LIETUVOS VYRIAUSIASIS ARCHYVARAS
ĮSAKYMAS
DĖL LIETUVOS VYRIAUSIOJO ARCHYVARO 2013 M. SPALIO 2 D. ĮSAKYMO NR. V‑54 „DĖL VALSTYBĖS ARCHYVŲ ATLIEKAMŲ PATIKRINIMŲ TVARKOS APRAŠO PATVIRTINIMO“ PAKEITIMO
2022 m. spalio 6 d. Nr. VE-43
Vilnius
1. P a k e i č i u Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2013 m. spalio 2 d. įsakymą Nr. V‑54 „Dėl Valstybės archyvų atliekamų patikrinimų tvarkos aprašo patvirtinimo“ ir jį išdėstau nauja redakcija:
PATVIRTINTA
Lietuvos vyriausiojo archyvaro
2013 m. spalio 2 d. įsakymu Nr. V‑54
(Lietuvos vyriausiojo archyvaro
2022 m. spalio 6 d. įsakymo Nr. VE-43
redakcija)
VALSTYBĖS ARCHYVŲ ATLIEKAMŲ PATIKRINIMŲ TVARKOS APRAŠAS
1. Valstybės archyvų atliekamų patikrinimų tvarkos aprašas (toliau – Aprašas) nustato patikrinimų, valstybės archyvų atliekamų valstybės ir savivaldybių institucijose, įstaigose ir įmonėse (toliau – įstaigos), įrašytose į Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintą Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, perduodančių dokumentus valstybės archyvams, sąrašą, tvarką ir jų rezultatų įforminimo procedūras.
2. Valstybės archyvų (toliau – archyvas) patikrinimai atliekami siekiant įvertinti, ar įstaigos tinkamai įgyvendina teisės aktuose nustatytus dokumentų ir archyvų valdymo ir naudojimo reikalavimus, ir užtikrinti šių reikalavimų pažeidimų prevenciją.
3. Sprendimą dėl įstaigos patikrinimo priima archyvo vadovas, atsižvelgdamas į archyvo valstybės tarnautojų ar darbuotojų, dirbančių pagal darbo sutartis (toliau – archyvo darbuotojai), siūlymus, pateiktus išanalizavus ir įvertinus informaciją apie įstaigos dokumentų ir archyvų valdymo ir naudojimo reikalavimų įgyvendinimą, arba turint pagrįstų įtarimų, kad įstaigos veikla gali neatitikti dokumentų ir archyvų valdymą ir naudojimą reglamentuojančių teisės aktų reikalavimų.
4. Apie numatomą patikrinimą įstaiga informuojama raštu prieš 10 darbo dienų, nurodant patikrinimo pagrindą, apimtį, datą, trukmę, tikslus bei preliminarų sąrašą dokumentų, kuriuos bus prašoma pateikti patikrinimą atliekantiems archyvo darbuotojams. Jeigu esama prielaidų, kad išankstinis pranešimas apie numatomą atlikti patikrinimą sutrukdys objektyviai įvertinti, ar įstaiga tinkamai įgyvendina teisės aktuose nustatytus dokumentų ir archyvų valdymo ir naudojimo reikalavimus, apie patikrinimą gali būti iš anksto neinformuojama.
5. Patikrinimus atliekantys archyvo darbuotojai turi teisę susipažinti su dokumentais, susijusiais su patikrinimo dalyku, ir gauti šių dokumentų kopijas ar nuorašus.
7. Archyvo darbuotojai, atlikę patikrinimą, per 20 darbo dienų parengia ir archyvo vadovui pateikia susipažinti patikrinimo pažymą. Įvertinus atlikto patikrinimo apimtį, užduoties sudėtingumą ir kitas objektyvias aplinkybes, šis terminas archyvo vadovo sprendimu gali būti pratęstas.
8. Patikrinimo pažymoje nurodoma:
8.1. patikrinimo atlikimo pagrindas (aplinkybės, informacija ar dokumentas, kurių pagrindu buvo priimtas sprendimas atlikti patikrinimą);
8.5. bendra informacija (teisės aktuose nustatytų dokumentų ir archyvų valdymo ir naudojimo reikalavimų įgyvendinimas įstaigoje);
8.6. patikrinimo metu nustatyti teisės aktų pažeidimai (kartu gali būti pridedamos tai patvirtinančių dokumentų kopijos ar nuorašai); jei pažeidimų nenustatoma, pažymoje nurodoma, jog pažeidimų nenustatyta;
8.8. terminas, per kurį įstaiga privalo įgyvendinti rekomendacijas ir pašalinti patikrinimo metu nustatytus teisės aktų pažeidimus;
9. Patikrinimo metu ar per 5 darbo dienas po patikrinimo įstaiga gali raštu pateikti argumentuotus paaiškinimus dėl patikrinimo metu archyvo darbuotojų pastebėtų netinkamai įgyvendinamų teisės aktuose nustatytų dokumentų ir archyvų valdymo ir naudojimo reikalavimų. Apie pateiktus paaiškinimus pažymima patikrinimo pažymoje, kartu pridedant pateiktus paaiškinimus.
11. Siekiant užtikrinti, kad buvo pašalinti patikrinimo metu nustatyti teisės aktų pažeidimai ar kiti trūkumai ir įgyvendintos pateiktos rekomendacijos ir (ar) nurodymai:
11.1. įstaiga per patikrinimo pažymoje nurodytą terminą privalo archyvui pateikti informaciją, kaip buvo pašalinti patikrinimo metu nustatyti teisės aktų pažeidimai ar kiti trūkumai ir įgyvendintos pateiktos rekomendacijos ir (ar) nurodymai;