VIEŠOSIOS ĮSTAIGOS CENTRINĖS PROJEKTŲ VALDYMO AGENTŪROS
DIREKTORIUS
ĮSAKYMAS
DĖL FIKSUOTOS NORMOS TAIKYMO METODIKOS PROJEKTŲ, ĮGYVENDINAMŲ PAGAL NACIONALINĘ 2014-2020 M. VIDAUS SAUGUMO FONDO PROGRAMĄ, NETIESIOGINĖMS IŠLAIDOMS APSKAIČIUOTI IR DEKLARUOTI PATVIRTINIMO
2018 m. lapkričio 15 d. Nr. 2018/8-263
Vilnius
Vadovaudamasi Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2013 m. rugsėjo 11 d. nutarimo Nr. 826 „Dėl Vidaus saugumo fondo administravimo“ 1.2 punktu, Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministro 2015 m. sausio 27 d. įsakymu Nr. 1V-60 „Dėl atsakomybės ir funkcijų paskirstymo tarp institucijų, įgyvendinant nacionalinę Vidaus saugumo fondo 2014–2020 m. programą, tvarkos aprašo patvirtinimo“ patvirtinto Atsakomybės ir funkcijų paskirstymo tarp institucijų, įgyvendinant nacionalinę Vidaus saugumo fondo 2014–2020 m. programą, tvarkos aprašo 5.9 punktu ir Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministro 2015 m. rugsėjo 3 d. įsakymu Nr. 1V-683 „Dėl Vidaus saugumo fondo projektų administravimo ir finansavimo taisyklių patvirtinimo“ patvirtintų Vidaus saugumo fondo projektų administravimo ir finansavimo taisyklių 117 punktu,
1. Tvirtinu Fiksuotos normos taikymo metodiką projektų, įgyvendinamų pagal Nacionalinę 2014-2020 m. Vidaus saugumo fondo programą, netiesioginėms išlaidoms apskaičiuoti ir deklaruoti (pridedama).
2. N u s t a t a u, kad šis įsakymas įsigalioja kitą dieną po jo oficialaus paskelbimo Teisės aktų registre.
PATVIRTINTA
Viešosios įstaigos Centrinės projektų valdymo agentūros direktoriaus
2018 m. lapkričio 15 d. įsakymu Nr. 2018/8-263
FIKSUOTOS NORMOS TAIKYMO METODIKA PROJEKTŲ, ĮGYVENDINAMŲ PAGAL NACIONALINĘ 2014-2020 M. VIDAUS SAUGUMO FONDO PROGRAMĄ, NETIESIOGINĖMS IŠLAIDOMS APSKAIČIUOTI IR DEKLARUOTI
1. BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Fiksuotos normos taikymo metodika projektų, įgyvendinamų pagal Nacionalinę 2014-2020 m. Vidaus saugumo fondo programą, netiesioginėms išlaidoms apskaičiuoti ir deklaruoti (toliau – Metodika) parengta vadovaujantis:
1.1. 2014 m. balandžio 16 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentu (ES) Nr. 514/2014, kuriuo nustatomos Prieglobsčio, migracijos ir integracijos fondo ir policijos bendradarbiavimo, nusikalstamumo prevencijos, kovos su juo ir krizių valdymo finansinės paramos priemonės bendrosios nuostatos (toliau – Reglamentas);
1.2. Vidaus saugumo fondo projektų administravimo ir finansavimo taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministro 2015 m. rugsėjo 3 d. įsakymu Nr. 1V-683 „Dėl Vidaus saugumo fondo projektų administravimo ir finansavimo taisyklių patvirtinimo“ (toliau – Taisyklės);
1.3. Rekomendacijomis dėl projektų išlaidų atitikties Vidaus saugumo fondo reikalavimams, patvirtintomis Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministro 2018 m. birželio 11 d. įsakymu Nr. 1V-426 „Dėl rekomendacijų dėl projektų išlaidų atitikties Vidaus saugumo fondo reikalavimams patvirtinimo“ (toliau – Rekomendacijos).
2. Taisyklės apibrėžia, kad projekto netiesioginės išlaidos – tai projekto veikloms įgyvendinti būtinos išlaidos, kai tiesioginį projekto veiklų ir jų išlaidų ryšį sudėtinga aiškiai parodyti ir kurios nėra skiriamos tiesiogiai projekto veikloms įgyvendinti, tačiau yra būtinos ir tiesiogiai susijusios su tiesioginėmis projekto išlaidomis. Netiesioginės išlaidos neturi aiškios sąsajos su projekto įgyvendinimo metu planuojamais pasiekti/pasiektais rodikliais. Projekto netiesioginės išlaidos turi būti patirtos ir pagrįstos išlaidų pagrindimo ir jų apmokėjimo įrodymo ar lygiaverčiais įrodomaisiais dokumentais arba apskaičiuotos naudojant fiksuotąją normą (toliau – FN). Kitos Metodikoje vartojamos sąvokos suprantamos taip, kaip jos apibrėžtos Reglamente, Taisyklėse bei Rekomendacijose.
4. Netiesioginių išlaidų suma negali būti didesnė nei 25 proc. tinkamų finansuoti tiesioginių išlaidų.
5. Tinkamos finansuoti projekto netiesioginių išlaidų rūšys nurodytos Rekomendacijų skyriuje „Tinkamos finansuoti projekto išlaidų kategorijos“.
6. Projekto paraiškos rengimo/vertinimo etape įgaliotajai institucijai viešajai įstaigai Centrinei projektų valdymo agentūrai (toliau – CPVA) pareiškėjas kartu su projekto paraiška pateikia netiesioginių išlaidų apskaičiavimą ir netiesiogines išlaidas pagrindžiančius dokumentus (išskyrus Metodikos 17.1 papunktyje numatytu atveju), kurie priklausomai nuo Rekomendacijų skyriuje „Projekto tinkamų finansuoti išlaidų tipai“ nurodytų išlaidų tipų gali būti:
6.1. projekto administravimo darbuotojų darbo užmokesčio priskaitymo žiniaraščiai, patvirtinti pareiškėjo atsakingo asmens;
6.5. įstaigos finansinės ataskaitos ar buhalterinės pažymos, pagrindžiančios planuojamas sąnaudas, patvirtintos pareiškėjo atsakingo asmens;
6.7. skaičiavimai, pagrįsti realiomis išlaidomis, prognozėmis, statistiniais duomenimis ar teisės aktais;
7. Netiesioginių išlaidų apskaičiavimui rekomenduojama pareiškėjui ir/arba projekto vykdytojui naudoti Metodikos 1 ir 2 prieduose pateiktas lenteles.
8. Jeigu tik dalis numatytų tam tikros rūšies netiesioginių išlaidų yra susijusios su projekto administravimu, tuomet šios rūšies išlaidų projekto lėšomis tinkama finansuoti dalis privalo būti aiškiai ir argumentuotai nustatyta pagal faktinį dydį arba apskaičiuota pro rata principu (proporcingo išlaidų priskyrimo principu). Įrodyti, kokia tam tikros rūšies išlaidų dalis yra susijusi su projektu, turi pareiškėjas, pateikdamas pro rata principu nustatytų išlaidų dydžių skaičiavimus ir pagrindžiančius dokumentus, o CPVA patikrina skaičiavimų teisingumą ir pagrįstumą.
9. Pagal pro rata principą apskaičiuojant administruojančių darbuotojų darbo užmokesčio ir su darbdavio įsipareigojimais susijusių išlaidų dydį, rekomenduojama pareiškėjui ir/arba projekto vykdytojui šias išlaidas apskaičiuoti proporcingai pagal konkretaus darbuotojo projektui planuojamas skirti darbo valandas nuo bendro jo darbo laiko.
10. Pagal pro rata principą apskaičiuojant išlaidas susijusias su projekto administravimui naudojamomis patalpomis, rekomenduojama pareiškėjui ir/arba projekto vykdytojui šias išlaidas apskaičiuoti, atsižvelgiant į patalpų, naudojamų projektui, plotą lyginant su bendru patalpų plotu ir jų išlaikymo išlaidomis bei šių patalpų naudojimo projektui administruoti laiką.
11. CPVA projekto paraiškos vertinimo metu pareiškėjo apskaičiuotą ir paraiškoje nurodytą netiesioginių išlaidų sumą bei procentą ir/arba FN netiesioginėms išlaidoms gali koreguoti, atsižvelgdama į vertinimo metu nustatytą tinkamų finansuoti tiesioginių išlaidų sumą.
12. Netiesioginės išlaidos deklaruojamos teikiant prašymus išlaidoms kompensuoti (toliau – PIK) arba išlaidų deklaracijas (toliau – ID) projekto sutartyje nustatyta tvarka. Projekto, kuriam netaikoma FN netiesioginėms išlaidoms, kartu su PIK arba ID teikia netiesioginių išlaidų pagrindimo ir jų apmokėjimo įrodymo dokumentus.
13. Tinkamų finansuoti netiesioginių išlaidų suma negali viršyti projekto sutartyje numatytos didžiausios galimos tinkamų finansuoti netiesioginių išlaidų sumos bei neturi viršyti projekto sutartyje nurodyto procento arba FN nuo tinkamų finansuoti projekto išlaidų sumos.
14. Jeigu projekto vykdytojas pagal teikiamą PIK arba ID nepaprašė arba paprašė kompensuoti ne visas pagal projekto sutartyje nustatytą procentą arba FN apskaičiuotas galimas apmokėti netiesiogines išlaidas, šios išlaidos gali būti paprašytos kompensuoti pateikus kitą PIK arba ID.
15. Faktiškai patirtų netiesioginių išlaidų pagrindimo ir apmokėjimo dokumentai CPVA bus naudojami ir tolimesniems tyrimams dėl FN taikymo projektų netiesioginėms išlaidoms galimybių išplėtimo.
16. Projekto, kuriam netaikoma FN netiesioginėms išlaidoms, įgyvendinimo metu netiesioginių išlaidų rūšių pakeitimai turi būti suderinti su CPVA iki tokių išlaidų deklaravimo (pavyzdžiui: 1) paraiškoje buvo planuota, kad projektą administruojantiems darbuotojams bus mokamas darbo užmokestis, o projekto įgyvendinimo eigoje projekto vykdytojas nusprendžia mokėti priemokas; 2) paraiškoje buvo planuota patirti išlaidų kanceliarinėms prekėms, tačiau, iškilus poreikiui atlikti papildomus pirkimus ir padidėjus viešųjų pirkimų specialisto darbo krūviui, nusprendžiama išlaidas kanceliarinėms prekės padengti nuosavomis lėšomis, o vietoje jų projekto lėšomis apmokėti papildomą viešųjų pirkimų specialisto darbo krūvį).
2. NETIESIOGINIŲ PROJEKTO IŠLAIDŲ SUMOS NUSTATYMO BŪDAI PAGAL FIKSUOTĄJĄ NORMĄ
17. Paraiškos rengimo metu FN netiesioginėms išlaidoms apskaičiuojama vienu iš šių būdų:
17.1. 1 būdas – FN, kai netiesioginių išlaidų suma sudaro ne daugiau kaip 15 proc. tinkamų finansuoti tiesioginių personalo išlaidų, neteikiant netiesiogines išlaidas pagrindžiančių dokumentų (toliau – FN1), t. y. netaikomi Metodikos 6-10 punktai;
17.2. 2 būdas – FN, kai netiesioginių išlaidų suma sudaro ne daugiau kaip 25 proc. tinkamų finansuoti visų tiesioginių išlaidų, kuri pagal projekto vykdytojo pateiktus išlaidų pagrindimo dokumentus paraiškos rengimo/vertinimo etape nustatoma individualiai projektui, kurio biudžete Vidaus saugumo fondo lėšų dalis neviršija 100 000,00 Eur (toliau – FN2).
18. Netiesioginės išlaidos pagal FN negali būti skaičiuojamos, jeigu projektas bus įgyvendinamas išskirtinai tik vykdant viešuosius pirkimus.
19. Paraiškos vertinimo metu nustatyta FN įrašoma į projekto sutartį ir taikoma projekto įgyvendinimo metu deklaruojant netiesiogines išlaidas.
20. Projekto sutartyje nustatyta FN netiesioginėms išlaidoms projekto įgyvendinimo metu negali būti keičiama, išskyrus atvejus, kai projektui skiriamos papildomos finansinės paramos lėšos arba kai pasikeičia FN netiesioginėms išlaidoms taikymą reglamentuojantys teisės aktai. Tokiu atveju projekto FN netiesioginėms išlaidoms įvertinama ir nustatoma iš naujo. Pakeitus FN netiesioginėms išlaidoms dydį, pagal ją apmokamos projekto išlaidos perskaičiuojamos atsižvelgiant į per visą projekto sutarties laikotarpį skirtą finansavimą.
21. Skaičiuojant netiesiogines išlaidas pagal FN1, tiesioginiu projekto personalu laikomi asmenys, įgyvendinantys tiesiogines projekto veiklas (pavyzdžiui: mokymus vedantys lektoriai, įsigytos įrangos testavimą ir validavimą atliekantys darbuotojai ir pan.). Tiesioginės personalo išlaidos gali būti patiriamos pagal darbdavio ir darbuotojo susitarimus arba pagal išorės personalo paslaugų teikimo (įskaitant ir autorines) sutartis, kai tai galima aiškiai nustatyti. Projekto veiklas vykdančių darbuotojų kelionių ir komandiruočių išlaidos nėra laikomos personalo išlaidomis.
22. Tinkamomis finansuoti tiesioginėmis personalo išlaidomis, patiriamomis pagal darbdavio ir darbuotojo susitarimus, laikomos darbo užmokesčio bei su juo susijusių darbdavio įsipareigojimų išlaidos už darbo laiką, dirbtą vykdant tiesiogines projekto veiklas, ir numatomos vienoje iš projekto biudžeto kategorijos Nr. 10.1.1. „Išlaidos personalui (darbo užmokestis ir kt. išlaidos)“ eilučių.
23. Tiesioginės išorės personalo išlaidos turi būti aiškiai išskirtos išlaidas pagrindžiančiuose dokumentuose – pirkimo dokumentuose, pirkimo sutartyse bei sąskaitose (pavyzdžiui, sutartyje dėl mokymo paslaugų, turi būti aiškiai išskiriamos mokymo paslaugų kainos sudedamosios dalys – lektoriaus paslaugų kaina, dalomoji medžiaga, maitinimas ir kt., iš kurių tik lektoriaus paslaugų kaina laikoma išorės personalo išlaidomis). Tiesioginės išorės personalo išlaidos numatomos projekto biudžeto kategorijų Nr. 10.1.5. „Išlaidos išorės ekspertams“ arba Nr. 10.1.6 „Kitos išlaidos (kurios nepatenka į pirmiau minėtas kategorijas)“ eilutėse. Išlaidos išorės personalui, kurių neįmanoma identifikuoti, t. y. paraiškoje ir/ar išlaidas pagrindžiančiuose dokumentuose aiškiai neišskirtos bendroje kompleksinės paslaugos kainoje, negali būti priskiriamos tiesioginėms personalo išlaidoms (pavyzdžiui, pirkimo sutartyje dėl mokymo paslaugų numatyta bendra kaina, neišskiriant lektoriaus paslaugos kainos, nors ji ir yra sudedamoji bendros mokymo paslaugų kainos dalis).
24. Skaičiuojant FN1 netiesioginėms išlaidoms, kartu su projekto paraiška rekomenduojame pateikti užpildytą lentelę pagal Metodikos 3 priedą.
3. NETIESIOGINIŲ IŠLAIDŲ DEKLARAVIMAS PAGAL FN
26. Projekto, kurio netiesioginėms išlaidoms taikoma FN, projekto vykdytojas netiesioginių projekto išlaidų pagrindimo ir tokių išlaidų apmokėjimo įrodymo dokumentų CPVA neteikia, tačiau projekto vykdytojas netiesiogines išlaidas traukia į apskaitą vadovaudamasis Lietuvos Respublikos teisės aktuose nustatytais reikalavimais.
27. Taikant FN1, tinkamų finansuoti netiesioginių išlaidų suma nustatoma pripažintą tinkamų finansuoti tiesioginių personalo išlaidų sumą padauginus iš projekto sutartyje nustatytos FN1 netiesioginėms išlaidoms.
28. Taikant FN2, tinkamų finansuoti netiesioginių išlaidų suma nustatoma pripažintą tinkamų finansuoti tiesioginių išlaidų sumą padauginus iš projekto sutartyje nustatytos FN2 netiesioginėms išlaidoms.
29. Jeigu įgyvendinant projektą faktiškai patirtos netiesioginės išlaidos yra mažesnės negu netiesioginių išlaidų suma, apskaičiuota pritaikius FN netiesioginėms išlaidoms, projekto vykdytojas neprivalo, tačiau gali:
4. BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS
30. Projekto vykdytojas privalo užtikrinti dokumentų saugojimą ir prieinamumą Taisyklėse ir projekto sutartyje nustatyta tvarka.
31. Nustačius pažeidimą ir Taisyklėse bei projekto sutartyje nustatyta tvarka nusprendus pripažinti netinkamomis finansuoti visas projekto vykdytojo tiesiogines projekto išlaidas ar dalį jų, netinkamų finansuoti netiesioginių projekto išlaidų suma apskaičiuojama tik nuo tos su pažeidimu susijusios tiesioginių išlaidų sumos, kuriai taikomas netiesioginių išlaidų procentas arba FN (t. y. projekto sutartyje nustatyta).
______________________