PATVIRTINTA
Lietuvos Respublikos užsienio reikalų ministro 2007 m. balandžio 24 d. įsakymu Nr. V-42
VYSTOMOJO BENDRADARBIAVIMO IR PARAMOS DEMOKRATIJAI PROGRAMOS ĮGYVENDINIMO TVARKOS APRAŠAS
I. BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Vystomojo bendradarbiavimo ir paramos demokratijai programos įgyvendinimo tvarkos aprašas (toliau – Tvarkos aprašas) nustato Vystomojo bendradarbiavimo ir paramos demokratijai programos strateginį planavimą, projektų paraiškų teikimą, jų atranką, projektų valdymą, jų vertinimą, diplomatinių atstovybių projektų programos įgyvendinimo tvarką, projektų finansavimo principus, informacijos apie vystomojo bendradarbiavimo ir paramos demokratijai programą valdymą.
2. Lietuvos Respublikos vystomojo bendradarbiavimo politika – sudėtinė Lietuvos užsienio politikos dalis. Jos tikslas paremti darnų, nešališką ir visuotinį žmogiškąjį ir socialinį valstybių partnerių vystymąsi. Žmogaus teisių, demokratijos, įstatymų viršenybės, lyčių lygybės ir gero valdymo skatinimas yra neatsiejama šios politikos dalis. Šie tikslai įtvirtinti Lietuvos Respublikos Seimo 2004 m. gegužės 5 d. priimtoje rezoliucijoje „Dėl Lietuvos Respublikos užsienio politikos krypčių Lietuvai tapus visateise NATO nare ir Europos Sąjungos nare“ (Žin., 2004, Nr. 75-2572), Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2006 m. birželio 8 d. nutarime Nr. 561 „Dėl Lietuvos Respublikos vystomojo bendradarbiavimo 2006-2010 m. politikos nuostatų patvirtinimo“ (Žin., 2006, Nr. 66-2435), Politinių partijų susitarime „Dėl pagrindinių valstybės užsienio politikos tikslų ir uždavinių 2004-2008 metais“ (2004 m. spalio 5 d.).
3. Lietuvos Respublikos vystomojo bendradarbiavimo politika grindžiama vertybėmis, principais ir nuostatomis, išdėstytais šiuose Europos Sąjungos ir tarptautinių organizacijų teisiniuose dokumentuose: 2000 m. rugsėjo 8 d. Jungtinių Tautų „Tūkstantmečio deklaracijoje“, 2000 m. lapkričio 16 d. Tarybos ir Komisijos deklaracijoje „Dėl Europos Bendrijos vystomojo bendradarbiavimo politikos“, 2002 m. kovo 22 d. Monterėjaus konsensuse „Dėl finansavimo vystymuisi užtikrinti“, 2004 m. kovo 31 d. Europos Parlamento ir Tarybos direktyvoje 2004/18/EB dėl viešųjų darbų, prekių ir paslaugų pirkimo sutarčių sudarymo tvarkos derinimo, 2005 m. kovo 2 d. Paryžiaus deklaracijoje „Dėl vystomojo bendradarbiavimo politikos efektyvumo“, 2005 m. balandžio 12 d. Europos Parlamento rezoliucijoje „Dėl ES vaidmens siekiant Tūkstantmečio vystymosi tikslų“, 2005 m. lapkričio 22 d. Tarybos, Europos Parlamento ir Komisijos bendrame pareiškime dėl Europos Sąjungos vystomojo bendradarbiavimo politikos „Europos konsensusas dėl vystymosi“, 2006 m. sausio 25 d. Komisijos komunikate Tarybai, Europos Parlamentui, Europos Ekonomikos ir socialinių reikalų komitetui ir Regionų komitetui „Vystymosi procese dalyvaujantys nevalstybiniai subjektai ir vietos valdžios institucijos“ (KOM (2006) 19 galutinis).
4. Remiantis Lietuvos Respublikos užsienio reikalų ministro 2006 m. lapkričio 30 d. įsakymu Nr. V-147 „Dėl Užsienio reikalų ministerijos Vystomojo bendradarbiavimo ir paramos demokratijai departamento steigimo“, už Lietuvos Respublikos vystomojo bendradarbiavimo politikos formavimą, įgyvendinimą bei koordinavimą, Lietuvos visuomenės informavimą apie vystomojo bendradarbiavimo politikos įgyvendinimą ir paramos šiai politikai užtikrinimą pagal savo kompetenciją yra atsakingas Vystomojo bendradarbiavimo ir paramos demokratijai departamentas (toliau – Departamentas).
5. Tvarkos apraše vartojamos sąvokos:
Didysis projektas – projektas, kuriam taikomas griežtai reglamentuotas projekto ciklas, numatantis platesnės apimties nei mažieji projektai tikslus, uždavinius ir veiklos rūšis. Didžiųjų projektų maksimalią vertę nustato Komisija.
Diplomatinių atstovybių projektų programa – Lietuvos Respublikos diplomatinių atstovybių, konsulinių įstaigų, atstovybių prie tarptautinių organizacijų ir specialiųjų misijų administruojama vystomojo bendradarbiavimo ir paramos demokratijai projektų programa.
Ypatingos skubos projektas – trumpalaikis nedidelės apimties projektas, vykdomas Departamento arba diplomatinės atstovybės. Sprendimas dėl šio projekto yra priimamas skubos tvarka. Ypatingos skubos projektų maksimalią vertę nustato Komisija.
Komisija – Užsienio reikalų ministerijos (toliau – Ministerija) vystomojo bendradarbiavimo ir paramos demokratijai programų ir projektų komisija (toliau – Komisija), kuriai vadovauja ministerijos sekretorius. Komisijos veiklos teisiniai pagrindai, uždaviniai ir funkcijos, Komisijos ir jos narių teisės ir pareigos, Komisijos sudarymo ir darbo organizavimo tvarka nustatoma Komisijos nuostatuose, kurie tvirtinami Lietuvos Respublikos užsienio reikalų ministro įsakymu.
Loginė struktūra – projekto planavimo ir įgyvendinimo priemonė, apimanti šiuos strateginius elementus: projekto ilgalaikius ir artimiausius tikslus, tikėtinus rezultatus pasiekus atitinkamus artimiausius tikslus, numatytos veiklos rūšis atitinkamiems rezultatams pasiekti, sąnaudas rezultatams pasiekti ir svarbiausias prielaidas ir riziką. Atliekant loginės struktūros analizę yra įvertinamos svarbiausios problemos, interesų grupės, nustatomi projekto tikslai, išanalizuojamos alternatyvos ir pasirenkama projekto įgyvendinimo strategija.
Mažasis projektas – projektas, kuriam įvykdyti reikia ne daugiau kaip 6 mėnesių. Mažųjų projektų maksimalią vertę nustato Komisija.
Pakomisė – Komisijos pakomisė (toliau – Pakomisė), sudaroma Komisijos pirmininko, kuriai vadovauja Departamento direktorius (Komisijos pirmininko pavaduotojas). Pakomisės veiklos teisiniai pagrindai ir funkcijos, Pakomisės ir jos narių teisės ir pareigos, Pakomisės sudarymo ir darbo organizavimo tvarka nustatoma Pakomisės nuostatuose, kurie tvirtinami Lietuvos Respublikos užsienio reikalų ministro įsakymu.
Projektas – nekomercinė veikla, skirta Lietuvos vystomojo bendradarbiavimo ir paramos demokratijai tikslams valstybėje partnerėje įgyvendinti per aiškiai apibrėžtą laikotarpį ir turinti pasiekti numatytus rezultatus, turinti aiškius vykdytojus ir naudos gavėjus.
Projekto dokumentas – dokumentas, kuriame apibūdinama projekto idėja, ilgalaikiai ir artimiausi tikslai, prielaidos ir numatomos priemonės jiems pasiekti, veiklos rūšys, svarbiausi išoriniai ir vidiniai veiksniai, galimos rizikos ir priemonės joms išvengti, projekto valdymas, atsiskaitymas ir sąmata. Projekto dokumentas yra projekto įgyvendinimo sutarties dalis.
Projekto paraiška – projekto vykdytojo/paraiškos teikėjo pagal Komisijos patvirtintą formą parengtas dokumentas, kuris, atsižvelgiant į planuojamo įgyvendinti projekto dydį, nustatyta tvarka atitinkamai teikiamas Komisijai ar Pakomisei.
Projekto valdymas – projekto įgyvendinimo sistema, kuri apima struktūros su aiškiai apibrėžtomis projekte dalyvaujančių institucijų (valstybės donorės, projekto vykdytojo, projekto vykdytojo valstybėje partnerėje ir valstybės partnerės, projekto priežiūros komiteto, projekto patariamosios tarybos ir pan.) ir kitų projekto dalyvių (projekto vadovo, projekto vadovo šalyje partnerėje, projekto komandos, ekspertų ir kt.) funkcijomis suformavimą ir jų sąveiką (projekto finansavimą, įgyvendinimą, priežiūrą, monitoringą ir vertinimą).
Projekto vykdytojas – Lietuvos Respublikos juridinis ar fizinis asmuo, pateikęs paraišką ir gaunantis finansavimą pagal pasirašytą su Ministerija projekto įgyvendinimo sutartį projekto paraiškoje numatytoms veiklos rūšims įgyvendinti. Komisijos sprendimu projekto vykdytoju gali būti ir ne Lietuvos juridinis ar fizinis asmuo.
Savanoriškas įnašas -Lietuvos Respublikos vystomojo bendradarbiavimo ir paramos demokratijai programos lėšų skyrimas Europos Sąjungos, Jungtinių Tautų ir kitų tarptautinių organizacijų finansuojamiems projektams finansuoti.
Stipendija – Lietuvos Respublikos vystomojo bendradarbiavimo ir paramos demokratijai programos lėšų skyrimas valstybių partnerių piliečių studijoms Lietuvos aukštojo mokslo įstaigose arba Lietuvos Respublikos piliečių studijoms užsienio aukštojo mokslo įstaigose vystomojo bendradarbiavimo tema.
Sutartis – projekto įgyvendinimo sutartis, pasirašoma tarp Ministerijos ir projekto vykdytojo. Sutartis sudaroma dėl kiekvieno projekto atskirai.
Vystomasis bendradarbiavimas – bendradarbiavimas su neturtingomis ir mažai išsivysčiusiomis valstybėmis, siekiant paremti šių valstybių ilgalaikį politinį, ekonominį ir socialinį vystymąsi, užtikrinti demokratiją, įstatymo viršenybę ir žmogaus teises ir taip prisidėti prie skurdo mažinimo pasaulyje. Parama demokratijai yra sudedamoji vystomojo bendradarbiavimo dalis, apimanti žmogaus teisių, demokratijos, įstatymų viršenybės, lyčių lygybės ir gero valdymo skatinimą.
II. VYSTOMOJO BENDRADARBIAVIMO IR PARAMOS DEMOKRATIJAI STRATEGINIS PLANAVIMAS, PROJEKTŲ VALDYMAS IR VERTINIMAS
1. STRATEGINIS PLANAVIMAS
7. Vystomojo bendradarbiavimo ir paramos demokratijai programos strateginio planavimo sistemą sudaro:
7.1. tarpusavyje susiję pagrindiniai strateginio planavimo dokumentai, kurie skirstomi į vidutinės trukmės strategijas, trumpalaikes tikslines programas ir metų gaires;
8. Strateginis planavimas apima esamos situacijos analizę, Vystomojo bendradarbiavimo ir paramos demokratijai programos pagrindinių krypčių ir pageidaujamų pokyčių nustatymą bei strategijos parengimą. Strateginio planavimo tikslas – išanalizuoti valstybės partnerės ar regiono problemas, poreikius ir galimybes, atsižvelgiant į Lietuvos Respublikos užsienio politiką, nacionalinius interesus, vystomojo bendradarbiavimo politikos prioritetus ir patirtį.
9. Gali būti rengiami šie strateginiai dokumentai:
9.1. vidutinės trukmės (3–5 metų) strategija (toliau – Strategija), kurioje nubrėžiami vystomojo bendradarbiavimo tikslai, iškeliamos su vystomuoju bendradarbiavimu susijusios problemos, sektoriniai arba/ir teminiai klausimai, Lietuvos ir kitų valstybių donorių bei tarptautinių organizacijų vystomojo bendradarbiavimo koordinavimas, suformuluojamos ir pateikiamos galimų programų idėjos;
9.2. trumpalaikė (1–3 metų) tikslinė programa (toliau – Tikslinė programa), kurioje konkretizuojami strategijoje nubrėžti tikslai, uždaviniai ir nustatomos galimos alternatyvos jiems įgyvendinti; Tikslinė programa gali sujungti kelis atskirus projektus (pavyzdžiui, pagal valstybę partnerę ar regioną, pagal sritį);
9.3. metų gairės (toliau – Gairės), kuriose nustatomi tikslai, keliami ateinantiems biudžetiniams metams, tikėtini rezultatai ir tiems tikslams pasiekti reikalingos priemonės, pateikiamas prioritetinių šalių ir sektorių sąrašas, pagal prioritetus preliminariai paskirstomas ateinančių metų biudžetas, nustatomos ar patikslinamos tikslinių programų ir projektų kategorijos (pavyzdžiui, mažieji ir didieji projektai, ypatingos skubos projektai, stipendijos, diplomatinių atstovybių projektų programa ir kt.).
10. Sprendimus dėl Strategijų, Tikslinių programų ir Gairių rengimo ir struktūros priima Komisija. Departamentas yra atsakingas už Strategijų, Tikslinių programų ir Gairių rengimą ir/ar rengimo koordinavimą.
11. Kiekvienais metais Departamentas privalo parengti Gaires ir pateikti Komisijai tvirtinti. Komisija turi teisę priimti sprendimą dėl jau patvirtintų gairių pakeitimų ir/ar papildymų.
12. Gairės yra rengiamos remiantis Komisijos patvirtintomis Strategijomis, Tikslinėmis programomis, Ministerijos vadovybės, Ministerijos administracijos padalinių ir Komisijos/Pakomisės rekomendacijomis, Departamento atlikta jau įgyvendintų Tikslinių programų ir projektų analize ir išvadomis bei kita susijusia informacija.
2. KVIETIMAS TEIKTI PROJEKTŲ PARAIŠKAS. PROJEKTŲ PARAIŠKŲ TEIKIMAS. ADMINISTRACINIS IR IŠSAMUS VERTINIMAS
13. Komisija, vadovaudamasi Gairėmis, tvirtina kvietimą teikti projektų paraiškas (toliau – Kvietimas), paraiškų formas ir Kvietimo paskelbimo datą.
14. Departamentas yra atsakingas už Kvietimo teksto ir projektų paraiškų formų, paraiškų pildymo reikalavimų ir/ar instrukcijų parengimą, pateikimą Komisijai svarstyti, tvirtinti ir paskelbimą.
15. Kvietimai teikti projektų paraiškas skelbiami „Valstybės žinių“ priede „Informaciniai pranešimai“. Kvietimai, paraiškų pildymo formos, paraiškos pildymo reikalavimai ir/ar instrukcijos, kita papildoma informacija taip pat skelbiama Ministerijos interneto puslapyje lietuvių, anglų ir rusų kalbomis. Kvietimai teikti paraiškas gali būti skelbiami ir kitose visuomenės informavimo priemonėse.
16. Teikti projektų paraiškas ir formuoti projektus gali Lietuvos Respublikos fiziniai ir juridiniai asmenys. Išimtiniais atvejais, kai nėra galimybės bendradarbiauti su Lietuvos Respublikos fiziniais ir juridiniais asmenimis, Komisijos sprendimu paraiškas gali teikti ir užsienio valstybių juridiniai ar fiziniai asmenys. Projektų paraiškos teikiamos paštu ir el. paštu.
17. Ministerijos administracijos padaliniai pagal savo kompetenciją gali siūlyti projektų idėjas ir teikti Pakomisei ar Komisijai jas svarstyti.
18. Departamentas turi teisę identifikuoti naujų projektų idėjas ir/arba rengti projektų paraiškas ir teikti Pakomisei ar Komisijai svarstyti. Jei projekto idėjai pritaria Pakomisė ar Komisija, gali būti skelbiamas projekto paraiškos rengėjo konkursas arba/ir projekto vykdytojo konkursas. Konkurso sąlygas nustato ir laimėtoją tvirtina Komisija arba Pakomisė. Departamentas yra atsakingas už konkurso medžiagos parengimą, paskelbimą ir konkurso organizavimą.
19. Paraiškos teikėjas, vadovaudamasis Kvietime nurodytomis sąlygomis ir terminais, paraišką lietuvių, anglų ar rusų kalba Departamentui pateikia el. paštu (projektai@urm.lt) ne vėliau kaip Kvietime nurodytą paskutinę paraiškų teikimo dieną iki 24 valandos.
20. Paraiška paštu (adresu: Vystomojo bendradarbiavimo ir paramos demokratijai departamentui, Lietuvos Respublikos užsienio reikalų ministerija, J. Tumo-Vaižganto g. 2, LT-01511 Vilnius) turi būti išsiųsta ne vėliau kaip Kvietime nurodytą paskutinę paraiškų teikimo dieną (tą įrodo pašto spaudas ant voko, žymintis laiško išsiuntimo dieną).
21. Paraiškos gavimo data laikoma registravimo data, kurią nurodo spaudas ant voko arba Lietuvos Respublikos užsienio reikalu ministerijos Raštvedybos skyriaus žyma. Paraiška yra užregistruojama registracijos žurnale suteikiant jai originalų kodą.
22. Gavęs paraišką, Departamentas, vadovaudamasis paraiškos vertinimo kriterijais, privalo atlikti administracinį paraiškos vertinimą: t. y. nustatyti, ar paraiška išsiųsta laiku, yra tinkamai užpildyta (vadovaujantis paraiškos pildymo instrukcijomis) ir turi visus privalomus priedus.
23. Jei paraiška pateikta praėjus nustatytam paraiškos pateikimo terminui, Departamentas privalo per penkias darbo dienas (el. paštu/faksu/paštu) nuo gavimo dienos informuoti paraiškos teikėją, kad paraiška nebus nagrinėjama.
24. Jei pateikta paraiška neatitinka dalies administracinių reikalavimų, Departamentas privalo el. paštu/faksu/paštu informuoti paraiškos teikėją apie paraiškos trūkumus arba netikslumus ir nurodyti terminą, iki kurio jie turi būti pašalinti. Jei paraiškos teikėjas neturi galimybės pašalinti nurodytų trūkumų, apie tai jis iki nurodyto termino privalo el. paštu/faksu/ paštu informuoti Departamentą.
25. Jei paraiška atitinka administracinius projekto reikalavimus, yra atliekamas išsamus paraiškos vertinimas, vadovaujantis paraiškos išsamaus vertinimo kriterijais. Vertinimą privalo atlikti ne mažiau kaip du Departamento darbuotojai.
26. Informacija apie tai, kas atlieka paraiškos išsamų vertinimą, yra konfidenciali ir gali būti atskleista tik Lietuvos Respublikos teisės aktų nustatyta tvarka. Atlikus išsamų paraiškos vertinimą, Departamento darbuotojai, atlikę išsamų vertinimą, privalo apibendrinti administracinio ir išsamaus vertinimo rezultatus ir pateikti juos išsamaus paraiškų vertinimo suvestinėje lentelėje.
27. Jeigu paraiškos teikėjas atsisako iki nurodyto termino pataisyti ar papildyti pateiktą paraišką, Departamentas privalo nurodyti Pakomisei ir/ar Komisijai teikiamoje medžiagoje paraiškos rengėjo atsisakymą pašalinti trūkumus ir gali rekomenduoti Komisijai ar Pakomisei atmesti paraišką kaip neatitinkančią reikalavimų ir nesvarstytiną.
28. Administracinio ir išsamaus vertinimo kriterijus nustato Komisija. Atlikęs pateiktos(-ų) paraiškos(-ų) vertinimą, Departamentas teikia Pakomisei apibendrintus vertinimo rezultatus kartu su rekomendacija pritarti/pritarti su išlyga/ atmesti projekto paraišką. Kartu su paraiškų vertinimo rezultatais Pakomisei yra teikiamos paraiškos(-ų) dokumentų kopijos.
3. PROJEKTŲ PARAIŠKŲ ATRANKA. PROJEKTO FORMAVIMAS
29. Komisija/Pakomisė pagal savo kompetenciją, vadovaudamasi Lietuvos Respublikos teisės aktuose, Gairėse ir kituose strateginiuose dokumentuose nustatytais prioritetais ir Departamento atlikto išsamaus vertinimo rezultatais ir rekomendacija, priima sprendimą dėl paraiškos tinkamumo, finansavimo ir projekto dokumento formavimo.
30. Pakomisė privalo svarstyti visas Departamento pateiktas projektų paraiškas ir priimti sprendimus. Pakomisės sprendimai protokoluojami.
31. Sprendimai dėl mažųjų projektų, ypatingos skubos projektų finansavimo ir stipendijų skyrimo priimami Pakomisėje.
32. Sprendimai dėl didžiųjų projektų finansavimo priimami Komisijoje, gavus Pakomisės rekomendacijas dėl jų tinkamumo. Komisijos sprendimai protokoluojami.
33. Jei Komisija/Pakomisė priima sprendimą paraišką atmesti, posėdžio protokole turi būti išvardytos tokio sprendimo priežastys.
34. Vertindama mažųjų projektų paraiškas, Pakomisė priima šiuos sprendimus:
34.1. tvirtinti paraišką ir įpareigoti Departamentą formuoti projekto dokumentą, parengti sutarties projektą ir koordinuoti sutarties pasirašymą;
34.2. tvirtinti paraišką su išlygomis (nesusijusiomis su projekto idėjos performulavimu) ir įpareigoti Departamentą koordinuoti projekto pakeitimus, formuoti projekto dokumentą, parengti sutarties projektą ir koordinuoti sutarties pasirašymą;
34.3. tvirtinti paraišką su išlygomis (nesusijusiomis su projekto idėjos performulavimu) ir įpareigoti Departamentą koordinuoti paraiškos pakeitimus ir grąžinti projektą svarstyti Pakomisei;
35. Vertindama ypatingos skubos projektų paraiškas, Pakomisė priima šiuos sprendimus:
35.1. tvirtinti paraišką ir įpareigoti Departamentą formuoti projekto dokumentą, parengti sutarties projektą ir koordinuoti sutarties pasirašymą;
36. Vertindama didžiųjų projektų paraiškas Pakomisė priima šiuos sprendimus:
36.2. rekomenduoti tvirtinti paraišką su išlygomis (nesusijusiomis su projekto idėjos performulavimu);
36.3. rekomenduoti performuoti paraišką iš didžiojo projekto į mažąjį ir pateikti svarstyti Pakomisei;
37. Departamentas pateikia Komisijai gautų projektų paraiškų kopijas ir Pakomisės rekomendacijas dėl didžiųjų projektų tinkamumo. Komisija priima sprendimus dėl didžiųjų projektų paraiškų tinkamumo ir finansavimo, nustato projektų dokumentų formavimo eigą ir terminus.
38. Vertindama didžiųjų projektų paraiškas Komisija priima šiuos sprendimus:
38.1. pritarti/nepritarti Pakomisės rekomendacijai ir tvirtinti paraišką, įpareigojant Departamentą formuoti projekto dokumentą, parengti sutarties projektą ir koordinuoti sutarties pasirašymą;
38.2. pritarti/nepritarti Pakomisės rekomendacijai ir tvirtinti paraišką su išlygomis (nesusijusiomis su projekto idėjos performulavimu), įpareigojant Departamentą koordinuoti projekto pakeitimus, formuoti projekto dokumentą, parengti sutarties projektą ir koordinuoti sutarties pasirašymą;
38.3. tvirtinti paraišką su išlygomis (nesusijusiomis su projekto idėjos performulavimu), įpareigojant Departamentą koordinuoti paraiškos pakeitimus ir grąžinti projektą svarstyti Pakomisei ir/arba Komisijai;
38.4. rekomenduoti paraiškos teikėjui performuoti paraišką iš didžiojo projekto į mažąjį; projekto teikėjui sutikus ir parengus pataisytą paraišką, ją dar kartą svarstyti Pakomisėje;
39. Komisijai/Pakomisei priėmus sprendimą dėl tinkamumo ir finansavimo, Departamentas nurodo projekto vykdytojui projekto dokumento formavimo ir sutarties rengimo terminus ir kitas sąlygas.
40. Remdamasis Komisijos/Pakomisės sprendimu, Departamentas pasiūlo paraiškos teikėjui papildyti ir/ar pataisyti projektą, pasiūlyti jam performuoti projekto idėją arba performuoti paraišką iš didžiojo projekto į mažąjį. Paraiškos pagrindu turi būti parengtas projekto dokumentas, kuris yra privalomas sutarties priedas.
41. Jei paraiškos teikėjas atsisako papildyti ir/ar pataisyti projektą, performuoti projekto idėją, performuoti paraišką iš didžiojo projekto į mažąjį, nedalyvauja formuojant projekto dokumentą, Departamentas apie tai informuoja Komisiją/ Pakomisę ir pateikia susirašinėjimą su paraiškos teikėju. Tuo remdamasi Komisija/Pakomisė gali priimti sprendimą atmesti projekto paraišką.
42. Departamentas informuoja apie Komisijos/Pakomisės sprendimą projekto paraiškos teikėją el. paštu/faksu/paštu ne vėliau kaip per trisdešimt kalendorinių dienų.
43. Komisija/Pakomisė, priėmusi sprendimą finansuoti didįjį projektą, įpareigoja Departamentą formuoti projekto dokumentą, parengti sutarties projektą, suderinti jį su projekto vykdytoju, laikantis bendrųjų sutarties turinio reikalavimų, ir pateikti sutartį pasirašyti.
4. PROJEKTO VALDYMAS
46. Departamentas, atsižvelgdamas į projekto dokumente numatytas veiklos rūšis ir projekto trukmę, nustato ir sutartyje nurodo mokėjimų dalimis dydžius ir terminus.
47. Projekto įgyvendinimo laikotarpiu Departamentas vykdo nuolatinį projekto įgyvendinimo monitoringą ir pagrindinių rezultatų vertinimą bei prireikus informuoja apie projekto eigą Komisiją/Pakomisę.
48. Projekto vykdytojas yra atsakingas už efektyvios projekto vykdymo struktūros (projekto komandos) su aiškiai apibrėžtomis funkcijomis ir atsakomybe suformavimą. Projekto vykdytojas skiria projekto vadovą ir apie jį privalo informuoti Departamentą.
49. Didžiųjų projektų įgyvendinimo pradžioje gali būti sudaromas projekto priežiūros komitetas, kurio sudėtis priklauso nuo konkretaus projekto pobūdžio. Paprastai jį sudaro Departamento, kitų projekto donorų (jei yra), projekto vykdytojo, projekto partnerių (jei yra) ir valstybės donorės atitinkamų institucijų atstovai. Projekto vadovas negali būti projekto priežiūros komiteto nariu. Projekto priežiūros komiteto uždaviniai ir funkcijos, jo narių teisės ir pareigos, sudarymo ir darbo organizavimo tvarka nustatoma Projekto priežiūros komiteto darbo reglamente.
50. Projekto priežiūros komitetas nuomonę dėl projekto veiklos išreiškia vertindamas (pritarti ar nepritarti, teikti pastabas) ataskaitas, jis turi teisę siūlyti Komisijai/Pakomisei ar Departamentui projekto pakeitimus. Projekto vadovas privalo laiku pateikti projekto priežiūros komitetui projekto ataskaitas ir gauti pastabas dėl šių ataskaitų iki jų pateikimo Departamentui termino.
51. Siekiant efektyvesnės, skaidresnės ir kuo didesnį poveikį turinčios didžiojo projekto veiklos gali būti įkurta patariamoji institucija – projekto patariamoji taryba, kurią paprastai sudaro įvairių interesų grupių (nevyriausybinių organizacijų, savivaldos, mokslo ir mokymo institucijų, verslo organizacijų ir pan.), turinčių įtakos projekto veiklai, įgalioti atstovai.
52. Projekto vykdytojas yra atsakingas už ataskaitų parengimą kokybiškai ir laiku ir jų pateikimą Departamentui. Departamentas, prieš pasirašydamas darbų perdavimo-priėmimo aktą, patikrina, ar projekto vykdytojas pateikė visas išlaidas pagrindžiančius apskaitos dokumentus.
53. Projekto vykdytojas, laikydamasis sutartyje numatytų įsipareigojimų, privalo pagal Departamento pareikalavimą informuoti jį apie vykdomą veiklą, teikdamas projekto vykdymo ataskaitas, parengtas pagal Departamento nustatytą formą ir naudojantis projekto dokumente pateikta logine struktūra.
54. Projekto vykdymo ataskaitoje turi būti pateikiamas bendras esamos situacijos aprašymas, vietos sąlygos, realios prielaidos ir rizikos bei kiti vidiniai ir išoriniai veiksniai, turintys įtakos projekto veiklai, pasiekta pažanga, nurodomos kylančios problemos ir numatomos priemonės joms išspręsti.
55. Projekto vykdymo ataskaitų teikimo terminai ir reguliarumas priklauso nuo projekto trukmės ir pobūdžio ir yra nurodomi sutartyje.
56. Gali būti teikiamos šios projekto vykdymo ataskaitos:
57. Tarpinė projekto ataskaita paprastai teikiama Departamentui praėjus pusei projekto vykdymo laikotarpio, jeigu sutartyje nenurodyta kitaip.
58. Jeigu vykdomas ilgiau nei metus trunkantis projektas, einamųjų metų pabaigoje teikiama metinė ataskaita konkrečią sutartyje nustatytą datą.
59. Galutinė projekto įgyvendinimo ataskaita pateikiama ne vėliau kaip per trisdešimt kalendorinių dienų įgyvendinus projektą, bet ne vėliau kaip iki einamųjų metų gruodžio 15 d.
61. Dalykinėje galutinės projekto įgyvendinimo ataskaitos dalyje turi būti aptarti tokie aspektai:
61.5. poveikis – pozityvus ir negatyvus, pirminis ir antrinis, tiesioginis ir netiesioginis, numatytas ir nenumatytas;
62. Projekto vykdytojas finansinę metinę ar galutinę ataskaitos dalį pateikia laikantis bendrųjų finansinės ataskaitos reikalavimų.
63. Gavęs metinę/galutinę projekto įgyvendinimo ataskaitą, Departamentas pateikia Komisijai/Pakomisei projekto įvertinimą ir teikia rekomendaciją dėl projekto įgyvendinimo ataskaitos vertinimo ir tvirtinimo. Komisija/Pakomisė priima sprendimą dėl projekto įgyvendinimo įvertinimo. Jeigu projektas įgyvendinamas ilgiau nei vienerius metus, Komisija/ Pakomisė priima sprendimą dėl tolesnės projekto eigos.
64. Jei, projekto vykdytojo nuomone, projektą neatidėliotinai reikia keisti, sprendimai dėl to priimami tokiais būdais:
64.1. Sutartyje numatoma galimybė projekto vadovui leisti atlikti neesminį projekto darbo plano pakeitimą arba perkelti tam tikros dalies projekto biudžeto lėšas iš vienos biudžeto eilutės į kitą (bet ne daugiau kaip 10 proc. vertės), tokių priemonių taikymo priežastys turi būti aiškiai išdėstytos pateiktoje projekto ataskaitoje;
64.2. esminiai projekto darbo plano arba veiklos rūšių finansavimo pakeitimai, neviršijantys bendros projekto vertės, gali būti pasiūlyti projekto tarpinėje ataskaitoje; tokiu atveju, gavęs projekto ataskaitą, Departamentas patvirtina, patvirtina iš dalies arba atmeta pasiūlymą; jei per dešimt darbo dienų Departamentas neišreiškia neigiamos nuomonės, laikoma, kad pasiūlymui yra pritarta.
65. Jei pasiūlomi projekto pakeitimai, iš esmės keičiantys projekto sandarą, Komisija/Pakomisė gali rekomenduoti Departamentui atlikti išorinį projekto įgyvendinimo patikrinimą, įskaitant projekto vykdymo būklės vertinimą projekto vykdymo vietoje.
66. Projekto vykdytojo prašymu, jei yra sutaupytų lėšų arba atsiranda objektyvių priežasčių, dėl kurių nusikėlė projekte numatytų veiklos rūšių įgyvendinimo terminai, Departamentas gali siūlyti projekto vykdymo laikotarpį pratęsti 3-6 mėn., kai projekto trukmė yra iki vienerių metų, ir 6-12 mėn., kai projekto trukmė daugiau nei vieneri metai.
67. Jei pratęsiamas projekto vykdymo laikotarpis, turi būti pasirašomas papildomas susitarimas prie jau pasirašytos projekto įgyvendinimo sutarties. Papildomame susitarime numatomos naujos veiklos rūšys (jei numatytos) ir naujų arba neatliktų veiklos rūšių nauji atlikimo terminai ir sąlygos, prieš tai įvertinus jų pagrįstumą.
5. GALUTINIS PROJEKTO VERTINIMAS IR PROJEKTŲ KOKYBĖS UŽTIKRINIMAS
69. Projekto vertinimo tikslai gali būti:
69.5. nustatyti sėkmes ir nesėkmes, siekiant paskatinti projekto vykdytojus ištaisyti klaidas ir ateityje išvengti nesėkmių;
69.6. įvertinti projekto organizacinę struktūrą ir jos efektyvumą siekiant pagerinti projektų valdymą ateityje;
70. Departamentas yra atsakingas už vidinį projekto vertinimą baigus projektą. Tam naudojama įvairi su projekto vykdymu susijusi medžiaga. Jei kyla abejonių dėl projekto įgyvendinimo, gali būti atliktas išorinis arba kompleksinis vertinimas.
71. Išorinio vertinimo procesą paprastai sudaro šie etapai:
71.2. Departamentas atlieka parengiamuosius darbus ir nustato vertinimo sąlygas (apimtį, svarbiausias sritis, į kurias reikia atkreipti dėmesį, ir vertinimo tipą);
71.3. Departamentas apibrėžia vertinimo ataskaitos reikalavimus, suformuoja užduotis ir nustato, per kiek laiko turi būti atliktas vertinimas; sudėtingiems projektams, kai reikia tam tikros srities ekspertinių žinių, vertinti gali būti pakviestas išorės vertintojas (fizinis ar juridinis asmuo); išorės vertintojas kviečiamas Lietuvos Respublikos teisės aktų nustatyta tvarka;
71.4. projekto vertintojas parengia duomenų rinkimo ir vertinimo metodiką, nustato galimus informacijos šaltinius, atrenka vertinimo kriterijus;
71.5. projekto vertintojas atlieka vertinimą ir parengia vertinimo ataskaitą; jei visą projektą ar jo dalį vertina išorės vertintojas, paskiriamas vertinimo priežiūrą atliekantis Departamento darbuotojas;
72. Išorinis vertinimas gali būti atliekamas, jei projektas atitinka nors vieną iš toliau nurodytų sąlygų:
72.2. monitoringas, projekto vadovo pateiktas vertinimas arba vidinis vertinimas atskleidė rimtas projekto planavimo ar įgyvendinimo problemas arba nebuvo pasiekti planuoti projekto rezultatai arba tikslai;
73. Ne mažiau kaip 10 proc. visų įgyvendintų projektų turi būti įvertinti projekto įgyvendinimo vietoje, ypač jei atitinka nors vieną iš minėtų sąlygų.
74. Jei yra vertinamas ilgalaikis įgyvendinto projekto poveikis, vertinimas paprastai atliekamas po 2-5 metų įgyvendinus projektą.
75. Pagal savo pobūdį vertinimas gali būti formalus ir neformalus, su išvyka į projekto vykdymo vietą ir be jos, gali būti vertinama organizacinė struktūra, atskiri projektai ar tikslinė programa, strategijų ir kitų strateginio planavimo dokumentų įgyvendinimas ir poveikis, taip pat pačios vertinimo procedūros.
76. Vertinimo metu yra kaupiama tiesiogiai ir netiesiogiai su projektu susijusi informacija: peržiūrimos ataskaitos ir kiti dokumentai, vykdomos apklausos, konsultuojamasi su ekspertais ir interesų grupėmis, atliekami tikslinių grupių tyrimai, nuomonių apklausa, tiesioginis vertinimas vietoje, atliekami atsitiktiniai matavimai ir panašiai.
77. Surinkti duomenys analizuojami naudojant statistinius ir nestatistinius, kokybinius ir kiekybinius metodus, modelius, apytikrius skaičiavimus, ilgalaikių pasekmių ir poveikio prognozavimą, lyginimą su kontroliniais duomenimis arba analogais ir pan.
78. Parengtos vertinimo ataskaitose esančios informacijos platinimo ir naudojimo tikslingumą, apimtį ir būdus, viešumo ar slaptumo lygmenį nustato Komisija/Pakomisė.
79. Vertinimo ataskaitoje pateikiami iškeltus uždavinius atitinkantys faktai, išvados, rekomendacijos, kaip pagerinti projektų įgyvendinimą ateityje, bei praktinio ir strateginio pobūdžio „išmoktos pamokos“.
80. Remdamasi pateiktomis vertinimo ataskaitomis, Komisija/Pakomisė gali priimti tokius sprendimus dėl būsimų projektų:
80.1. nekartoti ir nepratęsti projekto; tiesioginiai projekto dalyviai gali būti informuojami apie vertinimo išvadas;
80.2. leisti kartoti ar pratęsti projektą tik tuo atveju, jei iš naujo bus atlikta projekto struktūros analizė ir įgyvendinti Komisijos/Pakomisės pasiūlyti pakeitimai; projekto vykdytojai ir rėmėjai yra informuojami apie nustatytas nesėkmių priežastis ir būtinus pakeitimus;
III. DIPLOMATINIŲ ATSTOVYBIŲ PROJEKTŲ PROGRAMA
81. Vadovaujantis Komisijos patvirtintomis Gairėmis, Diplomatinių atstovybių projektų programa vykdoma siekiant suteikti Lietuvos Respublikos diplomatinėms atstovybėms, konsulinėms įstaigoms, atstovybėms prie tarptautinių organizacijų ir specialiosioms misijoms (toliau – Diplomatinės atstovybės) galimybę greitai reaguoti į trumpalaikius valstybių, kurioms Diplomatinės atstovybės yra akredituotos, poreikius vystomojo bendradarbiavimo politikos srityse.
82. Komisijos sprendimu Diplomatinių atstovybių projektų programą vykdo Diplomatinės atstovybės, akredituotos Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarime Nr. 561 „Dėl Lietuvos Respublikos vystomojo bendradarbiavimo 2006–2010 m. politikos nuostatų patvirtinimo“ (Žin., 2006, Nr. 66-2435) numatytose valstybėse.
83. Atsižvelgiant į Lietuvos Respublikos vystomojo bendradarbiavimo politikos tikslus, Diplomatinių atstovybių projektų programa gali būti vykdoma ir kitose Diplomatinėse atstovybėse.
84. Diplomatinių atstovybių projektų programa bet kurioje iš Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarime Nr. 561 „Dėl Lietuvos Respublikos vystomojo bendradarbiavimo 2006-2010 m. politikos nuostatų patvirtinimo“ (Žin., 2006, Nr. 66-2435) nurodytų Diplomatinių atstovybių gali būti sustabdyta Komisijos sprendimu.
85. Diplomatinės atstovybės atlieka valstybės, kurioje/kuriai yra akredituotos, poreikių analizę (veiklos planą) ir iki Komisijos nustatytos datos pateikia Departamentui. Komisijos sprendimu tvirtinamas Diplomatinės atstovybės projektų programos ateinančių metų biudžetas.
86. Diplomatinėse atstovybėse sudaroma Diplomatinių atstovybių projektų programos komisija. Diplomatinių atstovybių projektų programos komisiją rekomenduojama sudaryti iš trijų asmenų: Diplomatinės atstovybės vadovo, diplomato, Diplomatinėje atstovybėje paskirto atsakingu už vystomąjį bendradarbiavimą ir paramą demokratijai, ir darbuotojo, atsakingo už finansinę apskaitą. Komisijos sudėtį tvirtina Diplomatinės atstovybės vadovas. Rekomenduojama Diplomatinės atstovybės vadovą skirti programos komisijos pirmininku. Diplomatinių atstovybių projektų programos komisijos funkcijos, jos narių teisės ir pareigos, sudarymo ir darbo organizavimo tvarka nustatoma Diplomatinių atstovybių projektų programos reglamente, kurį tvirtina Diplomatinės atstovybės vadovas.
87. Diplomatinės atstovybės projektų programos komisijos pirmininkas už programos įgyvendinimą atsiskaito Komisijai.
88. Diplomatinės atstovybės projektų programos komisija svarsto paraiškas dėl projektų tinkamumo ir finansavimo iš Diplomatinės atstovybės projektų programos ir priima sprendimą dėl jų finansavimo tinkamumo.
89. Iš Diplomatinių atstovybių projektų programos gali būti finansuojami ypatingos skubos projektai.
91. Diplomatas, atsakingas už vystomąjį bendradarbiavimą ir paramą demokratijai, analizuoja paraiškas ir teikia pasiūlymus dėl paraiškų tinkamumo finansuoti, koordinuoja susirašinėjimą dėl Diplomatinių atstovybių programos projektų įgyvendinimo, atsako už projektų vykdymo ataskaitas, projektų vykdymo monitoringą ir vertinimą.
92. Diplomatinių atstovybių projektų programai įgyvendinti gali būti numatytos administravimo išlaidos (ne daugiau nei 10 proc. šios programos lėšų).
93. Diplomatinių atstovybių projektų programos komisija priima sprendimą dėl būdų, kuriais bus išplatinta informacija apie galimybę teikti paraiškas Diplomatinių atstovybių projektų programai.
94. Paraiškas Diplomatinių atstovybių projektų programai gali teikti:
96. Diplomatinių atstovybių projektų programos komisija, priimdama sprendimą atmesti paraišką, tokio sprendimo priežastis turi nurodyti protokole.
97. Atsakymas dėl paraiškos atmetimo paraiškos teikėjui gali būti perduotas raštu arba žodžiu ne vėliau kaip per trisdešimt kalendorinių dienų.
98. Diplomatinės atstovybės projektų programos komisijai priėmus sprendimą dėl paraiškos tinkamumo ir finansavimo, pasirašoma sutartis su projekto vykdytoju.
100. Iš Diplomatinės atstovybės projektų programos gali būti finansuojami bendrojo finansavimo projektai, jeigu:
101. Jeigu projekte numatytas bendrasis finansavimas, ataskaitoje nurodoma, kokioms veiklos rūšims finansuoti buvo skirtos Diplomatinės atstovybės lėšos.
102. Per 30 kalendorinių dienų pabaigus projektą projekto vykdytojas pateikia Diplomatinei atstovybei projekto vykdymo ataskaitą. Dalykinėje ataskaitos dalyje pateikiamas projekto veiklos rūšių ir rezultatų aprašymas, finansinėje ataskaitos dalyje – išlaidų suvestinė. Visos išlaidos turi būti pagrįstos pridedamomis sąskaitomis ar kitais išlaidas patvirtinančiais dokumentais arba projekto vykdytojo pasirašytomis kopijomis.
103. Diplomatinė atstovybė kaupia ir sistemina informaciją apie Diplomatinės atstovybės projektų programą, t. y. paraiškų teikimą, sprendimo dėl projekto tinkamumo ir finansavimo priėmimą, sutarties pasirašymą, susirašinėjimą su paraiškos teikėjais, projekto vykdytojais, jų parengtą projekto vykdymo ataskaitą, išlaidas patvirtinančius dokumentus, Diplomatinės atstovybės parengtą ataskaitą apie Diplomatinės atstovybės projektų programos įgyvendinimą.
104. Diplomatinių atstovybių projektų programa finansuojama ir atsiskaitoma už lėšų panaudojimą remiantis Lietuvos Respublikos užsienio reikalų ministro 2005 m. sausio 18 d. įsakymu Nr. V-5 patvirtintose „Lietuvos Respublikos diplomatinių atstovybių, konsulinių įstaigų ir atstovybių prie tarptautinių organizacijų išlaidų sąmatos sudarymo, vykdymo ir finansų apskaitos taisyklėse“ nustatyta tikslinės paskirties lėšų finansavimo ir atsiskaitymo už jas tvarka.
105. Einamaisiais metais atstovybė pateikia 2 dalykines ataskaitas: vieną – iki liepos 15 d., antrą – iki gruodžio 15 d. Ataskaitose nurodomos iki to momento panaudotos lėšos.
106. Baigus vykdyti Diplomatinės atstovybės projektų programą, Diplomatinė atstovybė parengia ir iki sausio 31 d. Departamentui pateikia dalykinę metinę programos įgyvendinimo ataskaitą, kurioje nurodoma: programos tikslai ir pasiekti rezultatai; įvertinimas, kokios įtakos turėjo Diplomatinės atstovybės projektų programos įvykdyti projektai valstybės (vietovės ar pan.) vystymuisi, dvišaliams santykiams; kaip ji prisidėjo prie atstovybės ir Lietuvos matomumo didinimo valstybėje; trumpai aprašyta sėkmingai įvykdyti projektai; nurodyta, kiek paraiškų gauta, kiek iš jų patvirtinta, kiek atmesta, trumpai aprašyti tie patvirtinti projektai, kurie nepasiekė nustatytų tikslų, ir pateiktos neefektyvumo priežastys; išryškėjus administraciniams programos vykdymo trūkumams, išdėstytos problemos ir pateikti jų sprendimo pasiūlymai.
IV. PROJEKTŲ FINANSAVIMO PRINCIPAI
1. FINANSAVIMO PRIELAIDOS. TINKAMOS IR NETINKAMOS IŠLAIDOS
107. Vystomojo bendradarbiavimo ir paramos demokratijai projektų finansavimas ir finansinis atsiskaitymas vykdomas vadovaujantis šiais Lietuvos Respublikos teisės aktais: Lietuvos Respublikos biudžeto sandaros įstatymu (Žin., 1990, Nr. 24-596; 2004, Nr. 4-47), Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatymu (Žin., 1996, Nr. 84-2000; 2006, Nr. 4-102), Lietuvos Respublikos valstybės kontrolės įstatymu (Žin., 1995, Nr. 51-1243; 2001, Nr. 112-4070), Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2001 m. gegužės 14 d. nutarimu Nr. 543 „Dėl Lietuvos Respublikos valstybės ir savivaldybių biudžetų sudarymo ir vykdymo taisyklių patvirtinimo“ (Žin., 2001, Nr. 42-1455; 2004, Nr. 96-3531), Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2004 m. balandžio 29 d. nutarimu Nr. 526 „Dėl Tarnybinių komandiruočių išlaidų apmokėjimo biudžetinėse įstaigose taisyklių patvirtinimo“ (Žin., 2004, Nr. 74-2555), Lietuvos Respublikos užsienio reikalų ministro 2002 m. rugsėjo 19 d. įsakymu Nr. 130 „Dėl reprezentacinėms išlaidoms skirtų lėšų panaudojimo“, Lietuvos Respublikos užsienio reikalų ministro 2003 m. liepos 11 d. įsakymu Nr. 127 „Dėl Lietuvos Respublikos užsienio reikalų ministerijos finansų kontrolės taisyklių patvirtinimo“, Lietuvos Respublikos užsienio reikalų ministro 2005 m. sausio 18 d. įsakymu Nr. V-5 „Dėl Lietuvos Respublikos diplomatinių atstovybių, konsulinių įstaigų ir atstovybių prie tarptautinių organizacijų išlaidų sąmatos sudarymo, vykdymo ir finansų apskaitos taisyklių“, Lietuvos Respublikos užsienio reikalų ministro 2004 m. gruodžio 3 d. įsakymu Nr. V-157 „Dėl apskaitos politikos“ (2007 m. vasario 5 d. įsakymo Nr. V-12 redakcija), Lietuvos Respublikos finansų ministro 2001 m. kovo 16 d. įsakymu Nr. 70 „Dėl biudžetinių įstaigų buhalterinės apskaitos taisyklių patvirtinimo“ (Žin., 2001, Nr. 30-978; 2006, Nr. 2-16), Lietuvos Respublikos finansų ministro 1996 m. lapkričio 21 d. įsakymu Nr. 116 „Dėl dienpinigių ir gyvenamojo ploto nuomos normų vykstantiems į užsienio komandiruotes“ (Žin., 1996, Nr. 114-2660).
108. Lietuvos Respublikos biudžeto asignavimai vystomojo bendradarbiavimo politikai įgyvendinti skiriami kiekvienais biudžetiniais metais Vystomojo bendradarbiavimo politikos nuostatose numatytiems tikslams ir uždaviniams pasiekti. Vykdant Vystomojo bendradarbiavimo ir paramos demokratijai programą, konkrečioms Tikslinėms programoms ir projektams įgyvendinti lėšos skiriamos Komisijos ar Pakomisės sprendimu. Dalis Vystomojo bendradarbiavimo ir paramos demokratijai programos lėšų yra skiriama Departamentui jai administruoti. Sprendimą dėl skiriamų lėšų dydžio priima Komisija.
109. Iš Vystomojo bendradarbiavimo ir paramos demokratijai programos lėšų negali būti finansuojama: ginklai, karinė ir kita įranga, branduolinė technologija, neskirta taikiems tikslams, prabangos prekės, komercinė veikla, kita veikla, prieštaraujanti Lietuvos Respublikos užsienio politikos interesams.
110. Sudarius ilgalaikę sutartį (paprastai ne ilgesniam nei trejų metų laikotarpiui) dėl projekto įgyvendinimo, šalių susitarimu gali būti pasirašomi ir tvirtinami Komisijoje papildomi susitarimai dėl finansavimo skyrimo kiekvienais metais. Komisijai pareikalavus, projekto vykdytojas privalo pateikti ir patikslintus einamųjų metų tikslus, veiklos rūšis, sąmatą.
111. Vystomojo bendradarbiavimo politikai įgyvendinti skirti asignavimai gali padengti tokias išlaidas:
111.1. kurios skirtos šalims partnerėms, įtrauktoms į Ekonominio bendradarbiavimo ir plėtros organizacijos Vystomojo bendradarbiavimo komiteto (OECD DAC) šalių paramos gavėjų sąrašą arba teikiamos per įnašus į tarptautines vystomojo bendradarbiavimo organizacijas arba per tarptautinių organizacijų vystomojo bendradarbiavimo struktūrinius padalinius;
112. Projektų finansavimo būdai:
113. Projektų finansuotinų veiksmų išlaidomis gali būti pripažintos tik tos išlaidos, kurios:
113.1. susijusios su projekto tikslais ir uždaviniais, numatytos prie sutarties pridėtoje sąmatoje ir atitinka sutarties sąlygas;
113.3. atitinka tinkamo finansinio valdymo reikalavimus bei ekonomiškumo ir išlaidų veiksmingumo santykio principus;
114. Tinkamomis projekto išlaidomis yra laikoma:
114.1. projekto einamosios išlaidos (projektą vykdančių darbuotojų faktinis darbo užmokestis, socialinio draudimo įmokos ir kitos su darbo užmokesčiu susijusios išlaidos, transporto, ryšių, biuro nuomos išlaidos, raštinės prekės ir pan.), kurių reikia projektui įgyvendinti;
114.2. kitos projekto einamosios išlaidos (projektą vykdančių asmenų, ekspertų ir projekto dalyvių komandiruočių/ kelionių išlaidos), neviršijančios projekto gavėjo šalyje nustatytų Lietuvos Respublikos teisės aktų nustatytų dydžių;
114.3. įrangos įsigijimo, jeigu tai yra projekto sudedamoji dalis, išlaidos (įranga negali būti skirta projektui administruoti);
114.4. paslaugų (studijos, ekspertų samdymas, transporto paslaugos, nuoma ir pan.) pirkimo išlaidos, atitinkančios rinkos kainas;
115. Netinkamomis projekto išlaidomis yra laikoma:
115.4. ilgalaikio turto (mašinų ir įrengimų) įsigijimas bei kitos investicijos, įskaitant statybos darbus (išskyrus atvejus, kai tai yra projekto sudedamoji dalis);
2. FINANSINIAI PROJEKTŲ REIKALAVIMAI
116. Projekto vykdytojas, planuodamas projekto biudžetą ir pildydamas projekto paraišką, privalo nurodyti bendrą projekto vertę, kokią dalį prašoma finansuoti iš Užsienio reikalų ministerijos biudžeto, kokia yra/bus bendrojo finansavimo, jei jis numatytas, suma, koks, jeigu yra, paraiškos teikėjo finansinis indėlis arba indėlis natūra.
117. Projekto biudžete kiekvienos dalies „kitos išlaidos“ negali viršyti 5 proc. tos dalies bendros sumos, o bendra „kitų išlaidų“ suma neturi viršyti 5 proc. bendros projekto vertės.
118. Jeigu ekspertams, kursų, mokymų vedėjams ir kitiems projekto dalyviams yra mokami dienpinigiai, negali būti padengiamos maitinimo išlaidos arba jos dengiamos iš dalies, kiek tai yra reikalinga patirtoms išlaidoms padengti, jeigu tai yra būtina projekto vykdymo sąlyga.
119. Paprastai honorarai ir dienpinigiai mokami ir nakvynių išlaidos padengiamos laikantis Lietuvos Respublikos teisės aktų patvirtintos tvarkos ir normų reikalavimų arba tiek, kiek tai reikalinga patirtoms išlaidoms padengti, jeigu tai yra būtina projekto vykdymo sąlyga.
120. Projekto administravimo išlaidos yra padengiamos, jeigu tai yra būtina projekto vykdymo sąlyga ir jos tiesiogiai prisideda prie projekto tikslų įgyvendinimo. Projekto administravimo išlaidos negali viršyti 10 proc. projekto vertės, jeigu Komisija nenusprendžia kitaip.
121. Sąskaitos arba sąskaitos, skirtos išankstiniam mokėjimui, turi būti pasirašytos darbuotojų, atsakingų už einamąją finansų kontrolę.
122. Palūkanos, gautos už projekto lėšų laikymą banko sąskaitoje, turi būti naudojamos projektui vykdyti.
123. Projekto sąmata turi būti sudaryta remiantis projekto logine struktūra ir atitikti projekto veiklos rūšis. Projekto išlaidos aprašomos projekto sąmatos pavyzdyje. Negalima į sąmatą įtraukti veiklos rūšių, kurios nepaminėtos projekto dokumente.
3. FINANSINĖS ATASKAITOS REIKALAVIMAI
126. Projekto vykdytojas į projekto vykdymo ataskaitos finansinę dalį gali įtraukti tik tą finansinę veiklą, kuri, įgyvendinant projektą, faktiškai buvo vykdoma.
127. Finansinės išlaidos turi būti identifikuojamos ir pateisinamos išlaidas patvirtinančiais apskaitos dokumentais. Projekto vykdytojo buhalterinės apskaitos ir vidaus kontrolės tvarka turi leisti tiesiogiai palyginti deklaruojamas projekto veiklos išlaidas ir pajamas su atitinkamais apskaitos dokumentais ir juos patvirtinančiais dokumentais. Veiklos rūšys, kurios negali būti pagrįstos apskaitos dokumentais, pagrindžiamos su jomis susijusių ūkinių/finansinių operacijų ir ūkinių įvykių apskaitos dokumentais.
128. Į finansinę ataskaitą negali būti įtrauktos išlaidos, kurios buvo patirtos kitu nei numatyta sutartyje projekto vykdymo laiku.
129. Valstybės institucijos, finansiškai atsiskaitydamos už įgyvendintą projektą, privalo pateikti biudžeto išlaidų sąmatos vykdymo ataskaitą (finansinės atskaitomybės formą Nr. 2, patvirtintą Lietuvos Respublikos finansų ministro 2004 m. gruodžio 29 d. įsakymu Nr. 1K-413 „Dėl Valstybės ir savivaldybių biudžetų vykdymo, biudžetinių įstaigų ir kitų subjektų programų sąmatų vykdymo ataskaitų sudarymo ir formų patvirtinimo“ (Žin., 2005, Nr. 2-21)), ir buhalterinės apskaitos dokumentus (arba jų patvirtintas kopijas), pagrindžiančius lėšų panaudojimą, ir grąžinti nepanaudotų lėšų likutį iki einamųjų metų gruodžio 15 d., jeigu Ministerija nenurodo kitaip.
130. Nevyriausybinės organizacijos, finansiškai atsiskaitydamos už įgyvendintą projektą, privalo pateikti biudžeto išlaidų sąmatos vykdymo suvestinę ir buhalterinės apskaitos dokumentus (arba jų patvirtintas kopijas), pagrindžiančius lėšų panaudojimą, ir grąžinti nepanaudotų lėšų likutį iki einamųjų metų gruodžio 15 d., jeigu Ministerija nenurodo kitaip.
4. SUTARTIES TURINIO REIKALAVIMAI
131. Komisijai/Pakomisei priėmus sprendimą patvirtinti paraišką su projekto vykdytoju yra pasirašoma projekto įgyvendinimo sutartis arba sutartis dėl stipendijos, prie kurios yra pridedama projekto paraiška.
132. Sutartyje turi būti:
132.1. aptartas projekto vykdytojo/partnerio indėlio į projektą klausimas; nurodyta, ar projekto vykdytojas prisideda prie projekto įvykdymo piniginėmis lėšomis, įnašu natūra, žmogiškaisiais ištekliais, suteiktu naudotis turtu, patirtimi ir pan.;
132.4. privaloma nuostata, kad vykdomų ar įvykdytų projektų rezultatų (visų projektų metu vykdytų veiklos rūšių padariniai ir pasekmės, pavyzdžiui, parengta medžiaga, studijų/mokymų moduliai, leidiniai ir kt.) bei susijusių dokumentų (paraiškos, jos papildymai, vertinimai, ataskaitos ir kt.) visos autorių ir gretutinės turtinės teisės, remiantis Lietuvos Respublikos autorių teisių ir gretutinių teisių įstatymu (Žin., 2003, Nr. 28-1125), paprastai pripažįstamos Ministerijai;
132.6. nustatyta atsakomybė, jei projekto vykdytojas ketina pasitraukti iš projekto arba nevykdo savo įsipareigojimų;
132.7. nustatyta sutarties keitimo tvarka: sutartis keičiama abiejų šalių sutarimu, pasirašant papildomą susitarimą;
132.8. nustatyta sutarties nutraukimo tvarka, taip pat tuo atveju, jei projektui neskiriamas finansavimas; nuostolių atlyginimas, jei sutartis nutraukiama partnerio iniciatyva;
132.9. nustatyta, kad partneris privalo sudaryti sąlygas tikrinti projektą kontrolės institucijoms (vadovaujančioji, tarpinė bei įgyvendinančioji institucijos ir kt.);
132.10. nustatyta atgręžtinio reikalavimo teisės naudojimo tvarka, jei suteiktas finansavimas išieškomas projekto įgyvendinimo metu ar įgyvendinus projektą;
V. BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS
1. INFORMAVIMAS APIE VYSTOMOJO BENDRADARBIAVIMO IR PARAMOS DEMOKRATIJAI PROGRAMOS ĮGYVENDINIMĄ
134. Departamentas kartu su kitais Ministerijos administracijos padaliniais teikia informaciją apie Vystomojo bendradarbiavimo ir paramos demokratijai programos įgyvendinimą.
135. Projekto viešinimo veiksmus projekto vykdytojas paprastai numato kaip sudėtinę projekto įgyvendinimo dalį.
136. Projekto vykdytojas turi užtikrinti Lietuvos Respublikos ir Ministerijos matomumą projekte (jei projekto įgyvendinimo sutartyje nenumatyta kitaip).
137. Informacija apie projekto vykdymą gali būti skelbiama viešai tik pasirašius projekto įgyvendinimo sutartį.
138. Skelbiant informaciją, tiesiogiai susijusią su Tikslinėmis programomis ir projektais, rekomenduojama naudoti Lietuvos vystomojo bendradarbiavimo ir paramos demokratijai programos logotipą.
139. Paklausimai dėl Vystomojo bendradarbiavimo ir paramos demokratijai programos įgyvendinimo pateikiami Departamentui raštu.
2. PROJEKTŲ BYLŲ FORMAVIMAS
141. Kiekvienam projektui yra formuojama atskira byla, kuri yra su projekto administravimu, koordinavimu ir įgyvendinimo priežiūra tiesiogiai susijusių ir pagal nustatytus ar pasirinktus požymius kartu sudėtų, sugrupuotų ir susistemintų dokumentų rinkinys.
142. Kiekvienai priimamai paraiškai yra suteikiamas numeris, susidedantis iš pateikimo metų, paraiškos kategorijos (D – didysis projektas, M – mažasis projektas, VI – visuomenės informavimo projektas, AFG – programa Afganistanui, DA – Diplomatinių atstovybių projektų programa, YS – ypatingos skubos projektų programa), valstybės(-ių) partnerės(-ių) tarptautinės(-ių) santrumpos(-ų) ir projekto numerio (pagal gavimo eiliškumą) ir, jei yra, projekto dokumentacijos įslaptinimo (RN – riboto naudojimo), pavyzdžiui, 2007-D-BY/UA-0005-RN.