EUROPOS SOCIALINIO FONDO AGENTŪROS DIREKTORIUS
ĮSAKYMAS
DĖL EUROPOS SOCIALINIO FONDO PROJEKTŲ VYKDYTOJŲ (AR PARTNERIŲ), KURIE YRA PERKANČIOSIOS ORGANIZACIJOS, PIRKIMŲ DOKUMENTŲ PATEIKIMO TVARKOS APRAŠO PATVIRTINIMO
2017 m. kovo 3 d. Nr. V-2017-00027
Vilnius
Vadovaudamasis Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2014 m. birželio 4 d. nutarimu Nr. 528 patvirtintų Atsakomybės ir funkcijų paskirstymo tarp institucijų, įgyvendinant 2014–2020 metų Europos Sąjungos struktūrinių fondų investicijų veiksmų programą, taisyklių 9.3.5 punktu, Lietuvos Respublikos finansų ministro 2014 m. spalio 8 d. įsakymu Nr. 1K-316 patvirtintų Projektų administravimo ir finansavimo taisyklių 138 ir 463 punktais:
1. tvirtinu Europos socialinio fondo projektų vykdytojų (ar partnerių), kurie yra perkančiosios organizacijos, pirkimų dokumentų pateikimo tvarkos aprašą (pridedama).
2. p r i p a ž į s t u netekusiu galios Europos socialinio fondo agentūros direktoriaus 2015 m. lapkričio 4 d. įsakymą Nr. V-2015-00144 „Dėl Europos socialinio fondo projektų vykdytojų (ar partnerių), kurie yra perkančiosios organizacijos, pirkimų dokumentų pateikimo tvarkos aprašo“.
PATVIRTINTA
Europos socialinio fondo agentūros direktoriaus
2017 m. kovo 3 d. įsakymu Nr. V-2017-00027
EUROPOS SOCIALINIO FONDO PROJEKTŲ VYKDYTOJŲ (AR PARTNERIŲ), KURIE YRA PERKANČIOSIOS ORGANIZACIJOS, PIRKIMŲ DOKUMENTŲ PATEIKIMO TVARKOS APRAŠAS
I. BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Europos socialinio fondo projektų vykdytojų (ar partnerių), kurie yra perkančiosios organizacijos, pirkimų dokumentų pateikimo tvarkos aprašas (toliau – Aprašas) nustato Europos socialinio fondo projektų vykdytojų ir partnerių (toliau – Projektų vykdytojas (ar partneris), kurie yra perkančiosios organizacijos pagal Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatymą (toliau – Viešųjų pirkimų įstatymas), projekto pirkimų plano derinimo su Europos socialinio fondo agentūra (toliau – Agentūra) tvarką, taip pat dokumentų išankstinei ir paskesnei priežiūrai atlikti pateikimo Agentūrai tvarką.
2. Už Viešųjų pirkimų įstatymo ir kitų pirkimus reglamentuojančių teisės aktų nuostatų laikymąsi vykdant pirkimus projekte atsakingas Projekto vykdytojas (ar partneris).
3. Projekto vykdytojas (ar partneris) užtikrina, kad vykdant projekto pirkimus būtų laikomasi Viešųjų pirkimų įstatymo, Lietuvos Respublikos finansų ministro 2014 m. spalio 8 d. įsakymu Nr. 1K-316 patvirtintų Projektų administravimo ir finansavimo taisyklių (toliau – Taisyklės) ir kitų teisės aktų.
4. Apraše vartojamos sąvokos:
4.1. Išankstinė priežiūra – tai Agentūros vykdoma Projektų vykdytojų (ar partnerių) vykdomų pirkimų priežiūra, kai pirkimo objekto techninė specifikacija ir kvalifikacinių reikalavimų bei juos pagrindžiančių dokumentų sąrašas (jeigu kvalifikaciniai reikalavimai yra keliami) su Agentūra derinami iki pirkimo pradžios.
4.2. Kvalifikacinių reikalavimų bei juos pagrindžiančių dokumentų sąrašas – tai Projekto vykdytojo pirkimo dokumentuose nustatytų reikalavimų, apibūdinančių minimalių tiekėjo techninių, ekonominių, finansinių ir kitų pajėgumų, bei dokumentų, kuriuos tiekėjas turi pateikti, kad įrodytų atitiktį minėtiems reikalavimams, visuma, kuri leidžia įsitikinti, kad pirkimo laimėtojas bus pajėgus įvykdyti sudarytą viešojo pirkimo-pardavimo sutartį.
4.3. Paskesnė priežiūra – tai Agentūros vykdoma Projektų vykdytojų (ar partnerių) įvykdytų pirkimų priežiūra, kai, pasibaigus pirkimui, Agentūrai pateikiami atliktų pirkimų procedūrų dokumentai, siekiant nustatyti išlaidų atitiktį finansavimo reikalavimams.
4.4. Pirkimo objekto techninė specifikacija – pirkimo dokumentų dalis, kurioje apibūdinamos perkamų prekių, paslaugų ar darbų savybės.
II. PROJEKTO PIRKIMŲ PLANO DERINIMAS
5. Projekto pirkimų plano (toliau – pirkimų planas) suderinimo tikslas – įvertinti, ar išlaidų pagrindime numatyti pirkimai tinkamai perkelti į pirkimų planą bei nustatyti pirkimus, kuriems taikoma išankstinė priežiūra.
6. Projekto vykdytojas, pasirašęs Projekto sutartį, privalo pateikti Agentūrai derinti pirkimų planą, užpildydamas jį pagal SFMIS formą ir pateikdamas per DMS. Jei nėra galimybės pateikti pirkimų plano per DMS, Projekto vykdytojas gali pateikti Projekto vykdytojo (organizacijos) vadovo ar įgalioto asmens parašu raštu patvirtintą pirkimų planą (pasirašytą popierinį dokumentą, arba elektroninį dokumentą, patvirtintą kvalifikuotu elektroniniu parašu. Pirkimų planas teikiamas Agentūrai derinti per 30 dienų po Projekto sutarties sudarymo dienos, jeigu projektų finansavimo sąlygų apraše ar Projekto sutartyje nenustatoma kitaip. Agentūra įvertina pirkimų planą ir apie vertinimo rezultatus per DMS informuoja Projekto vykdytoją ne vėliau kaip per 14 dienų nuo pirkimų plano pateikimo per DMS dienos. Tuo atveju, kai projektų finansavimo sąlygų apraše nustatytas kitoks terminas pirkimų planui pateikti, pareiškėjas turi pateikti pildymui skirtą pirkimų plano formą, kuri patalpinta prie kvietimo teikti paraiškas dokumentų.
7. Pirkimų plano derinimo metu Agentūra nevertina pirkimų būdų pasirinkimo pagrįstumo. Už teisingą pirkimų būdų pasirinkimą (įvertinus visus organizacijoje planuojamus vykdyti pirkimus) atsakingas Projekto vykdytojas. Projekto vykdytojas užtikrina, kad pateikta informacija yra teisinga ir suderinta su pirkimus vykdančiais projekto partneriais.
8. Apie pirkimų plano vertinimo rezultatus Projekto vykdytojas informuojamas per DMS. Jeigu apie vertinimo rezultatus per DMS informuoti neįmanoma, informuojama Agentūros siunčiamu raštu. Pritarimo atveju, Projekto vykdytojas informuojamas apie projekto pirkimų plane numatytus pirkimus, kuriems taikytina išankstinė priežiūra. Prašymo patikslinti pirkimų planą atveju Projekto vykdytojui nurodomos nepritarimo priežastys ir rekomendacijos dėl pirkimų plano koregavimo (patikslinimo ir (ar) papildymo) ir nurodomas ne trumpesnis kaip 7 dienų terminas pakoreguotam pirkimų planui pateikti. Nepatikslinus pirkimų plano, jis gali būti atmetamas.
10. Projekto vykdytojas privalo keisti pirkimų planą, kai:
12. Pirkimų plano pakeitimai derinami iki pirkimo pradžios tokia pačia tvarka, kaip ir pirmą kartą derinamas pirkimų planas.
III. IŠANKSTINĖS PRIEŽIŪROS VYKDYMAS
14. Išankstinė priežiūra vykdoma pirkimuose, kuriems pirkimų plano derinimo metu Agentūra nusprendė taikyti išankstinę priežiūrą. Išankstinė pirkimų priežiūra nevykdoma pirkimuose, kurie atliekami per Centrinę perkančiąją organizaciją, arba pirkimuose, kuriems netaikomas Viešųjų pirkimų įstatymas, arba pirkimuose, kuriuos iki pirkimų pradžios tikrino kitos kontroliuojančios institucijos, kai patikros apimtis sutampa (tokių pirkimų procedūrų dokumentų patikrinimo išvadų kopijas Projekto vykdytojas privalo pateikti Agentūrai kartu su pirkimų planu arba per 5 darbo dienas nuo išvadų gavimo dienos). Apie pirkimo vykdymą per Centrinę perkančiąją organizaciją Projekto vykdytojas privalo per DMS pranešti Agentūrai teikdamas pirkimų planą arba per 5 darbo dienas nuo sprendimo pirkimą vykdyti per Centrinę perkančiąją organizaciją priėmimo dienos.
15. Projekto vykdytojas (ar partneris) pirkimų plane pažymėto pirkimo, kuriam taikoma išankstinė priežiūra, pirkimo objekto techninę specifikaciją ir kvalifikacinių reikalavimų bei juos pagrindžiančių dokumentų sąrašą (jeigu kvalifikaciniai reikalavimai yra keliami) privalo pateikti Agentūrai derinti ne vėliau kaip prieš 30 dienų iki pirkimo pradžios. Minėti dokumentai teikiami Agentūrai per DMS. Jeigu dokumentų per DMS pateikti neįmanoma, jie teikiami Agentūrai raštu. Tuo atveju, kai išankstinė priežiūra atliekama iki paraiškos pateikimo, pareiškėjas išankstinei priežiūrai atrinkto pirkimo dokumentus pateikia Agentūrai raštu. Paaiškinimai, esant poreikiui, ir trūkstami dokumentai taip pat teikiami raštu.
16. Agentūra per 30 dienų nuo pirkimo objekto techninės specifikacijos ir kvalifikacinių reikalavimų bei juos pagrindžiančių dokumentų sąrašo (jeigu kvalifikaciniai reikalavimai yra keliami) gavimo dienos juos įvertina ir raštu informuoja Projekto vykdytoją (ar partnerį) dėl pirkimo objekto techninės specifikacijos ir kvalifikacinių reikalavimų bei juos pagrindžiančių dokumentų sąrašo (jeigu kvalifikaciniai reikalavimai yra keliami) tinkamumo. Jeigu Projekto vykdytojui (ar partneriui) pateikiamos pastabos dėl pirkimo objekto techninės specifikacijos ar kvalifikacinių reikalavimų bei juos pagrindžiančių dokumentų sąrašo, į jas Projekto vykdytojas (ar partneris) privalo atsižvelgti, tačiau patikslintos pirkimo objekto techninės specifikacijos ir kvalifikacinių reikalavimų bei juos pagrindžiančių dokumentų sąrašo (jeigu kvalifikaciniai reikalavimai yra keliami) pakartotiniam vertinimui Agentūrai teikti neprivalo (išskyrus atvejus, kai Agentūra nurodo pateikti pakoreguotą pirkimo objekto techninę specifikaciją ir kvalifikacinių reikalavimų bei juos pagrindžiančių dokumentų sąrašą). Apie pirkimo objekto techninės specifikacijos ir kvalifikacinių reikalavimų bei juos pagrindžiančių dokumentų sąrašo (jeigu kvalifikaciniai reikalavimai yra keliami) vertinimo rezultatus Projekto vykdytojas informuojamas per DMS. Jeigu apie vertinimo rezultatus per DMS informuoti neįmanoma, informuojama raštu. Tuo atveju, kai išankstinė priežiūra atliekama iki paraiškos pateikimo, apie patikros rezultatus ar priimtą sprendimą neatlikti pirkimų dokumentų patikros pareiškėjas informuojamas raštu.
IV. PASKESNĖS PRIEŽIŪROS VYKDYMAS
17. Paskesnė priežiūra vykdoma tikrinant Projekto vykdytojo (ar partnerio) įvykdytus pirkimus. Paskesnė priežiūra nevykdoma pirkimuose, kurie atlikti per Centrinę perkančiąją organizaciją, arba pirkimuose, kurių procedūrų dokumentus tikrino kitos kontroliuojančios institucijos, kai patikros apimtis sutampa.
18. Projekto vykdytojas privalo pateikti Agentūrai iki išlaidų deklaravimo dienos arba per 5 darbo dienas nuo informacijos gavimo dienos:
18.1. Pirkimų, kurie atlikti per Centrinę perkančiąją organizaciją, vykdymą per Centrinę perkančiąją organizaciją pagrindžiantį dokumentą;
19. Paskesnei priežiūrai atlikti Projekto vykdytojas (ar partneris) iki išlaidų deklaravimo dienos pateikia Agentūrai visų Projekto vykdytojo (ar partnerio) įvykdytų pirkimų procedūrų dokumentus, nurodytus Aprašo 22 punkte.
20. Įvykdytų pirkimo procedūrų dokumentai gali būti pateikiami Agentūrai tiek prieš mokėjimo prašymo pateikimą, tiek kartu su mokėjimo prašymu.
21. Agentūra pirkimo procedūrų dokumentus išnagrinėja ir informuoja Projekto vykdytoją (ar partnerį):
21.1. per 30 dienų nuo gavimo Agentūroje dienos, jeigu pirkimo procedūrų dokumentai pateikiami ne su mokėjimo prašymu;
22. Projekto vykdytojas (ar partneris) Agentūrai pateikia šiuos dokumentus:
22.9. kontroliuojančios institucijos išvados apie pirkimo dokumentų ir pirkimo procedūrų atitiktį Viešųjų pirkimų įstatymo nuostatoms kopiją (jei taikoma);
23. Kai pirkimas atliekamas ne CVP IS priemonėmis, perkančioji organizacija užtikrina, kad su pirkimu susiję ir perkančiojoje organizacijoje saugomi dokumentai (pvz., įvykdytos pirkimo sutartys, paraiškos, pasiūlymai, pirkimo dokumentai, paraiškų ir pasiūlymų nagrinėjimo bei vertinimo ir kiti dokumentai), reikalingi pirkimo patikrai atlikti, būtų įdėti į CVP IS. Pirkimo patikrai atlikti reikalingi su pirkimu susiję dokumentai, kurie dėl techninių galimybių negali būti įdėti į CVP IS, įgyvendinančiajai institucijai teikiami per DMS arba raštu, kai projektų finansavimo sąlygų apraše nurodyta, kad pirkimo sutartis turi būti suderinta su įgyvendinančiąja institucija iki paraiškos pateikimo. Kai perkama iš centrinės perkančiosios organizacijos arba per ją, su pirkimu susiję dokumentai į CVP IS nededami.
24. Agentūrai pritarus Projekto vykdytojas (ar partneris) gali teikti didelės apimties Aprašo 22.3 punkte nurodytų dokumentų originalus pirkimo procedūrų dokumentų tikrinimo laikotarpiui.
25. Jeigu Agentūrai nepakanka Projekto vykdytojo (ar partnerio) pateiktos informacijos įsitikinti, ar įvykdyti pirkimai neprieštarauja Viešųjų pirkimų įstatymo nuostatoms, ar perkamos prekės/paslaugos pagal Projekto sutartį ir kitų duomenų, Projekto vykdytojas (ar partneris) per Agentūros nustatytą papildomą terminą privalo patikslinti ir/arba papildyti pateiktą informaciją.
V. BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS
26. Visais atvejais Agentūra turi teisę prašyti pateikti pirkimų procedūrų, susijusių su projekto įgyvendinimu, dokumentus, siekdama užtikrinti vykdytų pirkimų atitiktį teisės aktų reikalavimams.
27. Jeigu dokumentų per DMS pateikti neįmanoma, Projekto vykdytojo teikiamos dokumentų kopijos turi būti patvirtintos tikrumo žyma, kaip tai nustatyta Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-117 patvirtintose Dokumentų rengimo taisyklėse.
28. Projekto vykdytojas (ar partneris) visus dokumentus Agentūrai privalo pateikti lietuvių kalba. Tuo atveju, kai dokumentai parengti užsienio kalba, Projekto vykdytojas (ar partneris) šiuos dokumentus Agentūrai privalo pateikti išverstus ir patvirtintus Projekto vykdytojo (ar partnerio) įstaigos vadovo (jo įgalioto asmens) arba vertimų biuro.