LIETUVOS VYRIAUSIOJO ARCHYVARO
Į S A K Y M A S
DĖL VALSTYBĖS ARCHYVŲ ATLIEKAMŲ PATIKRINIMŲ TVARKOS APRAŠO PATVIRTINIMO
2013 m. spalio 2 d. Nr. V-54
Vilnius
PATVIRTINTA
Lietuvos vyriausiojo archyvaro
2013 m. spalio 2 d. įsakymu Nr. V-54
VALSTYBĖS ARCHYVŲ ATLIEKAMŲ PATIKRINIMŲ TVARKOS APRAŠAS
1. Valstybės archyvų atliekamų patikrinimų tvarkos aprašas nustato patikrinimų, valstybės archyvų atliekamų valstybės ir savivaldybių institucijose, įstaigose ir įmonėse (toliau – įstaigos), įrašytose į Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintą Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, perduodančių dokumentus valstybės archyvams, sąrašą, tvarką ir jų rezultatų įforminimo procedūras.
2. Patikrinimai atliekami siekiant nustatyti, kaip įstaigos laikosi teisės aktuose nustatytų dokumentų ir archyvų valdymo ir naudojimo reikalavimų.
3. Patikrinimai numatomi valstybės archyvo (toliau – archyvas) veiklos plane, kurį tvirtina Lietuvos vyriausiasis archyvaras.
4. Archyvo vadovas, atsižvelgdamas į archyvo valstybės tarnautojų ar darbuotojų (toliau – archyvo darbuotojai) siūlymus, pateiktus išanalizavus ir įvertinus informaciją apie įstaigos dokumentų ir archyvų valdymo ir naudojimo reikalavimų įgyvendinimo pažeidimus, arba turėdamas pagrįstų įtarimų, kad įstaigos veikla gali neatitikti dokumentų ir archyvų valdymą ir naudojimą reglamentuojančių teisės aktų reikalavimų, gali pavesti archyvo darbuotojams atlikti neplaninį įstaigos patikrinimą.
5. Apie numatomą planinį patikrinimą įstaiga informuojama raštu prieš 10 darbo dienų, nurodant patikrinimo pagrindą, apimtį, datą, trukmę, tikslus bei preliminarų sąrašą dokumentų, kuriuos bus prašoma pateikti patikrinimą atliekantiems archyvo darbuotojams. Apie neplaninį patikrinimą įstaigai iš anksto pranešti neprivaloma.
6. Įstaigoje patikrinimus atliekantys archyvo darbuotojai turi teisę susipažinti su dokumentais, susijusiais su patikrinimo dalyku, ir gauti šių dokumentų kopijas.
7. Atlikus patikrinimą, per 20 darbo dienų parengiama ir archyvo vadovui pateikiama susipažinti patikrinimo pažyma. Įvertinus atlikto patikrinimo apimtį, užduoties sudėtingumą ir kitas objektyvias aplinkybes, šis terminas archyvo vadovo sprendimu gali būti pratęstas.
8. Patikrinimo pažymoje nurodoma:
8.5. bendra informacija (teisės aktuose nustatytų dokumentų ir archyvų valdymo ir naudojimo reikalavimų įgyvendinimas įstaigoje);
8.6. patikrinimo metu nustatyti teisės aktų pažeidimai (kartu pridedamos tai patvirtinančių dokumentų kopijos, jei tokių dokumentų yra), pasiūlymai jiems pašalinti arba nurodoma, kad pažeidimų nenustatyta;
9. Jeigu įstaiga patikrinimo metu raštu pateikė paaiškinimus dėl tikrinamo dalyko, apie tai pažymima patikrinimo pažymoje, kartu pridedant pateiktus paaiškinimus. Pažymą pasirašo ją parengę archyvo darbuotojai.
10. Įstaigai, kurioje buvo atliktas patikrinimas, patikrinimo pažyma išsiunčiama per 5 darbo dienas nuo jos surašymo dienos.
11. Sprendimą dėl patikrinimo pažymoje pateiktų rekomendacijų, jei jų buvo pateikta, įgyvendinimo termino priima archyvo vadovas.
12. Siekiant užtikrinti, kad buvo pašalinti patikrinimo metu nustatyti teisės aktų pažeidimai ar kiti trūkumai ir įgyvendintos pateiktos rekomendacijos, archyvo vadovo pavedimu gali būti atliktas pakartotinis patikrinimas.
13. Pažyma apie pakartotinį patikrinimą surašoma ir įstaiga apie pakartotinio patikrinimo rezultatus informuojama šio Aprašo 8–10 punktuose nustatyta tvarka.