LIETUVOS VYRIAUSIojo ARCHYVARO

Į S A K Y M A S

 

DĖL INFORMACINIŲ SISTEMŲ, KURIOMIS TVARKOMA INFORMACIJA, SUSIJUSI SU DOKUMENTŲ VALDYMU, STEIGIMO, KŪRIMO, MODERNIZAVIMO IR LIKVIDAVIMO TVARKOS APRAŠO PATVIRTINIMO

 

2013 m. birželio 18 d. Nr. V-45

Vilnius

 

Vadovaudamasi Lietuvos Respublikos valstybės informacinių išteklių valdymo įstatymo (Žin., 2011, Nr. 163-7739) 3 straipsnio 4 punktu ir Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2012 m. liepos 18 d. nutarimo Nr. 906 „Dėl įgaliojimų suteikimo įgyvendinant Lietuvos Respublikos valstybės informacinių išteklių valdymo įstatymą“ (Žin., 2012, Nr. 88-4599) 3 punktu,

t v i r t i n u Informacinių sistemų, kuriomis tvarkoma informacija, susijusi su dokumentų valdymu, steigimo, kūrimo, modernizavimo ir likvidavimo tvarkos aprašą (pridedama).

 

 

 

Informacijos ir dokumentų naudojimo skyriaus vedėja,

atliekanti Lietuvos vyriausiojo archyvaro

funkcijas                                                                                 Ilona Nečiporenkienė

 

 

 

PATVIRTINTA

Lietuvos vyriausiojo archyvaro

2013 m. birželio 18 d. įsakymu Nr. V-45

 

INFORMACINIŲ SISTEMŲ, KURIOMIS TVARKOMA INFORMACIJA, SUSIJUSI SU DOKUMENTŲ VALDYMU, STEIGIMO, KŪRIMO, MODERNIZAVIMO IR LIKVIDAVIMO TVARKOS APRAŠAS

 

I. BENDROSIOS NUOSTATOS

 

1. Informacinių sistemų, kuriomis tvarkoma informacija, susijusi su dokumentų valdymu, steigimo, kūrimo, modernizavimo ir likvidavimo tvarkos aprašas (toliau – Aprašas) nustato Lietuvos Respublikos valstybės informacinių išteklių valdymo įstatymo (Žin., 2011, Nr. 163-7739) 1 straipsnio 3 dalyje nurodytų įstaigų informacinių sistemų, skirtų dokumentams valdyti, steigimo, kūrimo, modernizavimo ir likvidavimo tvarką.

2. Šiame Apraše vartojama sąvoka dokumentų valdymo sistema (DVS) – informacinė sistema, skirta dokumentų valdymo (rengimo, tvarkymo, apskaitos, saugojimo) funkcijoms atlikti.

Kitos šiame Apraše vartojamos sąvokos atitinka Lietuvos Respublikos valstybės informacinių išteklių valdymo įstatyme, Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatyme (Žin., 1995, Nr. 107-2389; 2004, Nr. 57-1982), Dokumentų rengimo taisyklėse, patvirtintose Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-117 (Žin., 2011, Nr. 88-4229), Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse, patvirtintose Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 (Žin., 2011, Nr. 88-4230), bei Elektroninių dokumentų valdymo taisyklėse, patvirtintose Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 29 d. įsakymu Nr. V-158 (Žin., 2012, Nr. 3-104), vartojamas sąvokas.

 

II. DVS STEIGIMAS IR KŪRIMAS

 

3. DVS steigianti įstaiga rengia DVS aprašą.

4. DVS apraše pateikiama ši informacija:

4.1. bendra informacija (DVS steigimo teisinis pagrindas, paskirtis);

4.2. organizacinė struktūra (DVS valdytojas, tvarkytojas (-ai), duomenų ir (ar) dokumentų teikėjai (jei yra), duomenų ir (ar) dokumentų gavėjai (jei yra);

4.3. informacinė struktūra (DVS kaupiami duomenys ar jų grupės, asmens duomenys (jei yra);

4.4. funkcinė struktūra (DVS funkciniai moduliai, atliekamos dokumentų valdymo ir kitos funkcijos, sąveika su kitomis įstaigos ar kitų įstaigų informacinėmis sistemomis, valstybės informacinėmis sistemomis ar registrais);

4.5. metaduomenys (DVS kaupiami ir tvarkomi metaduomenys, susiję su sistemoje valdomais dokumentais);

4.6. DVS valdomų duomenų (dokumentų) teikimo pagrindas (nurodoma, kad duomenys (dokumentai) yra vieši ir teikiami Lietuvos Respublikos įstatymų ir (ar) Europos Sąjungos teisės aktų nustatyta tvarka, o asmens duomenys, jeigu jie teikiami, – Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymo (Žin., 1996, Nr. 63-1479; 2008, Nr. 22-804) nustatyta tvarka), taip pat nurodomi duomenų teikimo būdai ir formos;

4.7. duomenų saugos reikalavimai (nurodomi DVS valdytojo DVS duomenų saugos nuostatai ir kiti saugos dokumentai; jeigu DVS tvarkomi asmens duomenys, nurodoma, kad asmens duomenų saugumas užtikrinamas vadovaujantis Bendraisiais reikalavimais organizacinėms ir techninėms duomenų saugumo priemonėms, patvirtintais Valstybinės duomenų apsaugos inspekcijos direktoriaus 2008 m. lapkričio 12 d. įsakymu Nr. 1T-71(1.12) (Žin., 2008, Nr. 135-5298). Taikomos saugumo priemonės turi užtikrinti, kad DVS valdomi duomenys (dokumentai) nebūtų neteisėtai sunaikinti ar pakeisti, sugadinti, neteisėtai pasisavinti, paskelbti, pateikti ar kitaip panaudoti;

4.8. DVS programinės įrangos reikalavimai;

4.9. DVS finansavimas (nurodoma, iš kokių šaltinių finansuojamas DVS kūrimas, tvarkymas ir priežiūra).

5. DVS aprašas, kurį tvirtina įstaigos vadovas ar jo įgaliotas asmuo, turi būti suderintas su duomenų teikėjais (jei yra).

6. Patvirtinus DVS aprašą, DVS valdytojo vadovas ar jo įgaliotas asmuo sudaro DVS priėmimo ir tinkamumo eksploatuoti aktą, kurį patvirtinus laikoma, kad DVS sukurta ir įteisinta.

 

III. DVS MODERNIZAVIMAS

 

7. DVS modernizuojama, kai pasikeičia DVS valdytojui ar tvarkytojui teisės aktuose nustatytos dokumentų valdymo funkcijos ar atsiranda papildomų įstaigos informacijos apdorojimo poreikių, kurie iš esmės keičia įdiegtus informacijos apdorojimo procesus.

8. Priėmus sprendimą modernizuoti DVS, rengiamas ir tvirtinamas DVS aprašo pakeitimas.

 

IV. DVS LIKVIDAVIMAS

 

9. Priėmus sprendimą likviduoti DVS, rengiamas teisės aktas dėl DVS likvidavimo, kuriame nustatomos DVS valdytojo ir tvarkytojo teisės ir pareigos DVS likvidavimo laikotarpiu, keistini teisės aktai, dokumentų ir duomenų perdavimo kitoms informacinėms sistemoms arba įstaigoms tvarka, duomenų sunaikinimo priemonės ir terminai, duomenų teikėjų ir duomenų gavėjų informavimo tvarka ir kitos likvidavimo sąlygos.

_________________