LIETUVOS VYRIAUSIASIS ARCHYVARAS
ĮSAKYMAS
DĖL VALSTYBĖS ARCHYVŲ DARBUOTOJŲ DARBO APIMČIŲ APSKAIČIAVIMO METODIKOS PATVIRTINIMO
2014 m. kovo 18 d. Nr. VE(1.3 E)-28
Vilnius
2. N u s t a t a u, kad ši metodika taikoma valstybės archyvams, vykdantiems dokumentų ir archyvų valdymo reikalavimų įgyvendinimo priežiūrą.
3. N u r o d a u valstybės archyvams, nevykdantiems dokumentų ir archyvų valdymo reikalavimų įgyvendinimo priežiūros, nusistatyti darbo apimčių normas ir jų reikšmes remiantis šia metodika ir atsižvelgiant į archyvo vykdomų funkcijų specifiką.
PATVIRTINTA
Lietuvos vyriausiojo archyvaro
2014 m. kovo 18 d. įsakymu Nr. VE(1.3 E)-28
VALSTYBĖS ARCHYVŲ DARBUOTOJŲ DARBO APIMČIŲ APSKAIČIAVIMO METODIKA
I SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Valstybės archyvų darbuotojų darbo apimčių apskaičiavimo metodika (toliau – metodika) nustato rekomenduojamas valstybės archyvų darbuotojų darbo apimčių normas pagrindinėse archyvų veiklos srityse.
2. Ši metodika taikoma apskaičiuojant valstybės archyvų specialiąsias funkcijas atliekančių darbuotojų darbo apimtis.
3. Apskaičiuojant darbo apimčių reikšmes laikomasi sutartinio vieno darbuotojo dirbamų darbo dienų per metus skaičiaus, lygaus 200 darbo dienų.
II SKYRIUS
Darbo apimčių reikšmių skaičiavimas
5. Įstaigų priežiūros vykdymas. Su šios funkcijos vykdymu susijusias darbo apimtis siūloma apskaičiuoti pagal formulę A= (b : c), kur:
A – darbuotojų skaičius;
b – derinamų apskaitos dokumentų antraščių skaičius;
c – bet kokių apskaitos dokumentų antraščių skaičius, kurį per kalendorinius metus gali suderinti vienas darbuotojas; šis skaičius lygus 30000 (jis turėtų apimti dokumentacijos planų antraštes, nuolat ir ilgai saugomų dokumentų apyrašų antraštes, jų papildymų sąrašų antraštes, dokumentų registrų sąrašų, bylų apyrašų sąrašų ir naikinimo aktų bylų antraštes, tačiau į jį neturėtų būti įtraukiamas vienarūšių bylų skaičius).
Dokumentų ir archyvų valdymo ir naudojimo reikalavimų laikymosi priežiūros vykdymas susideda ir iš kitų veiklų: seminarų, pasirengimo seminarams, įstaigų tikrinimų, konsultacijų, teisės aktų analizės ir kt. Rengiant bazinę formulę į šį veiklų kontekstą atsižvelgta, tačiau atskirai jis neišskiriamas.
6. Dokumentų priėmimas. Pagal nustatytą tvarką nuolat saugoti priimami (perduodami) dokumentai turi būti tinkamai sutvarkyti, o priėmimo–perdavimo proceso metu (per vieną mėnesį) bylos turi būti patikrintos: sutikrinamos bylų antraštės, lapų skaičius ir numeracija, įvertinama fizinė būklė, įforminami atitinkami dokumentai ir kt. Šios veiklos įvertinimo kriterijui nustatyti siūloma formulė A = e : f, kur:
A – darbuotojų skaičius;
e – per metus į valstybės archyvą priimamų bylų (apsk. vnt.) skaičius;
f – priimamų bylų (apsk. vnt.) skaičius, kurį per kalendorinius metus gali priimti vienas darbuotojas. Šis skaičius lygus 6000.
7. Saugomų dokumentų tvarkymas ir apskaita. Su šios funkcijos vykdymu susijusias darbo apimtis siūloma apskaičiuoti pagal formulę A = g : h, kur:
A – darbuotojų skaičius;
g – per metus sudarytų (sutvarkytų) apskaitos dokumentų kiekis;
h – apskaitos dokumentų kiekis, kurį per metus gali sudaryti (sutvarkyti) vienas darbuotojas. Šis skaičius lygus 800.
8. Dokumentų saugojimas (saugyklų darbuotojų darbų apimtys). Su šios funkcijos vykdymu susijusias darbo apimtis siūloma apskaičiuoti pagal formulę A = (j : k), kur:
A – darbuotojų skaičius;
j – per metus iš saugyklų išduodamų ir grąžinamų atgal į saugyklas apskaitos vienetų skaičius;
k – per metus iš saugyklų išduodamų ir grąžinamų atgal į saugyklas apskaitos vienetų skaičius, kurį gali aptarnauti vienas darbuotojas; šis skaičius lygus 30000 apskaitos vienetų.
8.1. Dokumentų būklės ir kiekio patikrinimas. Šios veiklos įvertinimo kriterijui nustatyti siūloma formulė A = x : y, kur:
A – darbuotojų skaičius;
x – patikrintų apskaitos vienetų skaičius;
y – apskaitos vienetų skaičius, kurį per metus gali patikrinti vienas darbuotojas. Šis skaičius lygus 30 000 apskaitos vienetų.
9. Dokumentų restauravimas. Šios veiklos įvertinimo kriterijui nustatyti siūloma formulė A = l : m, kur:
A – darbuotojų skaičius;
l – per metus restauruotų lapų skaičius;
m – lapų skaičius, kurį per metus gali restauruoti vienas darbuotojas; šis skaičius lygus 600 lapų.
10. Dokumentų konservavimas. Šios veiklos įvertinimo kriterijui nustatyti siūloma formulė A = l : m, kur:
A – darbuotojų skaičius;
l – per kalendorinius metus konservuotų lapų skaičius;
m – lapų skaičius, kurį per metus gali konservuoti vienas darbuotojas; šis skaičius lygus 3000 lapų.
11. Dokumentų skaitmeninimas. Šios veiklos įvertinimo kriterijui nustatyti siūloma formulė A= o : p, kur:
A – darbuotojų skaičius;
o – per metus suskaitmenintų vaizdų skaičius;
p – vaizdų skaičius, kurį gali suskaitmeninti vienas darbuotojas. Šis skaičius lygus 50000.
Šios funkcijos bazine reikšme siūloma imti per kalendorinius metus galimų suskaitmeninti vaizdų skaičių. Tokia šio kriterijaus reikšmė siūloma atsižvelgiant į tai, kad skaitmenintojas nevykdo dokumentų, kuriuos reikia skaitmeninti, atrankos, išėmimo ir grąžinimo iš saugyklų, tačiau atlieka skaitmeninto dokumento įforminimą – suteikia jam pavadinimą, numerį, „apkarpo“ kraštus ir kt.
12. Dokumentų mikrofilmavimas. Šios veiklos įvertinimo kriterijų siūloma nustatyti pagal formulę A = o : p, kur
A – darbuotojų skaičius;
o – per metus mikrofilmuotų vaizdų skaičius;
p – vaizdų skaičius, kurį per metus gali numikrofilmuoti vienas darbuotojas. Šis skaičius lygus 100000.
13. Administracinių paslaugų teikimas. Su šios funkcijos vykdymu susijusias darbo apimtis siūloma apskaičiuoti pagal formulę A = r : s, kur:
A – darbuotojų skaičius;
r – per metus suteiktų administracinių paslaugų skaičius (į šį skaičių neįskaičiuojamos konsultacijos, suteiktos prižiūrimoms įstaigoms);
s – paslaugų skaičius, kurį per metus gali suteikti vienas darbuotojas; šis skaičius lygus 1000 (į jį neįskaičiuojamas prižiūrimoms įstaigoms suteiktų konsultacijų skaičius).
14. Prašymų nagrinėjimas. Šių darbų apimtis siūloma apskaičiuoti pagal formulę
A = š : t, kur:
A – darbuotojų skaičius;
š – valstybės archyvo per metus išnagrinėjamų prašymų bendras skaičius;
t – vidutinis vieno darbuotojo metinį krūvį atitinkančių išnagrinėtų prašymų skaičius, lygus 550.
15. Skaitykla (skaitytojų aptarnavimas). Šių darbų apimtys apskaičiuojamos pagal formulę A = v : w, kur:
A – darbuotojų skaičius;
v – metinis apsilankymų archyvo skaitykloje skaičius;
w – vieno skaityklos darbuotojo metinis darbo krūvis, kurį sudaro 1800 aptarnautų skaitytojų.
16. Viešinimas (parodos, edukaciniai renginiai, ekskursijos). Šiai vertinimo kriterijaus reikšmei apskaičiuoti pasirinktas parodų ir kitų edukacinių renginių skaičius, remiantis archyvinio darbo praktika laikantis nuomonės, kad vienas darbuotojas per kalendorinius metus gali parengti 3 parodas (tarp jų ir virtualias) ir vesti 20 edukacinių renginių (ekskursijų, paskaitų, gyvosios istorijos pamokų, etc.). Viešinimo darbų apimtis siūloma apskaičiuoti pagal formulę A = [(z : 3) + (ž: 20)] : 2, kur:
A – darbuotojų skaičius;
z – valstybės archyve per kalendorinius metus surengiamų parodų skaičius (įskaičiuojant ir virtualias parodas);
ž – valstybės archyve per kalendorinius metus surengiamų edukacinių renginių skaičius (ekskursijos, paskaitos, gyvosios istorijos pamokos ir kt).