ASMENS DOKUMENTŲ IŠRAŠYMO CENTRO PRIE VIDAUS REIKALŲ MINISTERIJOS DIREKTORIAUS

ASMENS DOKUMENTŲ IŠRAŠYMO CENTRO
PRIE VIDAUS REIKALŲ MINISTERIJOS DIREKTORIAUS

ĮSAKYMAS

DĖL UŽSAKYMŲ ASMENS DOKUMENTŲ IŠRAŠYMO CENTRUI PRIE VIDAUS REIKALŲ MINISTERIJOS DĖL VALSTYBĖS TARNAUTOJO PAŽYMĖJIMŲ IŠRAŠYMO FORMAVIMO IR IŠRAŠYTŲ VALSTYBĖS TARNAUTOJO PAŽYMĖJIMŲ PERDAVIMO ĮSTAIGOMS TVARKOS APRAŠO PATVIRTINIMO

2008 m. rugsėjo 19 d. Nr. 1-32

Vilnius

Vadovaudamasis Valstybės tarnautojo pažymėjimų išdavimo taisyklių, patvirtintų Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministro 2002 m. liepos 11 d. įsakymu Nr. 338 „Dėl Valstybės tarnautojo pažymėjimo formos ir Valstybės tarnautojo pažymėjimo išdavimo taisyklių patvirtinimo“ (Žin., 2002, Nr. 77-3309; 2008, Nr. 1-25), 11 punktu:

1. Tvirtinu pridedamą Užsakymų Asmens dokumentų išrašymo centrui prie Vidaus reikalų ministerijos dėl Valstybės tarnautojo pažymėjimų išrašymo formavimo ir išrašytų Valstybės tarnautojo pažymėjimų perdavimo įstaigoms tvarkos aprašą.

2. Nurodau šį įsakymą paskelbti leidinyje „Valstybės žinios“.

DIREKTORIUS RAMŪNAS ŽIČKIS

SUDERINTA

Valstybės tarnybos departamento

prie Vidaus reikalų ministerijos direktorius

Osvaldas Šarmavičius

2008-09-19

_________________

PATVIRTINTA

Asmens dokumentų išrašymo centro prie Vidaus reikalų ministerijos direktoriaus 2008 m. rugsėjo 19 d. įsakymu Nr. 1-32

UŽSAKYMŲ ASMENS DOKUMENTŲ IŠRAŠYMO CENTRUI PRIE VIDAUS REIKALŲ MINISTERIJOS DĖL VALSTYBĖS TARNAUTOJO PAŽYMĖJIMŲ IŠRAŠYMO FORMAVIMO IR IŠRAŠYTŲ VALSTYBĖS TARNAUTOJO PAŽYMĖJIMŲ PERDAVIMO ĮSTAIGOMS TVARKOS APRAŠAS

I. BENDROSIOS NUOSTATOS

1. Užsakymų Asmens dokumentų išrašymo centrui prie Vidaus reikalų ministerijos dėl Valstybės tarnautojo pažymėjimų išrašymo formavimo ir išrašytų Valstybės tarnautojo pažymėjimų perdavimo įstaigoms tvarkos aprašas (toliau – Aprašas) nustato prašymų išrašyti Valstybės tarnautojo pažymėjimus perdavimo Asmens dokumentų išrašymo centrui prie Vidaus reikalų ministerijos (toliau – Asmens dokumentų išrašymo centras), prašymų grąžinimo ir koregavimo procedūras, išrašytų valstybės tarnautojo pažymėjimų (toliau – pažymėjimas) perdavimo prašymus pateikusioms įstaigoms tvarką.

2. Šis Aprašas sudarytas vadovaujantis Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministro 2002 m. liepos 11 d. įsakymu Nr. 338 „Dėl Valstybės tarnautojo pažymėjimo formos ir Valstybės tarnautojo pažymėjimo išdavimo taisyklių patvirtinimo“ (Žin., 2002, Nr. 77-309; 2008, Nr. 1-25).

3. Šiame Apraše vartojamos sąvokos:

Įstaiga-iniciatorius – valstybės ar savivaldybės institucija ar įstaiga (toliau – įstaiga), registruojanti Valstybės tarnybos valdymo informacinėje sistemoje (toliau – VATIS) prašymą išduoti / pakeisti pažymėjimą.

Įstaiga-adresatas – įstaiga-iniciatorius arba aukštesnės pakopos įstaiga, kurią įstaiga-iniciatorius sistemoje VATIS nurodo kaip adresatą, kuriam Valstybės tarnybos departamentas prie Vidaus reikalų ministerijos (toliau – Valstybės tarnybos departamentas) perduos pagal jos pateiktus prašymus išrašytus pažymėjimus.

Prašymas – asmens prašymas išduoti pažymėjimą.

Techniškai sugadintas pažymėjimas – įstaigoje gautas išrašytas valstybės tarnautojo pažymėjimas su netiksliais arba nekokybiškais įrašais.

Užsakymas – vienas arba daugiau prašymų, sujungtų į bendrą paraišką, suteikiant jai unikalų numerį.

II. PRAŠYMŲ VALSTYBĖS TARNAUTOJO PAŽYMĖJIMAMS IŠRAŠYTI PERDAVIMAS ASMENS DOKUMENTŲ IŠRAŠYMO CENTRUI

4. Prašymus Valstybės tarnybos departamentas perduoda Asmens dokumentų išrašymo centrui tiesioginio ryšio tarp VATIS ir Asmens dokumentų gamybos sistemos (toliau – ADGS) būdu.

5. Prašymai turi būti perduodami sujungti į užsakymus. Prašymų sujungimą į užsakymus sistemoje VATIS vykdo Valstybės tarnybos departamentas.

6. Prašymai į užsakymą turi būti įtraukiami pagal įstaigas-adresatus. Viename užsakyme gali būti ne daugiau kaip 50 prašymų.

7. Per vieną dieną gali būti perduota ne daugiau nei vienas tai pačiai įstaigai-adresatui skirtas užsakymas.

8. Užsakymo gavimas reiškia, kad į ADGS perduoti visų į užsakymą įtrauktų prašymų duomenys.

9. Pažymėjimai išrašomi per 5 darbo dienas nuo užsakymo gavimo.

III. PRAŠYMŲ GRĄŽINIMAS, KOREGAVIMAS IR ANULIAVIMAS

10. Anuliuoti užsakymą ar išimti iš užsakymo prašymą po to, kai užsakymas perduotas Asmens dokumentų išrašymo centrui galima tuo atveju, jei užsakymas nebuvo pradėtas vykdyti. Priešingu atveju sistemai VATIS bus perduodamas pranešimas apie tai, kad užsakymas yra apdorojimo būsenos.

11. Asmens dokumentų išrašymo centras savo iniciatyva taip pat gali grąžinti prašymą, jei iki pažymėjimo išspausdinimo buvo pastebėti nekokybiški prašymo duomenys.

12. Prieiga prie neįvykdytų prašymų ir išrašytų dokumentų duomenų bei tolesnis jų apdorojimas sistemoje VATIS tampa galimais įvedus žymą apie įvykdyto užsakymo gavimą.

13. Grąžintas prašymas anuliuojamas arba, pakoregavus, jis įtraukiamas į kitą užsakymą.

IV. VALSTYBĖS TARNAUTOJŲ PAŽYMĖJIMŲ IŠRAŠYMAS

14. Asmens duomenys į pažymėjimus įrašomi pagal iš sistemos VATIS gautus duomenis.

15. Į pažymėjimą įrašomi Valstybės tarnautojo pažymėjimo išdavimo taisyklėse, patvirtintose Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministro 2002 m. liepos 11 d. įsakymu Nr. 338 „Dėl Valstybės tarnautojo pažymėjimo formos ir Valstybės tarnautojo pažymėjimo išdavimo taisyklių patvirtinimo“ (Žin., 2002, Nr. 77-3309; 2008, Nr. 1-25), nurodyti duomenys.

16. Į pažymėjimą įrašoma išdavimo data suformuojama pažymėjimo išrašymo metu. Jei nenustatyta kitaip, nuo pažymėjimo išrašymo datos sistemoje apskaičiuojamas į pažymėjimą įrašomas galiojimo laikas. Esant poreikiui, registruojant prašymą išrašyti pažymėjimą, būtina nurodyti, kad apskaičiuotasis galiojimo laikas išrašymo metu būtų atitinkamai koreguojamas.

17. Išrašius pažymėjimą, išspausdinamas uždaras PIN kodų vokelis. Ant vokelio išspausdinama įstaigos-iniciatoriaus rekvizitai ir pažymėjimo numeris.

V. PAPILDOMŲ DUOMENŲ ĮRAŠYMAS Į PAŽYMĖJIMUS

18. Pasikeitus valstybės tarnautojo pareigoms ir / arba atsiradus poreikiui pakeisti į pažymėjimo sertifikatą įrašytus duomenis, įstaigos-iniciatoriaus personalo administravimo tarnyba sistemoje VATIS įveda žymą, kad reikia pakeisti sertifikatą ar sertifikato būseną, bei įveda reikalingus pakeitimo duomenis.

19. Įrašius naują sertifikatą, anksčiau turėtas valstybės tarnautojo sertifikatas nustoja galioti.

20. Pasikeitus valstybės tarnautojo pareigoms, pažymėjimas nėra siunčiamas Asmens dokumentų išrašymo centrui.

VI. PAŽYMĖJIMŲ PERDAVIMAS VALSTYBĖS TARNYBOS DEPARTAMENTUI

21. Visi Asmens dokumentų išrašymo centre gauti užsakymai pažymėjimams išrašyti pateikiami gamybos proceso valdymo ekrane, nurodant užsakymo suformavimo datą ir prašymų kiekį užsakyme. Gamybos proceso administratorius turi galimybę bet kuriame gamybos etape koreguoti užsakymų įvykdymo eilės tvarką.

22. Išrašius pažymėjimus, suformuojamas išrašytų pažymėjimų lydraštis (toliau – lydraštis), kuriame nurodomi visi į užsakymą įtraukti prašymai.

23. Lydraštyje (Aprašo 1 priedas) nurodoma: užsakymo įvykdymo data, lydraščio eilės numeris, Valstybės tarnybos departamentas (užsakymo pateikėjas), įstaigos-adresato, kuriai Valstybės tarnybos departamentas perduos lydraštyje nurodytus dokumentus, pavadinimas ir adresas, užsakymo gavimo data, užsakymo numeris. Toliau lydraštyje išvardijami visų į užsakymą įtrauktų prašymų numeriai. Iš pradžių pateikiami įvykdytų prašymų (t. y. tie, kuriems yra išrašyti pažymėjimai) numeriai, po to neįvykdytų.

24. Įvykdžius prašymą lydraštyje pateikiama: prašymo registracijos VATIS numeris, asmens, kuriam išrašytas valstybės tarnautojo pažymėjimas, vardas ir pavardė, išrašyto pažymėjimo numeris, išrašymo data, galiojimo terminas.

25. Neįvykdžius prašymo, lydraštyje pateikiama: prašymo registracijos VATIS numeris, asmens, kuriam turėjo būti išrašytas dokumentas, vardas ir pavardė, prašymo atmetimo priežastis.

26. Išrašytų pažymėjimų lydraštyje įrašai pateikiami sugrupuoti pagal įstaigas-iniciatorius, nurodant įstaigų pavadinimus.

27. Išrašyti pažymėjimai kartu su PIN kodų vokeliais supakuojami pagal įstaigas-iniciatorius ir kartu su vienu lydraščio egzemplioriumi, kuris skirtas įstaigai-adresatui, supakuojami į bendrą paketą, atitinkantį gautąjį užsakymą.

28. Ant paketo užklijuojama etiketė, kurioje nurodomi įstaigos-adresato rekvizitai, Valstybės tarnybos departamento, kaip paketo gavėjo, rekvizitai.

29. Antras lydraščio egzempliorius perduodamas Valstybės tarnybos departamentui, trečias egzempliorius lieka Asmens dokumentų išrašymo centre.

30. Perduodamų įvykdytų užsakymų lydraščiai registruojami išrašytų dokumentų perdavimo žurnale (Aprašo 2 priedas), kuriame Valstybės tarnybos departamento įgaliotas darbuotojas pasirašo apie paketo gavimą.

31. Į ADIS įvedama informacija apie pažymėjimų perdavimą Valstybės tarnybos departamentui, ši informacija automatiniu būdu patenka į sistemą VATIS.

32. Įstaigos-iniciatoriaus personalo administravimo tarnyba, sistemoje VATIS pastebėjusi, kad pažymėjimas jau perduotas Valstybės tarnybos departamentui, susisiekia su įstaiga-adresatu ir tariasi dėl galimybės pasiimti išrašytą pažymėjimą.

VII. IŠRAŠYTŲ PAŽYMĖJIMŲ GAVIMAS VALSTYBĖS TARNYBOS DEPARTAMENTE IR JŲ PERDAVIMAS ĮSTAIGOMS-ADRESATAMS

33. Valstybės tarnybos departamente pildomas pažymėjimų perdavimo žurnalas, kuriame, pasirašo įstaigų-adresatų įgalioti asmenys, atsiimdami paketus.

34. Perdavimo metu patikrinama, ar nepažeista pakuotė (vokas).

VIII. PAŽYMĖJIMŲ PERDAVIMAS ĮSTAIGŲ PERSONALO ADMINISTRAVIMO TARNYBOMS

35. Įstaigoje-adresate gavus paketą, ne mažiau kaip trijų darbuotojų akivaizdoje jis atplėšiamas, užrašai ant vidinių pakuočių sutikrinami su įrašais lydraštyje, sutikrinamas pakuočių kiekis.

36. Jeigu paketo vokas yra daugkartinio naudojimo, jis turi būti grąžintas Asmens dokumentų išrašymo centrui.

37. Visos vidinės pakuotės pagal įstaigas-iniciatorius saugomos seife iki perdavimo įstaigos-iniciatoriaus įgaliotam darbuotojui ar kurjeriui.

38. Įstaiga-adresatas privalo užtikrinti pažymėjimų saugumą ir jai prieinamos su pažymėjimais susijusios informacijos konfidencialumą.

39. Pažymėjimų perdavimo įstaigai-iniciatoriui metu patikrinama, ar nepažeista pakuotė. Dalyvaujant abiejų įstaigų darbuotojams, atplėšiama pakuotė, pažymėjimai suskaičiuojami, sutikrinama su lydraščiu. Atsiėmęs įstaigai-iniciatoriui skirtus pažymėjimus, jos įgaliotas asmuo turi pasirašyti šių taisyklių 44 punkte nurodytame žurnale.

40. Tada surašomas perduodamų pažymėjimų lydraštis, pažymėjimai kartu su lydraščiu supakuojami, užtikrinant saugų jų pristatymą įstaigai-iniciatoriui. Įstaigos-iniciatoriaus atsakingo asmens pasirašytas antrasis lydraščio egzempliorius saugomas įstaigoje-adresate.

41. Įstaigoje-iniciatoriuje pažymėjimai suskaičiuojami, patikrinama, ar jų numeriai atitinka nurodytus lydraštyje (lydraščiuose). Sutikrinami ir pasižymimi koreguoti neįvykdytų (atmestų) prašymų numeriai, patikrinama, ar yra įvykdyti pakartotinai siųsti (koreguoti) prašymai. Esant neatitikimų, nedelsiant informuojamas Asmens dokumentų išrašymo centras.

42. Nustačius trūkumus bet kuriame perdavimo etape, tą pačią dieną surašomas aktas, ir akto kopija išsiunčiama Asmens dokumentų išrašymo centrui.

43. Gautas techniškai sugadintas pažymėjimas kartu su PIN kodų vokeliu ir trumpa broko charakteristika nedelsiant išsiunčiamas Asmens dokumentų išrašymo centrui.

IX. PAŽYMĖJIMŲ ĮTEIKIMAS IR AKTYVAVIMAS

44. Įstaiga-adresatas formuoja atsiimtų pažymėjimų žurnalą, kuriame įstaigos-iniciatoriaus įgalioti asmenys pasirašo apie pažymėjimų ir vokelių su PIN kodais gavimą.

45. Valstybės tarnautojui atsiėmus pažymėjimą, įstaigos personalo administravimo tarnyba sistemoje VATIS nedelsiant įveda žymą apie pažymėjimo atsiėmimą. Pažymėjimas tampa galiojančiu nuo žymos apie jo atsiėmimą įvedimo sistemoje VATIS momento. Pažymėjimui tapus galiojančiu, aktyvuojami pažymėjimo luste įrašytieji sertifikatai. Informacija apie pažymėjimo galiojimą automatiniu būdu perduodama sistemai ADGS.

X. NEGALIOJANČIŲ PAŽYMĖJIMŲ SIUNTIMAS NAIKINIMUI

46. Pasibaigus pažymėjimo galiojimo laikui, jam tapus negaliojančiu ar paskelbus jį negaliojančiu, įstaigos personalo administravimo tarnyba sistemoje VATIS įveda atitinkamą negaliojimo priežasties kodą ir pažymėjimus, paimtus iš jų turėtojų, ne rečiau kaip kartą per tris mėnesius siunčia naikinti Asmens dokumentų išrašymo centrui. Siuntimo lydraštyje turi būti išvardyti siunčiamų dokumentų numeriai, jų kiekis, dokumentus atsiuntusios įstaigos rekvizitai.

47. Siunčiami naikinimui pažymėjimai turi būti specialiu prietaisu pažymėti kaip negaliojantys: perdurti ne mažiau kaip dviejose vietose.

_________________

Užsakymų Asmens dokumentų išrašymo centrui prie Vidaus reikalų ministerijos dėl Valstybės tarnautojo pažymėjimų išrašymo formavimo ir išrašytų Valstybės tarnautojo pažymėjimų perdavimo įstaigoms tvarkos aprašo

1 priedas

(herbas)

ASMENS DOKUMENTŲ IŠRAŠYMO CENTRAS

PRIE VIDAUS REIKALŲ MINISTERIJOS

Valstybės biudžetinė įstaiga Žirmūnų g. 1D, LT-09229 Vilnius Tel. (8 5) 271 8000 Faks. (8 5) 271 8045

El. p. adic@vrm.lt Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre

Kodas 8877831 PVM mokėtojo kodas LT100001633710

_____________________________________________________________________________________

Valstybės tarnybos departamentui prie Vidaus reikalų ministerijos	Data Nr. -
	Į Data Nr. Užs. nr

[Įstaigos-adresato pavadinimas, ir kodas]
[Įstaigos-adresato pavadinimas, ir kodas]

IŠRAŠYTŲ VALSTYBĖS TARNAUTOJO PAŽYMĖJIMŲ LYDRAŠTIS

Eil. Nr.	Prašymo Nr.	Išrašymo data	Galiojimo terminas	Valstybės tarnautojo pažymėjimo numeris	Vardas	Pavardė	Įstaigos-iniciatoriaus pavadinimas

Iš viso šiame lydraštyje išrašytų Valstybės tarnautojo pažymėjimų:

Grąžinami neįvykdyti prašymai:

Eil. Nr.	Prašymo Nr.	Vardas	Pavardė	Įstaigos-iniciatoriaus pavadinimas	Atmetimo priežastis

Iš viso neįvykdyta prašymų:

________________________________ _________________

(Darbuotojo pareigos, vardas, pavardė) (Parašas)

_________________

2 priedas

ASMENS DOKUMENTŲ IŠRAŠYMO CENTRAS
PRIE VIDAUS REIKALŲ MINISTERIJOS

IŠRAŠYTŲ DOKUMENTŲ PERDAVIMO ŽURNALAS

Lydraščio Nr.	Įstaigos pavadinimas ir kodas	Užsakymo Nr.	Dokumentų išrašymo data	Kiekis	Dokumentus paėmusio darbuotojo pavardė, parašas, pažymėjimo Nr. ir paėmimo data

_________________