LIETUVOS RESPUBLIKOS VALSTYBĖS SAUGUMO DEPARTAMENTO
DIREKTORIUS
ĮSAKYMAS
DĖL LIETUVOS RESPUBLIKOS VALSTYBĖS SAUGUMO DEPARTAMENTO MAŽOS VERTĖS VIEŠŲJŲ PIRKIMŲ TVARKOS APRAŠO PATVIRTINIMO
2018 m. sausio 22 d. Nr. 1-15
Vilnius
1. T v i r t i n u pridedamą Lietuvos Respublikos valstybės saugumo departamento mažos vertės viešųjų pirkimų tvarkos aprašą.
2. P r i p a ž į s t u netekusiu galios Lietuvos Respublikos valstybės saugumo departamento direktoriaus 2017 m. rugpjūčio 21 d. įsakymą Nr. 1-50 „Dėl Lietuvos Respublikos valstybės saugumo departamento mažos vertės viešųjų pirkimų tvarkos aprašo patvirtinimo“.
PATVIRTINTA
Lietuvos Respublikos valstybės saugumo
departamento direktoriaus
2018 m. sausio 22d. įsakymu Nr. 1-15
LIETUVOS RESPUBLIKOS VALSTYBĖS SAUGUMO DEPARTAMENTO
MAŽOS VERTĖS PIRKIMŲ TVARKOS APRAŠAS
I SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Lietuvos Respublikos valstybės saugumo departamento (toliau – VSD arba Perkančioji organizacija) mažos vertės viešųjų pirkimų tvarkos aprašas (toliau – Tvarka) nustato mažos vertės viešųjų pirkimų organizavimo tvarką bei mažos vertės pirkimus atliekančius asmenis.
2. Mažos vertės viešieji pirkimai vykdomi vadovaujantis šia Tvarka ir Mažos vertės pirkimų tvarkos aprašu patvirtintu 2017-06-28 Viešųjų pirkimų tarnybos direktoriaus įsakymu Nr. 1S-97 „Dėl mažos vertės pirkimų tvarkos aprašo patvirtinimo“ (toliau – Aprašas), Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatymu ir kitais pirkimus reglamentuojančiais teisės aktais.
3. Tvarkoje naudojamos sąvokos:
3.1. Pirkimo iniciatorius – VSD padalinio viršininkas, kuris pagal savo veiklos sritį nurodė poreikį įsigyti reikalingų prekių, paslaugų arba darbų.
3.2. Pirkimo organizatorius – VSD žvalgybos pareigūnas VSD direktoriaus įsakymu paskirtas priimti sprendimą Perkančiosios organizacijos nustatyta tvarka vykdant mažos vertės pirkimus;
3.3. Pirkimo vykdytojas – VSD žvalgybos pareigūnas, VSD direktoriaus įsakymu paskirtas, ar asmuo, dirbantis pagal darbo sutartį ir kurio darbo funkcijose numatyta atlikti pirkimus Perkančiosios organizacijos nustatyta tvarka pagal priskirtas pirkti prekes, paslaugas ar darbus;
3.4. Pirkimų žurnalas – VSD direktoriaus patvirtintos formos dokumentas, skirtas registruoti VSD atliktus mažos vertės viešuosius pirkimus;
3.5. Mažos vertės pirkimo pažyma – VSD direktoriaus nustatytos formos dokumentas, pildomas pirkimo vykdytojo, atlikus mažos vertės pirkimą ir kurį patvirtina pirkimo organizatorius.
3.6. Pirkimų planas – perkančiosios organizacijos parengtas ir VSD direktoriaus ar jo įgalioto direktoriaus pavaduotojo patvirtintas einamaisiais biudžetiniais metais planuojamų vykdyti prekių, paslaugų ir darbų pirkimų sąrašas.
II SKYRIUS
MAŽOS VERTĖS PIRKIMŲ ORGANIZAVIMAS
5. Pirkimų iniciatorius, VSD teisės aktų nustatyta tvarka teikdamas informaciją dėl numatytų asignavimų paskirstymo VSD padaliniui, atsakingam už biudžeto lėšų planavimą, lygiagrečiai teikia VSD padaliniui, atsakingam už pirkimo plano parengimą informaciją apie einamaisiais metais planuojamus atlikti pirkimus.
6. VSD padaliniui, atsakingam už pirkimo plano parengimą turi būti pateikiama ši informacija:
7. VSD padalinys, atsakingas už pirkimo plano parengimą, gavęs informaciją nurodytą šios Tvarkos 6.1 – 6.8 papunkčiuose parengia bendrą perkančiosios organizacijos pirkimų planą ir jį, suderinęs su VSD padaliniu atsakingu už biudžeto lėšų planavimą, teikia pirkimo planą tvirtinti VSD direktoriaus pavaduotojui, atsakingam už šio VSD padalinio veiklą. Patvirtintas pirkimo planas yra skelbiamas VSD Finansų apskaitos ir planavimo sistemoje bei Viešųjų pirkimų įstatymo nustatyta tvarka.
8. Perkančioji organizacija vykdo pirkimus pagal patvirtintą pirkimų planą. Pirkimai, kurie neįtraukti į pirkimų planą yra nevykdomi, išskyrus tuos atvejus kai reikia skubiai įsigyti tam tikrų prekių, paslaugų ar darbų, kurie nebuvo įtraukti į pirkimų planą.
9. Pirkimo iniciatorius teikia VSD atsakingam padaliniui informaciją, nurodytą Tvarkos 6.1 – 6.8 papunkčiuose dėl pirkimo plano pakeitimo. Nepakeitus pirkimo plano, pirkimai nevykdomi.
10. Pirkimo iniciatorius, prireikus įsigyti mažos vertės pirkimo ribose prekių, paslaugų ar darbų, surašo Pirkimo organizatoriui raštą. Raštą pasirašo padalinio vadovas. Raštas Pirkimų organizatoriui gali būti neteikiamas ir dėl pirkimo atlikimo kreipiasi žodžiu šiais atvejais:
11. Jei mažos vertės pirkimą planuojama vykdyti per Centrinę perkančiąją organizaciją (toliau – CPO) ar Centrinę viešųjų pirkimų informacinę sistemą (toliau – CVP IS) Tvarkos 10.1-10.2 papunkčių reikalavimai netaikomi.
12. Pirkimo iniciatorius rašte dėl mažos vertės pirkimo atlikimo nurodo šią pagrindinę informaciją:
12.1. informacija apie pirkimo objektą:
12.1.2. pirkimo objekto apibūdinimą, nurodant perkamų prekių, paslaugų ar darbų paskirtį, savybes, kokybės ir kitus reikalavimus (techninę specifikaciją);
12.1.3. reikalingą kiekį ar apimtis, atsižvelgiant į visą pirkimo sutarties trukmę su galimais pratęsimais;
12.3. motyvus, kodėl pirkimas nevykdomas iš rezervuotos teisės dalyvauti pirkimuose turinčių įmonių (Viešųjų pirkimų įstatymo 23 str. 1 d.).
12.4. VSD pirkimo plano eilutę, planuojamas (turimas) šiam pirkimui lėšas ir planuojamą šio pirkimo vertę;
12.5. pasiūlymų vertinimo kriterijus, o kai siūloma vertinti ekonomiškai naudingiausio pasiūlymo kriterijumi – ekonominio naudingumo vertinimo kriterijus ir parametrus, jų lyginamuosius svorius ir įvertinimo tvarką;
12.6. prekių pristatymo ar paslaugų bei darbų atlikimo terminus, pirkimo sutarties trukmę, kitas reikalingas pirkimo sutarties sąlygas arba pirkimo sutarties projektą (pagrindinės sutarties nuostatos nėra nustatomos, kai pirkimo sutartis sudaroma žodžiu, t.y. kai jos vertė mažesnė kaip 3000 Eur be PVM);
13. Jei pirkimo objektui keliami specialūs reikalavimai rašte taip pat nurodoma papildoma informacija:
13.2. jei planuojama vykdyti neskelbiamą apklausą – siūlomų kviesti tiekėjų sąrašas bei nurodyti argumentus, kodėl šie tiekėjai pasirinkti;
14. Jei pirkimą ketinama vykdyti iš Centrinės perkančiosios organizacijos (toliau – CPO) rašte, teikiamam VSD direktoriaus įgaliotam padaliniui vykdyti tokius pirkimus, nurodoma tokia informacija:
III SKYRIUS
MAŽOS VERTĖS PIRKIMŲ VYKDYMAS
15. Pirkimo organizatoriai bei pirkimų vykdytojai pirkimo būdą pasirenka vadovaujantis Aprašo nuostatomis.
16. Tiekėjai apklausiami žodžiu arba raštu. Sprendimą dėl apklausos formos priima pirkimo vykdytojas. Taip pat galima pasinaudoti viešai tiekėjų pateikta informacija (pvz., reklama internete, spaudoje ir kt.) apie siūlomas prekes, paslaugas, darbus. Toks informacijos gavimas prilyginamas žodinei tiekėjų apklausai.
17. Apklausa žodžiu gali būti vykdoma, jeigu:
17.1. numatomos sudaryti sutarties vertė mažesnė kaip 10 000 Eur be PVM (kai sutarties vertė didesnė kaip 3000 Eur be PVM turi būti sudaroma rašytinė sutartis);
18. Žodinės apklausos metu (išskyrus, kai apklausa atliekama analizuojant viešai paskelbtą informaciją) tiekėjams turėtų būti pateikiama ši informacija:
18.2. kokiais kriterijais vadovaujantis bus pasirenkamas tiekėjas, su kuriuo sudaroma žodinė sutartis;
18.3. kokius dalykus turi nurodyti tiekėjas, siūlantis savo prekes, paslaugas ar darbus, kokia forma (rašytine ar žodine) ir iki kada jis tai turi padaryti;
20. Kai numatoma sudaryti sutarties vertė 10 000 Eur be PVM ir daugiau, tiekėjai turi būti apklausimi raštu.
22. Apklausiant raštu, paklausimai tiekėjams pateikiami elektroniniu paštu, CVP IS ir kitomis techninėmis priemonėmis arba betarpiškai įteikiant rašytinį paklausimą potencialiam tiekėjui.
23. Jei vykdant apklausą tiekėjas užduoda klausimus, susijusius su pirkimo objektu, pirkimo vykdytojas turi atsakyti į visus tiekėjo klausimus, išskyrus atvejus, kada teikiant informaciją būtų pažeisti VSD įsipareigojimai neatskleisti komercinės, tarnybos ar valstybės paslaptimi laikomos informacijos arba informacijos, kurios atskleidimas pakenktų viešiesiems interesams.
24. Tame pačiame pirkime dalyvaujantys tiekėjai turi būti apklausiami ta pačia forma ir pateikiant vienodo turinio informaciją.
25. Gavęs tiekėjų pasiūlymus, pirkimo vykdytojas gali derėtis dėl palankesnių tiekėjo siūlomų sąlygų bei mažesnės kainos.
IV SKYRIUS
PIRKIMO VYKDYMO DOKUMENTAI
27. Atliekant mažos vertės pirkimus visais atvejais yra pildoma mažos vertės viešojo pirkimo pažyma (toliau – Pažyma, 1 priedas), išskyrus šiuos atvejus:
27.2. kai perkamos restoranų ir maisto tiekimo paslaugos, o pirkimo vertė neviršija 3000 Eur be PVM ir pirkimas atliekamas žodžiu;
27.3. 27.1. ir 27.2. papunkčiuose nurodytais atvejais pirkimą patvirtinantis dokumentas yra sąskaita faktūra arba kiti buhalterinės apskaitos dokumentai (kvitai, čekiai ir kt.);
28. Užpildyta ir pasirašyta pirkimo vykdytojo Pažyma bei visi prie jos pridedami dokumentai teikiami prevencinę pirkimų kontrolę atliekančiam padaliniui. Po to Pažyma pateikiama tvirtinti pirkimo organizatoriui ir perduodama registruoti VSD dokumentų valdymo skyriui. Pilnai užpildyta Pažyma (t.y. įrašius gautos sąskaitos faktūros numerį ar pasirašytos pirkimo-pardavimo sutarties numerį) ir visi prie jos pridedami dokumentai per 3 darbo dienas perduodami saugoti VSD teisės aktų nustatyta tvarka.
V SKYRIUS
BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS