LIETUVOS RESPUBLIKOS SVEIKATOS APSAUGOS MINISTRAS
Į S A K Y M A S
DĖL SVEIKATOS PRIEŽIŪROS ĮSTAIGŲ DOKUMENTŲ SAUGOJIMO TVARKOS
2000 m. lapkričio 9 d. Nr. 640
Vilnius
Vadovaudamasis Lietuvos Respublikos sveikatos priežiūros įstaigų įstatymo 16 straipsnio 2 dalimi (Žin., 1994, Nr. 63-1231; 1998, Nr. 112-3099),
2. Laikau netekusiu galios Sveikatos apsaugos ministerijos 1997 03 07 įsakymą Nr. 98 „Dėl sveikatos priežiūros įstaigų dokumentų saugojimo“ (Žin., 1997, Nr. 26-610).
PATVIRTINTA
sveikatos apsaugos ministro
2000 m. lapkričio 9 d. įsakymu Nr. 640
SVEIKATOS PRIEŽIŪROS ĮSTAIGŲ DOKUMENTŲ
SAUGOJIMO TVARKA
I. BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Sveikatos priežiūros įstaigų dokumentų saugojimo tvarka parengta vadovaujantis Lietuvos Respublikos archyvų įstatymu (Žin., 1995, Nr. 107-2389), Lietuvos valstybinio archyvų fondo nuostatais (Žin., 1996, Nr. 46-1127), Lietuvos archyvų departamento 1997 08 15 įsakymu Nr. 38 „Dėl bendrųjų dokumentų saugojimo terminų“ (Žin., 1997, Nr. 78-2006), sveikatos apsaugos ministro 1999 11 29 įsakymu Nr. 515 „Dėl sveikatos priežiūros įstaigų veiklos apskaitos ir atskaitomybės tvarkos“ (Žin., 1999, Nr. 103-2972) bei kitais teisės aktais ir norminiais dokumentais.
II. BYLŲ FORMAVIMAS
3. Dokumentai, įvykdžius jų užduotis ar susipažinus su jais, suskirstomi ir segami į bylas pagal suderintą su įstaigos steigėju ar atitinkamu valstybiniu archyvu bylų nomenklatūrą, kurią tvirtina įstaigos vadovas arba jo įgaliotas asmuo.
4. Įstaigos bylų nomenklatūra – tai susistemintas vedamų bylų (dokumentų) antraščių sąrašas, kuriame įrašytos kiekvieno įstaigos skyriaus vedamų bylų antraštės, nurodyti jų saugojimo terminai.
5. Bylų antraštės turi būti konkrečios ir aiškios, nurodančios dokumentų rūšį ir turinį. Susirašinėjimo bylų antraštėse nurodoma, su kuo ir kokiais klausimais susirašinėjama.
6. Įstaigos skyriai privalo kasmet iki gruodžio 1 d. parengti ir pateikti raštinei atitinkamus bylų nomenklatūros dalių projektus. Raštinė parengia įstaigos bylų nomenklatūrą ir suderina su įstaigos ekspertų komisija, kurios sudėtį nustato įstaigos vadovas arba jo įgaliotas asmuo. Kartą per 5 metus ir esant pasikeitimų bylų nomenklatūra derinama su atitinkamu valstybės archyvu arba steigėju.
7. Jeigu bylų nomenklatūra kitiems metams parengiama be pakeitimų, atitinkanti ankstesnių metų suderintą bylų nomenklatūrą, ji tvirtinama įstaigos vadovo (jo įgalioto asmens), o valstybės archyvas ar steigėjas informuojamas, kad bylų nomenklatūra nepasikeitė.
11. Asmens kortelės, darbuotojų asmens sąskaitų kortelės sisteminamos abėcėlės tvarka. Į asmens bylas segami: prašymas priimti į darbą ar dalyvauti konkurse darbo vietai užimti, konkurso dokumentai, darbo sutartis, kadrų įskaitos anketa, mokslo baigimo dokumentų kopijos, įsakymo dėl priėmimo į darbą kopija, prašymas perkelti į kitą darbą arba atleisti iš darbo, įsakymų apie tarnybos eigą kopijos bei kiti dokumentai. Lapai bylose numeruojami. Komandiruočių, atostogų įsakymai bei kiti laikino saugojimo dokumentai į asmens bylas nesegami.
III. DOKUMENTŲ VERTĖS NUSTATYMAS
12. Perduodant dokumentus į įstaigos archyvą, atliekama jų vertės ekspertizė, tikslinami saugojimo terminai.
13. Nuolatinio ir ilgo saugojimo bylos sutvarkomos ir įforminamos: pertvarkomos dokumentų chronologine tvarka (bylos pradedamos anksčiausiu dokumentu, baigiamos – vėliausiu) ir pagal sąrašą perduodamos į įstaigos archyvą.
14. Perduodamų bylų sąrašą, kuriame nurodomos bylų antraštės, lapų skaičius, perduodamų bylų skaičius ir kt., rengia ir bylas perduoda į įstaigos archyvą atsakingi už raštvedybą skyrių darbuotojai.
16. Archyvo darbuotojas tikrina bylas (ar byla tinkamai suformuota, dokumentai susisteminti, sunumeruoti lapai, surašytas bylos baigiamojo įrašo lapas, užpildytas titulinis lapas). Neteisingai sutvarkytos ir įformintos bylos grąžinamos į skyrių trūkumams ištaisyti.
17. Dokumentų vertės ekspertizei organizuoti ir atlikti sudaromos nuolat veikiančios ekspertų komisijos (EK) iš įstaigos specialistų.
EK nuostatus tvirtina įstaigos vadovas ar jo įgaliotas asmuo. Įstaigų EK posėdžiai protokoluojami.
Mažose įstaigose (iki 10 darbuotojų) EK nesudaroma. Jos funkcijas atlieka darbuotojai, atsakingi už raštvedybą.
18. Dokumentų vertės ekspertizė atliekama vadovaujantis bylų nomenklatūra, bendrųjų dokumentų bei specialiųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklėmis ir teisės aktais bei kitais norminiais dokumentais, kuriuose yra nurodytas dokumentų saugojimo terminas.
IV. DOKUMENTŲ SAUGOJIMAS
20. Vadovaujantis Lietuvos archyvų departamento 1997 07 07 įsakymu Nr. 35 patvirtintais Reikalavimais dokumentų saugykloms, archyviniai dokumentai turi būti saugomi tam tikslui pritaikytose patalpose (Žin., 1997, Nr. 68-1728).
V. BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS
22. Keičiantis įstaigos archyvo darbuotojui arba asmeniui, atsakingam už archyvą, bylos perduodamos ir priimamos pagal aktą, tvirtinamą įstaigos vadovo.