMĖS ŪKIO MINISTRO 2008 M. GRUODŽIO 3 D. ĮSAKYMO Nr. 3D-658 „DĖL LIETUVOS RESPUBLIKOS ŽEMĖS ŪKIO MINISTERIJOS DARBO REGLAMENTO PATVIRTINIMO“ PAKEITIMO
2013 m. spalio 24 d. Nr. 3D-733
Vilnius
P a k e i č i u Lietuvos Respublikos žemės ūkio ministerijos darbo reglamentą, patvirtintą Lietuvos Respublikos žemės ūkio ministro 2008 m. gruodžio 3 d. įsakymu Nr. 3D-658 „Dėl Lietuvos Respublikos žemės ūkio ministerijos darbo reglamento patvirtinimo“ (Žin., 2008, Nr. 140-5571; 2009, Nr. 91-3942; 2011, Nr. 74-3559):
1. Išdėstau 27 punktą taip:
„27. Prieš ministrui pasirašant (vizuojant) dokumentus, jų antruosius egzempliorius (kopijas) vizuoja viceministras pagal nustatytą veiklos sritį, ministerijos kancleris ir ministro patarėjai (pagal kompetenciją).
Prieš viceministrui ar ministerijos kancleriui pasirašant (vizuojant) dokumentus, jų antruosius egzempliorius (kopijas) vizuoja tiesioginis dokumento rengėjas, atitinkami padalinių vadovai pagal kompetenciją ar (ir) ministerijos valdymo sričiai priskirtos įstaigos vadovas, Dokumentų valdymo ir interesantų priėmimo padalinio vyriausiasis specialistas (redaktorius) arba ministerijos valdymo sričiai priskirtos įstaigos redaktorius (jeigu yra). Raštus anglų kalba vizuoja Protokolo skyriaus atsakingas darbuotojas.“
2. Išdėstau 31 punktą taip:
„31. Pavedimų vykdymas ministerijoje kontroliuojamas Dokumentų valdymo posistemyje.
Dokumentų valdymo programos pagalba pavedimų vykdytojams periodiškai siunčiami priminimai apie pavedimo vykdymo terminą, o jam pasibaigus, jei pavedimas neįvykdytas, Dokumentų valdymo ir interesantų priėmimo padalinio darbuotojas dar kartą informuoja apie neįvykdytą pavedimą. Pavedimo vykdymo kontrolė baigiama, kai parengtas dokumentas (atsakymas) registruojamas Dokumentų valdymo ir interesantų priėmimo padalinyje.“
4. Išdėstau 391.4 punktą taip:
5. Papildau šiuo 391.8 punktu:
6. Išdėstau 47 punktą taip:
„47. Prieš teikiant ministrui pasirašyti (vizuoti) teisės akto projekto originalą ar jo antrąjį egzempliorių (kai tokį privaloma rengti) šia eilės tvarka pagal kompetenciją suderinus vizuoja:
47.1. projektą rengęs darbuotojas, o jeigu projektą rengė darbo grupė – darbo grupės pirmininkas, o jo nesant – pavaduojantis asmuo;
47.4. Dokumentų valdymo ir interesantų priėmimo padalinio vyriausiasis specialistas (redaktorius) arba ministerijos valdymo sričiai priskirtos įstaigos redaktorius (jeigu yra);
47.6. jeigu projektas susijęs su kito administracijos padalinio veiklos sritimi – šio padalinio vadovas;
7. Papildau šiuo 472 punktu:
„472. Ministro patarėjas (pagal kompetenciją), vizavęs dokumentą, kaip tai yra nustatyta reglamento 27, 391.8, 47.10 punktuose, atiduoda jį ministro padėjėjui. Nesant ministro patarėjo pagal reglamento nuostatas vizuotas dokumentas viceministro priimamojo atsakingojo darbuotojo atiduodamas ministro padėjėjui įspėjant jį žodžiu, kad nėra patarėjo vizos.
Apie ministro pasirašytus (vizuotus) dokumentus, kuriuos reikia išsiųsti iš ministerijos, ministro padėjėjas informuoja (praneša telefonu) Dokumentų valdymo ir interesantų priėmimo padalinio atsakingąjį už dokumentų išsiuntimą darbuotoją. Dokumentų valdymo ir interesantų priėmimo padalinio darbuotojas, užregistravęs ir išsiuntęs dokumentą, praneša dokumento rengėjui, kuris dokumento vizuotą egzempliorių turi pasiimti ir įsegti į dokumentacijos plane numatytą bylą (išskyrus ministro įsakymus, pavedimus ir ministro pasirašomus posėdžių ir pasitarimų protokolus).
Dokumentus, skelbtinus teisės aktuose nustatyta tvarka Lietuvos Respublikos Seimo teisės aktų informacinės sistemos Projektų registravimo posistemyje, užregistravęs Dokumentų valdymo ir interesantų priėmimo padalinio darbuotojas atiduoda rengėjui, kad šis, atliktų būtinus dokumentų skelbimo posistemyje veiksmus. Jeigu Lietuvos Respublikos Seimo teisės aktų informacinės sistemos Projektų registravimo posistemyje pagal teisės aktų reikalavimus paskelbtą dokumentą dar reikia išsiųsti ir atitinkamai institucijai, jis dokumento rengėjo grąžinamas Dokumentų valdymo ir interesantų priėmimo padaliniui.
Viceministrų ir ministerijos kanclerio pasirašyti (vizuoti) dokumentai, kuriuos reikia išsiųsti iš ministerijos, atitinkamų priimamųjų atsakingųjų darbuotojų grąžinami dokumentų rengėjams.“
8. Išdėstau 59 punktą taip:
„59. Ministro įsakymo projekto pirmojo lapo antroje pusėje įrašoma informacija apie įsakymo skelbtinumą „Valstybės žiniose“, „Valstybės žinių“ priede „Informaciniai pranešimai“ ir ministerijos interneto ir intraneto tinklalapiuose, nurodant projekto rengėją (vardą, pavardę), telefono numerį, administracijos padalinį ir padalinio vadovą (vardą, pavardę). Už įsakymo skelbtinumą ar neskelbtinumą atsako (vizuoja) Teisės padalinio vadovas.“
9. Išdėstau 66–67 punktus taip:
„66. Pasirašyti ministro įsakymai registruojami jų pasirašymo dienos data.
Registruojant pasirašytą ministro įsakymą, Dokumentų valdymo ir interesantų priėmimo padaliniui registruoti pateikiami visi su to įsakymo rengimu susiję vidaus dokumentai (aiškinamasis raštas, pažymos, išvados ir kt.). Jei registruojamo įsakymo rengimo metu buvo surašyti protokolai, Dokumentų valdymo ir interesantų priėmimo padaliniui pateikiamos jų datos ir registracijos numeriai.
Jeigu pasirašomas kelių ministrų bendras įsakymas, jis registruojamas po to, kai įsakymą pasirašo visi ministrai, paskutinio ministro pasirašymo dienos data. Už ministerijos dokumentų valdymą atsakingas ministerijos, kurios ministras inicijavo įsakymą, administracijos padalinys suderina su kitų ministerijų, kurių ministrai pasirašė bendrą įsakymą, administracijos padaliniais, atsakingais už dokumentų valdymą, įsakymo registravimo datą bei numerį ir jį registruoja.
67. Užregistravus ministro įsakymą, ne vėliau kaip per tris darbo dienas projektą rengęs darbuotojas Dokumentų valdymo ir interesantų priėmimo padaliniui pateikia užpildytą nustatytos formos įsakymo išsiuntimo rodyklę, pagal kurią įsakymas elektroniniu paštu išsiunčiamas ministerijos vadovybei ir rodyklėje nurodytiems administracijos padaliniams. Įsakymą rengusio darbuotojo savarankiško padalinio vadovo sprendimu rodyklėje nurodytiems socialiniams partneriams, įsakyme nurodytoms institucijoms (darbuotojams) bei kitiems suinteresuotiems asmenims išsiunčiamas su lydraščiu paštu.
Užregistruoti ministro įsakymai, susiję su Nacionalinės mokėjimo agentūros prie Žemės ūkio ministerijos (toliau – Agentūra) veikla, nedelsiant išsiunčiami Agentūrai el. paštu isakymai@nma.lt.“
10. Išdėstau 69 punktą taip:
„69. Rengėjas skelbtinus ministro įsakymus ne vėliau kaip per 3 dienas nuo jų pasirašymo elektroniniu paštu siunčia Informacinių technologijų eksploatavimo padalinio atsakingam darbuotojui.
Informacinių technologijų eksploatavimo padalinio atsakingas darbuotojas skelbtinus ministro įsakymus ministerijos interneto tinklalapyje paskelbia ne vėliau kaip per 3 dienas nuo jų oficialaus paskelbimo „Valstybės žiniose“, o individualius ministro įsakymus, skelbtinus tik ministerijos interneto ir (arba) intraneto tinklalapiuose, – ne vėliau kaip per 3 dienas nuo jų gavimo iš rengėjo. Rengėjas ne vėliau kaip kitą darbo dieną po ministro įsakymo paskelbimo „Valstybės žiniose“ apie tai informuoja Informacinių technologijų eksploatavimo padalinio atsakingą darbuotoją.
Už teisingą ir laiku skelbtinų ministro įsakymų pateikimą Informacinių technologijų eksploatavimo padalinio atsakingam darbuotojui atsako projekto rengėjas ir jo administracijos padalinio vadovas, o už skelbimą laiku – Informacinių technologijų eksploatavimo padalinio atsakingas darbuotojas.“
11. Išdėstau 75–78 punktus taip:
„75. Sutarties ir jos priedų, liekančių ministerijai, originalus privalomai vizuoja šio reglamento 47.1–47.4, 47.6, 47.7 ir 47.10 punktuose nurodyti asmenys, taip pat pateikiama susipažinti viceministrams pagal nustatytas veiklos sritis. Šio reglamento 47.7 punkte nurodytas asmuo vizuoja sutartį ant kiekvieno jos lapo.
Jei pirkimas, dėl kurio sudaroma prekių, paslaugų ir (ar) darbų pirkimo–pardavimo sutartis, atliktas vadovaujantis Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatymo (Žin., 1996, Nr. 84-2000; 2006, Nr. 4-102) nustatyta tvarka, minėtą sutartį taip pat vizuoja Teisės padalinio darbuotojas, užtikrinantis, kad ministerijos prekių, paslaugų ir (ar) darbų pirkimai būtų vykdomi pagal Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatymo reikalavimus.
76. Už tinkamą sutarties sudarymą atsakingas Teisės padalinys. Už sutarties vykdymo sistemingą kontrolę ir jos pratęsimą atsakingas sutartį inicijavusio struktūrinio padalinio darbuotojas, šio padalinio ir savarankiško padalinio vadovai ir viceministrai bei ministerijos kancleris pagal ministro nustatytas veiklos ir administravimo sritis. Sutartį inicijavusio struktūrinio padalinio atsakingas darbuotojas informuoja apie sutarties galiojimo termino pabaigą ir teikia siūlymą dėl sutarties pratęsimo (jeigu sutartyje yra numatyta galimybė ją pratęsti) struktūrinio padalinio vadovui, savarankiško padalinio vadovui ir ministerijos kancleriui ne vėliau kaip prieš 4 mėnesius iki sutarties galiojimo termino pabaigos.
77. Ministerijoje liekančio sutarties egzemplioriaus paskutinio lapo kairiajame apatiniame kampe turi būti nurodytas sutarties rengėjas (pvz., „Rengėjas: vardas, pavardė, parašas, data“), o pirkimo sutartyse – ir prekių grupė (pvz., „BVPŽ kodas – 302“) pagal Bendro viešųjų pirkimų žodyno (BVPŽ) skaitmeninio kodo pirmus tris skaitmenis, arba paslaugų kategorija (pvz., „Kategorija – 15“) pagal Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatymo 2 priedėlį. Sutarties rengėją skiria sutartį inicijavusio struktūrinio padalinio vadovas.
78. Sutartį inicijavusio struktūrinio padalinio atsakingas darbuotojas ir administracijos padalinio vadovas atsako, kad pasibaigus sutarties galiojimo laikui (įvykdžius sutartyje nustatytus šalių įsipareigojimus, nutraukus ar pakeitus sutartį), ne vėliau kaip per 10 darbo dienų Buhalterinės apskaitos padaliniui būtų pateikti visi sutartyje nurodyti dokumentai, taip pat ir visi kiti dokumentai, susiję su sutarties sudarymu, vykdymu, nutraukimu, papildymu ar pakeitimu. Tuo atveju, kai dokumentų originalų pateikti negalima (pvz., ataskaita apie išlaidų sąmatoje numatytų lėšų panaudojimą ir kt.), pateikiamos šių dokumentų kopijos. Kai nurodytu laiku negalima pateikti nei dokumentų originalų, nei jų kopijų, pateikiama šią aplinkybę paaiškinanti pažyma, pasirašyta savarankiško padalinio, rengusio sutartį, vadovo.
Kai rengiami perdavimo–priėmimo aktai (ataskaitos), jie turi būti surašomi 2 egzemplioriais, pasirašomi sutartį rengusio ministerijos savarankiško padalinio vadovo kartu su kita sutarties šalimi, išskyrus šio reglamento 79 punkte nurodytą atvejį.
Perdavimo–priėmimo akte (ataskaitoje) nurodomas jo pavadinimas, surašymo data, perdavimo–priėmimo objektas (darbai, paslaugos, prekės ar kt.), jo kaina (nurodant sudėtines kainos dalis, kaip tai yra nustatyta sutartyje) ir kiekis, sutarties numeris, subjektai, pasirašantys aktą, bei kiti būtini rekvizitai, jeigu tai nustatoma parengtoje atitinkamoje sutartyje, kurios priedas yra perdavimo–priėmimo aktas, ir kiek tai neprieštarauja kitiems teisės aktams.“
12. Išdėstau 82 punktą taip:
„82. Kai nevykdomi sutartyje ar atskiruose jos punktuose nustatyti šalių įsipareigojimai, sutartį inicijavusio ministerijos savarankiško padalinio vadovas apie tai nedelsdamas raštu informuoja šio reglamento 72 punkte nurodytą sutartį pasirašiusį asmenį, kuris priima atitinkamą sprendimą dėl minėtos sutarties.“
14. Išdėstau 87–91 punktus taip:
„87. Ministro įsakymai, ministerijos kanclerio potvarkiai veiklos klausimais, gaunami ir siunčiami dokumentai registruojami Dokumentų valdymo ir interesantų priėmimo padalinyje Dokumentų valdymo posistemyje, o ministerijos vadovybės pavedimai – Vidaus pavedimų tvarkymo programoje. Užregistruoti ministro įsakymų, ministerijos kanclerio potvarkių veiklos klausimais ir ministerijos vadovybės pavedimų originalai saugomi Dokumentų valdymo ir interesantų priėmimo padalinyje.
Ministro įsakymai ir ministerijos kanclerio potvarkiai personalo valdymo klausimais registruojami ir saugomi Personalo padalinyje, išskyrus įsakymus ir potvarkius komandiruočių į užsienį klausimais, kurie registruojami ir saugomi Protokolo padalinyje.
88. Ministerijos darbo grupių, komisijų, komitetų, tarybų posėdžių ir pasitarimų protokolai, tarptautinio bendradarbiavimo susitarimai ir dokumentai, kuriais patvirtinamas susitarimų įvykdymas, registruojami ir saugomi Dokumentų valdymo ir interesantų priėmimo padalinyje. Posėdžių ir pasitarimų protokolai suderinami su visais dalyvavusiais darbo grupių, komisijų, komitetų, tarybų nariais ir pasirašomi posėdžiui ar pasitarimui pirmininkavusio asmens ir sekretoriaus. Posėdžių ir pasitarimų protokolus vizuoja atitinkamo struktūrinio padalinio vadovas, atsižvelgdamas į posėdžio darbotvarkės klausimų tematiką, ir Dokumentų valdymo ir interesantų priėmimo padalinio vyriausiasis specialistas (redaktorius). Posėdžio ar pasitarimo metu visi jame dalyvaujantieji asmenys pasirašo dalyvių sąraše. Vadovybės sprendimu posėdžiai ir pasitarimai prireikus yra įrašomi garso įrašymo priemonėmis. Šių posėdžių ir pasitarimų garso įrašai, įrašyti į skaitmenines laikmenas (pvz., CD), pridedami prie registruotų posėdžių ir pasitarimų protokolų ir saugomi Dokumentų valdymo ir interesantų priėmimo padalinyje.
Vadovybės sprendimu darbo grupių, komisijų, komitetų, tarybų posėdžių ir pasitarimų protokolų nutariamoji dalis gali būti įforminama atskiru vadovybės pavedimu.
89. Ministerijos sutartys registruojamos ir saugomos Buhalterinės apskaitos padalinyje, o įslaptintos – Dokumentų valdymo ir interesantų priėmimo padalinyje.
90. Dokumentai, kuriuose yra valstybės ar tarnybos paslaptį sudarančios informacijos, rengiami, taip pat registruojami ir saugomi Dokumentų valdymo ir interesantų priėmimo padalinyje teisės aktų nustatyta tvarka.
15. Išdėstau 93–95 punktus taip:
„93. Visa gaunama korespondencija priimama Dokumentų valdymo ir interesantų priėmimo padalinyje. Dokumentų valdymo ir interesantų priėmimo padalinyje atplėšiami visi gauti vokai, išskyrus vokus su užrašu „asmeniškai“ ir „konkursui“. Jeigu darbuotojas, kuriam adresuotas laiškas, susipažinęs su raštu „asmeniškai“, nusprendžia jį nustatyta tvarka įregistruoti, dokumentas kartu su voku grąžinamas Dokumentų valdymo ir interesantų priėmimo padaliniui.
94. Dokumentų valdymo ir interesantų priėmimo padalinys patikrina, ar gauta korespondencija atsiųsta pagal paskirtį, ar yra visi gautame dokumente nurodyti pridedami dokumentai ir priedai. Jei trūksta gautame dokumente nurodytų pridedamų dokumentų ar priedų, apie tai informuojamas siuntėjas.
95. Ministerijai adresuoti faksu ar elektroniniu paštu Dokumentų valdymo ir interesantų priėmimo padalinyje gauti dokumentai, jei yra užtikrinta jų teksto apsauga ir galima identifikuoti siuntėjo parašą, atspausdinami ir registruojami bendra tvarka. Ministerijai adresuoti faksu ir elektroniniu paštu, administracijos padaliniuose gauti dokumentai, asmenų prašymai, pranešimai ir skundai, jei yra užtikrinta jų teksto apsauga ir galima identifikuoti siuntėjo parašą, atspausdinami ir nedelsiant perduodami Dokumentų valdymo ir interesantų priėmimo padaliniui registruoti.“
16. Išdėstau 98–103 punktus taip:
„98. Ministerijai ar jos administracijos padaliniui adresuoti Dokumentų valdymo ir interesantų priėmimo padalinyje gauti faksu netinkamai įforminti dokumentai (be lydraščio arba be siunčiamo dokumento rekvizitų) neregistruojami, o elektroniniu paštu siunčiami atitinkamiems administracijos padaliniams.
99. Gauti dokumentai jų gavimo dieną registruojami Dokumentų valdymo ir interesantų priėmimo padalinyje Dokumentų valdymo posistemyje, kuriame fiksuojama dokumento gavimo data, registracijos numeris, dokumento pavadinimas (antraštė), siuntėjas ir kita informacija.
Užregistravus dokumentą, jo pirmajame lape dedamas registracijos spaudas. Registracijos spaude įrašoma dokumento gavimo data, registracijos numeris ir dokumentas nedelsiant (tą pačią, ar ne vėliau kaip kitą darbo dieną) Dokumentų valdymo ir interesantų priėmimo padalinio vedėjo perduodamas ministrui (viceministrui pagal nustatytą veiklos sritį, ministerijos kancleriui) susipažinti. Ministras užrašo rezoliucijas ministerijos vadovybei, prireikus rezoliucijoje nurodo tiesioginį vykdytoją. Nesant ministro, gautas dokumentas teikiamas viceministrui pagal nustatytą veiklos sritį arba ministerijos kancleriui. Dėl dokumento, gauto su ministro rezoliucija, tolimesnio paskyrimo vykdyti sprendžia ir rezoliucijas vykdytojams užrašo pagal nustatytą veiklos sritį viceministras ir ministerijos kancleris. Prireikus, rezoliuciją rašantis asmuo į dokumento vykdytojų sąrašą gali įtraukti ir kitus žemės ūkio viceministrus ir (arba) ministerijos kanclerį. Jeigu dokumente nurodyta, kad jis svarbus arba skubus, jo kopija, prieš užrašant rezoliuciją, skubiai perduodama administracijos padalinio vadovui pagal kompetenciją. Jeigu dokumentas susijęs su viešaisiais pirkimais, jo kopija nedelsiant (dokumento registracijos dieną) perduodama Teisės padalinio vadovui. Informacinio pobūdžio dokumentai ir dokumentai, adresuoti konkrečiam administracijos padaliniui, perduodami administracijos padalinio vadovui pagal kompetenciją susipažinti ir spręsti dėl paskyrimo vykdyti. Jeigu dokumente nurodytas neteisingas adresatas arba atsižvelgiant į dokumente išdėstytus reikalavimus pagal kompetenciją turi atitinkamą užduotį vykdyti ir kiti struktūriniai padaliniai, administracijos padalinio vadovas, kuriam buvo perduotas minėtas dokumentas, kreipiasi į ministrą, viceministrą pagal nustatytą veiklos sritį, ministerijos kanclerį rezoliucijai užrašyti. Jeigu rezoliuciją reikia papildyti ar perrašyti nurodant kitą pirmąjį vykdytoją, tai daroma nedelsiant, bet ne vėliau kaip kitą darbo dieną nuo jo gavimo padalinyje.
Jeigu dokumentas perduodamas ministrui susipažinti ar viceministrui pagal nustatytą veiklos sritį susipažinti ir spręsti dėl jo paskyrimo vykdyti, apie tai elektroniniu paštu Dokumentų valdymo ir interesantų priėmimo padalinys informuoja ministerijos kanclerį. Ministerijos kancleriui elektroniniu paštu siunčiamas dokumento skenuotas variantas su rezoliucijomis.
100. Paskirdamas dokumentą vykdyti ar susipažinti ministerijos kancleris (viceministras pagal nustatytą veiklos sritį) jo pirmajame lape, rezoliucijos rekvizito vietoje, užrašo rezoliuciją, kurioje nurodo savarankiško padalinio vadovą (-us).
101. Dokumentai su ministro (ministerijos kanclerio, viceministro pagal nustatytą veiklos sritį) rezoliucijomis ne vėliau kaip per 2 darbo dienas nuo jų registracijos ministerijoje dienos grąžinami į Dokumentų valdymo ir interesantų priėmimo padalinį.
102. Dokumentų valdymo ir interesantų priėmimo padalinys, gavęs dokumentą su ministro (ministerijos kanclerio, viceministro pagal nustatytą veiklos sritį) užrašytomis rezoliucijomis, ne vėliau kaip kitą darbo dieną perrašo ministro (ministerijos kanclerio, viceministro pagal nustatytą veiklos sritį) rezoliucijas į Dokumentų valdymo posistemį, o dokumentai su rezoliucijomis įdedami į atitinkamus ministro nukreiptus viceministrui pagal nustatytą veiklos sritį ar ministerijos kancleriui skirtus segtuvus ar viceministro, ministerijos kanclerio administravimo srities savarankiško padalinio langelius, iš kurių atsakingi administracijos padalinių darbuotojai šiuos dokumentus pasiima ir perduoda rezoliucijoje nurodytiems asmenims.
Ministras operatyviai supažindinamas su jam tiesiogiai adresuotais dokumentais, gautais iš Lietuvos Respublikos Prezidento kanceliarijos, Seimo Pirmininko, Ministro Pirmininko ir kitų reglamento 24 punkte nurodytų siuntėjų.
Ministerijos kancleris operatyviai supažindinamas su dokumentais, gaunamais iš Lietuvos Respublikos Seimo, Lietuvos Respublikos Vyriausybės, Lietuvos Respublikos Valstybės kontrolės, Viešųjų pirkimų tarnybos, teismų, Europos Komisijos institucijų, Europos Parlamento ir kitų tarptautinių organizacijų, socialinių partnerių, pateikiant šių dokumentų kopijas.
Ministro patarėjai pagal kompetenciją operatyviai supažindinami su dokumentais, tiesiogiai adresuotais ministrui, taip pat dokumentais, gaunamais iš Lietuvos Respublikos Seimo ir Lietuvos Respublikos Vyriausybės, pateikiant šių dokumentų kopijas.
18. Išdėstau 109–110 punktus taip:
„109. Siunčiami dokumentai įforminami ministerijos blanke. Ministerijos vadovybei pasirašyti parengti dokumentai turi būti pateikiami su nustatyta tvarka vizuotu antruoju dokumento egzemplioriumi. Jei siunčiamas dokumentas yra atsakomasis, pasirašyti jis teikiamas kartu su dokumentu, į kurį atsakoma. Registruoti teikiamame dokumente rengėjas įrašo siunčiamų dokumentų registro identifikavimo žymenį ir bylos pagal dokumentacijos planą indeksą, o Dokumentų valdymo ir interesantų priėmimo padalinys – dokumento registracijos datą ir dokumento eilės numerį, užregistruoja Dokumentų valdymo posistemyje ir skenuotą saugo duomenų bazėje. Jei siunčiamas atsakymas į gautą raštą, turi būti rašoma gauto dokumento nuoroda („Į“, dokumento, į kurį atsakoma, data ir jo registracijos numeris). Dokumentų valdymo ir interesantų priėmimo padalinio darbuotojas, prieš registruodamas siunčiamą dokumentą ar teisės aktą, patikrina, ar teisės aktas vizuotas Dokumentų valdymo ir interesantų priėmimo padalinio vyriausiojo specialisto (redaktoriaus) arba ministerijos valdymo sričiai priskirtos įstaigos redaktoriaus (jeigu yra) ir Terminijos komisijos pirmininko, o siunčiamas dokumentas – vyriausiojo specialisto (redaktoriaus) arba ministerijos valdymo sričiai priskirtos įstaigos redaktoriaus (jeigu yra).
110. Jeigu raštas siunčiamas daugiau negu šešiems arba apibendrintiems adresatams, pridedamas adresatų sąrašas, kuris įforminamas atskirai. Jo pavadinime nurodomas siunčiamo dokumento sudarytojas, data ir registracijos numeris. Jei dokumentas siunčiamas pagal adresatų sąrašą, pasirašomas vienas siunčiamo rašto egzempliorius, kuris išsiunčiamas pirmajam adresatų sąraše nurodytam adresatui, o kitiems adresatams siunčiamos Dokumentų valdymo ir interesantų priėmimo padalinio antspaudu patvirtintos rašto kopijos ar nuorašai.“
19. Išdėstau 113–115 punktus taip:
„113. Dokumentų nuorašai teikiami kitoms institucijoms ar asmenims be vizų ir rezoliucijų. Dokumentų kopijos (su vizomis ir rezoliucijomis) gali būti teikiamos kitoms institucijoms ar asmenims tik teisės aktų nustatytais atvejais ir rašytiniu šių asmenų prašymu. Kai kitoms institucijoms ar asmenims reikia pateikti tik dokumento dalį, susijusią su konkrečiu faktu ar sprendimu, konkrečiu asmeniu ar asmenų grupe, daromas dokumento išrašas. Visais atvejais siunčiamasis dokumentas patvirtinamas Dokumentų valdymo ir interesantų priėmimo padalinio antspaudu.
114. Dokumentų kopijos, nuorašai ir išrašai tvirtinami:
114.1. dokumentų, saugomų Dokumentų valdymo ir interesantų priėmimo padalinyje, – šio padalinio vedėjo Dokumentų valdymo ir interesantų priėmimo padalinio antspaudu;
114.2. dokumentų, saugomų administracijos padaliniuose, turinčiuose antspaudą, iki jie neatiduoti Dokumentų valdymo ir interesantų priėmimo padaliniui – šių padalinių vadovų parašu ir antspaudu;
114.3. dokumentų, saugomų kituose administracijos padaliniuose, iki jie neatiduoti Dokumentų valdymo ir interesantų priėmimo padaliniui – šių padalinių vadovų parašu ir Dokumentų valdymo ir interesantų priėmimo padalinio antspaudu;
21. Išdėstau 118–119 punktus taip:
„118. Rengėjas, užregistravęs Agentūrai adresuotą siunčiamą dokumentą, tą pačią dieną jį įrašo į Dokumentų valdymo ir interesantų priėmimo padalinyje esantį Agentūrai adresuotų dokumentų įteikimo žurnalą ir dokumentą palieka Agentūrai skirtame langelyje.
119. Kai dokumentą reikia išversti iš užsienio kalbos arba į užsienio kalbą, vertimą užsakantis darbuotojas parengia prašymą, kurį vizuoja jo padalinio vadovas ir Buhalterinės apskaitos padalinio vadovas, ir pateikia jį ministerijos kancleriui. Vertimą užsakantis darbuotojas ministerijos kanclerio pasirašytą prašymą kartu su pageidaujamu išversti dokumentu pateikia Ekonomikos ir tarptautinio bendradarbiavimo padalinio atsakingam darbuotojui ir elektroniniu paštu išsiunčia jam pageidaujamą išversti dokumentą.
Ekonomikos ir tarptautinio bendradarbiavimo padalinio atsakingas darbuotojas organizuoja dokumento vertimą. Iš vertimų biuro gautą vertimą Ekonomikos ir tarptautinio bendradarbiavimo padalinio atsakingas darbuotojas elektroniniu paštu nusiunčia vertimą užsakiusiam darbuotojui.
Gavęs patvirtinimą, jog vertimas atliktas kokybiškai, Ekonomikos ir tarptautinio bendradarbiavimo padalinio atsakingas darbuotojas parengia paslaugų perdavimo–priėmimo aktą, kurį pasirašo vertimą užsakiusio padalinio vadovas, Buhalterinės apskaitos padalinio vadovas ir tvirtina ministerijos kancleris. Kartu su vertimą atlikusios įmonės išrašyta PVM sąskaita faktūra paslaugų perdavimo–priėmimo aktas pateikiamas Buhalterinės apskaitos padaliniui.“
22. Įrašau 1191 punkte vietoj žodžių „ministerijos vyriausiasis patarėjas“ žodžius „ministro patarėjai (pagal kompetenciją)“.
23. Išdėstau 120–121 punktus taip:
„120. Užsienio valstybių oficialių asmenų, tarptautinių institucijų ir organizacijų atstovų susitikimus su ministru, viceministrais, ministerijos kancleriu organizuoja ir rengia Protokolo padalinys ir (arba) administracijos padaliniai pagal kuruojamas sritis, suderinę su Protokolo padaliniu. Medžiagos Protokolo padalinio organizuojamiems susitikimams rengimą koordinuoja Ekonomikos ir tarptautinio bendradarbiavimo padalinys, pasitelkdamas kitus ministerijos administracinius padalinius ir ministerijos valdymo sričiai priskirtas institucijas.
Protokolo padalinys rengia ir derina vizito darbotvarkę, programas su užsienio šalių ambasadomis, Užsienio reikalų ministerija, koordinuoja svečių pasitikimo, apgyvendinimo, maitinimo, protokolinio priėmimo klausimus, užtikrina vertėjavimą susitikimų metu, dalyvauja ministerijos vadovybės susitikimuose, juos protokoluoja, rūpinasi suvenyrais. Apie susitikimus (priėmimus) informuojami ministerijos Tarptautinio bendradarbiavimo ir viešųjų ryšių padalinys, ministro atstovas spaudai ir teisės aktų nustatyta tvarka – Užsienio reikalų ministerija.
121. Ekonomikos ir tarptautinio bendradarbiavimo padalinys ne vėliau kaip prieš 3 darbo dienas iki susitikimo darbotvarkę ir susijusią su susitikimu kitą medžiagą pateikia ministrui, viceministrams, ministerijos kancleriui. Protokolo padalinys rengia svečių priėmimo sąmata, kuri prieš teikiant pasirašyti ministerijos kancleriui derinama su Buhalterinės apskaitos padaliniu. Įvykus susitikimui, surašomas išlaidų nurašymo aktas, kurį pasirašo trys Lietuvos Respublikos žemės ūkio ministro įsakymu tvirtinamos komisijos nariai ir tvirtina ministerijos kancleris. Išlaidų nurašymo akto pagrindu išlaidos yra nurašomos.“
24. Įrašau 124–127, 129 ir 131 punktuose vietoj žodžio „Viešųjų“ žodžius „Tarptautinio bendradarbiavimo ir viešųjų“.
25. Išdėstau 134–140 punktus taip:
„134. Prašymai jų gavimo dieną registruojami ir saugomi Dokumentų valdymo ir interesantų priėmimo padalinyje Dokumentų valdymo posistemyje, kuriame fiksuojama dokumento gavimo data, registracijos numeris, pavadinimas, siuntėjas ir kita informacija.
135. Užregistravus prašymą, jo pirmajame lape dedamas registracijos spaudas. Registracijos spaude įrašoma prašymo gavimo data, registracijos numeris ir dokumentas nedelsiant (tą pačią, ar ne vėliau kaip kitą, darbo dieną) perduodamas ministrui (ministerijos kancleriui, viceministrui pagal nustatytą veiklos sritį) susipažinti ir spręsti dėl jo paskyrimo vykdyti.
Jeigu dokumentas perduodamas ministrui ar viceministrui pagal nustatytą veiklos sritį susipažinti ir spręsti dėl jo paskyrimo vykdyti, apie tai elektroniniu paštu Dokumentų valdymo ir interesantų priėmimo skyrius operatyviai informuoja ministerijos kanclerį. Informacija kancleriui pateikiama tik apie prašymus gautus iš Lietuvos Respublikos Seimo, Lietuvos Respublikos Prezidento kanceliarijos ir Lietuvos Respublikos Vyriausybės. Ministerijos kancleriui elektroniniu paštu siunčiamas dokumento skenuotas variantas su rezoliucijomis.
136. Paskirdamas prašymą vykdyti ar susipažinti ministras jo pirmajame lape, rezoliucijos rekvizito vietoje, užrašo rezoliuciją ministerijos vadovybei, prireikus nurodo tiesioginį vykdytoją. Dėl prašymo su ministro rezoliucija tolesnio paskyrimo vykdyti sprendžia viceministras pagal nustatytą veiklos sritį ir (arba) ministerijos kancleris, užrašydami rezoliuciją, kurioje nurodo savarankiško padalinio vadovą (-us) ar kitus vykdytojus pagal kompetenciją.
Prireikus keisti rezoliucijoje nurodytą pirmąjį vykdytoją, tai gali atlikti tik rezoliuciją užrašęs asmuo. Apie keitimą būtina informuoti Dokumentų valdymo ir interesantų priėmimo padalinį.
137. Prašymai su ministro (ministerijos kanclerio, viceministro pagal nustatytą veiklos sritį) rezoliucijomis ne vėliau kaip per 2 darbo dienas nuo jų registracijos ministerijoje grąžinami į Dokumentų valdymo ir interesantų priėmimo padalinį.
138. Dokumentų valdymo ir interesantų priėmimo padalinys nedelsdamas, ne vėliau kaip per 1 darbo dieną po dokumento su ministro (ministerijos kanclerio, viceministro pagal nustatytą veiklos sritį) rezoliucija gavimo, perrašo ministro (ministerijos kanclerio, viceministro pagal nustatytą veiklos sritį) rezoliucijas į Dokumentų valdymo posistemį, nuskenuotus prašymus išsiunčia el. paštu rezoliucijose nurodytiems pirmiesiems vykdytojams, o prašymai su rezoliucijomis įdedami į ministrui, viceministrams skirtus segtuvus ar ministerijos kanclerio administravimo srities savarankiško padalinio langelius, iš kurių atsakingi administracijos padalinių darbuotojai pasiima ir perduoda rezoliucijoje nurodytiems asmenims, kurie toliau tvarko prašymus šio reglamento 104 ir 105 punktuose numatyta tvarka.
Dokumentų valdymo ir interesantų priėmimo padalinys, vadovaudamasis Asmenų prašymų nagrinėjimo ir jų aptarnavimo viešojo administravimo institucijose, įstaigose ir kituose viešojo administravimo subjektuose taisyklių, patvirtintų Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2007 m. rugpjūčio 22 d. nutarimu Nr. 875 (Žin., 2007, Nr. 94-3779), 10 punktu, tais atvejais, kai ministerija neįgaliota spręsti pateiktame prašyme išdėstytų klausimų, ne vėliau kaip per 5 darbo dienas nuo prašymo gavimo ministerijoje dienos išsiunčia prašymą kompetentingai institucijai (pasilikdamas prašymo kopiją) ir raštu praneša apie tai prašymą siuntusiam asmeniui, paaiškindamas persiuntimo priežastis.
139. Atsakymai į prašymus (toliau – atsakymai) registruojami ir paruošiami išsiuntimui Dokumentų valdymo ir interesantų priėmimo padalinyje, kuris registruoti teikiamame atsakyme įrašo registracijos datą ir numerį bei prašymo, į kurį atsakoma, nuorodą.
140. Pasirašytas ir užregistruotas atsakymas išsiunčiamas adresatui, o antrasis egzempliorius su vizomis ir kartu su prašymo, į kurį atsakoma, originalu dedamas į atitinkamą dokumentacijos plane numatytą bylą ir saugomas Dokumentų valdymo ir interesantų priėmimo padalinyje teisės aktų nustatyta tvarka. Atsakymo skenuota kopija saugoma Dokumentų valdymo posistemyje.“
26. Išdėstau 151 punktą taip:
28. Išdėstau 171 punktą taip:
„171. Laikino saugojimo dokumentų bylos saugomos administracijos padaliniuose iki jų saugojimo termino, nustatyto ministerijos Dokumentacijos plane, pabaigos. Pasibaigus laikino saugojimo bylų terminui, atliekama juose esančių dokumentų vertės ekspertizė ir priimamas sprendimas dėl tolesnio jų saugojimo ar sunaikinimo. Dokumentų vertinimą atlieka ir sprendimą dėl tolesnio jų saugojimo ar sunaikinimo siūlo administracijos padalinių darbuotojai, administruojantys atitinkamą veiklos sritį, kartu su Dokumentų valdymo ir interesantų priėmimo padalinio darbuotoju, atsakingu už užbaigtų bylų apskaitą. Priėmus sprendimą dėl dokumentų bylų, kurių saugojimo terminas pasibaigęs, naikinimo, už bylų saugojimą ir tvarkymą administracijos padaliniuose atsakingi darbuotojai surašo naikinti atrinktų bylų (dokumentų) aktą. Naikinti atrinktų bylų (dokumentų) aktas, teisės aktų nustatyta tvarka suderintas su valstybės archyvu, tvirtinamas ministerijos kanclerio. Už naikinti atrinktų bylų (dokumentų) sunaikinimą atsakingas Veiklos administravimo ir turto valdymo padalinys.“
31. Papildau šiuo 173 punktu:
34. Įrašau 177 punkte vietoj žodžių ir skaičių „2005 m. gegužės 3 d. įsakymo Nr. 3D-251 ir 2009 m. birželio 30 d. įsakymo Nr. 3D-477 redakcijos“ žodžius ir skaičius „2010 m. rugpjūčio 31 d. įsakymo Nr. 3D-788 redakcija“.